Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu (NVL) giữ vai trò là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể công trình. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng rất lớn, xấp xỉ 70% tổng giá trị dự toán và giá thành công trình xây lắp. Do đó, công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL có ý nghĩa quyết định đến chất lượng thi công, chi phí sản xuất và hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc cung ứng thiếu hụt có thể dẫn đến đình trệ tiến độ, trong khi dự trữ dư thừa lại gây ứ đọng vốn và phát sinh chi phí bảo quản.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh – một đơn vị chuyên thi công các công trình hạ tầng giao thông và dân dụng tại Nghệ An và các tỉnh lân cận, chuyên đề thực tập chuyên ngành được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Phân tích đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh.
  2. Khảo sát và mô tả chi tiết thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị, bao gồm kế toán chi tiết, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính giá và kế toán tổng hợp NVL.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong hạch toán NVL tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo quản trị NVL.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu và tổ chức quản lý NVL trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh (Địa chỉ: Số 17 Quang Trung, TP. Vinh, Tỉnh Nghệ An).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ hạch toán thực tế thu thập trong tháng 01 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp và các quy định pháp lý hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11; Luật Thương mại số 36/2005/QH11; Thông tư số 06/2007/TT-BXD hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng.
  • Khái niệm và nguyên tắc hạch toán NVL: NVL là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất trong kỳ.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp quan sát và thu thập tài liệu thực tế: Thu thập hệ thống chứng từ gốc (hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo Nợ, phiếu chi), sổ chi tiết và sổ cái tại phòng Kế toán tài chính của công ty.
    • Phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý thuyết hạch toán kế toán và thực tế triển khai ghi sổ tại doanh nghiệp để nhận diện các điểm phù hợp và bất cập.
    • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: Phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho, phương pháp ghi thẻ song song đối với kế toán chi tiết NVL, phương pháp giá thực tế đích danh khi tính giá xuất kho, và hình thức sổ Nhật ký chung đối với kế toán tổng hợp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh

Chương 1 tập trung làm rõ các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của NVL và mô hình tổ chức quản lý vật tư trong doanh nghiệp xây lắp:

  • Phân loại và mã hóa NVL: NVL tại công ty được chia thành 5 nhóm chính theo nội dung kinh tế và công dụng:
    • Nguyên vật liệu chính (Tài khoản 1521): Cấu thành thực thể chính của công trình (xi măng PCB30, xi măng PCB40, thép cuộn, thép cây vằn, thép tròn trơn). Mã hóa theo chữ cái viết tắt (XM, XM30, XM40, T, TC, CV, TT).
    • Vật liệu phụ (Tài khoản 1522): Tác dụng phụ trợ làm tăng chất lượng công trình hoặc phục vụ thi công (sơn bóng, sơn lót, vôi cục, dầu mỡ).
    • Nhiên liệu (Tài khoản 1523): Cung cấp nhiệt năng, vận hành xe máy thi công (dầu mazut, dầu diesel, than củi).
    • Phụ tùng thay thế (Tài khoản 1524): Thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị (đinh, vít các loại).
    • Vật liệu xây dựng cơ bản (Tài khoản 1525): Thiết bị vệ sinh, thiết bị điện phục vụ lắp đặt vào công trình.
  • Đặc điểm luân chuyển và nguồn hình thành NVL:
    • Nguồn hình thành chủ yếu qua mua ngoài từ các đối tác truyền thống trên địa bàn Nghệ An như: Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến (Yên Thành), Công ty TNHH Đường Thành (Yên Thành), Công ty TNHH Đồng Lan (Nghi Lộc).
    • Khai thác trực tiếp đá tảng tại các mỏ đá thuộc huyện Nam Thành, Bảo Thành, Nghi Liên rồi vận chuyển về bãi công trường hoặc kho trung tâm.
    • Một số công trình công ích được Ủy ban Nhân dân Tỉnh Nghệ An hỗ trợ một phần chi phí nguyên vật liệu.
  • Hệ thống kho tàng, bến bãi: Kết hợp giữa kho cố định tại tầng hầm trụ sở công ty (dự trữ trung chuyển, điều phối) và hệ thống kho, bãi tạm tại các công trường thi công (kho có mái che bảo quản xi măng, sắt thép; bãi ngoài trời chứa cát, đá, sỏi).
  • Cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy quản lý NVL vận hành thông qua sự phối hợp giữa Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh (lập kế hoạch mua sắm, ký kết hợp đồng), Phòng Kế toán tài chính (theo dõi, thanh toán, kiểm kê định kỳ), Phòng Kỹ thuật thi công (xây dựng định mức tiêu hao, kiểm định chất lượng, nghiệm thu) và 4 Đội thi công trực tiếp.
Nhóm nguyên vật liệu Tài khoản theo dõi Ký hiệu mã hóa Mặt hàng tiêu biểu
Nguyên vật liệu chính TK 1521 XM, XM30, XM40, T, TC, CV, TT Xi măng PCB30, Xi măng PCB40, Thép cuộn, Thép cây vằn
Vật liệu phụ TK 1522 SON, SONB, SONL, VC Sơn bóng, Sơn lót, Vôi cục
Nhiên liệu TK 1523 D, DMZ, DDL, TC Dầu mazut, Dầu diesel, Than củi
Phụ tùng thay thế TK 1524 DV, DIH, VT2, VT5 Đinh 3-10cm, Vít 2-3cm, Vít 5-6cm
Vật liệu XDCB TK 1525 TBVS, TBG, TBBC, TBD, TBBD Thiết bị vệ sinh, Thiết bị điện

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh

Chương 2 phản ánh chi tiết toàn bộ nghiệp vụ hạch toán kế toán NVL phát sinh tại đơn vị trong tháng 01/2014:

  • Phương pháp kế toán áp dụng:
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp kế toán chi tiết NVL: Phương pháp Ghi thẻ song song.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
  • Phương pháp xác định giá trị NVL:
    • Giá thực tế nhập kho do mua ngoài: Xác định bằng giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua trừ chiết khấu, giảm giá (nếu có).
    • Giá thực tế nhập kho tự chế biến: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến cộng chi phí gia công chế biến (áp dụng cho bê tông thành phẩm).
    • Giá xuất kho: Tính theo phương pháp giá thực tế đích danh theo từng lô nhập.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ cụ thể:
    • Nghiệp vụ nhập kho:
      • Hợp đồng kinh tế số 213/HDVLXD-NK-HY ngày 01/01/2014 ký với Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Hải Yến mua xi măng phục vụ công trình đường liên tỉnh Đô Lương – Yên Thành – Diễn Châu – Nghi Lộc (257 tấn PCB30 đơn giá 1.250.000 đ/tấn; 635 tấn PCB40 đơn giá 1.299.000 đ/tấn).
      • Hóa đơn GTGT số 0000512 ngày 12/01/2014 và Phiếu nhập kho số 02/01 ngày 12/01/2014: Nhập kho 583 tấn Xi măng PCB40 đơn giá 1.299.000 đ/tấn, trị giá chưa thuế 757.317.000 đ, thuế GTGT 10% 75.731.700 đ, tổng thanh toán 833.048.700 đ.
      • Hóa đơn GTGT số 0000166 ngày 15/01/2014, Giấy báo Nợ Vietcombank và Phiếu nhập kho số 10/01 ngày 15/01/2014: Nhập kho 914 m³ đá 4x6 từ Công ty TNHH Đường Thành đơn giá 163.200 đ/m³, trị giá 149.164.800 đ, thuế GTGT 10% 14.916.480 đ, thanh toán qua chuyển khoản 164.081.280 đ.
    • Nghiệp vụ xuất kho:
      • Phiếu yêu cầu xuất vật tư số 52/YCXVT và Phiếu xuất kho số 12/01 ngày 17/01/2014: Xuất cho Đội thi công số 1 gồm 100 tấn Xi măng PCB40 (129.900.000 đ), 30 tấn Xi măng PCB30 (37.500.000 đ), 30 lít Dầu diesel (663.000 đ), 140 m³ Cát đen (16.912.000 đ); tổng giá trị xuất kho 184.975.000 đ (hạch toán Nợ TK 154 / Có TK 152).
      • Phiếu yêu cầu xuất vật tư số 60/YCXVT và Phiếu xuất kho số 14/01 ngày 18/01/2014: Xuất cho Đội thi công số 1 gồm 355 m³ Đá 2x4 (63.900.000 đ), 534 m³ Đá 4x6 (87.148.800 đ), 50 tấn Xi măng PCB30 (62.500.000 đ), 75 tấn Xi măng PCB40 (97.425.000 đ), 122 kg Nhựa đường (10.448.200 đ); tổng giá trị xuất kho 321.422.000 đ.
  • Trình tự ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp:
    • Thủ kho mở Thẻ kho (Mẫu S12-DN) theo dõi về mặt số lượng cho từng mặt hàng (Xi măng PCB40, Đá 4x6).
    • Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật liệu (Mẫu S10-DN) theo dõi song song về số lượng và số tiền. Định kỳ đối chiếu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết, cuối tháng tổng hợp lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho NVL và Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu số 07-VT).
    • Kế toán tổng hợp căn cứ chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển số liệu vào Sổ Cái TK 152 và các tài khoản đối ứng (TK 111, TK 112, TK 154, TK 331, TK 133).

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh

Dựa trên thực trạng hạch toán và quản lý, tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp cùng định hướng hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Vận dụng đúng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp ghi thẻ song song phù hợp quy mô doanh nghiệp; hệ thống kho bãi được bố trí linh hoạt phục vụ kịp thời tiến độ thi công; phân loại NVL khoa học, mã hóa dễ nhớ; chứng từ được lập đầy đủ chữ ký các bên liên quan.
    • Nhược điểm: Chưa mở sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký mua hàng) để giảm tải cho Sổ Nhật ký chung; hệ thống tài khoản cấp 2 chưa phản ánh hết các tiểu nhóm vật tư đặc thù; quy trình luân chuyển chứng từ từ các công trường xa về phòng kế toán đôi lúc bị chậm trễ; việc đối chiếu số liệu định kỳ giữa kế toán và thủ kho chưa được thực hiện hoàn toàn cố định theo ngày.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất:
    1. Về công tác quản lý NVL: Tăng cường kiểm soát định mức tiêu hao vật tư tại từng đội thi công, gắn trách nhiệm vật chất đối với đội trưởng và thủ kho; nâng cấp điều kiện bảo quản tại các bãi chứa ngoài công trường.
    2. Về tài khoản sử dụng: Hoàn thiện việc mở chi tiết các tiểu khoản TK 152 phù hợp với từng hạng mục công trình thi công, tách biệt rõ ràng chi phí vật liệu phục vụ thi công trực tiếp và phục vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc.
    3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Quy định chặt chẽ thời hạn gửi chứng từ gốc từ các đội sản xuất về phòng kế toán (không để dồn vào cuối tháng); áp dụng quy trình kiểm nghiệm vật tư đầu vào nghiêm ngặt trước khi ký phiếu nhập kho.
    4. Về sổ kế toán và hình thức hạch toán: Nghiên cứu mở thêm Sổ Nhật ký mua hàng nhằm theo dõi chuyên sâu các khoản công nợ người bán và khối lượng vật tư nhập kho với giá trị lớn.
    5. Về báo cáo kế toán quản trị: Lập thêm các báo cáo nhanh về tình hình tiêu hao vật tư theo tuần/kỳ cho từng hạng mục công trình nhằm phục vụ trực tiếp công tác điều hành của Ban Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu thực tế: Khóa luận trích xuất và hệ thống hóa đầy đủ danh mục số liệu, đơn giá, biểu mẫu hạch toán phát sinh trong tháng 01/2014 tại công ty:
Ngày giao dịch Loại nghiệp vụ Chứng từ minh chứng Đối tượng hạch toán Khối lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)
12/01/2014 Nhập kho mua ngoài HĐ số 0000512 / PNK 02/01 Xi măng PCB40 583 tấn 1.299.000 757.317.000
15/01/2014 Nhập kho mua ngoài HĐ số 0000166 / PNK 10/01 Đá 4x6 914 m³ 163.200 149.164.800
17/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 12/01 Xi măng PCB40 100 tấn 1.299.000 129.900.000
17/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 12/01 Xi măng PCB30 30 tấn 1.250.000 37.500.000
17/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 12/01 Dầu diesel 30 lít 22.100 663.000
17/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 12/01 Cát đen 140 m³ 120.800 16.912.000
18/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 14/01 Đá 2x4 355 m³ 180.000 63.900.000
18/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 14/01 Đá 4x6 534 m³ 163.200 87.148.800
18/01/2014 Xuất kho thi công PXK số 14/01 Nhựa đường 122 kg 85.641 10.448.200
  • Đóng góp về mặt giải pháp ứng dụng:
    • Đề xuất phương án tổ chức chứng từ và sổ kế toán phù hợp với đặc thù phân tán địa bàn của doanh nghiệp xây dựng giao thông.
    • Hoàn thiện sơ đồ luân chuyển chứng từ từ công trường về phòng kế toán, tăng cường tính kịp thời của thông tin kế toán.
    • Cung cấp mẫu biểu hệ thống hóa danh mục vật liệu và quy trình hạch toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC cho doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh với số liệu minh chứng giới hạn trong tháng 01/2014.
    • Văn bản tập trung vào phần hành kế toán tài chính theo phương pháp ghi thẻ song song truyền thống, chưa đi sâu vào việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng hay mô hình kế toán quản trị chi phí phức tạp.
  • Hướng mở rộng:
    • Nghiên cứu quy trình chuyển đổi và ứng dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong quản lý vật tư xây dựng.
    • Mở rộng phân tích công tác kế toán quản trị NVL, lập dự toán chi phí và phân tích biến động giá vật tư đối với các gói thầu xây dựng quy mô lớn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề mang lại giá trị tham khảo thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán và cán bộ làm công tác kế toán vật tư tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản:

  • Mô tả chi tiết phương pháp Ghi thẻ song song: Tài liệu cung cấp trọn vẹn quy trình hạch toán từ Thẻ kho (S12-DN) tại thủ kho đến Sổ chi tiết vật liệu (S10-DN), Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn và Bảng phân bổ nguyên vật liệu (07-VT) tại phòng kế toán.
  • Hệ thống mẫu biểu thực tế đầy đủ: Bao gồm hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng, hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu xuất vật tư và phiếu xuất kho có đầy đủ số liệu và định khoản.
  • Tài liệu tham khảo chuyên ngành xây lắp: Thích hợp làm mẫu tài liệu cho các chuyên đề thực tập tốt nghiệp và khóa luận về hạch toán chi phí NVL trong các công ty hạ tầng và xây dựng công trình giao thông.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, tổ chức kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu và phương pháp tính giá xuất kho tại công ty là gì? Công ty áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song đối với kế toán chi tiết NVL. Khi xuất kho NVL, công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh, theo dõi đơn giá và số lượng theo từng lô nhập cụ thể để kết chuyển vào chi phí thi công (Tài khoản 154).

3. Tại sao NVL của công ty được phân chia bảo quản ở cả kho cố định và kho tạm công trường? Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng cơ bản (thiết bị và công trình không cố định một chỗ, trải dài trên nhiều địa bàn), công ty bố trí kho trung tâm cố định tại tầng hầm trụ sở để tập kết dự trữ điều phối, đồng thời thiết lập các kho có mái che (chứa xi măng, thép) và bãi ngoài trời (chứa cát, đá, sỏi) trực tiếp tại công trường thi công tuyến đường để đảm bảo tiến độ và giảm chi phí vận chuyển.

4. Nghiệp vụ mua và xuất kho xi măng phục vụ công trình đường liên tỉnh Đô Lương – Yên Thành – Diễn Châu – Nghi Lộc được hạch toán như thế nào?

  • Khi nhập kho ngày 12/01/2014: Mua 583 tấn Xi măng PCB40 (HĐ số 0000512, PNK số 02/01), kế toán ghi Nợ TK 152 (chi tiết 1521-XM40): 757.317.000 đ, Nợ TK 133: 75.731.700 đ / Có TK 331 (hoặc TK 1111): 833.048.700 đ.
  • Khi xuất kho ngày 17/01/2014: Xuất 100 tấn Xi măng PCB40 (PXK số 12/01), kế toán ghi Nợ TK 154: 129.900.000 đ / Có TK 152 (1521-XM40): 129.900.000 đ.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hiên đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng Hạ tầng Nam Kinh. Tài liệu làm rõ quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp tính giá thực tế đích danh và hình thức sổ Nhật ký chung theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Những giải pháp hoàn thiện được tác giả đề xuất bám sát đặc thù sản xuất xây lắp, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp.