Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Một số khái niệm. Kĩ thuật soạn thảo văn bản - Kĩ thuật [36, tr.494] + Là tổng thể nói chung những phƣơng tiện và tƣ liệu hoạt động của con ngƣời, đƣợc tạo ra để thực hiện quá trình sản xuất và phục vụ các nhu cầu phi sản xuất của xã hội nhƣ kĩ thuật quân sự, thiết bị kĩ thuật hiện đại.
+ Là tổng thể nói chung những phƣơng pháp, phƣơng thức sử dụng trong một lĩnh vực hoạt động nào đó của con ngƣời nhƣ kĩ thuật cấy lúa, kĩ thuật cắt, tỉa cảnh. + Là tính từ có nghĩa tỏ ra có trình độ kĩ thuật cao nhƣ cầu thủ đi bóng rất kĩ thuật, một giọng hát có kĩ thuật. - Soạn thảo [36, tr.829] là cách thức để tạo lập văn bản nhƣ soạn thảo văn bản.1084] + Là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thƣờng để lƣu lại thông tin văn bản chữ Nôm, văn bản kí kết giữa hai nước. + Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn văn bản hành chính.
- Kĩ thuật soạn thảo văn bản: Là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm cả yếu tố kĩ thuật lẫn lí luận về văn bản. Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau về kĩ thuật soạn thảo văn bản: 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + “Kĩ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình là những đòi hỏi, là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản” [24, tr. Kĩ thuật soạn thảo văn bản là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị, xây dựng, biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản.
Toàn bộ những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng của văn bản phù hợp với mục đích của chủ đề ban hành. Kĩ thuật soạn thảo văn bản theo một số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành: Thứ nhất, gồm những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản. Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của văn bản, nhiều quy tắc soạn thảo có thể đƣợc quy định bằng những quy phạm pháp luật. Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản Luật, Pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định những chủ thể có quyền lập pháp, tức quyền đƣợc trình dự án Luật trƣớc Quốc hội là Chủ tịch nƣớc, Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của Mặt trận.
Sau đó, Điều 88, Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự án và cách thức công bố Luật đã đƣợc Quốc hội thông qua. Đó là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Thứ hai, là các quy tắc, yêu cầu của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Ở nghĩa hẹp, kĩ thuật soạn thảo văn bản thƣờng đƣợc hiểu ở nghĩa này.
Ngƣời cán bộ soạn thảo trƣớc tiên phải là ngƣời am hiểu lĩnh vực văn bản nói đến, có 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chuyên môn nghiệp vụ. Từ hiểu biết lí luận văn bản nhất là hình thức văn bản, ngôn ngữ thể hiện tƣơng ứng với hình thức tên gọi của văn bản. Giá trị của văn bản càng lớn bao nhiêu thì kĩ thuật soạn thảo là những quy tắc kĩ thuật chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn thảo. Ngƣời soạn thảo đòi hỏi phải có kinh nghiệm đƣợc tích luỹ trong quá trình soạn thảo trƣớc “trăm hay không bằng tay quen”.
Ngƣời mới bắt tay vào việc soạn thảo phải học hỏi kinh nghiệm của ngƣời đã soạn thảo trƣớc. Những quy tắc, những đòi hỏi này thƣờng chỉ đƣợc thừa nhận trong thực tiễn không mấy khi đƣợc quy định thành pháp luật. + “Là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [30, tr. + “Là toàn bộ những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị xây dựng, biên soạn, thông qua, ban hành chính thức các văn bản hoặc xử lí và hoàn thiện các văn bản đó” [26, tr.
Tuy nhiên, phải khẳng định là kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc xây dựng trên một cơ sở khoa học vững chắc những quy tắc của nó không chỉ bắt nguồn và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lí, mà còn ở một số ngành khoa học khác. Nhƣng không nên nghĩ rằng, khoa học là cơ sở và nguồn gốc duy nhất của kĩ thuật soạn thảo văn bản. Bên cạnh những quy tắc hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phải kể đến những quy tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đƣờng kinh nghiệm. Trong khi thừa nhận cơ sở khách quan của những quy tắc kĩ thuật soạn thảo văn bản, cũng phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân của ngƣời chuyên gia làm công tác soạn thảo văn bản.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản đƣợc xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn. Nhƣng những tri thức đó có đƣợc vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com phải thông qua con ngƣời và dựa vào trình độ khác nhau của các chuyên gia. Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo ra đƣợc những quy tắc, mà chủ yếu là ở chỗ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm đã có (kinh nghiệm của ngƣời khác, cũng nhƣ những kinh nghiệm của bản thân) vào việc soạn thảo văn bản. Từ các khái niệm trên có thể hiểu: Kĩ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu về soạn thảo văn bản nhƣ phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cƣơng và bố cục văn bản, kĩ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản … Phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, nhƣ các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, kí, đóng dấu văn bản … Ngoài ra, là những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kĩ thuật nghiệp vụ của người được giao làm nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản hành chính khác với kĩ thuật soạn thảo văn bản khác nhƣ văn học, sáng tác nghệ thuật. Kĩ thuật này nhằm làm cho ngƣời nhận văn bản hiểu đƣợc mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất, để có những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản. Nhiều văn bản phát ra không chỉ có một nơi nhận duy nhất mà có nhiều nơi nhận, với nhiều chủ thể khác nhau, nhƣng cùng chung một mục đích của ngƣời ban hành. Do đó, muốn cho hoạt động của các chủ thể khác nhau có đƣợc những hành vi hoạt động đồng loạt nhƣ nhau, buộc những chủ thể đó phải có nhận thức nhƣ nhau khi nhận và đọc văn bản; ngoài ra, vẫn còn phải lƣu lại văn bản để làm bằng chứng trong tƣơng lai.
Vì vậy, để nâng cao chất lƣợng văn bản thì cần thiết phải có một kĩ thuật soạn thảo nhất định. Quy trình soạn thảo văn bản 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Để văn bản soạn thảo đảm bảo chất lƣợng, đạt đƣợc mục đích yêu cầu đề ra, cần phải tiến hành soạn thảo theo một quy trình khoa học. Có một số khái niệm về quy trình soạn thảo văn bản nhƣ: - “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lí hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình” [18, tr. - “Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành” [30, tr.
- “Quy trình soạn thảo văn bản quản lí nhà nước là trình tự các bước kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để hình thành một văn bản. Việc bố trí các bước sao cho hợp lí trong quá trình soạn thảo để kết thúc mỗi bước sẽ đạt được mục tiêu đặt ra. Đồng thời, kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả bước sau chứng minh sự cần thiết của bước trước” [26, tr. Các khái niệm trên có chung một điểm quy trình ban hành văn bản là các bước (các công việc) cần phải làm để ban hành một văn bản.
Các bƣớc này đồng thời cũng là kế hoạch của ngƣời soạn thảo, hoặc trùng khớp với kế hoạch chung của ngƣời soạn thảo. Đối với những cán bộ mới vào nghề, các bƣớc tiến hành soạn thảo cần phải vạch ra là rất cần thiết. Sau khi kết thúc mỗi một bƣớc tiến hành, cần phải hỏi ý kiến của lãnh đạo trực tiếp. Đối với những công chức, chuyên viên đã quen việc, quen soạn thảo, việc lập trình tự các bƣớc tiến hành soạn thảo có thể không cần thiết nhƣng vẫn phải đảm bảo các bƣớc theo đúng quy định.
Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình soạn thảo chung cho tất cả các loại văn bản mà chỉ có thể xây dựng quy trình soạn thảo cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau.