Áp dụng phương pháp 5s xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng hđndubnd thành phố phúc yên

Tìm hiểu về áp dụng phương pháp 5S tại văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. Giải pháp xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.

• Tác giả: Dương Thị Phương Anh
• Người hướng dẫn: Ths. Đinh Thị Hải Yến
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC BIỂU ĐỒ
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 0.7. Đóng góp mới của đề tài
• 0.8. Kết cấu của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG
• 1.1. Một số khái niệm
• 1.1.1. Khái niệm về phương pháp 5S
• 1.1.2. Khái niệm về văn phòng
• 1.1.3. Khái niệm về môi trường làm việc hiệu quả
• 1.2. Nội dung áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng
• 1.3. Ý nghĩa của việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng
• 1.4. Yếu tố ảnh hưởng tới việc áp dụng thành công phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng
• 1.5. TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN DƯỚI GÓC ĐỘ 5 THÀNH TỐ CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S
• 2.1. Khái quát chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
• 2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 2.2. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S
• 2.2.1. Thông tin chung về đối tượng khảo sát
• 2.2.2. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S
• 2.2.2.1. Dưới góc độ Sàng lọc
• 2.2.2.2. Dưới góc độ Sắp xếp
• 2.2.2.3. Dưới góc độ Sạch sẽ
• 2.2.2.4. Dưới góc độ Sẵn sàng
• 2.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 2.4. Tồn tại, hạn chế
• 2.5. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế
• 2.6. TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN
• 3.1. Điều kiện thực tế để áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 3.2. Xây dựng mô hình áp dụng 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 3.3. Quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 3.4. Một số giải pháp
• 3.4.1. Nhóm giải pháp khắc phục những rào cản để triển khai 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 3.4.2. Nhóm giải pháp duy trì và phát triển phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
• 3.5. TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
• PHẦN KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về 5S Cách Xây Dựng Môi Trường Làm Việc Hiệu Quả

Phương pháp 5S là một công cụ quản lý đơn giản nhưng hiệu quả, lần đầu tiên được áp dụng tại Toyota và sau đó lan rộng ra nhiều quốc gia. 5S không chỉ áp dụng cho đồ vật, công cụ, thiết bị mà còn có thể áp dụng cho việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và các thủ tục hành chính. Tương tự như vật dụng, áp dụng phương pháp 5S cho hồ sơ, tài liệu và thủ tục hành chính bao gồm 5 nội dung, bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Đối tượng có thể áp dụng phương pháp 5S cũng rất linh hoạt, từ doanh nghiệp tư nhân cho tới cơ quan nhà nước với quy mô lớn nhỏ khác nhau và bất kỳ lĩnh vực nào (Nguyễn Quang Vinh, 2018). Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức, đồng thời làm chức năng hậu cần, quản lý, sắp xếp, phân phối các điều kiện và phương tiện làm việc phục vụ cho mọi hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức đó.

1.1. Khái niệm phương pháp 5S và tầm quan trọng trong quản lý

Phương pháp 5S bao gồm Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), và Sẵn sàng (Shitsuke). Mỗi yếu tố này đều góp phần tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả. 5S không chỉ là dọn dẹp mà còn là một triết lý quản lý giúp loại bỏ lãng phí, tăng năng suất. Áp dụng 5S giúp cải thiện chất lượng công việc, tạo sự thoải mái cho nhân viên và nâng cao hình ảnh của tổ chức.

1.2. Vai trò của văn phòng HĐND UBND trong hệ thống hành chính công

Văn phòng HĐND&UBND là bộ phận tham mưu, giúp việc cho UBND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động thông suốt của bộ máy hành chính. Văn phòng HĐND&UBND cần đi đầu trong việc đổi mới, nâng cao chất lượng công tác để đáp ứng yêu cầu của nền hành chính hiện đại. Áp dụng 5S tại văn phòng là một bước đi quan trọng để đạt được mục tiêu này.

II. Thực Trạng Áp Dụng 5S Tại Văn Phòng HĐND UBND Phúc Yên

Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã có nhiều tiến bộ trong công tác đổi mới và nâng cao chất lượng mọi mặt của văn phòng. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những bất cập nhất định ảnh hưởng tới chất lượng công tác. Máy móc thường xuyên gặp vấn đề. Các vật dụng/hồ sơ thừa, không cần thiết cho công việc vẫn được giữ lại trong phòng làm việc. Các vật dụng/hồ sơ bám bụi, không được vệ sinh định kỳ, đối mặt với nguy cơ mối mọt, hư hỏng. Do đó, vấn đề đặt ra hiện nay là cần áp dụng phương pháp quản lý mới góp phần loại bỏ lãng phí, không những loại bỏ lãng phí hữu hình mà còn loại bỏ lãng phí vô hình.

2.1. Những bất cập hiện tại ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Các bất cập như máy móc hỏng hóc, hồ sơ lộn xộn, không gian làm việc bừa bộn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc. Thời gian tìm kiếm tài liệu kéo dài, gây lãng phí thời gian và công sức của cán bộ, công chức. Môi trường làm việc không đảm bảo vệ sinh ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần làm việc. Theo khảo sát, nhiều nhân viên cảm thấy khó chịu và mất tập trung do môi trường làm việc chưa được sắp xếp khoa học.

2.2. Đánh giá thực trạng triển khai các yếu tố 5S Sàng lọc Sắp xếp ...

Việc sàng lọc tài liệu, vật dụng chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng tích tụ nhiều đồ không cần thiết. Sắp xếp tài liệu còn thiếu khoa học, gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Vệ sinh chưa được chú trọng, phòng làm việc còn bụi bẩn. Săn sóc và Sẵn sàng chưa được duy trì, các quy trình chưa được chuẩn hóa. Cần có sự cải thiện đáng kể trong việc thực hiện đầy đủ các yếu tố của 5S.

2.3. Nguyên nhân dẫn đến tồn tại và hạn chế trong áp dụng 5S

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của cán bộ, công chức về 5S còn hạn chế. Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo sát sao từ lãnh đạo. Chưa có quy trình, hướng dẫn cụ thể về việc áp dụng 5S. Thiếu nguồn lực và công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện 5S. Sự thay đổi thói quen làm việc là một thách thức lớn cần vượt qua.

III. Mô Hình Áp Dụng 5S Cho Văn Phòng HĐND UBND Thành Phố Phúc Yên

Cần có một mô hình áp dụng 5S phù hợp với đặc thù của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. Mô hình này cần đảm bảo tính khả thi, dễ thực hiện và mang lại hiệu quả thiết thực. Quy trình triển khai cần được xây dựng chi tiết, rõ ràng, có sự tham gia của tất cả cán bộ, công chức. Cần có sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo để đảm bảo thành công của việc áp dụng 5S.

3.1. Xây dựng quy trình triển khai 5S chi tiết và hiệu quả

Quy trình cần bao gồm các bước cụ thể: Khảo sát, đánh giá thực trạng; Lập kế hoạch triển khai; Tổ chức đào tạo, tập huấn; Thực hiện 5S; Kiểm tra, đánh giá; Duy trì và cải tiến. Mỗi bước cần có mục tiêu rõ ràng, thời gian thực hiện cụ thể và người chịu trách nhiệm. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo tiến độ và chất lượng.

3.2. Vai trò của lãnh đạo và cán bộ công chức trong quá trình triển khai

Lãnh đạo cần đóng vai trò là người dẫn dắt, định hướng và tạo động lực cho cán bộ, công chức. Cần có sự cam kết và hỗ trợ về nguồn lực. Cán bộ, công chức cần chủ động tham gia, thay đổi thói quen làm việc và tuân thủ quy trình 5S. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên để đảm bảo thành công.

IV. Giải Pháp Duy Trì và Phát Triển 5S Tại Văn Phòng HĐND UBND

Để 5S thực sự mang lại hiệu quả lâu dài, cần có các giải pháp duy trì và phát triển hệ thống. Các giải pháp này cần tập trung vào việc nâng cao nhận thức, đào tạo kỹ năng, tạo động lực và xây dựng văn hóa 5S. Cần có sự kiểm tra, đánh giá thường xuyên để đảm bảo hệ thống được duy trì và cải tiến liên tục. Cần có sự tham gia của tất cả cán bộ, công chức để 5S trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày.

4.1. Đào tạo và nâng cao nhận thức về 5S cho nhân viên

Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về 5S cho cán bộ, công chức. Sử dụng các hình thức truyền thông đa dạng để nâng cao nhận thức về 5S. Chia sẻ các câu chuyện thành công và kinh nghiệm thực tế về 5S. Tạo môi trường học tập và trao đổi kinh nghiệm về 5S.

4.2. Xây dựng văn hóa 5S và tạo động lực làm việc

Công nhận và khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện 5S. Tạo ra các cuộc thi, phong trào thi đua về 5S. Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và khuyến khích sự sáng tạo. Tạo điều kiện để cán bộ, công chức phát huy hết khả năng của mình.

4.3. Kiểm tra đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục hệ thống 5S

Thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ việc thực hiện 5S. Sử dụng các công cụ, phương pháp đánh giá hiệu quả. Phân tích kết quả đánh giá và đưa ra các giải pháp cải tiến. Duy trì và cải tiến liên tục hệ thống 5S để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao.

V. Kết luận 5S Nền Tảng Môi Trường Làm Việc Hiệu Quả Tại Phúc Yên

Áp dụng 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên là một bước đi quan trọng để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, nâng cao chất lượng công tác và đáp ứng yêu cầu của nền hành chính hiện đại. Việc triển khai thành công 5S đòi hỏi sự cam kết, quyết tâm và nỗ lực của tất cả cán bộ, công chức. Với sự đồng lòng và phối hợp chặt chẽ, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên hoàn toàn có thể đạt được những thành công to lớn trong việc xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và hiện đại.

5.1. Tóm tắt các lợi ích mang lại từ việc áp dụng 5S

Áp dụng 5S giúp cải thiện môi trường làm việc, tăng năng suất, giảm lãng phí, nâng cao chất lượng công việc, tạo sự thoải mái cho nhân viên và nâng cao hình ảnh của tổ chức. 5S là một công cụ quản lý đơn giản nhưng hiệu quả, có thể áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức.

5.2. Triển vọng và những bước tiếp theo để phát triển 5S

Tiếp tục duy trì và cải tiến hệ thống 5S. Mở rộng phạm vi áp dụng 5S sang các lĩnh vực khác. Chia sẻ kinh nghiệm và lan tỏa văn hóa 5S cho các cơ quan, tổ chức khác. 5S là một quá trình liên tục, cần có sự đầu tư và nỗ lực không ngừng để đạt được những kết quả tốt nhất.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên" do sinh viên Dương Thị Phương Anh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến (ngành Quản trị văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2024).

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn: Phương pháp 5S khởi nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) tại Nhật Bản và dần được ứng dụng rộng rãi sang công tác hành chính, quản lý hồ sơ, tài liệu. Tại Việt Nam, văn phòng cơ quan nhà nước giữ vai trò tham mưu, tổng hợp và hậu cần phục vụ sự lãnh đạo, điều hành của chính quyền địa phương. Tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên (tỉnh Vĩnh Phúc), dù đã có nhiều nỗ lực đổi mới trang thiết bị, nhưng quá trình vận hành thực tế vẫn phát sinh nhiều bất cập: máy móc thường xuyên gặp sự cố kỹ thuật, hồ sơ giấy tờ và vật dụng không còn giá trị vẫn lưu giữ tại phòng làm việc, tài liệu bám bụi lâu ngày đối mặt với nguy cơ ẩm mốc, mối mọt. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải loại bỏ các lãng phí hữu hình (diện tích phòng làm việc, thiết bị hoạt động dưới công suất, thời gian tra cứu tài liệu kéo dài) và lãng phí vô hình (quy trình xử lý, tư duy thụ động), hướng tới xây dựng không gian làm việc khoa học, ngăn nắp.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

• Mục tiêu nghiên cứu: Thông qua khảo sát thực tế hoạt động văn phòng, nghiên cứu đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
• Nhiệm vụ nghiên cứu:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận của đề tài, làm rõ hiệu quả của phương pháp 5S khi áp dụng trong văn phòng.
  2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S.
  3. Đánh giá những ưu, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
  4. Đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
  5. Xây dựng quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
  6. Kiến nghị các nhóm giải pháp nhằm khắc phục những rào cản và duy trì thực hiện khi áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp 5S áp dụng tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
• Phạm vi không gian: Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên (địa chỉ: số 145 đường Trần Hưng Đạo, phường Trưng Trắc, thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).
• Phạm vi thời gian: Thu thập thông tin, tài liệu liên quan từ trước đến tháng 3/2024; thời gian tiến hành điều tra, khảo sát, phỏng vấn thực tế từ ngày 08/01/2024 đến ngày 22/03/2024.
• Phạm vi nội dung: Nghiên cứu việc áp dụng phương pháp 5S nhằm xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại đơn vị khảo sát.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng:

• Khái niệm 5S: Tiếp cận theo nguồn gốc tiếng Nhật gồm Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng) theo hệ thống hóa của Phan Chí Anh (2008), Osada (1991), Ho (1997) và quan điểm về chuẩn hóa, "tâm thế" của Nguyễn Đăng Minh (2017).
• Khái niệm Văn phòng: Tiếp cận tổng hợp theo định nghĩa của Vũ Thị Phụng (2010), cùng các góc nhìn nghiệp vụ của Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm (2003) và Nguyễn Thành Độ.
• Khái niệm Môi trường làm việc hiệu quả: Kế thừa nghiên cứu của Brown & Leigh (1996), Opperman (2002) và Lý Thị Kim Bình (2004) về điều kiện làm việc thúc đẩy năng lực cán bộ, công chức.
• Cơ sở văn bản pháp lý: Quyết định số 03/2023/QĐ-UBND ngày 21/11/2023 của UBND thành phố Phúc Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017; Nghị định số 151/2017/NĐ-CP; Nghị định số 111/2022/NĐ-CP của Chính phủ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp luận: Phân tích biện chứng toàn diện các khía cạnh quản trị và điều kiện làm việc thực tế.
• Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Hệ thống hóa các văn bản, sách báo, giáo trình và tài liệu nội bộ của đơn vị.
• Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi bố trí phòng làm việc, vị trí tài liệu, máy móc, thói quen vệ sinh và sàng lọc của cán bộ, công chức.
• Phương pháp sử dụng phiếu hỏi (khảo sát trực tuyến): Điều tra chọn mẫu toàn bộ đối tượng cán bộ, công chức biên chế làm công tác chuyên môn và lãnh đạo Văn phòng ($n = 12$). Tỷ lệ thu hồi và hợp lệ đạt 100% (12/12 phiếu).
• Phương pháp phỏng vấn sâu: Trao đổi trực tiếp với lãnh đạo đơn vị (tiêu biểu là phỏng vấn Chánh Văn phòng ngày 15/03/2024) và các công chức chuyên môn về rào cản, nhận thức và định hướng áp dụng 5S.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa khung lý luận về công cụ quản trị 5S và mối quan hệ giữa 5S với môi trường công sở:

• Nội dung 5 thành tố trong môi trường văn phòng: S1 (Sàng lọc văn bản, tài liệu, vật dụng thừa ra khỏi không gian làm việc); S2 (Sắp xếp hồ sơ, trang thiết bị theo tiêu chí dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại; lập kế hoạch và phân bổ công việc); S3 (Vệ sinh làm sạch kết hợp kiểm tra tình trạng máy móc nhằm ngăn ngừa hư hỏng); S4 (Duy trì, chuẩn hóa 3S đầu thông qua quy chế, kiểm tra, khen thưởng); S5 (Hình thành ý thức tự giác, thái độ trách nhiệm và tâm thế làm việc chủ động).
• Ý nghĩa ứng dụng: Tạo lập môi trường làm việc ngăn nắp, an toàn, giảm thiểu lãng phí thời gian tra cứu, tăng tính chuyên nghiệp, củng cố uy tín công quyền và kích thích tính sáng tạo của người lao động.
• Yếu tố ảnh hưởng then chốt: Tác giả xác định 4 yếu tố chi phối việc áp dụng 5S thành công gồm: (1) Sự cam kết và hỗ trợ từ phía lãnh đạo; (2) Chính sách đào tạo kiến thức, kỹ năng 5S; (3) Sự tự nguyện, tích cực tham gia của toàn thể cán bộ, công chức; (4) Khả năng lặp lại chu trình 5S để cải tiến liên tục.

Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S

Chương 2 trình bày cơ cấu tổ chức và phân tích thực trạng văn phòng qua số liệu khảo sát $n = 12$:

• Cơ cấu nhân sự: 01 Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh Văn phòng phụ trách các khối (Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; HĐND và bộ phận Một cửa); 04 chuyên viên tổng hợp; cùng các bộ phận Hành chính - Quản trị, Một cửa và Ban Tiếp công dân. Về mẫu khảo sát: 41,7% nam, 58,3% nữ; 75% trong độ tuổi 30-40; 100% có trình độ từ đại học trở lên (trong đó 25% sau đại học); 33,3% giữ chức vụ lãnh đạo, 66,7% là công chức chuyên môn.

Nội dung / Thành tố 5S	Số liệu khảo sát thực tế tại đơn vị ($n = 12$)	Thực trạng và bất cập phát hiện qua nghiên cứu
Nhận diện bất cập chung	- 100% xác nhận tài liệu/hồ sơ bị mối mọt, hư hỏng. - 75% chi phí mua sắm công cụ hàng năm lớn. - 50% tồn tại tài liệu, vật dụng thừa. - 33,3% nắm vững 5S; 33,3% nghe nhưng chưa rõ; 33,3% chưa biết.	Đơn vị tồn tại tình trạng xuống cấp cơ sở dữ liệu giấy tờ; chi phí mua mới trang thiết bị cao do bảo quản chưa tốt; nhận thức về 5S chưa đồng đều giữa các vị trí.
S1 - Sàng lọc	- 50% thực hiện hàng tuần; 25% thực hiện hàng tháng; 25% thực hiện hàng ngày.	Chưa xây dựng danh mục chuẩn hóa vật dụng cần thiết; việc phân loại dựa vào cảm tính cá nhân; tài liệu hết giá trị chưa được thanh lý đúng quy trình.
S2 - Sắp xếp	- 100% đồng ý phòng làm việc bố trí khoa học, máy móc tiện lợi. - 50% không dán nhãn, đánh số hồ sơ khoa học. - 66,7% mất từ 5-15 phút để tìm tài liệu (chỉ 33,3% tìm thấy trong 1-5 phút).	Có trồng cây xanh lọc không khí (cau tiểu trâm, trầu bà leo). Tuy nhiên, thiếu hệ thống nhãn nhận diện trực quan dẫn đến kéo dài thời gian tra cứu; việc lập kế hoạch công việc cá nhân chưa khoa học.
S3 - Sạch sẽ	- 100% xác nhận sàn phòng làm việc sạch rác. - 66,7% chỉ thỉnh thoảng tham gia vệ sinh. - 58,3% đánh giá không gian vẫn còn bụi bẩn.	Vệ sinh mới dừng ở bề mặt sàn dễ thấy; các khu vực giá tủ cao, khe kẽ máy móc bị bỏ quên; thiếu tư duy vệ sinh gắn liền với bảo dưỡng phòng ngừa hỏng hóc.
S4 - Săn sóc	- 58,3% không đồng ý rằng có hoạt động kiểm tra, đánh giá 5S thường xuyên. - 41,7% không duy trì sàng lọc thường xuyên.	Chưa ban hành quy chế chuẩn hóa 3S đầu; thiếu biểu mẫu kiểm tra định kỳ; chưa có chính sách khen thưởng riêng cho hoạt động cải tiến môi trường làm việc.
S5 - Sẵn sàng	- 100% nhận thức được lợi ích hữu hình của 5S đối với bản thân. - 41,7% trung lập và 25% không đồng tình về lợi ích vô hình (nâng cao năng lực).	Cán bộ chưa thấy rõ giá trị phát triển tư duy làm việc từ 5S; tâm lý ngại thay đổi do đặc thù hành chính; lãnh đạo tham gia trực tiếp với tần suất ít hơn cấp dưới.

• Nguyên nhân cốt lõi của hạn chế: (1) Đội ngũ lãnh đạo và công chức thiếu "tâm thế", có tâm lý sợ phát sinh thêm việc và e ngại rủi ro; (2) Phong cách quản lý đôi lúc còn cứng nhắc, chưa tạo cơ chế mở để khuyến khích sáng kiến cấp dưới; (3) Tính chất công việc lặp lại trong môi trường cơ quan nhà nước tạo thói quen ngại đổi mới; (4) Chế độ đãi ngộ, thu hút nhân tài và cơ chế thưởng phạt chưa đủ mạnh; (5) Thiếu tài liệu và chuyên gia đào tạo 5S chuẩn mực; (6) Bị động trong việc bố trí nguồn kinh phí triển khai.

Chương 3: Đề xuất mô hình và một số giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên

Chương 3 xây dựng mô hình cải tiến và lộ trình giải pháp khả thi:

• Điều kiện thực tế: 3/4 lãnh đạo văn phòng đã nắm vững 5S; 100% lãnh đạo ủng hộ triển khai (Chánh Văn phòng khẳng định quyết tâm đổi mới nhằm giải tỏa áp lực điều hành); đội ngũ công chức trẻ, có trình độ chuyên môn cao.
• Mô hình 5S đề xuất: Khác với mô hình truyền thống (thực hiện tuần tự từ S1 đến S5), tác giả đề xuất mô hình lấy S5 (Sẵn sàng - Tâm thế) làm hạt nhân trung tâm, khởi đầu và chi phối toàn bộ quá trình thực hiện S1, S2, S3, S4. Mô hình được bảo đảm bởi 4 trụ cột vòng ngoài: (1) Sự cam kết dài hạn của lãnh đạo (bệ đỡ chính sách, kinh phí, tổ chức); (2) Chính sách nhân sự (động viên, khen thưởng kịp thời); (3) Chính sách đào tạo (bồi dưỡng tư duy, kỹ năng 5S); (4) Sự tham gia tự giác của toàn thể cán bộ, công chức.
• Quy trình và giải pháp triển khai:
  • Nhóm giải pháp vượt rào cản: Nâng cao nhận thức về "tâm thế" làm việc thực chất; lãnh đạo nêu gương và thiết lập kênh lắng nghe ý kiến cấp dưới; phát động phong trào đổi mới sáng tạo; chủ động lập dự toán ngân sách phục vụ công tác chuẩn hóa văn phòng.
  • Nhóm giải pháp duy trì, phát triển: Xây dựng quy chế chuẩn hóa danh mục tài liệu, vật dụng cần thiết; quy định dán nhãn màu trực quan cho hồ sơ; ban hành bảng kiểm tra đánh giá định kỳ và áp dụng cơ chế thưởng "nóng" cho các cá nhân, bộ phận thực hiện tốt.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ dữ liệu khảo sát:

• Nghiên cứu định lượng hóa toàn diện thực trạng công tác quản trị văn phòng cấp huyện/thành phố qua 12 đối tượng công chức chuyên môn và lãnh đạo.
• Chỉ rõ 100% cán bộ phản ánh tình trạng hồ sơ bị mối mọt, xuống cấp; 66,7% mất từ 5 đến 15 phút để tra cứu hồ sơ do thiếu hệ thống dán nhãn, phân loại trực quan; 58,3% xác nhận đơn vị hoàn toàn thiếu vắng cơ chế kiểm tra, đánh giá định kỳ các tiêu chí ngăn nắp, vệ sinh.
• Xác thực sự đồng thuận cao từ phía lãnh đạo quản lý (4/4 lãnh đạo ủng hộ áp dụng 5S) làm tiền đề thực tế để ban hành chính sách mới.

Giải pháp và kiến nghị của tác giả:

• Đề xuất thay đổi cấu trúc triển khai 5S: đưa S5 (Sẵn sàng/Tâm thế) lên vị trí trọng tâm định hướng thay vì đặt ở bước kết thúc như lý thuyết truyền thống.
• Thiết lập khung giải pháp đồng bộ gồm chuẩn hóa quy trình phân loại tài liệu theo quy định lưu trữ, trực quan hóa không gian làm việc bằng nhãn số/mã màu, tích hợp tiêu chí 5S vào quy chế thi đua khen thưởng nội bộ.

Đóng góp của đề tài:

• Về mặt lý luận: Bổ sung cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn và áp dụng 5S trong khu vực hành chính công tại Việt Nam (thay vì chỉ tập trung vào khối doanh nghiệp sản xuất, y tế hay giáo dục như các nghiên cứu trước đây của Phan Chí Anh, Nguyễn Đăng Minh, Bùi Thị Hảo).
• Về mặt thực tiễn: Cung cấp bức tranh thực trạng chi tiết và bộ giải pháp có tính ứng dụng trực tiếp cho Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cùng các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện có cơ cấu tương đương.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Mẫu khảo sát định lượng có quy mô nhỏ ($n = 12$), do chỉ tập trung trong phạm vi cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn tại một đơn vị hành chính cấp huyện cụ thể. Nghiên cứu mới dừng lại ở việc khảo sát, thiết kế mô hình và đề xuất giải pháp, chưa tiến hành thực nghiệm áp dụng mô hình trong thời gian dài để đo lường định lượng mức độ cắt giảm chi phí và thời gian sau chuyển đổi.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát sang các phòng, ban chuyên môn khác trực thuộc UBND thành phố hoặc khảo sát so sánh giữa các văn phòng hành chính cấp quận/huyện trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc; triển khai mô hình thử nghiệm và đánh giá hiệu quả thực tế sau 6 tháng đến 1 năm áp dụng 5S.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản lý công, Hành chính học; cán bộ lãnh đạo, công chức làm công tác văn phòng tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể cấp huyện, cấp tỉnh.
• Nội dung có giá trị tham khảo cao:
  1. Bộ câu hỏi và phương pháp khảo sát thực trạng văn phòng dưới góc độ 5 thành tố của 5S.
  2. Bảng phân tích nguyên nhân rào cản tâm lý ("tâm thế") và văn hóa công sở trong việc tiếp nhận công cụ quản trị mới tại cơ quan nhà nước.
  3. Mô hình cấu trúc 5S lấy "Tâm thế" làm trung tâm kết hợp với 4 yếu tố bảo đảm từ chính sách quản lý và nhân sự.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên được thực hiện trên bao nhiêu người và thành phần đối tượng gồm những ai?
Khảo sát được thực hiện trên tổng số 12 người, đại diện cho 100% cán bộ, công chức biên chế làm công tác chuyên môn và lãnh đạo Văn phòng (gồm 4 lãnh đạo và 8 chuyên viên). Mẫu không bao gồm các vị trí lái xe, bảo vệ, tạp vụ theo Nghị định số 111/2022/NĐ-CP.

2. Vấn đề bất cập lớn nhất được 100% cán bộ, công chức phản ánh trong phiếu khảo sát là gì?
100% số phiếu khảo sát xác nhận tình trạng tài liệu, hồ sơ, vật dụng tại phòng làm việc đang gặp phải tình trạng mối mọt, hư hỏng và bám bụi do chưa được vệ sinh, bảo quản đúng quy cách.

3. Vì sao phần lớn công chức mất nhiều thời gian (từ 5 đến 15 phút) để tìm kiếm tài liệu?
Theo kết quả khảo sát, có tới 50% số người cho biết tài liệu, hồ sơ, vật dụng tại đơn vị chưa được dán nhãn, đánh số khoa học để dễ nhận biết; đơn vị cũng chưa ban hành danh mục vật dụng cần thiết chuẩn hóa, khiến việc sắp xếp chủ yếu mang tính cá nhân, gây khó khăn cho việc tra cứu nhanh.

4. Mô hình 5S do tác giả đề xuất có điểm gì khác biệt so với quy trình 5S truyền thống?
Mô hình đề xuất không thực hiện 5S tuần tự từ S1 đến S5, mà đặt yếu tố S5 (Sẵn sàng - xây dựng Tâm thế, ý thức tự giác) làm hạt nhân trung tâm và bước khởi đầu chi phối toàn bộ S1 (Sàng lọc), S2 (Sắp xếp), S3 (Sạch sẽ), S4 (Săn sóc), đồng thời được nâng đỡ bởi 4 trụ cột: Cam kết dài hạn của lãnh đạo, Chính sách nhân sự, Chính sách đào tạo và Sự tham gia của công chức.

5. Nguyên nhân then chốt nào khiến phương pháp 5S chưa từng được áp dụng tại đơn vị dù mang lại nhiều lợi ích?
Nguyên nhân chủ yếu do đội ngũ lãnh đạo và cán bộ thiếu "tâm thế" tiếp nhận đổi mới, chịu ảnh hưởng của tâm lý ngại thay đổi, sợ phát sinh thêm đầu việc khi khối lượng chuyên môn đang quá tải, cộng với sự thiếu hụt tài liệu đào tạo chuẩn và cơ chế kinh phí hỗ trợ.

---

Kết luận

Khóa luận của tác giả Dương Thị Phương Anh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về phương pháp 5S và môi trường làm việc hiệu quả trong khu vực hành chính công. Thông qua dữ liệu điều tra thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, công trình chỉ rõ các điểm nghẽn về lưu trữ hồ sơ, lãng phí thời gian tra cứu và hạn chế trong duy trì vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị. Trên cơ sở đó, đề tài xây dựng thành công mô hình 5S lấy yếu tố "Tâm thế" làm trung tâm, cung cấp các nhóm giải pháp thiết thực nhằm hiện đại hóa không gian công sở và nâng cao hiệu lực quản lý văn phòng tại địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S Chương 3: Đề xuất mô hình và một số giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm về phương pháp 5S 5S là phương pháp quản lý theo phương pháp Nhật Bản, là nền tảng cơ bản nhất để áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại khác nhằm phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (Bamber và cộng sự, 2000) [15].

Hiện nay, phương pháp này được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác trên thế giới. Bất cứ tổ chức nào muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp thế giới thì cầu nối quan trọng và không thể thiếu là phương pháp 5S với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, an toàn và chất lượng, nâng cao tính tự giác của mỗi cá nhân trong tổ chức, nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 5S là thuật ngữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đó là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ( Osada, 1991 và Ho, 1997) [21],[17]. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về ý nghĩa của chúng, cơ bản là không hề thay đổi.

Khi dịch sang tiếng Anh, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing, Sustaining ( Lonnie Wilson, 2010) [18]. Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2017) [9]. Khi dịch sang tiếng Việt, Phan Chí Anh (2008) và một số học giả dịch 5S như sau : Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc và Shitsuke - Sẵn sàng [1] cho đồng nhất với các thuật ngữ khác cũng được bắt đầu bằng chữ “S”. Tác giả đồng ý với cách dịch này.

Cụ thể: S1 - Sàng lọc ( Seiri ): Đây là công việc đầu tiên trong thực hành phương pháp 5S. Sàng lọc là hoạt động xem xét và phân loại những vật dụng cần thiết, chưa cần thiết hoặc không cần thiết, liên quan, chưa liên quan hoặc không liên quan tại nơi làm việc, từ đó giữ lại những vật dụng cần thiết, liên quan tới công việc tại một vực và loại bỏ hoặc di dời những vật dụng chưa/ không cần thiết, chưa/ không liên quan ra khỏi khu vực đó. Do con người có xu hướng giữ mọi thứ cho trường hợp dự phòng nên dẫn tới việc phát sinh ra những vật dụng thừa, vô tình cản trở họ trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc. Chính vì vậy, 8 mục tiêu mà Sàng lọc hướng tới chính là phân loại những vật dụng cần thiết, chưa/ không cần thiết, liên quan, chưa/ không liên quan để loại bỏ hoặc thanh lý những vật dụng thừa nhằm tiết kiệm được thời gian tìm kiếm vật dụng phục vụ cho công việc, tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn hơn.

S2 - Sắp xếp ( Seiton) : Công việc tiếp theo sau khi phân loại và di dời, loại bỏ những vật dụng không cần thiết là sắp xếp những vật dụng còn giữ lại một cách khoa học và có hiệu quả. Đó chính là nội dung của Sắp xếp.