phần mở đầu, kết luận chung, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn bao gồm các chƣơng nghiên cứu nhƣ sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu Chƣơng 3: Kết quả nghiên cứu và bàn luận Chƣơng 4: Kết luận và kiến nghị. e 10 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi nhắc đến hệ thống KSNB. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động cũng nhƣ yêu cầu quản trị khác nhau mà mỗi tổ chức có cách định nghĩa riêng. - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400): KSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và quản lý có hiệu quả tài sản của đơn vị.
- Theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): “KSNB là một hệ thống gồm các chính sách, các thủ tục đƣợc thiết lập tại đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động”. - Theo quan điểm của AICPA: “Kiểm soát nội bộ … là các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”. Hƣớng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đƣa ra định nghĩa về KSNB nhƣ sau: KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức: Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cƣơng cũng nhƣ chất lƣợng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật.
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nƣớc và nội bộ. Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời. Tài liệu hƣớng dẫn của INTOSAI đƣợc cập nhật vào năm 2013, trình bày e 11 về định nghĩa KSNB nhƣ sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ đƣợc thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này đƣợc thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt đƣợc nhiệm vụ của tổ chức. So với định nghĩa của báo cáo COSO và hƣớng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức đƣợc thêm vào.
Mục tiêu của KSNB đƣợc nhấn mạnh thêm, đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng nhƣ sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công. Ngân sách nhà nƣớc đƣợc phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách đƣợc sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần đƣợc nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nƣớc xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.2 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Báo cáo INTOSAI 2013 đƣa ra năm thành phần của KSNB, gồm: môi trƣờng kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; và giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức - Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức: Xác định thái độ cƣ xử chuẩn mực trong công việc của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, thể hiện qua tất cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nƣớc trong mọi thời điểm. Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài.
e 12 - Thái độ và cách điều hành của ngƣời quản lý, của toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về kế toán, tài chính của đơn vị; ví dụ nhƣ: công khai tài sản, quy chế chi tiêu nội bộ,… mang tính công bằng, khách quan, vô tƣ, không thiên vị,… - Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì và chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy đƣợc nhiệm vụ và sứ mệnh của mình. Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả. - Nhà quản lý phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ pháp luật. Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiếu những sức ép làm cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực.
Năng lực nhân viên - Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cƣơng, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu cũng nhƣ có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. - Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu đƣợc việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức. Tất cả mọi ngƣời trong một tổ chức liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình. - Các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì và thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; và sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ.
Do đó, việc tuyển dụng những ngƣời có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao là rất cần thiết với các nhà quản lý. Đào tạo là một phƣơng thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hƣớng dẫn về mục tiêu KSNB, phƣơng pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo Thiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ e 13 chức cũng sẽ cảm nhận đƣợc điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB.
Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thƣờng đƣợc mô tả qua sơ đồ tổ chức, đƣợc thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu đƣợc nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
Tuy nhiên, dù cơ cấu tổ chức nhƣ thế nào thì nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lƣợc và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại đƣợc những sai lầm và gian lận. Cơ cấu tổ chức bao gồm: - Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo.
Mỗi cấp quản lý ý thức đƣợc quyền hạn của mình tới đâu. - Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra. Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, đƣợc tổ chức độc lập đối với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan. Chính sách nhân sự Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB.
Để kiểm soát đƣợc hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết. Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thƣởng hay kỷ luật, e 14 hƣớng dẫn nhân viên. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo đƣợc về tƣ cách đạo đức cũng nhƣ kinh nghiệm để thực hiện công việc đƣợc giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chƣơng trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thƣởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.
Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần đƣợc các nhà lãnh đạo quan tâm.2 Đánh giá rủi ro KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
Nhận dạng rủi ro: Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nƣớc phải quản trị rủi ro ảnh hƣởng đến mục tiêu giao phó.