CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI EFICA 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về tổ chức Một tổ chức (organization) được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung.
Trong khi đó (organize) là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu. Theo các giáo sư George P.Huber và Reuben R.McDaniel, chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thức thực hiện công việc trong mối tương quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.
Theo Harold Koontz (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267): “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là để tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”. Trong quá trình làm khóa luận này em đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về tổ chức theo bài giảng Quản trị học của Trường Đại học Thương Mại: “Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức”. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu. Chính vì vậy, quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau.
Sau đây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (năm 2006 – Quản trị học – NXB Thống kê): Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức. Chu Hoàng Hà (năm 2007 – Bài giảng Quản trị học – Học viện hàng không Việt Nam): Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh (năm 2006 – Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế Quốc dân): Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp, từng khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Theo Nguyễn Hải Sản (năm 2006 – Giáo trình Quản trị học - NXB Thống kê): Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như công việc tập thể.
Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào. Donnelly Jr, Jame L. Ivancench (năm 2001 – Quản trị học căn bản – NXB Thống kê): Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người.Ý tưởng xem cơ cấu như một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy tắc, thủ tục và xác định quyền hạn.” Trong quá trình làm khóa luận này em đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về cơ cấu tổ chức theo bài giảng Quản trị học của Trường Đại học Thương Mại: “Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định”. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Khái niệm về phân quyền TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công việc quản trị. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Nguyễn Thành Độ và PGS.
Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực nhất định để tiến hành một công việc nào đó. Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. Cơ sở xác định quyền hạn là nhiệm vụ được phân công thực hiện, nguyên tắc phân quyền và khả năng chuyên môn của người thực hiện nhiệm vụ.
Trong quá trình làm khóa luận này em đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về phân quyền theo bài giảng Quản trị học của Trường Đại học Thương Mại: “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó”. Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong Công ty TNHH sản xuất và thương mại EFICA 1. Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau: - Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung (hay phân tản) quyền lực của tổ chức cho các bộ phận hay cá nhân.
Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. - Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cơ cấu tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức tính phức tạp càng cao và ngược lại. Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức nhiều tầng nấc trung gian thì càng phức tạp và ngược lại.
- Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chế,…Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a. Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản (hay cấu trúc trực tuyến) Với mô hình cấu trúc trực tuyến thì quyền hành quản trị tập chung chủ yếu vào một người, mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tuyến 1 Giám Đốc Tuyến 2 Giám Đốc Tuyến 3 Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp.
Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ. Nhược điểm: Mô hình nàychỉ có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa. Sự tập trung quản lý sẽ gây ra tình trạng quá tải ở bộ máy quản lý, và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được.
Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng Cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng nội, mà đặc điểm cơ bản là phân chia doanh nghiệp thành các tuyến chức năng. Mỗi tuyến là một đơn vị bộ phận đảm nhận một hay một số chức năng, nhiệm vụ giống hoặc tương đồng nhau. Mỗi bộ phận được đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay trưởng phòng chức năng.
9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tổng Giám Đốc Giám Đốc Giám Đốc Giám Đốc chức năng A chức năng B chức năng C Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn. Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Nhược điểm.
Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp. Mặt khác khi môi trường kinh doanh thay đổi nhân viên này cũng khó có khả năng thích ứng kịp. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuối mục tiêu chức năng của mình mà lãng quên mục tiêu chung của doanh nghiệp, do vậy có thể gây mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng.