Chương 1. Cơ sở lý luận về kiểm tra và tổ chức Chương 2. Thực trạng cơ chế hậu kiểm đối với tổ chức khoa học và công nghệ ngoài công lập đăng ký hoạt động tại Bộ Khoa học và Công nghệ Chương 3. Đề xuất hoàn thiện cơ chế hậu kiểm đối với tổ chức khoa học và công nghệ ngoài công lập đăng ký hoạt động tại Bộ Khoa học và Công nghệ 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TRA VÀ TỔ CHỨC 1.
Khái niệm kiểm tra Kiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định. Có nhiều quan niệm khác nhau về kiểm tra trong quản lý: - Harold Koontz: Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn thành [17]. - Theo tác giả Robert J.
Mockler trong “The Management Control Process”: Kiểm tra là quản trị, là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những kết quả thực hiện với định mức đã đề ra và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu của tổ chức. Từ những quan niệm về kiểm tra như đã trình bày, có thể kế thừa và tổng hợp để đưa ra định nghĩa về kiểm tra như sau: Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và ết quả hoạt động của tổ chức tr n cơ sở các ti u chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục ti u. Từ định nghĩa trên nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm: - Xác lập các tiêu chuẩn - Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm - Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa sai lầm) 7 - Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu. Đặc điểm và vai trò của kiểm tra 1.
Đặc điểm của iểm tra trong quản lý - Kiểm tra là một quá trình. - Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý. - Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức. - Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.
Vai trò của iểm tra trong quản lý Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quản lý, điều đó được thể hiện ra ở những khía cạnh sau: - Thông qua kiểm tra mà nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến độ và mức độ thực hiện công việc của các thành viên trong một bộ phận của tổ chức và của các bộ phận trong tổng thể cơ cấu tổ chức. Thông qua kiểm tra người quản lý nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành, từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế trong toàn bộ hoạt động của tổ chức và quy trình quản lý để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hướng tới việc thực hiện mục tiêu. - Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý. Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.
- Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật tự của tổ chức. - Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành. 8 - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.
- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức. Phân loại kiểm tra 1. Căn cứ vào thời gian - Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch: Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra nhằm phòng ngừa những sai lầm có thể xảy ra về một nội dung hoặc tổng thể chương trình hành động của tổ chức (mục tiêu, phương án, các nguồn lực. - Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch: Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra được tiến hành đồng thời với quá trình đang diễn ra các hoạt động của kế hoạch trong thực tế.
Mục đích của loại kiểm tra này là xử lý kịp thời những sai lệch để đảm bảo chắc chắn mọi cái đều diễn ra theo đúng mục tiêu. Việc kiểm tra đồng thời được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của các nhà quản lý. Thông qua các hình thức thu thập thông tin tại chỗ, họ sẽ xác định xem việc làm của những người khác có diễn ra đúng theo yêu cầu hay không. Việc trao quyền hạn cho các nhà quản lý chính là một nhân tố đảm bảo cho việc kiểm tra đồng thời được hiệu quả.
- Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch: Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch là hình thức kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng. Biện pháp chấn chỉnh nhằm cải thiện quá trình tích luỹ nguồn tài nguyên hay các hoạt động thực tế. Kiểu kiểm tra này phụ thuộc nhiều vào những thông tin báo cáo. Vì thế, đôi khi nó không có những xét đoán về nguyên nhân sai lệch chính xác.
Thông thường, việc kiểm tra cuối cùng áp dụng cho các tổ chức như tài chính, chất lượng, kết quả thực hiện các mục tiêu phức tạp. Căn cứ vào nội dung hoặc tổ chức Tuỳ thuộc vào các loại hình tổ chức mà có những dạng kiểm tra cụ thể: Kiểm tra sản xuất, kiểm tra tài chính, kiểm tra nhân sự, kiểm tra nguyên liệu,… 1. Căn cứ vào tần suất của iểm tra - Kiểm tra đột xuất: là hình thức kiểm tra không báo trước về thời gian, nội dung và phương thức. Mục đích của hình thức kiểm tra này nhằm đảm bảo tính khách quan của kết quả thu được.
- Kiểm tra định kì: là hình thức kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của đối tượng. Căn cứ vào phạm vi của iểm tra - Kiểm tra tổng thể - Kiểm tra bộ phận - Kiểm tra trọng điểm 1. Căn cứ vào các chức năng của quản lý - Kiểm tra công tác kế hoạch: bao gồm các hoạt động kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, nguyên tắc lập kế hoạch. - Kiểm tra công tác tổ chức: là kiểm tra những hoạt động liên quan đến việc thiết lập quan hệ quyền lực - trách nhiệm, phân công công việc, xác định biên chế và quản lý nhân lực.
- Kiểm tra công tác lãnh đạo: là kiểm tra những vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thái độ làm việc của nhà quản lý. - Kiểm tra công tác kiểm tra 1. Tổ chức khoa học và công nghệ 1. Khái niệm tổ chức Thuật ngữ “Tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau: 10 - Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật.
Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật” [15, tr. Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định; - Nhân loại học khẳng định từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại.
Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Như vậy, tổ chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung; Ngay trong những chuyên ngành khoa học có giao thoa về đối tượng, phạm vi nghiên cứu cũng có những cách tiếp cận, cắt nghĩa khác nhau về “Tổ chức”, cụ thể là: - Luật học (khoa học luật dân sự) gọi tổ chức là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) là các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự. Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự thì một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Luật học nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức; - Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [20, tr.
Quan niệm về tổ chức theo Khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học, Quản trị công ở chỗ đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt động chung do 11 vậy mục tiêu của tổ chức là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức; Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa về tổ chức thì đó là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung. Tổ chức không chỉ là một thực thể, mà còn là một thực thể xã hội đặc biệt. Thực thể xã hội đặc biệt này tạo ra những tính chất đặc trưng của tổ chức : - Tổ chức phục vụ cho việc xác lập mục tiêu và vì mục tiêu mà nó hình thành và tồn tại. - Có sự khác biệt về vị trí, vai trò phân công lao động nhằm thực hiện mục tiêu do chính tổ chức xác lập.