Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin và xu thế kinh tế tri thức đầu thế kỷ 21, chuyển đổi mô hình thư viện truyền thống sang thư viện điện tử là yêu cầu tất yếu đối với hệ thống giáo dục đại học. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán hiện đại hóa hạ tầng thông tin, số hóa tài nguyên và tối ưu hóa quy trình phục vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, đơn vị hạt nhân phục vụ cộng đồng học thuật quy mô lớn với hơn 2.359 cán bộ giảng dạy, nhà khoa học cùng hơn 46.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát, đánh giá toàn diện nguồn lực thông tin, phân tích quy trình ứng dụng công nghệ qua các giai đoạn phát triển, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện mô hình thư viện điện tử đạt chuẩn quốc tế. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại các điểm phục vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội trong giai đoạn chuyển giao công nghệ quan trọng từ năm 1997 đến năm 2010, với trọng tâm thu thập dữ liệu chuyên sâu từ tháng 12 năm 2009 đến tháng 12 năm 2010.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của công trình thể hiện rõ qua việc chuẩn hóa quy trình xử lý thông tin số, nâng cao năng lực phục vụ cho một kho tư liệu đồ sộ gồm hơn 130.000 đầu sách với gần 700.000 cuốn và hàng chục cơ sở dữ liệu trực tuyến. Kết quả nghiên cứu không chỉ góp phần nâng tỷ lệ tự động hóa quy trình nghiệp vụ lên 100% tại đơn vị, mà còn tạo tiền đề lý luận và bài học kinh nghiệm thực tiễn quý báu cho hơn 50 trung tâm thông tin – thư viện thuộc các trường đại học khác trên cả nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết cấu thành hệ thống thư viện hiện đại, khẳng định sự vận hành đồng bộ của bốn yếu tố cốt lõi: nguồn tài nguyên số, cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, đội ngũ cán bộ thông tin và cộng đồng người dùng tin. Bên cạnh đó, luận văn áp dụng mô hình quản trị thư viện tích hợp hoạt động trên kiến trúc máy khách/máy chủ (Client/Server) và môi trường mạng diện rộng, tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ quốc tế như khổ mẫu biên mục máy đọc được MARC 21, tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709, giao thức tìm kiếm liên thư viện Z39.50 và lược đồ siêu dữ liệu Dublin Core.

Hệ thống khái niệm chính trong công trình được phân định rành mạch nhằm làm sáng tỏ bản chất học thuật:

  • Thư viện điện tử: Hình thức thư viện thực hiện tin học hóa toàn bộ chu trình xử lý, lưu trữ và lưu thông tài liệu, quản lý song song cả ấn phẩm in truyền thống và tài liệu số hóa tại một không gian địa lý xác định.
  • Thư viện số: Bước phát triển chuyên sâu chỉ tập trung lưu trữ, xử lý và cung cấp quyền truy cập tới các bộ sưu tập tài liệu số hóa toàn văn, đồ họa và đa phương tiện.
  • Thư viện ảo: Mô hình thư viện phi không gian, không phụ thuộc vào kho tư liệu vật lý mà đóng vai trò như cổng kết nối điều hướng người dùng tới các nguồn tin số phân tán toàn cầu.
  • Nguồn tin nội sinh: Toàn bộ công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, bài giảng và giáo trình do đội ngũ cán bộ, giảng viên và người học của trường đại học sáng tạo ra.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tổng kết giai đoạn 1997–2010 của Đại học Quốc gia Hà Nội, tài liệu kỹ thuật dự án đầu tư chiều sâu và nguồn tài trợ QIC A trị giá 500.000 USD. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi với cỡ mẫu khảo sát gồm 350 người dùng tin (gồm 50 giảng viên, 100 học viên sau đại học, 200 sinh viên chính quy) và 60 cán bộ thư viện trực tiếp làm công tác chuyên môn. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được áp dụng nhằm phản ánh chính xác đặc thù nhu cầu tin giữa các khối ngành khoa học xã hội, khoa học tự nhiên và công nghệ.

Lý do lựa chọn kết hợp phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu, phương pháp điều tra xã hội học và phương pháp chuyên gia là nhằm đối chiếu khách quan giữa năng lực đáp ứng kỹ thuật của các phần mềm quản trị (CDS/ISIS, Libol, Virtual) với mức độ hài lòng thực tế của độc giả. Quá trình thu thập, xử lý số liệu và thực nghiệm được tiến hành chặt chẽ trong khung thời gian 12 tháng, bắt đầu từ tháng 12 năm 2009 và kết thúc vào tháng 12 năm 2010.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tiềm lực tài nguyên thông tin tại Trung tâm có bước nhảy vọt sau 17 năm phát triển (1993–2010), nâng tổng số sách lên hơn 130.000 đầu sách với gần 700.000 cuốn. Đặc biệt, Trung tâm đã tạo lập kho tài nguyên số hiện đại gồm 6 cơ sở dữ liệu tạp chí điện tử quốc tế (ScienceDirect, ProQuest, IEEE, SpringerLink, Wilson OmniFile) với 9.757 tên tạp chí (hơn 8.140 bài toàn văn) và 5 cơ sở dữ liệu sách điện tử sở hữu 56.127 bản tài liệu, đánh dấu mức tăng trưởng tài nguyên số đạt trên 300% so với giai đoạn 1997–2001.

Thứ hai, quá trình chuyển đổi phần mềm quản trị thư viện trải qua 3 giai đoạn mang tính bước ngoặt: từ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu thư mục CDS/ISIS (quản lý 43.000 biểu ghi nhưng hạn chế kết nối mạng) sang chương trình xử lý kiểu MARC năm 1999, và tiến tới triển khai phần mềm quản trị tích hợp Libol 5.0/5.5 từ năm 2002 đến năm 2008 trước khi tiếp nhận phần mềm Virtual. Việc áp dụng Libol 5.5 với 10 phân hệ nghiệp vụ tự động hóa và công nghệ mã vạch đã giúp rút ngắn hơn 65% thời gian biên mục, xử lý kho và kiểm kê tài liệu so với phương pháp thủ công trước đây.

Thứ ba, cơ cấu nguồn nhân lực gồm 145 cán bộ với trình độ học vấn cao (01 Tiến sĩ, 18 Thạc sĩ, 100 Cử nhân, chiếm tỷ lệ hơn 82% có trình độ từ đại học trở lên). Tuy nhiên, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin chuyên sâu và trình độ ngoại ngữ chưa đồng đều, trong đó tỷ lệ cán bộ có thể trực tiếp làm việc độc lập với các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc tế mới đạt khoảng 35% đến 40%.

Thứ tư, khảo sát thực tế chỉ ra sự mất cân đối rõ rệt trong cơ cấu người dùng tin: sinh viên đại học chiếm tới hơn 75% tổng lưu lượng truy cập và mượn trả tài liệu, trong khi nhóm 2.359 cán bộ nghiên cứu, giảng viên (gồm 40 Giáo sư và 224 Phó Giáo sư) chỉ chiếm khoảng 15% tần suất sử dụng thường xuyên các dịch vụ tại trung tâm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của sự phân hóa mức độ sử dụng bắt nguồn từ việc phân bố địa lý các điểm phục vụ bị phân tán tại nhiều cơ sở (Xuân Thủy, Mễ Trì, Thượng Đình), hạ tầng mạng nội bộ đôi lúc chưa đáp ứng kịp thời điểm truy cập cao trình, cùng với việc các sản phẩm thông tin chuyên sâu như bản tin tóm tắt chuyên đề, dịch vụ bao gói thông tin theo yêu cầu chưa được quảng bá rộng rãi tới các khoa đào tạo. Khi so sánh với các nghiên cứu cùng thời kỳ tại các thư viện đại học thuộc mạng lưới AUNILO trong khu vực Đông Nam Á, Trung tâm đã đi đầu về chuẩn hóa nghiệp vụ theo MARC 21 và DDC nhưng tốc độ số hóa nguồn tin xám nội sinh (luận án, đề tài nghiên cứu khoa học) còn chậm do vướng mắc về bản quyền tác giả và kinh phí xử lý kỹ thuật.

Về phương diện trực quan hóa dữ liệu học thuật, thực trạng phân bổ nguồn tài nguyên và hành vi người dùng tin có thể được trình bày sinh động qua biểu đồ phân bố tần suất khai thác 6 cơ sở dữ liệu trực tuyến theo từng khối ngành, kết hợp bảng ma trận so sánh tính năng kỹ thuật của 3 thế hệ phần mềm (CDS/ISIS, Libol 5.5, Virtual) dựa trên 10 tiêu chí chuẩn mực quốc tế về biên mục, kiểm kê và tích hợp giao thức Z39.50.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả vận hành thư viện điện tử, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược gắn liền với mục tiêu và tiến độ cụ thể:

Thứ nhất, nâng cấp đồng bộ cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và tối ưu hóa phần mềm Virtual. Đơn vị cần nâng cấp đường truyền băng thông rộng kết nối Intranet giữa các phân hiệu đạt tốc độ gigabit, trang bị bổ sung 100 máy trạm chuyên dụng và máy quét mã vạch không dây; hoàn thành hiệu chỉnh toàn bộ 10 module chức năng của phần mềm Virtual trong lộ trình 2011–2012 dưới sự chủ trì của Phòng Máy tính và Mạng.

Thứ hai, đẩy mạnh tạo lập và phát triển nguồn tài nguyên số nội sinh. Bộ phận Phát triển tài nguyên số cần đặt chỉ tiêu số hóa 100% luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ và trên 80% giáo trình nội bộ của Đại học Quốc gia Hà Nội, bảo đảm tốc độ bổ sung từ 5.000 đến 7.000 biểu ghi tài liệu số toàn văn mỗi năm trong giai đoạn 2011–2013, đồng thời thiết lập quy chế quản lý quyền sở hữu trí tuệ chặt chẽ.

Thứ ba, chuẩn hóa và nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ thư viện. Ban Giám đốc và Phòng Thông tin Nghiệp vụ cần tổ chức định kỳ các khóa bồi dưỡng chuyên sâu về tin học quản trị mạng và ngoại ngữ chuyên ngành cho 100% trong số 145 cán bộ, nâng tỷ lệ nhân sự đạt chuẩn chuyên gia thông tin tư vấn từ 40% lên mức 75% trước năm 2015.

Thứ tư, mở rộng hợp tác liên thông và đổi mới công tác đào tạo người dùng tin. Khối Phục vụ bạn đọc cần chủ động phối hợp với các đơn vị đào tạo tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tìm tin trực tuyến cho 100% sinh viên năm thứ nhất, đẩy mạnh liên kết chia sẻ tài nguyên qua giao thức Z39.50 với hơn 50 trường đại học trong nước và quốc tế, phấn đấu nâng tỷ lệ bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, giảng viên sử dụng thường xuyên lên trên 50% vào năm 2014.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Ban giám hiệu và các nhà quản trị thư viện đại học: Cung cấp khung tham chiếu toàn diện về quản lý dự án công nghệ thông tin thư viện quy mô lớn (như dự án 500.000 USD), chiến lược tái cơ cấu tổ chức và giải pháp tối ưu nguồn kinh phí đầu tư cơ sở vật chất.
  2. Chuyên viên kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ thông tin - thư viện: Cung cấp tài liệu hướng dẫn kỹ thuật chi tiết về quy trình chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ cấu trúc CCF sang chuẩn UNIMARC và MARC 21, cũng như kỹ thuật vận hành 10 phân hệ nghiệp vụ trên phần mềm Libol và Virtual.
  3. Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên ngành Khoa học Thư viện: Cung cấp hệ thống lý luận vững chắc về sự chuyển biến giữa các mô hình thư viện số, thư viện ảo, cùng phương pháp luận khảo sát nhu cầu tin phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu học thuật.
  4. Các cơ quan quản lý giáo dục và hoạch định chính sách chuyển đổi số: Cung cấp cơ sở thực tiễn để đánh giá việc triển khai các văn bản pháp quy như Pháp lệnh Thư viện năm 2000, Quyết định 47/2001/QĐ-TTg và Quyết định 56/2007/QĐ-TTg trong việc xây dựng mạng lưới thư viện điện tử dùng chung.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm Libol 5.5 có ưu thế gì vượt trội so với phần mềm CDS/ISIS trong quản trị thư viện? Libol 5.5 là giải pháp quản trị thư viện tích hợp vận hành trên mô hình máy khách/máy chủ với 10 phân hệ chức năng hoàn chỉnh, hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21 và giao thức Z39.50. Ngược lại, CDS/ISIS chỉ là phần mềm quản lý tư liệu chạy trên cấu trúc CCF cũ, thiếu tính năng phân hệ tự động và không thể xử lý tích hợp các khâu lưu thông, bổ sung.

Nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện bao gồm những thành phần nào? Kho tài nguyên số bao gồm hơn 130.000 đầu sách, 6 cơ sở dữ liệu tạp chí điện tử quốc tế với 9.757 tên tạp chí (hơn 8.140 bài toàn văn từ ScienceDirect, ProQuest, IEEE, SpringerLink) và 5 cơ sở dữ liệu sách điện tử sở hữu 56.127 cuốn, đi kèm hàng nghìn tài liệu nội sinh như luận văn, giáo trình được chuyển dạng số.

Điểm khác biệt cốt lõi giữa thư viện điện tử, thư viện số và thư viện ảo là gì? Thư viện điện tử quản lý song song cả sách in truyền thống và tài liệu số tại một cơ sở vật chất hữu hình thông qua phần mềm tích hợp. Thư viện số chỉ tập trung lưu trữ và phục vụ tư liệu dưới dạng số hóa toàn văn. Thư viện ảo là mô hình phi không gian, đóng vai trò cổng điều hướng người dùng tới các nguồn tin phân tán trên mạng.

Đội ngũ cán bộ thư viện cần thay đổi vai trò như thế nào trong môi trường điện tử? Trong số 145 cán bộ với hơn 82% có trình độ đại học trở lên, người làm thư viện hiện đại không còn là thủ thư giữ sách thụ động. Họ phải chuyển đổi thành các chuyên gia thông tin có kỹ năng quản trị dữ liệu, thành thạo ngoại ngữ, trực tiếp tư vấn định hướng nguồn tin và thiết lập các gói thông tin chọn lọc cho người dùng.

Tại sao tần suất khai thác thư viện điện tử của cán bộ giảng dạy và nghiên cứu lại thấp hơn sinh viên? Tỷ lệ sử dụng của nhóm 2.359 cán bộ khoa học chỉ đạt khoảng 15% do sự phân tán địa lý của 4 cơ sở trực thuộc, thời gian giảng dạy dày đặc và công tác quảng bá các cơ sở dữ liệu chuyên ngành trực tuyến chưa tiếp cận trực tiếp đến từng khoa, bộ môn.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về thư viện điện tử, phân định rành mạch với mô hình thư viện số và thư viện ảo, xác lập mô hình 4 yếu tố cấu thành phù hợp với thực tiễn đại học Việt Nam.
  • Khái quát bức tranh chuyển đổi công nghệ trải qua 17 năm (1993–2010), đánh dấu bước chuyển mình quan trọng từ hệ thống CDS/ISIS sang hệ quản trị tích hợp Libol 5.5 và phần mềm hiện đại Virtual.
  • Phân tích chi tiết tiềm lực nguồn tin đồ sộ với hơn 130.000 đầu sách, 6 cơ sở dữ liệu tạp chí và 5 cơ sở dữ liệu sách điện tử phục vụ hơn 48.000 cán bộ và người học.
  • Đưa ra hệ thống 4 nhóm giải pháp có tính khả thi cao về hạ tầng, tài nguyên nội sinh, đào tạo 145 nhân sự và liên kết mạng lưới chia sẻ tri thức số trong lộ trình 2011–2015.
  • Các đơn vị thông tin - thư viện trong hệ thống giáo dục đại học cần nhanh chóng tham khảo mô hình chuyển đổi này, chủ động chuẩn hóa dữ liệu theo chuẩn MARC 21 và đẩy mạnh số hóa tài nguyên để đáp ứng yêu cầu hội nhập giáo dục quốc tế.