CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Lý luận chung về kế toán mua hàng và công nợ phải trả người bán 1.1 Khái niệm về mua hàng và công nợ phải trả người bán Mua hàng: Để lưu chuyển được hàng hóa trong doanh nghiệp thì phải có giai đoạn đầu tiên chính là mua hàng (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng). Đây là quá trình hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua (doanh nghiệp). Đồng thời, tiền mua hàng cũng được chuyển quyền sở hữu từ người mua sang người bán hay nói cách khác là doanh nghiệp phải thanh toán tiền hàng cho người bán Công nợ phải trả người bán là khoản công nợ phải trả cho việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ đã thực hiện và đã được người bán cung cấp hóa đơn , là những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán mang tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chă thanh toán cho nhà cung cấp do chưa đến hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp do chưa đến hạn thanh toán 1.2 Đặc điểm của mua hàng, phân loại công nợ phải trả người bán 1.1 Đặc điểm của mua hàng: - Khi đã sở hữu hàng hóa , doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc một loại hàng hóa khác (TSCĐ, CCDC,…) với hàng hóa vừa được sở hữu - Hàng hóa mua vào với mục đích là bán ra hoặc là dùng để gia công sản xuất rồi bán ra - Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua bán thanh toán tiền hàng nhất định 1.2 Phân loại công nợ phải trả người bán - Căn cứ theo thời hạn nợ của một doanh nghiệp, nợ phải trả được trình bày trên bảng cân đối kế toán bao gồm 2 loại cơ bản sau: - Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 1 năm. Nợ ngắn hạn thường bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như: nợ phải trả người bán, nợ phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, ứng trước của khách hàng, chi phí phải trả,… 1 - Nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trên 1 năm.
Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành và nợ thuế tài sản tài chính 1.3 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả người bán 1.1 Kế toán mua hàng - Kế toán mua hàng có rất nhiều công việc phải đảm đương, nhưng tóm gọn lại thì có 3 nhiệm vụ chính sau đây: ➢ Theo dõi , ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác những chỉ tiêu mua hàng về số lượng , chủng loại , quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng ➢ Theo dõi , kiểm tra , giám sát việc mua hàng để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng , từng nhà cung cấp , từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp ➢ Cung cấp thông tin kịp thời , chính xác cho lãnh đạo doanh nghiệp để mức dự trữ có thể được dự trù và xác định một cách hợp lý 1.2 Kế toán công nợ phải trả người bán - Phản ánh và ghi chép đầy đủ các thông tin, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp thời hạn thanh toán. Kiểm tra và triển khai việc thanh toán đúng hạn,tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau - Với trường hợp khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hay khách có dư nợ lớn. Kế toán cần kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ. Rà soát, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, khoản đã thanh toán và khoản còn nợ - Giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình kỷ luật thanh toán 1.4 Thời điểm xác định , ghi chép hàng mua ❖ Thời điểm chung để xác định , ghi chép hàng mua: Là thời điểm nhận được quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang người mua Người mua mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc một hàng hóa nào khác (TSCĐ, CCDC,…) hay còn được gọi là thời điểm mà người mua đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán và bên mua đã nhận được quyền sở hữu hàng hóa từ bên người bán ❖ Thời điểm cụ thể để xác định, ghi chép hàng mua: là tùy thuộc vào phương thức mua hàng: trực tiếp hoặc chuyển hàng 2 Mua hàng theo phương thức trực tiếp: thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa , doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: thời điểm xác định hàng mua là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho người bán 1.5 Nguyên tắc tính giá hàng mua trong nước ❖ Nguyên tắc giá gốc: Giá hàng nhập kho bao gồm tất cả các chi phí phải bỏ ra (chi phí vận chuyển, bốc dỡ , bảo quản từ nơi bán về doanh nghiệp, thuê kho bãi , …) tính đến khi hàng hóa được nhập vào kho của doanh nghiệp 1.1 Tính giá hàng mua trong nước Giá nhập kho = Giá trên hóa đơn + Các loại thuế, phí không được hoàn lại + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng – Các khoản giảm giá Trong đó: Giá trên hóa đơn: Là giá hàng mua về được ghi trên hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) mà doanh nghiệp được nhận.
Tùy vào phương pháp tính thuế GTGT của doanh nghiệp, giá trên hóa đơn GTGT được xác định như sau: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá trên hóa đơn là giá hàng hóa khi chưa có thuế GTGT, được ghi ở dòng Tổng cộng tiền hàng - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá trên hóa đơn là giá hàng hóa đã bao gồm thuế GTGT, được ghi ở dòng Tổng cộng thanh toán. Các loại thuế không được hoàn lại, bao gồm: - Thuế Tiêu thụ đặc biệt, Thuế bảo vệ môi trường: thông thường giá ghi trên hóa đơn là giá đã bao gồm các loại thuế này - Thuế trước bạ, phí đăng ký: Nếu hàng hóa là xe cơ giới… Các khoản giảm giá, gồm: - Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán thưởng cho doanh nghiệp do doanh nghiệp mua hàng với số lượng lơn , giá trị lớn - Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp do hàng mua không đảm bảo chất lượng , không đúng quy cách,… lỗi do người bán 3 Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Nếu doanh nghiệp là người phải chịu chi phí này - Chi phí mua hàng: chi phí cho nhân viên mua hàng, công tác phí…. - Chi phí hao hụt tự nhiên: Đối với các mặt hàng có phát sinh hao hụt khi để lâu ngày. - Chi phí bảo hiểm - Chi phí lưu kho: Nếu hàng phải lưu kho - Chi phí chạy thử, lắp đặt: Nếu hàng hóa phải lắp đặt, chạy thử….2 Tính giá hàng mua nhập khẩu Giá nhập kho = Giá trên hóa đơn + Các loại thuế, phí không được hoàn lại + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng – Các khoản giảm giá Trong đó: Giá trên hóa đơn: là giá trị thực tế mà doanh nghiệp chi trả cho khách hàng , cụ thể như sau: ❖ Nếu thanh toán nhiều lần (trước và sau) khi nhận hàng - Vì phát sinh nhiều lần giao dịch tại nhiều thời điểm khác nhau nên tỷ giá giao dịch ở mỗi thời điểm sẽ khác nhau, nên giá trị hàng mua sẽ phải lấy theo tỷ giá của từng thời điểm đó , cụ thể như sau : ➢ Tỷ giá ngày thanh toán trước ➢ Tỷ giá ngày hàng về ➢ Tỷ giá ngày thanh toán nốt ❖ Nếu thanh toán một lần khi nhận hàng - Giá trị hàng mua sẽ được tính theo tỷ giá ngày thanh toán (Tất cả các tỷ giá sẽ được lấy theo tỷ giá ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch, không lấy tỷ giá trên tờ khai hải quan) - Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT - Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì giá trị mua vào bao gồm thuế GTGT Các loại thuế không được hoàn lại, bao gồm: - Thuế Tiêu thụ đặc biệt: Nếu hàng mua về là hàng chịu thuế TTĐB 4 - Thuế bảo vệ môi trường: Nếu hàng hóa đó chịu loại thuế bảo vệ môi trường - Thuế nhập khẩu: Nếu là hàng nhập khẩu - Thuế trước bạ, phí đăng ký: Nếu hàng hóa là xe cơ giới… Các khoản giảm giá, gồm: - Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán thưởng cho doanh nghiệp do doanh nghiệp mua hàng với số lượng lơn , giá trị lớn - Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp do hàng mua không đảm bảo chất lượng , không đúng quy cách,… lỗi do người bán Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Nếu doanh nghiệp là người phải chịu chi phí này - Chi phí mua hàng: chi phí cho nhân viên mua hàng, công tác phí….
- Chi phí hao hụt tự nhiên: Đối với các mặt hàng có phát sinh hao hụt khi để lâu ngày. - Chi phí bảo hiểm - Chi phí lưu kho: Nếu hàng phải lưu kho - Chi phí chạy thử, lắp đặt: Nếu hàng hóa phải lắp đặt, chạy thử….6 Phương thức và hình thức thanh toán 1.1 Phương thức thanh toán - Là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản - Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả tiền , bằng séc , thanh toán qua ngân hàng, thư tín dụng, thanh toán bằng hiện vật. hoặc theo sự thoả thuận của các bên - Cách thức thực hiện có thể là trả làm một lần hoặc trả nhiều lần hay trả theo định kì. hoặc tuỳ thuộc vào cách thức mà các bên thoả thuận 1.2 Hình thức thanh toán - Là dạng tài sản được dùng để thanh toán.
Hiện nay hình thức thanh toán gồm hai dạng sau: hình thức thanh toán bằng tiền mặt và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, tín dụng, ghi séc,…). Tùy thuộc vào thỏa tuận giữa bên mua và bên bán sẽ có những phương thức và hình thức thanh toán khác nhau 1.