Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu Chương 3: Phương pháp nghiên cứu Chương 4: Kết quả nghiên cứu Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planing- ERP) 2.1 Khái niệm ERP là một phần mềm dùng để tích hợp và xử lý thông tin của một đơn vị hay giữa các đơn vị trong một doanh nghiệp (Kumar và cộng sự, 2000). ERP là một phần mềm giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2003). ERP là một bộ các mô đun hay ứng dụng kinh doanh liên kết các đơn vị trong một doanh nghiệp như tài chính - kế toán, tồn kho, mua hàng, bán hàng, quản lý sản xuất, quản trị nguồn nhân lực,… được tích hợp thành một hệ thống duy nhất với một nền tảng chung cho luồng thông tin xuyên suốt trong toàn bộ công việc kinh doanh (Beheshti, 2006). ERP là một tập hợp các phân hệ phần mềm được liên kết đến một trung tâm dữ liệu tập trung và xử lý các quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Nó cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và chức năng liên quan của một doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất mà hệ thống phục vụ nhu cầu cụ thể của các phòng ban khác nhau như lập kế hoạch, sản xuất, kế toán, phân phối, bán hàng, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và kinh doanh điện tử, dịch vụ và bảo trì,. ERP có thể được xem như một giải pháp phần mềm giải quyết nhu cầu của doanh nghiệp bằng cách xử lý tất cả quy trình tổ chức và tích hợp chặt chẽ tất cả các chức năng của một doanh nghiệp để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức (Garg và Agarwal, 2014).2 Quá trình hình thành hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Theo Yingjie năm 2005 thì ERP được hình thành và phát triển như sau: Trong những năm 1960, để thoả mãn nhu cầu của khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh các doanh nghiệp đã gia tăng lượng dự trữ hàng tồn kho vì thế các hệ thống tổ chức tập trung vào việc quản lý hàng tồn kho. Hầu hết các gói phần mềm (thường TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 phải chỉnh sửa) được thiết kế để quản lý hàng tồn kho dựa vào các khái niệm hàng tồn kho truyền thống. Trong những năm 1970 ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng duy trì lượng tồn kho lớn thì xa xỉ và lãng phí điều này dẫn đến sự ra đời của hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP).
MRP là một cải tiến lớn trong tiến trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Các máy tính có thể được sử dụng để tính toán nhu cầu ròng nguyên vật liệu từ một kế hoạch sản xuất và được hỗ trợ bởi định mức nguyên vật liệu (BOM) mà nó định nghĩa để sản xuất ra một sản phẩm thì cần những nguyên vật liệu gì? Trong MRP, nhu cầu ròng nguyên vật liệu có thể tính toán được dựa vào hàng tồn kho, các đơn hàng nguyên vật liệu sắp nhận, điều này sẽ cảnh báo phải có những đơn hàng mới, huỷ đơn hàng hiện tại, chỉnh sửa những đơn hàng đang có. Khả năng của hệ thống lập kế hoạch để lập kế hoạch hiệu quả và có hệ thống tất cả các bộ phận là một bước tiến to lớn về năng suất và chất lượng. Qua thời gian, khả năng hoạch định thì bao gồm trong hệ thống MRP cơ bản, từ ưu tiên sản xuất truyền thống và hoạch định nguyên vật liệu là một phần của các vấn đề sản xuất.
Một vài công cụ mới được phát triển như là bán hàng và hoạch định điều hành, kế hoạch sản xuất và nhu cầu quản lý. Những phát triển này là kết quả trong bước tiếp theo của cuộc cách mạng được biết đến là vòng tròn MRP (Oden và cộng sự, 1993). Trong những năm 1980 nhiều doanh nghiệp kết hợp giữa tồn kho với tài chính. Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRPII) là một hệ thống hoạch định tất cả các nguồn lực cho nhà sản xuất.
MRPII được mong chờ kết hợp tất cả hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. Ví dụ như xử lý đơn đặt hàng như trong MRP, lập kế hoạch kinh doanh, bán hàng, hoạch định điều hành và lập kế hoạch sản xuất. Điều này mang lại cho các doanh nghiệp khả năng có một hệ thống kinh doanh tích hợp mà nhận được nhu cầu nguyên vật liệu liên kết mới kế hoạch điều hành, cho phép nhập các hoạt động chi tiết, chuyển hoá tất cả điều này vào báo cáo tài chính và đề xuất một quá trình hành động để giải quyết các mục đó không cân bằng với kế hoạch mong muốn (Ptak và cộng sự, 2000). TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 Vào đầu những năm 1990, sự đóng góp của cải tiến công nghệ được cho phép nhiều hơn và nhiều lĩnh vực được đưa vào MRPII, chẳng hạn như thiết kế sản phẩm, thông tin tồn kho, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định năng lực, hệ thống thông tin liên lạc, nguồn nhân lực, tài chính và quản lý dự án.
Có một xu hướng trong lĩnh vực hoạt động quản lý để xem xét ERP như là một phần mở rộng tự nhiên của MRP II. Manetti đã đưa ra định nghĩa ERP của Hiệp hội kiểm soát hàng tồn kho Mỹ (APICS) là “một cách thức để hoạch định và kiểm soát hiệu quả tất cả các nguồn lực cần thiết, thực hiện, vận chuyển và ghi nhận cho đơn đặt hàng của khách hàng” (Manetti, 2001). Nhưng các hệ thống ERP có lợi hơn cho các doanh nghiệp sản xuất; nó là thực tế trong bất kỳ doanh nghiệp nào muốn cạnh tranh, bao gồm các cơ sở hóa chất và các trường đại học (Manetti, 2001). Từ sau năm 2000, ERP ra đời một thế hệ mới còn gọi là ERP II, ERP II đã phát triển từ ERP và kết hợp với Quản trị chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management), Quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) cùng với sự phát triển của thương mại điện tử.
Và những năm gần đây thuật ngữ Kinh doanh thông minh (BI – Business Intelligence) cũng được tích hợp vào ERP. BI làm tăng khả năng kiểm soát thông tin của doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả từ đó có thể phân tích, khai phá tri thức giúp doanh nghiệp có thể dự đoán về xu hướng của giá cả dịch vụ, hành vi khách hàng, phát hiện khách hàng tiềm năng để đề ra các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tăng khả năng cạnh tranh doanh nghiệp (Manetti, 2001). Như vậy, phần mềm ERP được hình thành và phát triển từ những nhu cầu cần giải quyết trong hoạt động kinh doanh của doanh. Sự phát triển của ERP cũng gắn liền với sự phát triển của máy tính, từ những máy tính lớn trong giai đoạn mà phần mềm được chạy trên nó, đến các máy chủ riêng và hiện nay là thời kỳ của internet vạn vật với các trung tâm dữ liệu và kinh doanh điện tử (Manetti, 2001).3 Cấu trúc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Phần mềm ERP được tạo thành từ nhiều mô đun khác nhau, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Một phân hệ cơ bản là một phần của một TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 11 phần mềm ERP đó và có thể mua riêng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Theo Shehab và cộng sự (2004) một phần mềm ERP điển hình bao gồm các mô đun sau: Bán hàng và phân phối (Sales and Distribution): Mô đun này được chia thành hai vùng chức năng chính. (1) Bán hàng bao gồm các chức năng: Xử lý đơn đặt hàng, cấu hình sản phẩm, chính sách giá, báo giá, khuyến mại và lựa chọn phương thức vận chuyển. (2) Phân phối bao gồm các chức năng: Yêu cầu phân phối, quản lý giao nhận, lịch vận chuyển, kiểm soát xuất khẩu, thanh toán, hóa đơn và xử lý giảm giá.
Quản lý nguyên vật liệu (Materials management): Mô đun này được chia thành hai vùng chức năng chính. (2) Hoạch định sản xuất: kế hoạch sản xuất, quản lý công suất, thống kê phân xưởng, cấu trúc nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Quản lý chất lượng (Quality management): Quản lý chất lượng chuỗi cung ứng, bảo trì nhà máy và dịch vụ khách hàng. Nguồn nhân lực (Human resources): Các chức năng liên quan đến hoạch định lực lượng lao động, lịch nhân viên, đào tạo và phát triển nhân viên, tiền lương và phúc lợi, chi phí di chuyển của nhân viên, kho dữ liệu ứng viên, mô tả công việc, sơ đồ tổ chức,.
Quản lý dự án (Project management): Các chức năng liên quan đến kiểm soát tiến độ của dự án như từ báo giá và thiết kế cho đến khi dự án được triển khai, quản lý các nguồn lực và chi phí của dự án. Tài chính và kế toán (Financial and Accounting): Liên quan đến sự tính toán tài chính, quản lý đầu tư, kiểm soát chi phí, quản lý ngân sách, quản lý tài sản, kiểm soát doanh nghiệp, ngân sách vốn, phân tích lợi nhuận, đo lường hiệu suất doanh nghiệp. Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc mô đun, trong đó từng mô đun có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Bên TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 12 cạnh đó, việc thống nhất quy trình làm việc và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong phần mềm ERP.4 Lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Một số nghiên cứu đã xác định khá nhiều lợi ích quan trọng khác nhau của phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp.
Theo O’Leary (2000), phần mềm ERP tích hợp gần như toàn bộ các quy trình kinh doanh và cho phép xử lý dữ liệu theo thời gian thực. Hơn nữa, phần mềm ERP cải thiện mức độ hiệu suất của một chuỗi cung ứng bằng cách giúp giảm chu kỳ thời gian (Gardiner và cộng sự, 2002).