CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Thành phần của hàng tồn kho - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đang đi trên đường; - Chi phí của các dịch vụ dở dang 1. Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị HTK là một công tác quản trị: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, hạn chế quá trình bán bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh tình trạng tồn đọng hàng hóa. - Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm sự thiệt hại, mất mát hàng hóa và hạn chế tổn thất về hàng tồn kho cũng như tài sản của doanh nghiệp.
- Đảm bảo cho lượng vốn hàng hóa của doanh chu chuyển nhanh chóng ,giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.2 Quản trị hàng tồn kho và những vấn đề liên quan đến quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Đặc điểm của hàng tồn kho Từ khái niệm HTK đã được đưa ra ở trên, ta có thể thấy HTK bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau: - Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa. - Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định. -Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong - Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại trong các phân xưởng sản xuất.
-Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp. Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ.2 Chức năng vai trò của hàng tồn kho 1.1 Chức năng của hàng tồn kho Dự trữ HTK trong thương mại thực hiện hai chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung – cầu và chức năng điều hòa các biến động có thể xảy ra. Chức năng cân đối cung – cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian.
Trong kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước đó do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng điều hòa các biến động có thể xảy ra: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động. Thực hiện chức năng này cần phải có dự trữ bảo hiểm.2 Vài trò của hàng tồn kho - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra theo đúng kế hoạch dự kiến LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường khi có biến cố xảy ra - Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường 1.3 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại. Để quản lý tốt HTK cần phải được sắp xếp HTK theo những nhóm hàng theo tiêu thức nhất định.Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính: Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh.
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai trò rất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếp tạo ra lợi nhuận; Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao.
Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều; Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì nhất định. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình.
Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiều thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại.
Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại: Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng; Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì.
Tuy nhiên có nhiều cách phân loại khác nhau nữa như phân theo công dụng của hàng hoá tồn kho : Theo chuẩn mực kế toán Mỹ ( FASB ), hay theo chuẩn mực kế toán Pháp… Ngoài ra, HTK còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là HTK ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ.); HTK ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và HTK ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán).4 Nội dung của quản trị hàng tồn kho 1.1 Chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán. Bởi vậy các quyết định tốt liên quan khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý HTK dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 - Chi phí đặt hàng Bao gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua.
Trong mỗi kỳ kinh doanh chi phí đặt hàng thường tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên và chi phí đặt hàng cũng tăng lên và ngược lại. Ví dụ : N : Số lần đặt hàng trong năm TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng C : Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C =$100 TOC = C x N Mà ta biết: N = D/Q Do vậy: D TOC = C x Q Theo ví dụ trên ta sẽ có: 120,000 TOC = 100 x = $400 30,000 - Chi phí lưu kho Chi phí này xuất hiện khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán, bao gồm chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, bảo hiểm, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa, lãi vay…Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào. Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn, thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại.
- Các chi phi khác + Chi phí giảm doanh thu do hết hàng Có thể xem đây là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển. Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.