mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc, hỗ trợ bố trí nhân viên phù hợp. Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc [1, trang 48]. Khi phân tích công việc cần xây dựng hai tài liệu cơ bản, đó là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích… của người thực hiện công việc. - Trình tự thực hiện phân tích công việc gồm các bước sau: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. 13 Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin.
Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Sau đó người sử dụng lao động cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn để tuyển được người phù hợp. Quy trình tuyển dụng chỉ kết thúc khi người mới được tuyển sẵn sàng để bắt đầu công việc.
Việc tuyển dụng được coi là thành công nếu người được tuyển yêu thích công việc và trở thành một thành viên tích cực và hiệu quả của doanh nghiệp. Như vậy, dưới góc độ của nhà quản lý, quá trình tuyển dụng nhân lực bao gồm: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện tuyển dụng và kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng. - Trình tự của quá trình tuyển dụng trong các DN thường được tiến hành theo 10 bước: + Chuẩn bị tuyển dụng + Thông báo tuyển dụng + Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ + Phỏng vấn sơ bộ + Kiểm tra, trắc nghiệm + Phỏng vấn lần hai + Xác minh, điều tra + Khám sức khỏe + Ra quyết định tuyển dụng + Bố trí công việc - Phương pháp tuyển dụng: Có nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau, nhưng không có cách nào cho kết quả tuyệt đối chính xác. Vì vậy, người ta thường kết hợp nhiều phương pháp để có được kết quả đáng tin cậy hơn.
Dưới đây là một số phương pháp tuyển dụng cơ bản: 14 Sàng lọc hồ sơ: Hồ sơ dự tuyển của ứng viên thường cung cấp các thông tin cơ bản về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin cá nhân (tuổi, giới tính,. Thông tin rút ra từ hồ sơ dự tuyển sẽ không đủ để đánh giá toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử dụng để loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu. Kiểm tra, trắc nghiệm: Kỹ thuật kiểm tra hoặc trắc nghiệm thường được sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc không hiệu quả, chẳng hạn như kiểm tra trình độ chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý. Phương pháp tuyển dụng này cũng được sử dụng trong những trường hợp cần loại bớt các ứng viên không phù hợp một cách nhanh chóng.
Phỏng vấn tuyển dụng: là một hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên nhằm xác định xem liệu họ có thể làm tốt công việc không. Phỏng vấn là cơ hội để tìm hiểu sâu hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và thu thập thêm các thông tin cần thiết khác. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi còn giúp đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của họ. Điều tra xác minh: Phương pháp này thường được thực hiện khi nhà tuyển dụng đã có quyết định lựa chọn.
Mục đích của việc này là để củng cố cho quyết định lựa chọn. Có thể yêu cầu các ứng viên cung cấp tên của một số người giới thiệu, những người có thể cung cấp thông tin về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm và hiệu quả làm việc của ứng viên. Một trong những người giới thiệu này nên là cấp trên hiện tại hoặc trước đây của ứng viên. Điều tra xác minh phải được thực hiện ngay khi có quyết định lựa chọn và trước khi mời ứng viên nhận việc.
Các phương pháp trên thường được áp dụng chung cho cả nguồn ứng viên nội bộ và nguồn ứng viên bên ngoài. Bố trí và sử dụng nhân lực Bố trí và sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí công việc của DN, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.1 Mục tiêu: Nhằm đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng người, đúng việc, đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Đảm bảo đúng thời hạn, tính mềm dẻo, linh hoạt trong sử dụng lao động. Nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực: - Bố trí và sử dụng nhân lực phải theo quy hoạch - Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgíc hiệu suất hay phải đảm bảo tính khoa học của tổ chức lao động.
- Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgíc tâm lý xã hội hay tạo nhóm làm việc hiệu quả. - Bố trí nhân lực phải đảm bảo phát triển cho từng cá nhân và làm giàu công việc 1. Quy trình bố trí và sử dụng nhân lực: - Dự báo nhu cầu về nhân lực của DN trong tương lai - Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực DN đang có. - So sánh giữa nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay - Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực - Kiểm soát nhân lực.
Đào tạo và phát triển nhân lực Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó, trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch. Mục đích của đào tạo và phát triển: - Giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt hơn (nâng cao chất lượng và năng suất). Đáp ứng các nhu cầu của DN bằng cải tiến năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Cập nhật các kỹ năng và kiến thức mới cho nhân viên. Huấn luyện cho nhân viên đưa vào những phương pháp làm việc mới. Cải thiện kiến thức kỹ thuật về công nghệ mới cho nhân viên. Về dài hạn, đào tạo tạo điều kiện cho nhân viên thích nghi sâu sắc với một công nghệ mới.
- Tạo nên thái độ làm việc đúng đắn, trung thành với tổ chức. - Phát huy tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của nhân viên. - Tránh tình trạng quản lý lỗi thời. Đào tạo còn có thể giúp tổ chức thấy trước những thay đổi.
- Giải quyết các vấn đề về tổ chức (giải quyết các xung đột). - Xây dựng và củng cố nền văn hóa DN. - Định hướng công việc mới cho nhân viên. - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý chuyên môn kế cận (giúp cho nhân viên có cơ hội thăng tiến).
- Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. Vai trò: - Đào tạo và phát triển nhân sự là một trong những biện pháp tích cực tăng khả năng thích ứng của DN trước sự thay đổi của môi trường. - Đào tạo và phát triển cung cấp cho DN nguồn vốn nhân sự chất lượng cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Đào tạo được coi là một vũ khí chiến lược của DN nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đối thủ.
- Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của một DN và cao hơn là chiến lược chung về nhân sự của quốc gia. Các phương pháp đào tạo và phát triển: a. Đào tạo trong công việc: đây là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Dưới sự hướng dẫn của những nhân viên lành nghề hơn, người học sẽ được 17 học kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc.
- Phương pháp: + Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc. + Đào tạo theo kiểu học nghề. + Kèm cặp và chỉ bảo + Luân chuyển và thuyên chuyển công việc. Đào tạo ngoài công việc: là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế.
Phương pháp: + Tổ chức các lớp học cạnh DN + Cử đi học ở các trường chính quy + Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo + Đào tạo theo kiểu chương trình hóa + Đào tạo từ xa + Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm + Mô hình hóa hành vi + Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ c. Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển: c1.