Đặt vấn đề: Hiện nay, việc quản lý công nghệ thông tin trở thành một điều kiện thiết yếu trong mọi hoạt động của toàn cầu; tại nơi làm vịêc thì quản lý công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh.Các công nghệ hiện có và các phương pháp được sử dụng để thúc đẩy thông tin gọi là quản lý tri thức. Còn thông tin lại được hiểu là những tri thức mới làm giàu kho tàng nhận thức cho người nhận tin. Nó được đánh giá là có ích cho người ra quyết định trong quản trị kinh doanh. Vậy thông tin là những tri thức mới, còn quản lý công nghệ thông tin là quản lý tri thức.
PT tkht thông tin là một môn học hữu ích cho việc xây dựng một hệ thống quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả chúng ta có thể biết được nhu cầu của người dùng và thiết kế ra một hệ thống thích hợp giúp cho công việc được 2 vận hành một cách trôi chảy nhất. Với sự giúp đỡ của cô giáo , chúng tôi đã phát triển đề tài phân tích và thiết kế một hệ thống: Quản lý cửa hàng thuốc tư nhân nhằm giúp cho người lập trình có thể lập ra một phần mềm quản lý thật chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong quá trình làm việc do những hiểu biết còn hạn chế nên ko thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Rất mong cô giáo và các bạn góp ý để đề tài của chúng tôi được hoàn thiện hơn nữa… Cuối mỗi ngày, bộ phận thống kê đều phải thống kê tất cả lập tổng số thuốc đã bán, lập tổng số còn lại, lập số thuốc hết hạn, tổng hợp tình hình DOANH – QUANG ANH 3 thu chi và tổng số thuốc mới nhập của quầy thuốc sau khi thống kê tất cả các thông tin thì bộ phận thống kê phải báo cáo lại với nhà quản lý.
Mục đích và yêu cầu 2.1 Mục đích Tiến hành xây dựng hệ thống với những nhiệm vụ cần thực hiện: Khảo sát và phân tích hiện trạng. -Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng một chương trình quản lý cửa hàng thuốc. -Lựa chọn môi trường cài đặt và giới thiệu các công nghệ có liên quan. -Xây dựng chương trình.
-Đánh giá hệ thống. -Quản lý giao dịch nhập hàng hoá. -Quản lý giao dịch xuất hàng hoá. -Tìm hiểu cách thức hoạt động của cửa hàng trong thực tế, tiếp xúc và nghiên cứu các yếu tố cấu thành bộ máy hoạt động của cửa hàng để đưa ra mô hình nghiên cứu.
Xây dựng được phần mềm quản lý công việc mua bán thuốc tại một cửa hàng bán thuốc cụ thể.2 Yêu cầu Tìm hiểu được cách thức hoạt động của công ty. Phương thức mua bán. Quản trị nhân lực. Từ những yêu cầụ đặt ra ta xác định mục tiêu là tiến hành phân tích, thiết kế và cài đặt chương trình.
II- Khảo sát hệ thống: 1.Phương pháp nghiên cứu: DOANH – QUANG ANH 4 Dựa vào lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống, hệ quản trị cơ sở SQL Server 2019, ngôn ngữ lập trình Visual studio code 2022. Phân tích hệ thống quản lý một cửa hàng bán thuốc. Xây dựng được một chương trình quản lý bán hàng viết trên ngôn ngữ lập trình C#. Khảo sát thực tế Hệ thống được khỏa sát ở đây là một cửa hàng bán thuốc tư nhân.
Ngồn hàng của cửa hàng do nhà cung cấp cung cấp. Đối tượng bán hàng của cửa hàng là người tiêu dùng, các cửa hàng bán lẻ. Các hoạt động chính của cửa hàng bao gồm nhập thuốc vào kho, bán thuốc, báo cáo số lượng và doanh thu của cửa hàng, báo cáo số lượng thuốc còn tồn kho. Việc quản lý công việc của cửa hàng được phân cấp: Chủ cửa hàng: là người quản lý về toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Nhân viên bán hàng: là nhân viên trực tiếp bán hàng đến người tiêu dùng. Những nhân viên này có nhiệm vụ quản lý các loại thuốc có trên quầy mình phụ trách, cuối ca hoặc cuối ngày làm việc của mình phải kiểm tra báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca. Bộ phận quản lý: có nhiệm vụ tổng kết số liệu do các nhân viên bán hàng chuyển dến, cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và số lượng bán ra để tìm ra sai sót giữa hai khâu này. Sau đó số liệu sẽ dược chuyển sang cho bộ phận kế toán để tính doanh thu.
Thủ kho: Quản lý công việc xuất, nhập thuốc của cửa hàng. Kế toán: thực hiện việc điều chỉnh giá cả các loại thuốc, hạch toán. Việc mất mát thuốc và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công hợp lý của từng người, từng bộ phận và nhờ vào các số liệu thu được trong quá trình quản lý. Mỗi nhân viên, tùy theo nhiệm vụ của DOANH – QUANG ANH 5 mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác.
Thực trạng hệ thống quản lý của cửa hàng.1: Giói thiệu chung về các loại thuốc của cửa hàng: Cửa hàng thuốc bán rất nhiều loại thuốc khác nhau tùy theo từng loại bệnh. Thuốc trong cửa hàng được phân ra làm hai loại là thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn. Ngoài ra việc mua bán thuốc trong cửa hàng còn phân theo là bán buôn hoặc bán lẻ theo đơn.2 Thực trạng hoạt động của hệ thống: Các hoạt động chính của cửa hàng: Nhập hàng: Để nhập hàng, cửa hàng có nhân viên thủ kho chuyên làm nhiệm vụ nhập hàng, đặt mối quan hệ mua hàng với các nhà cung cấp các loại thuốc mà cửa hàng cần. Nguồn hàng được nhập vào dưới hình thức: Đơn đặt hàng: hợp đồng mua hàng giữa cửa hàng và các nhà cung cấp.
Hợp đồng trao đổi hàng hóa giữa cửa hàng và các đại lý, cửa hàng khác. Thuốc nhập vào sẽ được phân loại, dán tem, mã mặt hàng, định giá và cho nhập vào kho thuốc. Các báo cáo liên quan đên hàng nhập được thể hiện qua phiếu mua hàng. DOANH – QUANG ANH 6 Số: …………… HÓA ĐƠN NHẬP Ngày: ……….
Người cung cấp:………………………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………………………………. Số điện thoại: ………………………Số Fax: …………………………… S Mã Tên Đ Đ Số Thành Ghi T số thuốc V ơn lượng tiền chú T T gi á Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………… Ngày …. Năm 200… Kế toán Chủ cửa hàng Việc nhập xuất kho phải thường xuyên được báo cáo: Số: ……………… BÁO CÁO HIỆN TRẠNG NHẬP XUẤT KHO Thẻ lập ngày …. STT Chứng từ Diễn Ngày Số lượng Số Ngày giải nhập Nhập Xuất Tồn xuất Thủ kho DOANH – QUANG ANH 7 Khi thuốc đã về nhập kho, thủ kho cần ghi số lượng thuốc nhập vào thẻ kho.
Mỗi loại thuốc đều có thẻ kho riêng. Nếu loại thuốc đó đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ kho có sẵn, đối với loại thuốc mới chưa có trong kho thì thủ kho cần tiến hàng lập thẻ kho mới. Bán hàng: Bộ phận bán hàng chuyển thuốc từ kho ra quầy bán với những loại thuốc khác nhau. Quầy hàng là nơi trưng bày tập trung các loại thuốc và bán lẻ chung đên người tiêu dùng.
Cách tổ chức này một mặt thuận lợi cho khách hàng mua hàng, mặt khác giúp nhân viên bán hàng có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa ở quầy để bổ sung khi hết thuốc. Hàng ngày căn cứ vào tình hình bàn hàng tại cửa hàng, bộ phận xuất nhập sẽ thống kê để biết được loại thuốc nào đã hết, loại nào còn ít trong kho, từ đó dưa ra yêu cầu nhập thêm thuốc. Có hai hình thức quản lý bán hàng: Quản lý số lượng bán ra theo giá bán lẻ do cửa hàng quy định đơn giá. Quản lý số lượng bán ra theo giá bán buôn do cửa hàng quy định.
Các báo cáo chính liên quan đến ngiệp vụ bán hàng được thể hiện qua phiếu đề nghị, phiếu xuất, phiếu giao ca, hóa đơn bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn trong tháng. Số: ……………… PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT THUỐC Hạng mục:…………… …………………………………………………. Ngày:……………………………………………………………………… S Mã Tên ĐVT Đơn Số Ghi T số Thuốc Giá Lượng Chú T Thuố c Ngày …. Phụ trách quầy DOANH – QUANG ANH 8 Số :……………….
PHIẾU XUẤT Ngày …. Hạng mục: …………………………………………………………………………… STT Mã số Tên ĐVT Số Ghi Chú Thuốc thuốc lượng Chủ cửa hàng Thủ kho Người nhận Mỗi nhân viên đứng quầy sẽ có nhiệm vụ quản lý số thuốc có trên quầy, tránh tình trạng mất mát. Cuối mỗi ca họ pơhair kiểm tra lại số thuốc còn lại trên quầy để giao ca, đồng thời họ phải nộp lại phiếu gioa ca cho bộ phận quản lý. Nếu số lượng hàng hóa thực tế trên quầy khác với số lượng trên giấy tờ, thì nhân viên sẽ tiến hành điều chỉnh lại số lượng hàng hóa trên quầy cho khớp với số lượng thực tế.
Nhân viên quản lý quầy đó sẽ chịu trách nhiệm số lượng hàng hóa thiếu. PHIẾU GIAO CA Ngày …. Ca:…………………………………………………………… Q Quầy:………………………………………………………… STT Mã số Tên ĐVT S Ghi Chú loại Thuốc Số DOANH – QUANG ANH 9 Thuốc lượng Người giao ca Người nhận ca Khi khách hàng thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ viết và trao cho khách hàng hóa đơn chi tiết ( hóa đơn bán lẻ, hóa đơn bán buôn ) và nhận thanh toán. Số: ……………… HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày: …………tháng……………………năm 200…… Quầy:………………………………………………………… S Mã số loại Tên Đơn Số Lượng Thành tiền T Thuốc Thuốc Giá T Tổng Cộng: Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………… Ngày ….
Năm 20… Kế toán trưởng Chủ cửa hàng Dữ liệu sau ca làm việc của quầy sẽ được thu thập về để tính toán và cập nhập vào kho dữ liệu của cửa hàng. Do vậy, có thể nhanh chóng và dễ dàng phát hiện ngay ra những sai sót trong quá tring bán hàng. DOANH – QUANG ANH 10 Trong quá trình hoạt động của cửa hàng, kế toán sẽ phải thường xuyên báo cáo doanh thu của cửa hàng theo tháng, theo quý và theo năm. BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã Tên Thành tiền số Thuốc Tổng cộng Ngày ….
Năm 200… Kế toán trưởng Chủ cửa hàng BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày …………đến ngày ………… STT Mã Tên Tồn Nhập Xuất Tồn Ghi số thuốc đầu cuối chú kì kì Ngày …. Năm 200… Kế toán trưởng Chủ cửa hàng DOANH – QUANG ANH 11 GIẤY NHẮC TRẢ NỢ Gửi đến ông (bà):. Thuộc cửa hàng:. Địa chỉ tại :.
Hiện nay cửa hàng của ông (bà) còn nợ cửa hàng chúng tôi một khoản tiền là :. Thời hạn trả tiền theo hợp đồng (hoá đơn) là: Ngày. Rất mong ông (bà) sớm hoàn trả số tiền đó cho chúng tôi để chúng tôi có thể tiến hành công việc kinh doanh một cách thuận lợi. Xin cảm ơn ông (bà) đã vui lòng hợp tác.