Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 CHƢƠNG 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H TRONG OANH NGHIỆP 1. Khái niệm dự toán ngân sách Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách trong kinh doanh là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài.
Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự toán ngân sách là một phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiến. Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra.
Vậy dự toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng biểu. Dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất kinh doanh. Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị, đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Nội dung cụ thể như sau: Hoạch định Theo Lê Thế Giới & cộng sự (2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 thiết nhằm đạt được mục tiêu.
Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Dự toán ngân sách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị. Mục tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng đến mục tiêu này.
Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch, thể hiện thành những con số trên các bảng biểu. Những dự toán sẽ cho nhà quản trị thấy được một bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng và nhiều yếu tố khác. Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị tính toán được những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.
Tổ chức - điều hành Tổ chức - điều hành là chức năng thể hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao. Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong tổ chức để có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực để thực hiện những mục tiêu đề ra. Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó, dự toán ngân sách tạo ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao. Thông qua dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu của các thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra. Kiểm soát Kiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được, kịp thời phát hiện những sai sót để điều chỉnh. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giá việc thực hiện dự toán ngân sách đó.
Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự toán đề ra để thấy được sự chênh lệch. Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để tìm ra nguyên nhân. Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai là người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này. Ra quyết định Theo Huỳnh Lợi (2012) thì ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp lý và tối ưu các phương án và các giải pháp.
Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với 3 chức năng trên. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự toán ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình đến các bộ phận như thế nào.
Chẳng hạn, nhà quản trị sẽ phân bổ nguồn tiền cho việc chi mua sắm máy móc thiết bị, chi trả lương… Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát. Hoạch định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh nó với dự toán ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải quyết. Mối quan hệ này được thể hiện ở hình 1.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Xác định định hướng của tổ chức và các mục tiêu ngắn hạn Xây dựng chiến lược dài hạn và các kế Hoạch định hoạch ngắn hạn Xây dựng dự toán ngân sách chính Đo lường và đánh giá hiệu quả so với dự toán Kiểm soát Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu, chiến lược và các kế hoạch Hình 1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát Nguồn: Atkinson et al. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 1. Mô hình dự toán ngân sách 1.
Mô hình thông tin từ dƣới lên Dòng dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từ dưới lên là đi từ bộ phận có mức độ trách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độ trách nhiệm cao hơn. Dự toán xuất phát từ quản lý cấp cơ sở. Quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện tại bộ phận mình để lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Cấp trung gian cũng lập các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉ tiêu dự toán mà cấp cơ sở gửi lên thì sẽ trình lên quản lý cấp cao nhất.
Quản lý cấp cao nhất sẽ tổng hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán. Ưu điểm của mô hình này đó là dự toán được lập ở các bộ phận cấp thấp, đây là những thành viên am hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độ cơ sở. Chẳng hạn, để xác định được lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh. Do đó, dự toán được lập sẽ sát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bị hay nhân công.
Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dự toán thì doanh nghiệp có thể biết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là các dự toán vì được các nhà quản trị cấp thấp lập, do đó vì họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họ đưa ra dự toán, có thể tồn tại nguy cơ là họ cố tình đưa ra dự toán thấp hơn để dễ dàng thực hiện, vì thế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, một nhược điểm của mô hình là sự kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới không được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết. Vì thông qua dự toán mà cấp dưới lập gửi lên, nhà quản trị cấp cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng.
Mô hình thông tin từ dưới lên thích hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy mô lớn. Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp Quản lý cấp Quản lý cấp Quản lý cấp cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở : bước 1 : bước 2 Hình 1. Mô hình thông tin từ dưới lên (Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138)) 1. Mô hình thông tin từ trên xuống LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 Đối với loại mô hình thông tin từ trên xuống thì dòng dữ liệu được xuất phát từ cấp quản lý cao nhất.
Các chỉ tiêu dự toán được quản lý cấp cao nhất đưa ra và truyền xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian truyền xuống cấp cơ sở. Ưu điểm của mô hình thông tin từ trên xuống là nhanh, gọn và đi một lần từ cấp cao xuống cấp thấp. Do vậy, mô hình này thích hợp áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Mô hình này tồn tại nhược điểm đó là có sự rập khuôn, áp đặt do cấp quản trị cấp cao không thể nắm rõ toàn bộ những vấn đề cụ thể, chi tiết phát sinh tại mỗi bộ phận của doanh nghiệp mình.