CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH PHỤ LIỆU NGHÀNH MAY HÀ NỘI 1. Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề Đối với một tổ chức nói chung và với một doanh nghiệp cụ thể nói riêng, để có thể thực hiện được mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu quả, thì một trong những yếu tố quan trọng đó là làm thế nào để xây dựng, thiết kế được một bộ máy cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy là vì đối với mỗi doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển cơ cấu tổ chức quản trị luôn đóng vai trò, ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động của Công ty, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức được tiến hành trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật.
Việc phân công lao động khoa học hợp lý, xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhất năng lực và sở trường của họ, từ đó nâng cao năng suất chất lượng và hiệu quả công việc. Vì vậy cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị nói riêng, nếu công tác cơ cấu tổ chức không tốt, cơ cấu tổ chức được tạo ra không hợp lý sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, sẽ làm cho công tác khác tiếp theo trở nên khó khăn hơn. Mặt khác, môi trường luôn biến đổi không ngừng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra những cơ hội và nguy cơ bất ngờ, công tác tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thích nghi với môi trường và nắm bắt cơ hội, tận dụng thời cơ, giảm bớt những ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những thành tựu khoa học kỹ thuật làm cho sản xuất ngày càng phát triển, đòi hỏi quá trình tập trung và chuyên môn hóa, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân ở tất cả cá khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, để đáp ứng được điều đó yêu cầu đặt ra là phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tổng hợp tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy Công ty còn một SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 2 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan số những hạn chế bất cập về cơ cấu tổ chức. Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội là một Công ty tư nhân, có quy mô sản xuất nhỏ, chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm quần áo thời trang từ len sợi, các mặt hàng dày, dép, máy móc công nghệ phục vụ cho việc sản xuất len sợi, hiện nay các sản phẩm của Công ty không chỉ có mặt ở thị trường trong nước mà còn xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài như thị trường Đức, Tiệp, Ba Lan…Do nhu cầu thị trường luôn biến động cùng với môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và hướng mở rộng phát triển của Công ty trong tương lai, với quy mô cơ cấu tổ chức như hiện tại đã không còn hợp lý mà biểu hiện rõ nhất là sự phân công công việc, sự quá tải công việc tại các phòng ban… 1. Xác lập và tuyên bố đề tài Sau khi tìm hiểu và phân tích vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở khoa học kết hợp với cơ sở thực tiễn, nhận thức được vai trò ý nghĩa của công tác xây dựng cơ cấu tổ chức trong một tổ chức nói chung và đối với Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội nói riêng, em nhận thấy vấn đề cơ cấu tổ chức là vấn đề cấp thiết cần giải quyết tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội vì vậy em lựa chọn đề tài chuyên đề “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội” 1. Các mục tiêu nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng và đưa ra những đánh giá kết luận về cơ cấu tổ chức quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội trên cơ sở thu thập phân tích các cơ sở dữ liệu.
Từ thực trạng đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị Công ty trong thời gian tới. Phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội. - Phạm vi thời gian: Nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội trong thời gian 3 năm gần đây (2007 – 2009). - Phạm vi không gian: Nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội.
Địa chỉ: Xí nghiệp I công ty X26–Bộ quốc phòng–Ngọc Thụy–Long Biên–Hà Nội SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 3 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan - Phạm vi nội dung: Các giải pháp đưa ra nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, áp dụng tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh phụ liệu nghành may Hà Nội từ năm 2010 đến hết năm 2012.5 Một số khái niệm và phân định nội dung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1. Chức năng tổ chức Như chúng ta đã biết quản trị bao gồm bốn chức năng cơ bản là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Trong đó, tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Như vây tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận. Mục đích của tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là: Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường 1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và các nhân) khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. Như vậy: Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra quyết định quản trị.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản 1. Cơ cấu tổ chức đơn giản - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức đơn giản là loại cơ cấu tổ chức gần như không có cấu trúc tổ chức gì cả, không phức tạp, ít tính chính thức, tính tập trung của tổ chức rất cao thể hiện thể hiện ở chỗ mọi quyền lực quản lý đều tập trung vào một người, vì vậy người này có một tầm hạn quản trị rộng. Không có hoặc rất ít các cấp quản trị trung gian với rất ít các đầu mối quản lý, một số lượng nhân viên không nhiều.
SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 4 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Sơ đồ 1. Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 A1 A2 A3 B1 B2 B3 - Ưu điểm: Ưu điểm của mô hình này là nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ. - Nhược điểm: Nhược điểm của mô hình này là chỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ.
Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa. Sự tập trung quản lý sẽ gây ra tình trạng quá tải ở bộ máy quản lý, và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được. Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng. Cơ cấu tổ chức chức năng - Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức chức năng là loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng nội, mà đặc điểm cơ bản là phân chia doanh nghiệp thành các tuyến chức năng.
Mỗi tuyến là một đơn vị bộ phận đảm nhận một hay một số chức năng, nhiệm vụ giống hoặc tương đồng nhau. Mỗi bộ phận được đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay trưởng phòng chức năng. SV:Trần Văn Quỳnh_ Lớp 42A1 5 Chuyên đề tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại GVHD:PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan Sơ đồ 1.