mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng ngƣời vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hƣớng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí ngƣời nhƣ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Khi phân tích công việc cần xây dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc: Bản mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu đƣợc doanh nghiệp cần loại nhân viên nhƣ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc: - Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. - Định hƣớng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chƣơng trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.vn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 - Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lƣơng và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc. - Qua mô tả công việc có thể chỉ ra đƣợc những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của ngƣời lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục đƣợc thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. Lợi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân lực trong doanh nghiệp trình bày trong sơ đồ sau: Hoạch định NNL Tuyển dụng Mô tả công việc Đào tạo và phát triển Phân tích công việc Đánh giá thành tích Tiêu chuẩn công việc Trả công khen thƣởng An toàn và sức khoẻ Sơ đồ 1.1: Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực - NXB Đại học Kinh tế quốc dân 1.2 Tuyển dụng nhân lực Tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức là quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn nhân viên thích hợp với công việc tuyển dụng.
Nhƣng phải dựa vào nhu cầu sử dụng lao động của từng bộ phận và đặc điểm từng công việc. Hơn nữa phải nhạy bén trong tình hình thực tế của thị trƣờng lao động, xem xét kỹ lƣỡng luật lao động và các văn bản hiện hành có liên quan đến vấn đề tuyển dụng. Mục đích của công tác này là nhằm tạo ra cung ứng kịp thời số lao động đủ tiêu chuẩn cho công việc của các bộ phận khác nhau. Họ phải đủ khả năng để đảm bảo những vị trí thiếu khuyết của doanh nghiệp.
Muốn vậy, doanh nghiệp phải Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.vn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 tiến hành theo đúng nghĩa của nó, tức là ngƣời đƣợc tuyển chọn phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau: Ngƣời đƣợc tuyển chọn phải là ngƣời có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt. Ngƣời đƣợc tuyển chọn phải là ngƣời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc. Ngƣời đƣợc tuyển chọn phải là ngƣời có sức khoẻ để có thể làm trọn đƣợc nhiệm vụ mà doanh nghiệp giao cho. Việc tuyển chọn này rất phức tạp, đòi hỏi tốn kém về thời gian, tiền bạc và sức lực, nhƣng nếu tuyển chọn không kỹ, tuyển chọn sai, tuyển chọn theo cảm tính hoặc theo một sức ép nào đó thì sẽ dẫn đến hậu quả nhiều mặt về kinh tế và xã hội.
Không những thế, việc tổ chức tuyển lao động còn đòi hỏi phải đƣợc tiến hành theo một trình tự nhất định. Chuẩn bị và thông báo tuyển dụng Thu nhận hồ sơ và sơ tuyển Phỏng vấn và kiểm tra tay nghề Ứng cử viên bị loại Kiểm tra sức khoẻ Ra quyết định tuyển dụng Thử việc Ký hợp đồng lao động Sơ đồ 1.2: Tiến trình tuyển chọn nhân lực Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – NXB Đại học Kinh tế quốc dân Chuẩn bị và thông báo tuyển dụng: Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.vn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lƣợng thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nƣớc và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự. Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: Tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
Chuẩn bị tuyển dụng bao gồm các công việc nhƣ việc phác thảo thông báo, mẫu phỏng vấn.Tiếp theo cần tiến hành thông báo tuyển dụng bằng các hình thức thông tin đại chúng, cho chính nhân viên trong công ty.Trong thông báo cần thông báo yêu cầu của công việc, chức danh, số lƣợng. Thu nhận hồ sơ và sơ tuyển: Thông qua việc thu nhận và xem xét hồ sơ của các ứng cử viên, doanh nghiệp có thể loại bớt những hồ sơ không đạt yêu cầu so với thông báo đề ra. Phỏng vấn và kiểm tra tay nghề: Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khảng định vấn đề. Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm lựa chọn ra đƣợc các ứng cử viên xuất sắc nhất.
Các bài kiểm tra sát hạch thƣờng đƣợc sử dụng để đánh giá các ứng cử viên về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Ngoài ra có thể áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng viên nhƣ: Trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn đƣợc sử dụng để tìm hiểu, đánh giá các ứng viên về nhiều phƣơng diện nhƣ: Kinh nghiệm, trình độ, tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng. Phải ghi chép từng đặc điểm cần lƣu ý với từng ứng cử viên để giúp cho việc đánh giá đƣợc thực hiện một cách chính xác nhất.
Kiểm tra sức khoẻ Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tƣ cách đạo đức tốt, nhƣng sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.vn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14 Nhận một ngƣời có sức khoẻ không đảm bảo ảnh hƣởng tới chất lƣợng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp. Ra quyết định tuyển dụng Sau khi thực hiện các nội dung trên hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bƣớc tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động. Trƣởng phòng nhân sự đề nghị, giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động.
Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ lƣơng bổng, thời gian thử việc. Trách nhiệm của nhà quản trị là làm mềm các ứng cử viên, giúp họ mau chóng làm quen với công việc mới. Trong thực tế, các bƣớc và nội dung trình tự của quá trình tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc, đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn. Sử dụng lao động và đánh giá a.
Sử dụng lao động Đào tạo, lựa chọn và đánh giá chƣa đủ để đảm bảo phát huy chất lƣợng của đội ngũ lao động. Vấn đề sắp xếp, bố trí cán bộ có vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Việc bố trí ngƣời lao động cũng nhƣ cán bộ quản lý phải đƣợc thể hiện ở kết quả cuối cùng, đó là hiệu quả và chất lƣợng hoạt động, là sự phù hợp giữa các thuộc tính cá nhân kể cả tri thức và phẩm chất với yêu cầu của công việc đảm nhận. Mục đích của việc sử dụng lao động là đảm bảo sự phù hợp cao nhất giữa yêu cầu của công việc và năng lực của ngƣời lao động.
Đảm bảo sự tƣơng xứng giữa công việc và ngƣời thực hiện công việc. Đảm bảo cho mọi công việc đƣợc thực hiện tốt. Để đạt đƣợc những mục đích trên, cần tuân theo những nguyên tắc sau: Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.vn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 Sắp xếp theo nghiệp vụ đƣợc đào tạo. Xuất phát từ yêu cầu công việc để bố trí, sắp xếp cho phù hợp.
Mọi công việc đều do ngƣời đƣợc đào tạo phù hợp đảm nhận. Sắp xếp theo hƣớng chuyên môn hoá: Chuyên môn hoá sẽ giúp ngƣời lao động đi sâu nghề nghiệp, tích luỹ kinh nghiệm. Nhiệm vụ xác định rõ ràng: Mỗi ngƣời cần phải hiểu rõ mình cần phải làm gì? Trong thời gian nào? Nếu hoàn thành đƣợc gì? Nếu không, trách nhiệm sẽ ra sao? Sắp xếp, sử dụng ngƣời lao động phù hợp với trình độ chuyên môn và các thuộc tính tâm lý cũng nhƣ kết quả phấn đấu về mọi mặt. Sắp xếp phải tạo điều kiện cho phát huy ƣu điểm, khắc phục nhƣợc điểm.