MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Nhƣ chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nhà nƣớc nào cũng đều có một văn phòng Hành chính tổng hợp. Phòng Hành chính là tổ chức có trách nhiệm thu thập và xử lí thông tin và tổng hợp mọi thông tin để phục vụ lãnh đạo. Phòng Hành chính tổng hợp có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức.
Công tác của phòng Hành chính thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngƣợc lại, công tác của phòng Hành chính thực hiện không tốt sẽ dẫn tới nhiều khó khăn, hiệu quả đạt đƣợc không nhƣ mong muốn. Bởi vậy, hành chính văn phòng là một bộ phận quan trọng đặc biệt và không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nƣớc. Nó đƣợc gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí và cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Phòng hành chính không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính mà còn đƣợc giao nhiều nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc tham mƣu, vừa đôn đốc, kiểm tra. Phòng hành chính của một cơ quan là một đầu mối công việc đƣợc lãnh đạo, thủ trƣởng cơ quan, đơn vị ủy quyền “thừa lệnh” trong triển khai, giải quyết nhiều nội dung công việc quan trọng và hiệu quả của hoạt động phòng hành chính ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị…Qua đó, ta có thể thấy rằng phòng hành chính có tầm quan trọng ảnh hƣởng lớn tới một cơ quan, đơn vị đó. Trong bối cảnh chung của các đơn vị cơ quan nhà nƣớc ta hiện nay, phòng hành chính trong một cơ quan còn nhiều mặt hạn chế và chƣa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và khối lƣợng công việc của từng tổ chức. Công tác quản lý, sử dụng biên chế của phòng Hành chính tổng hợp còn thiếu sự chặt Luan van 2 chẽ và khoa học.
Bên cạnh đó, các lãnh đạo cấp trên còn chƣa rà soát thƣờng xuyên năng lực cán bộ của mình, dẫn đến một số công chức còn chƣa xác định đƣợc vai trò, vị trí, trách nhiệm và nhận thức đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác, dẫn tới tình trạng bỏ xót nhiệm vụ; thực hiện còn cầm chừng, đùn đẩy, việc dễ làm việc khó bỏ; thoái thác nhiệm vụ hoặc chỉ tập trung giải quyết công việc mang tính sự vụ, thiếu tập trung vào những công tác quản lý mang tính vĩ mô, cơ bản hoặc chỉ tập trung vào các cơ chế chính sách quan trọng mang tính bền vững đối với ngành, lĩnh vực công tác đƣợc giao. Từ những điểm yếu kém và bất cập trong thực tiễn nêu trên, chƣa đƣợc sự phân công rõ ràng và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân trong thực thi nhiệm vụ đƣợc giao, nên em tiến hành thực hiện đề tài “Tìm hiểu vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang”. Mục tiêu chung Tìm hiểu vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông nghiệp và PTNT tại tỉnh Tuyên Quang. Từ đó đề suất các giải pháp để nâng cao năng lực, hiệu quả làm việc của phòng Hành chính tổng hợp thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang.
Mục tiêu cụ thể - Khái quát những vấn đề liên quan tới cán bộ trong phòng Hành chính tổng hợp. - Phân tích và nắm rõ vai trò quan trọng của phòng Hành chính tổng hợp. - Tìm hiểu vị trí, chức năng, đánh giá về thực trạng của phòng đối với Chi cục Thủy Sản. - Nêu những thuận lợi và khó khăn của phòng Hành chính – Tổng Hợp Luan van 3 - Xây dựng và đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lƣợng và năng lực hiệu quả công việc trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Về chuyên môn - Thâm nhập vào môi trƣờng thực tế. - Nâng cao nhận thức đối với trách nhiệm đối với ngành nghề của mình - Tiếp cận và làm quen với các công việc liên quan tới ngành mà mình đang theo học. - Tham gia làm các công việc mà đơn vị thực tập phân công. - Tìm hiểu những hoạt động cơ quan, đơn vị liên quan đến chuyên ngành.
Về thái độ - Chấp hành phân công của khoa Kinh tế và Phát triển Nông thôn, giáo viên hƣớng dẫn, quy chế thực tập của trƣờng và các quy định của nơi thực tập. - Làm việc nhƣ một nhân viên thực thụ theo giờ giấc đúng quy định, chấp hành mọi phân công của nơi thực tập. - Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ngƣời hƣớng dẫn tại nơi thực tập.
- Không đƣợc tự ý thay đổi chỗ thực tập, khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Ban Chủ nhiệm khoa và giáo viên hƣớng dẫn chấp nhận. Yêu cầu về tác phong, ứng xử - Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi ngƣời trong cơ quan. - Chấp hành, tôn trọng, hòa nhã với các nhân viên, cán bộ tại nơi thực tập. - Chủ động tiếp cận công việc và sắn sàng hỗ trợ phòng để có thể hoàn thành các công việc chung, tự khẳng định năng lực của bản thân.
- Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự. Yêu cầu về kết quả đạt đƣợc - Rèn luyện đƣợc các kiến thức bản thân trong ghế nhà trƣờng. - Hiểu rõ đƣợc vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp, thuộc Chi cục Thủy sản. Luan van 4 - Học đƣợc các kĩ năng cơ bản, để trở thành một cán bộ chuyên viên trong phòng hành chính tại cơ sở thực tập.
Về kĩ năng sống, kĩ năng làm việc - Về kĩ năng sống: Thông qua quá trình thực tập đã học đƣợc kỹ năng sống nhƣ: Bản thân thấy tự tin hơn khi giao tiếp, biết lắng nghe và thu thập thông tin và xác định đƣợc mục tiêu phù hợp với bản thân. - Kỹ năng làm việc: Bản thân tích lũy đƣợc những kỹ năng làm việc nhƣ: + Cách xử lý công việc sao cho một cách khoa học và nhanh nhất tiết kiệm thời gian và tiền bạc. + Biết chủ động hơn trong thời gian làm việc, thu xếp thời gian một cách hợp lý, biết ƣu tiên thứ tự công việc, sắp xếp công việc nào quan trọng hơn xử lý trƣớc công việc ít quan trọng xử lý sau. Yêu cầu khác - Ghi nhật ký thực tập đầy đủ để có tƣ liệu viết báo cáo.
- Trình cho ngƣời hƣớng dẫn ký tên trong nhật ký thực tập hàng tuần để xác nhận, sự chuyên cần cũng nhƣ quá trình thực tập của sinh viên. - Dự họp phản ánh thực tập theo đúng lịch và kịp thời báo cáo với Khoa và giáo viên hƣớng dẫn. NỘI DUNG VÀ PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN 1. Nội dung Thực tập tại Chi cục Thủy Sản tỉnh Tuyên Quang dƣới sự đồng ý của Ban Chủ nhiệm khoa và Trƣởng phòng Hành chính tổng hợp và đƣợc giao các nhiệm vụ: + Khái quát chung về cơ sở thực tập + Tìm hiểu vai trò, chức năng của phòng + Nêu những thuận lợi và khó khăn của phòng Hành chính – Tổng hợp.
+ Đƣa ra các đề xuất nâng cao năng lực, hiệu quả công tác trong phòng. Phƣơng pháp thực hiện 1. Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp lý luận: Phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết là phƣơng pháp thu thập thông tin thông qua đọc sách báo, tài liệu nhằm mục đích tìm chọn những khái niệm và tƣ tƣởng cơ bản là cơ sở cho lý luận của đề tài, hình thành giả thuyết khoa học, dự đoán về những thuộc tính của đối tƣợng nghiên cứu, xây dựng những mô hình lý thuyết hay thực nghiệm ban đầu. Cụ thể: Nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, báo viết và các nguồn thông tin có chọn lọc trên Internet có liên quan tới quá trình công tác của Phòng HC - TH cũng nhƣ tham khảo các số liệu thống kê, chính sách liên quan Sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết (còn gọi là phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu), ngƣời nghiên cứu cần hƣớng vào thu thập và xử lý những thông tin sau: + Cơ sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên cứu của mình + Thành tựu lý thuyết đã đạt đƣợc liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu + Các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm + Số liệu thống kê + Chủ trƣơng, chính sách liên quan đến nội dung nghiên cứu + Nguồn tài liệu - Phương pháp tiếp cận nhận thức: Tiếp cận công việc theo phƣơng pháp nhận thức quan niệm rằng con ngƣời không phải là sinh vật chủ yếu thụ động, duy nhất nằm dƣới sự kiểm tra của môi trƣờng.
Cung cách con ngƣời phản ứng với các tình huống và các sự kiện gặp phải sinh ra từ sự hiểu biết và nhận thức về công việc. - Phương pháp thảo luận: Là phƣơng pháp dùng lời nói trong đó trƣởng nhóm gợi mở động viên và tổ chức cho mọi ngƣời tham gia ý kiến về một vấn đề mở, trên cơ sở đó rút ra kết luận, kiến thức mới, xác định và làm sáng tỏ Luan van 6 vấn đề, trao đổi ý kiến, tin tức liên quan đến thực hiện, chuẩn bị cho một kế hoạch tìm tòi và nghiên cứu vấn đề… - Phương pháp thống kê mô tả: Là phƣơng pháp nghiên cứu các hiện tƣợng kinh tế, xã hội bằng việc mô tả thông qua các số liệu thu thập đƣợc. Phƣơng pháp đƣợc sử dụng để phân tích thực trạng công tác thanh niên. - Phương pháp tuyên truyền: Tuyên truyền theo nghĩa rộng là hoạt động có mục đích của chủ thể nhằm truyền bá những tri thức, giá trị tinh thần, tƣ tƣởng đến đối tƣợng, biến những kiến thức, giá trị tinh thần đó thành nhận thức, niềm tin, tình cảm của đối tƣợng, thôi thúc đối tƣợng hành động theo những định hƣớng, những mục tiêu do chủ thể tuyên truyền đặt ra.
- Phương pháp thực tiễn: Sử dụng các phƣơng pháp thu thập xử, lý thông tin; phƣơng pháp tổng hợp; phƣơng pháp phân tích; điều tra, khảo sát, so sánh, sử dụng số liệu và nội dung báo cáo. Phương pháp xử lý thông tin Những thông tin, số liệu thu thập đƣợc tổng hợp, phân loại và xử lý thông qua phần mềm Microsoft Excel, Word. Thời gian và địa điểm thực tập Thời gian: Từ ngày 14/8/2017 đến ngày 21/12/2017.