Phân tích việc ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho của công ty TNHH Thacosil

Khóa luận ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho của Công ty TNHH Thacosil năm 2024

• Tác giả: Lê Thị Hương
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Minh Trí
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Phân tích việc ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho của công ty TNHH Thacosil
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho Thacosil

Công ty TNHH Thacosil thành lập ngày 13/12/2019 tại thành phố Đà Nẵng. Doanh nghiệp hoạt động thương mại phụ gia và vật liệu hoàn thiện công trình. Thacosil từng là nhà đại diện độc quyền keo silicone Sika tại miền Trung. Từ năm 2022, đơn vị trở thành nhà phân phối độc quyền thương hiệu Terraco Thụy Điển. Danh mục hàng hóa mở rộng rất đa dạng. Sản phẩm bao gồm bột bả, keo dán, sơn nước, sơn đá và sơn sàn thể thao. Địa bàn cung ứng trải dài từ Thanh Hóa đến Quảng Ngãi. Quy mô kinh doanh phát triển nhanh chóng tạo áp lực lớn lên hệ thống lưu trữ. Phương thức ghi chép dữ liệu truyền thống bằng sổ sách không còn đáp ứng được yêu cầu luân chuyển. Ban lãnh đạo Thacosil đã lựa chọn ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho. Phần mềm này tạo bước chuyển đổi số nền tảng cho hoạt động lưu chuyển hàng hóa. Nhân sự vận hành có công cụ giám sát trực quan mọi hoạt động nhập hàng, xếp dỡ và phân phối. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng ổn định trên toàn khu vực.

1.1. Quá trình phát triển và danh mục sản phẩm của Thacosil

Công ty TNHH Thacosil thành lập bởi ông Trịnh Đức Thắng và ông Nguyễn Ngọc Công. Ban đầu, doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trường miền Trung nhờ sản phẩm keo silicone Sika danh tiếng. Khách hàng chính gồm hệ thống cửa hàng điện nước và các cơ sở gia công nhôm kính. Bước sang năm 2022, công ty tiếp tục bắt tay cùng tập đoàn Terraco Thụy Điển. Sự kiện này mở ra giai đoạn tăng trưởng vượt bậc với dải vật liệu xây dựng hoàn thiện cao cấp. Thacosil cung cấp các dòng sơn nước chuyên dụng, vữa trang trí, sơn gai và giải pháp chống thấm bề mặt. Công ty đồng thời trở thành nhà thầu hoàn thiện cho nhiều dự án kiến trúc lớn tại Đà Nẵng. Mạng lưới phân phối rộng lớn đòi hỏi tính chính xác cao độ trong công tác điều phối hàng.

1.2. Vai trò của phần mềm POS365 trong số hóa quản lý kho

Phần mềm POS365 đóng vai trò trung tâm điều hành kho hàng của Công ty TNHH Thacosil. Nền tảng số hóa này tích hợp toàn bộ dữ liệu quản trị vào giao diện điện tử duy nhất. Nhân viên chỉ cần một cú nhấp chuột để truy xuất trạng thái của từng mã hàng. Hệ thống liên tục cập nhật lượng xuất nhập, số dư tồn kho và chi tiết thông tin đối tác cung ứng. Công cụ loại bỏ hoàn toàn các bước ghi chép rườm rà. Lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng chảy hàng hóa mọi lúc mọi nơi qua máy tính hoặc điện thoại. Khâu kiểm toán nội bộ trở nên minh bạch và nhanh gọn. Việc tích hợp POS365 tạo đòn bẩy vững chắc giúp kho hàng vận hành khoa học, an toàn.

II. Thực trạng quản lý kho Thacosil trước khi ứng dụng POS365

Giai đoạn trước năm 2022, Công ty TNHH Thacosil phụ thuộc hoàn toàn vào bảng tính Excel thủ công để kiểm soát kho. Cách làm này bộc lộ rất nhiều nhược điểm nghiêm trọng khi công ty bắt đầu mở rộng mạng lưới phân phối. Việc ghi nhận số liệu thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhân viên thủ kho. Tình trạng nhầm lẫn số liệu xuất nhập kho xảy ra liên tục do thao tác gõ phím sai sót. Tốc độ tra cứu thông tin hàng hóa diễn ra chậm chạp và thiếu tính đồng bộ. Khi đơn hàng từ các đại lý tăng đột biến, kho bãi thường xuyên rơi vào cảnh quá tải điều phối. Doanh nghiệp không thể theo dõi chính xác hạn sử dụng của từng lô sơn nước hay keo xây dựng. Hàng hóa nằm sâu trong góc kho dễ bị lãng quên dẫn tới suy giảm chất lượng và đông cứng. Hậu quả trực tiếp là mức thất thoát và hỏng hóc vật tư tăng cao kỷ lục. Báo cáo tài chính năm 2020 ghi nhận khoản thiệt hại vật chất do hỏng hàng lên tới 79,8 triệu đồng. Đây là con số đáng báo động, đe dọa trực tiếp biên lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.1. Hạn chế từ công cụ Excel trong quản trị kho truyền thống

Bảng tính Excel thiếu tính năng đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực. Mỗi khi có nghiệp vụ nhập hoặc xuất kho, thủ kho phải ghi sổ rồi nhập liệu lại vào máy tính. Quy trình thủ công này tạo ra độ trễ thông tin rất lớn giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kho. Nhân viên tư vấn không nắm được số lượng hàng thực tế còn tồn để báo khách. Nguy cơ bán vượt tồn kho thường xuyên diễn ra gây mất uy tín với khách hàng. Ngoài ra, việc dùng nhiều file Excel rời rạc gây khó khăn cho việc đối soát định kỳ. Lỗi công thức và nguy cơ mất mát dữ liệu kế toán luôn thường trực. Phương thức cũ cản trở sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

2.2. Tổn thất tài chính do sai sót kiểm kê và hết hạn vật tư

Đặc thù sản phẩm phụ gia và hóa chất xây dựng có thời hạn sử dụng khắt khe. Keo silicone và hóa chất hoàn thiện sẽ bị biến chất nếu để quá hạn. Khi quản lý thủ công, nhân viên kho không kiểm soát được lô hàng nào nhập trước để ưu tiên xuất trước. Tình trạng hàng cũ tồn đọng dưới đáy kho diễn ra phổ biến. Nhiều thùng sơn và bao keo bả bị hỏng do ẩm mốc hoặc quá đát sử dụng. Năm 2020, công ty chịu tổn thất tới 79,8 triệu đồng chỉ riêng cho chi phí hàng hỏng và hao hụt. Con số này phản ánh lỗ hổng lớn trong khâu giám sát kho vật lý. Việc thiếu vắng công nghệ theo dõi hạn dùng đè nặng lên chi phí vận hành chung.

III. Giải pháp ứng dụng phần mềm POS365 quản lý kho tại Thacosil

Năm 2022 đánh dấu bước ngoặt chuyển đổi mô hình quản lý kho tại Thacosil. Doanh nghiệp quyết định số hóa toàn diện với phần mềm POS365. Hệ thống phần mềm mang lại giải pháp công nghệ mạnh mẽ và chuyên nghiệp. Mọi danh mục sản phẩm từ keo Sika đến các dòng sơn Terraco đều được phân loại chi tiết theo mã SKU. Giao diện phần mềm hiển thị trực quan thông tin số lượng, vị trí lưu kho và tình trạng đóng gói. Nhân viên thao tác nhập kho và xuất hàng hoàn toàn trên hệ thống. Dữ liệu kho cập nhật theo thời gian thực tới từng giây. POS365 thiết lập cơ chế cảnh báo tự động khi lượng hàng tồn chạm ngưỡng tối thiểu hoặc gần hết hạn sử dụng. Nhờ đó, thủ kho chủ động luân chuyển hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO). Quá trình lập phiếu giao nhận và in ấn chứng từ diễn ra trong tích tắc. Lãnh đạo công ty kiểm tra báo cáo kho mọi lúc mà không cần đợi thủ kho tổng hợp.

3.1. Chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho và phân loại mã hàng

Quy trình xử lý hàng hóa tại Thacosil được chuẩn hóa theo từng bước rõ ràng. Từng thùng sơn, bao vữa và tuýp keo đều được mã hóa chi tiết trên POS365. Khi nhập hàng từ các nhà máy Terraco, nhân viên chỉ việc quét mã vạch hoặc nhập mã vật tư. Hệ thống lập tức lưu trữ thông số khối lượng, số lô và ngày sản xuất. Khi có yêu cầu xuất bán cho đại lý, phiếu xuất kho điện tử được tạo lập tự động. Nhân viên kho soạn hàng chính xác theo định mức in trên đơn. Mọi thao tác đều thực hiện trên phần mềm, hạn chế tối đa nhầm lẫn hàng hóa. Thời gian bàn giao vật tư cho đơn vị vận tải giảm đi một nửa.

3.2. Giám sát tồn kho thời gian thực và quản lý hạn sử dụng

Tính năng theo dõi tồn kho tức thời là điểm mạnh vượt trội của phần mềm POS365. Hệ thống liên tục cân bằng số liệu sau mỗi giao dịch phát sinh. Bộ phận kinh doanh nhìn thấy số lượng tồn kho chính xác để chốt đơn với đối tác. Phần mềm còn trang bị công cụ kiểm soát date sản phẩm theo thời gian thực. Mỗi khi một lô vật liệu sắp chạm mốc hạn dùng, hệ thống lập tức hiển thị cảnh báo đỏ. Nhân viên phụ trách nhanh chóng thông báo cho đội ngũ kinh doanh để áp dụng chính sách ưu đãi giải phóng hàng tồn. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm, hiện tượng sản phẩm lưu kho quá hạn đã được ngăn chặn triệt để.

IV. Hiệu quả ứng dụng POS365 trong quản lý kho tại Thacosil

Việc triển khai POS365 đem lại sự chuyển biến vượt bậc trong công tác quản trị kho tại Công ty TNHH Thacosil. Năng suất lao động của đội ngũ nhân viên tăng lên rõ rệt. Các thao tác ghi chép thủ công tốn kém thời gian trước đây hoàn toàn biến mất. Nhân viên thực hiện xuất nhập kho và kiểm kê hàng hóa chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Sai sót trong nhập liệu giảm về mức gần như bằng không. Dữ liệu kho luôn minh bạch, chính xác và đồng bộ theo thời gian thực. Điểm sáng lớn nhất là hiệu quả tài chính rõ rệt mang lại cho doanh nghiệp. Năm 2022, chi phí hao hụt và hỏng hóc vật tư giảm mạnh xuống mức 52,48 triệu đồng mỗi năm. Mức cắt giảm hơn 27 triệu đồng so với thời điểm năm 2020 chứng minh giá trị thực tiễn to lớn của việc ứng dụng công nghệ. Thành công này khẳng định vai trò then chốt của số hóa trong ngành logistics và vật liệu xây dựng. POS365 tạo đà vững chắc cho Thacosil mở rộng thị trường miền Trung.

4.1. Cắt giảm tổn thất tài chính và tối ưu chi phí vận hành

Hiệu quả tiết kiệm chi phí là chỉ số then chốt thể hiện thành công của dự án. Trước khi dùng phần mềm, tổn thất kho năm 2020 lên đến 79,8 triệu đồng. Khoản hao hụt này bắt nguồn từ việc lưu kho sai hạn và thất thoát vật tư. Sau khi đưa POS365 vào vận hành năm 2022, chi phí phát sinh giảm xuống 52,48 triệu đồng. Doanh nghiệp tiết kiệm được hàng chục triệu đồng mỗi năm nhờ kiểm soát rủi ro triệt để. Tỷ lệ hàng hóa hư hại và tồn đọng giảm sâu qua từng quý. Chi phí nhân công cho khâu kiểm đếm kho cũng giảm đáng kể. Nguồn vốn lưu động được giải phóng giúp Thacosil tái đầu tư hiệu quả hơn.

4.2. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp thương mại vật liệu

Kinh nghiệm từ Thacosil mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp phân phối vật tư. Việc chuyển đổi từ sổ sách truyền thống sang phần mềm chuyên dụng là tất yếu. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa ngay từ ban đầu. Đào tạo nhân viên kho sử dụng thành thạo phần mềm là yếu tố quyết định thắng lợi. Ứng dụng POS365 không chỉ giúp cắt giảm chi phí thất thoát mà còn nâng cao chất lượng phục vụ đối tác. Thời gian giao hàng rút ngắn giúp tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường. Số hóa quản lý kho chính là nền móng vững chắc giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh lâu dài.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và chuyển đổi số, công tác quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp thương mại - phân phối đang dần chuyển dịch từ phương thức ghi chép sổ sách và bảng tính thủ công sang việc ứng dụng các phần mềm chuyên dụng. Quản lý kho là mắt xích trọng yếu trong chuỗi cung ứng, đòi hỏi việc theo dõi chính xác biến động xuất, nhập, tồn kho nhằm giảm thiểu thất thoát, tối ưu chi phí lưu kho và đáp ứng kịp thời đơn hàng của đối tác. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý kho theo phương pháp truyền thống bộc lộ nhiều điểm hạn chế: thông tin chậm cập nhật, nguy cơ thiếu hụt hoặc ứ đọng hàng hóa, sai lệch số liệu kiểm kê và khó khăn trong việc kiểm soát các mặt hàng có hạn sử dụng.

Tại thị trường miền Trung, đặc biệt là thành phố Đà Nẵng, tốc độ đô thị hóa nhanh chóng thúc đẩy nhu cầu xây dựng dân dụng và công nghiệp. Công ty TNHH Thacosil hoạt động với vai trò là nhà phân phối các dòng sản phẩm sơn nước, keo bả và chất chống thấm cao cấp từ tập đoàn Terraco (Thụy Điển). Với đặc thù ngành hàng có khối lượng nặng (thùng sơn quy cách khoảng 25 kg), chủng loại mẫu mã đa dạng và yêu cầu nghiêm ngặt về thời hạn sử dụng, công ty phải tiếp nhận và xử lý khối lượng lớn thông tin về đơn hàng, lô hàng nhập khẩu và mã màu kỹ thuật. Việc tiếp tục sử dụng hệ thống bảng tính Excel trước đây đã tạo ra áp lực lớn về mặt thời gian, dễ gây sai sót trong theo dõi hạn mức tồn kho và gia tăng chi phí hao hụt. Nhằm khắc phục tình trạng này, từ đầu năm 2022, doanh nghiệp đã quyết định đưa phần mềm quản lý POS365 vào vận hành thực tế.

Mục tiêu chung của đề tài là mô tả, phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm POS365 trong công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Thacosil; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng nhằm gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Các mục tiêu nghiên cứu cụ thể được xác định gồm:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan đến việc ứng dụng phần mềm trong quản lý kho hàng hóa tại doanh nghiệp.
2. Phân tích thực trạng và đánh giá tác động của phần mềm POS365 đối với các hoạt động nghiệp vụ kho (nhập kho, xuất kho, kiểm kê, theo dõi chi phí) tại Công ty TNHH Thacosil.
3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm POS365 trong công tác quản lý kho tại công ty trong thời gian tới.

Đề tài giải quyết hai câu hỏi nghiên cứu:

1. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa bằng phần mềm POS365 tại Công ty TNHH Thacosil là gì?
2. Việc ứng dụng phần mềm POS365 tác động và làm thay đổi hiệu quả quản trị chi phí cũng như lợi nhuận của công ty như thế nào?

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là phần mềm POS365 và các hoạt động quản lý kho liên quan tại Công ty TNHH Thacosil. Phạm vi không gian được thực hiện tại văn phòng và hệ thống kho của Công ty TNHH Thacosil trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Phạm vi thời gian thu thập dữ liệu thứ cấp và đánh giá thực trạng bao gồm 3 năm từ 2020 đến 2022; các giải pháp hoàn thiện được định hướng cho giai đoạn 2024–2026. Về mặt nội dung, khóa luận tập trung phân tích các tác động cụ thể của phần mềm POS365 tới quy trình luân chuyển hàng hóa, cơ cấu chi phí vận hành kho và hiệu quả công việc của nhân sự phụ trách.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài xây dựng dựa trên các khái niệm cơ bản về kho bãi và quản trị vận hành kho trong chuỗi cung ứng. Tác giả tham khảo các nghiên cứu của Slack, Chambers và Johnston (2010), Faber và cộng sự (2013), Hompel và Schmidt (2006) để làm rõ chức năng của quản lý kho hàng: lập kế hoạch, kiểm soát các quy trình tiếp nhận, lưu trữ, chọn hàng và vận chuyển nhằm bảo đảm tính liên tục của hoạt động phân phối. Về mặt phân loại kho, văn bản hệ thống hóa bốn mô hình nhà kho tiêu chuẩn gồm: kho CFS (Container Freight Station - kho thu gom hàng lẻ), kho ngoại quan (Bonded Warehouse), kho tư nhân (Private Warehouse) và kho công cộng (Public Warehouse). Đề tài cũng viện dẫn các công trình nghiên cứu về tự động hóa quản lý kho của Tanner Arsan (2012), Abby Jenkins (2020), Oliver Munro (2023), Madis Kuuse (2023), cùng các nghiên cứu trong nước của Nguyễn Quang (2017), Lê Thị Thu Lan và Nguyễn Chí Phương (2020) để khẳng định vai trò của việc áp dụng phần mềm điện toán đám mây trong việc giảm sai sót do con người và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Khóa luận kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu được trích xuất từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự, bảng kê chi phí vận hành kho giai đoạn 2020–2022 do Phòng Kế toán Công ty TNHH Thacosil cung cấp; tài liệu giới thiệu sản phẩm trên website chính thức của doanh nghiệp (thacosil.com); cùng các tài liệu, bài báo khoa học liên quan đến phần mềm POS365 do 365 Software JSC công bố.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Được triển khai qua hai giai đoạn:
  • Giai đoạn sơ bộ: Thực hiện nghiên cứu định tính thông qua kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên bộ phận kho và kế toán để nhận diện các thuận lợi, khó khăn trước và sau khi có phần mềm.
  • Giai đoạn chính thức: Nghiên cứu định lượng bằng bảng hỏi khảo sát gửi trực tiếp đến cán bộ, nhân viên tại các phòng ban thuộc công ty. Mẫu điều tra được chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên thuận tiện với quy mô $n = 20$ cán bộ, nhân viên. Bảng hỏi gồm hai phần: thông tin nhân khẩu học và các tiêu chí đánh giá trải nghiệm, hiệu quả, sự hài lòng đối với phần mềm POS365.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Dữ liệu sau khi thu thập được mã hóa, làm sạch và phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả thông qua phần mềm SPSS phiên bản 22.0, kết hợp phương pháp so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về ứng dụng phần mềm trong quản lý kho

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý kho, vai trò của việc lưu kho và chi tiết hóa các bước tác nghiệp chuẩn. Quy trình nhập kho trong doanh nghiệp gồm 5 bước: lập kế hoạch; sắp xếp mặt bằng; đối chiếu kiểm tra sản phẩm; kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập; hoàn tất nhiệm vụ theo quy định. Quy trình xuất kho gồm 6 bước: đề xuất yêu cầu xuất kho; phê duyệt phiếu đề nghị; kiểm tra tồn kho thực tế; lập hóa đơn và chứng từ xuất; thực hiện xuất hàng; cập nhật thông tin lên hệ thống.

Chương này cũng phân tích tổng quan các phần mềm quản lý kho phổ biến trên thị trường Việt Nam (KiotViet, Sapo POS, SUNO, Ecount, Square, POS365). Về mặt thực tiễn, tác giả chỉ ra áp lực thiếu hụt mặt bằng kho và chi phí thuê đất công nghiệp tăng cao tại Đà Nẵng, đòi hỏi các đơn vị phân phối phải nâng cao hiệu suất sắp xếp không gian. Đối với phần mềm POS365 (thuộc 365 Software JSC, ra mắt tháng 09/2015), văn bản mô tả kiến trúc hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, tích hợp cơ chế đồng bộ trực tuyến/ngoại tuyến (online/offline), cho phép quản lý từ xa qua thiết bị thông minh và hỗ trợ các mô hình kinh doanh đa dạng (bán lẻ, nhà hàng F&B, quán cafe, karaoke).

Chương 2: Việc ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho của công ty TNHH Thacosil

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng áp dụng phần mềm tại Công ty TNHH Thacosil (mã số thuế 0402013880, trụ sở tại số 59 Võ Chí Công, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng). Doanh nghiệp thành lập ngày 13/12/2019, do ông Trịnh Đức Thắng làm đại diện và ông Nguyễn Ngọc Công là đồng sáng lập. Doanh nghiệp từng là đại diện phân phối sản phẩm keo silicone của tập đoàn Sika (Thụy Sĩ) giai đoạn 2019–2021, trước khi chuyển sang làm nhà phân phối độc quyền tại miền Trung cho tập đoàn vật liệu hoàn thiện Terraco (Thụy Điển) từ năm 2022.

Cơ cấu tổ chức công ty gồm Giám đốc và 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Kho, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán và Phòng Bán hàng. Tình hình nhân sự và kết quả kinh doanh giai đoạn 2020–2022 có sự biến động lớn:

Năm	Tổng số CB-CNV (Người)	Doanh thu (Triệu đồng)	Chi phí (Triệu đồng)	Lợi nhuận (Triệu đồng)
2020	10	806,35	585,40	220,95
2021	12	304,67	259,26	45,41
2022	18	1256,89	983,68	273,21

Năm 2021, do ảnh hưởng từ đại dịch COVID-19, doanh thu giảm 62,22% và lợi nhuận giảm 79,45% so với năm 2020. Bước sang năm 2022, khi dịch bệnh được kiểm soát và công ty mở rộng sang dòng sản phẩm Terraco, doanh thu đạt 1.256,89 triệu đồng (tăng 312,54%) và lợi nhuận phục hồi lên mức 273,21 triệu đồng.

Về quy trình vận hành kho, từ đầu năm 2022 công ty mua bản quyền POS365 với mức phí 2,2 triệu đồng/năm. Các quy trình tác nghiệp được chuẩn hóa trực tiếp trên phần mềm:

• Quy trình nhập kho: Nhân viên lập phiếu yêu cầu nhập hàng $\rightarrow$ Kế toán tạo phiếu nhập trên POS365 (thêm sản phẩm từ ô tìm kiếm hoặc import file Excel, điều chỉnh số lượng, đơn giá, nhà cung cấp) $\rightarrow$ Thủ kho kiểm đếm thực tế $\rightarrow$ Ký nhận và cập nhật dữ liệu. Hệ thống hỗ trợ quản lý trạng thái phiếu theo ba mức: Đang xử lý, Hoàn thành, Hủy.
• Quy trình xuất kho: Nhân viên bán hàng tạo yêu cầu $\rightarrow$ Kế toán tra cứu tồn kho tức thời trên phần mềm $\rightarrow$ In phiếu xuất kho nhiều liên giao thủ kho $\rightarrow$ Xuất hàng và ký nhận $\rightarrow$ Cập nhật giảm trừ tồn kho trên hệ thống.
• Quy trình kiểm kê: Sử dụng chức năng kiểm kê trên phần mềm kết hợp máy quét mã vạch. Hệ thống hiển thị số lượng tồn trên sổ sách và số lượng thực tế kiểm đếm, tự động đánh dấu ô màu vàng đối với các mặt hàng có chênh lệch và hỗ trợ tùy chọn tự động đưa tồn kho về 0 đối với các sản phẩm không nằm trong danh mục kiểm kê.

Về hạ tầng, công ty vận hành 2 kho hàng: Kho 1 đặt tại văn phòng 59 Võ Chí Công (diện tích 100 m², giá thuê 20 triệu đồng/tháng theo hợp đồng 5 năm) và Kho 2 tại 663 đường 29/3 (giá thuê 10 triệu đồng/tháng theo hợp đồng 3 năm, chuyên phục vụ đơn hàng đi tỉnh). Trang thiết bị gồm thang nâng, bàn nâng thủy lực, kệ chứa hàng, xe nâng tay, pallet và một xe nâng điện mới đầu tư năm 2022 để vận hành thùng sơn trọng lượng nặng.

Khóa luận lập bảng so sánh tính năng của POS365 với DanTriSoft và KiotViet:

Tiêu chí	POS365	DanTriSoft	KiotViet
Ưu điểm	Giao diện đơn giản, dễ dùng; đa nền tảng (máy tính, tablet, điện thoại); tích hợp quản lý bán hàng, kho, nhân viên; hỗ trợ tùy biến cấu hình cơ bản.	Hỗ trợ đa nền tảng; tích hợp quản lý bán hàng, kho, công nợ, thu chi; chú trọng bảo mật mã hóa dữ liệu.	Cấu trúc đơn giản, dễ cài đặt; quản lý hàng hóa, lưu trữ thông tin xuất nhập tồn hiệu quả.
Nhược điểm	Phụ thuộc kết nối internet do chạy trên nền tảng đám mây; phát sinh phí duy trì hàng năm; hạn chế tùy chỉnh sâu cho mô hình chuyên biệt.	Website thiếu thông tin chi tiết về quy trình; giá cả không rõ ràng; thiếu phản hồi đánh giá công khai từ người dùng.	Thu phí tăng dần khi sử dụng quy mô lớn; phụ thuộc internet; khả năng tương tác và tích hợp với ứng dụng khác còn hạn chế.

Kết quả khảo sát $n = 20$ nhân viên Thacosil cho thấy: 100% nhân sự đã sử dụng phần mềm; 65% (13 người) đánh giá phần mềm dễ thao tác và kiểm soát; 35% (7 người) nhận xét rất có ích cho công việc. Khi đánh giá về giá trị mang lại, 35% cho rằng phần mềm tối ưu hóa thời gian làm việc; 30% ghi nhận tránh sai sót về số lượng; 20% đánh giá cao tính năng thống kê tình trạng hàng hóa; 15% hài lòng về hỗ trợ thanh toán. Tiêu chí lựa chọn phần mềm gồm thương hiệu uy tín (30%), dễ thao tác (30%), người quen giới thiệu (25%) và giá thành hợp lý (15%).

Về mặt chi phí liên quan đến kho bãi, bảng số liệu trong khóa luận phản ánh:

Khoản mục chi phí (Triệu đồng/năm)	Năm 2020	Năm 2022	Chênh lệch 2022/2020 (+/-)	Tỷ lệ biến động (%)
Chi phí thiết bị vận hành, đầu tư kho	6,10	28,20	+22,10	+362,3%
Chi phí thuê kho bãi	60,00	240,00	+180,00	+300,0%
Chi phí nhân sự (Kế toán và kho)	439,50	663,00	+223,50	+50,8%
Chi phí phát sinh (Thất thoát, hết hạn)	79,80	52,48	-27,32	-34,2%
Tổng chi phí quản lý kho	585,40	983,28	+397,88	+68,0%

Chi phí thiết bị và thuê kho tăng mạnh do công ty mở rộng mặt bằng và mua thêm xe nâng hạ pallet để xếp dỡ các kiện hàng sơn nặng. Điểm nhấn là chi phí phát sinh (thất thoát hàng hóa trong kho và hàng hóa hết hạn do không tuân thủ nguyên tắc FIFO/FEFO) giảm từ 79,8 triệu đồng (2020) xuống còn 52,48 triệu đồng (2022), tương ứng giảm 34,2%.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng phần mềm POS365 trong quản lý kho của công ty TNHH Thacosil

Chương 3 xây dựng các giải pháp dựa trên định hướng phát triển của Công ty TNHH Thacosil giai đoạn 2024–2026 và các điểm hạn chế đã phát hiện tại Chương 2. Các giải pháp tập trung vào:

• Hoàn thiện quy trình vận hành và kiểm tra số liệu: Nâng cao kỷ luật nhập liệu của nhân viên kho và kế toán để loại bỏ triệt để sai lệch giữa số tồn vật lý và dữ liệu sổ sách.
• Khắc phục các sự cố gián đoạn kỹ thuật: Thiết lập đường truyền internet dự phòng nhằm giải quyết tình trạng gián đoạn kết nối do phần mềm POS365 phụ thuộc vào hạ tầng mạng đám mây; chuẩn hóa việc đồng bộ dữ liệu ngoại tuyến khi hệ thống bị quá tải dữ liệu gây chậm, lag.
• Đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên: Thường xuyên tập huấn cho nhân sự bộ phận kho về các tính năng nâng cao của POS365 (cảnh báo mức tồn an toàn, theo dõi hạn mức lô hàng sơn, báo cáo hàng chậm luân chuyển) để kiểm soát tốt hơn các dòng hàng sơn đá, sơn tạo vân gai và bột bả.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận chỉ ra các kết quả cụ thể từ việc đưa phần mềm POS365 vào vận hành tại Công ty TNHH Thacosil:

• Cắt giảm chi phí hao hụt và rủi ro tồn kho: Chi phí phát sinh do thất thoát và hàng hóa hết hạn giảm 27,32 triệu đồng (tương ứng giảm 34,2%), từ 79,8 triệu đồng năm 2020 xuống còn 52,48 triệu đồng năm 2022.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực tác nghiệp: Theo nhận định của doanh nghiệp được trích dẫn trong văn bản, phần mềm giúp tiết kiệm đến 80% thời gian và công sức quản lý kho so với phương thức lập sổ sách Excel trước đây.
• Chi phí đầu tư hợp lý: Chi phí bản quyền phần mềm 2,2 triệu đồng/năm là mức đầu tư phù hợp đối với quy mô của doanh nghiệp vừa và nhỏ, mang lại hiệu quả cao hơn rõ rệt so với chi phí bỏ ra.
• Tối ưu hóa quy trình kiểm kê: Chức năng kiểm kê tích hợp mã vạch cho phép nhân viên kế toán và thủ kho phát hiện ngay các chênh lệch số lượng thông qua cảnh báo hiển thị trên giao diện, hỗ trợ thực hiện việc xuất hàng theo đúng trật tự thời gian nhập kho.

Đóng góp của nghiên cứu: Về mặt thực tiễn, đề tài cung cấp một nghiên cứu trường hợp cụ thể về quá trình ứng dụng phần mềm quản lý kho dựa trên điện toán đám mây tại một doanh nghiệp phân phối vật liệu xây dựng quy mô nhỏ ở miền Trung. Kết quả nghiên cứu chứng minh việc số hóa công tác kho bãi giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng hàng hóa có trọng tải lớn và yêu cầu kỹ thuật cao, đồng thời minh chứng rằng chi phí đầu tư phần mềm có thể được bù đắp thông qua việc cắt giảm chi phí thất thoát và sai sót trong quá trình kiểm kê.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có các hạn chế được ghi nhận trực tiếp từ nội dung văn bản:

• Quy mô mẫu khảo sát còn nhỏ: Mẫu điều tra chỉ bao gồm 20 cán bộ, nhân viên nội bộ do quy mô nhân sự của công ty còn khiêm tốn (18 nhân viên vào năm 2022), khiến các phân tích thống kê dừng lại ở mức mô tả cơ bản.
• Giới hạn về dữ liệu thời gian: Dữ liệu tài chính và vận hành kho mới chỉ phân tích được chu kỳ 3 năm từ 2020 đến 2022; giai đoạn ứng dụng POS365 trong phân tích mới tập trung vào năm 2022.
• Nhược điểm kỹ thuật của phần mềm: Khảo sát của tác giả ghi nhận POS365 phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối mạng internet, đôi khi gặp tình trạng quá tải dữ liệu gây chậm hệ thống và hạn chế khả năng tùy biến chuyên sâu theo các đặc thù nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp.

Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng đánh giá hiệu quả phần mềm trong các năm tiếp theo (2024–2026); khảo sát đánh giá thêm phản hồi từ hệ thống đại lý, cửa hàng liên kết của Thacosil trên địa bàn các tỉnh miền Trung; nghiên cứu khả năng tích hợp POS365 với các hệ thống quản trị chuyên sâu hơn như phần mềm kế toán độc lập hoặc các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

• Sinh viên và người nghiên cứu các ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý: Tài liệu cung cấp ví dụ thực tế về phương pháp tiếp cận một đề tài nghiên cứu ứng dụng công nghệ trong vận hành chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp thương mại.
• Nhà quản trị và cán bộ quản lý kho tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích về quy trình chuyển đổi số từ bảng tính Excel sang phần mềm quản lý kho, cụ thể hóa các biểu mẫu, thao tác nghiệp vụ xuất - nhập - kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch và phương pháp theo dõi cơ cấu chi phí vận hành kho bãi.
• Các nội dung có giá trị tham khảo sâu: Bảng so sánh ưu nhược điểm giữa các phần mềm quản lý kho phổ thông (POS365, KiotViet, DanTriSoft) tại Chương 2 và bộ quy trình từng bước khi lập phiếu nhập - xuất - kiểm kho trên nền tảng phần mềm đám mây.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi phí mua bản quyền phần mềm POS365 tại Công ty TNHH Thacosil là bao nhiêu?
Theo số liệu tại Chương 2 của khóa luận, Công ty TNHH Thacosil đã đầu tư mua phần mềm quản lý bán hàng và kho POS365 trọn gói với mức chi phí khoảng 2,2 triệu đồng/năm kể từ đầu năm 2022.

2. Chi phí phát sinh do thất thoát và hỏng hóc hàng hóa biến động như thế nào sau khi Thacosil dùng POS365?
Chi phí phát sinh (bao gồm tổn thất do thất thoát trong quá trình luân chuyển và hàng hóa bị hết hạn sử dụng) đã giảm từ 79,8 triệu đồng/năm vào năm 2020 xuống còn 52,48 triệu đồng/năm vào năm 2022, tương ứng với mức giảm 27,32 triệu đồng (-34,2%).

3. Cơ cấu hệ thống kho bãi của Thacosil trong năm 2022 gồm những địa điểm nào và chi phí thuê ra sao?
Năm 2022, Thacosil vận hành 2 kho hàng tại quận Cẩm Lệ, Đà Nẵng: Kho 1 kết hợp văn phòng tại số 59 Võ Chí Công (diện tích 100 m², giá thuê 20 triệu đồng/tháng theo hợp đồng 5 năm) và Kho 2 tại số 663 đường 29/3 (giá thuê 10 triệu đồng/tháng theo hợp đồng 3 năm, dùng làm kho trung chuyển hàng đi các tỉnh). Tổng chi phí thuê kho bãi trong năm 2022 là 240 triệu đồng.

4. Kết quả khảo sát 20 nhân viên Thacosil đánh giá điểm mạnh lớn nhất của POS365 là gì?
Theo kết quả điều tra trên 20 nhân sự, 65% nhân viên nhận xét phần mềm dễ thao tác và kiểm soát, 35% đánh giá rất có ích cho công ty. Về mặt hỗ trợ công việc, 35% nhân viên ghi nhận phần mềm giúp tối ưu hóa thời gian làm việc và 30% cho rằng phần mềm giúp hạn chế sai sót về số lượng.

5. Nhân viên công ty phản ánh những hạn chế kỹ thuật nào khi vận hành POS365?
Khảo sát chỉ ra điểm hạn chế lớn nhất là phần mềm vận hành dựa trên điện toán đám mây nên đòi hỏi kết nối internet liên tục; tại một số thời điểm khi khối lượng giao dịch tăng cao, phần mềm gặp tình trạng quá tải dữ liệu dẫn đến giật, lag hệ thống, đồng thời khả năng tùy biến cấu hình sâu còn hạn chế.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Hương đã phản ánh toàn diện thực trạng và hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm POS365 trong công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Thacosil giai đoạn 2020–2022. Nghiên cứu chỉ ra rằng việc số hóa nghiệp vụ kho bãi giúp công ty tiết kiệm 80% thời gian xử lý thủ công, chuẩn hóa quy trình xuất - nhập - kiểm kê hàng hóa bằng mã vạch và giảm thiểu 34,2% chi phí thất thoát phát sinh. Công trình là một tài liệu tham khảo thực tế có giá trị cho sinh viên chuyên ngành Logistics cũng như các doanh nghiệp phân phối thương mại vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số công tác quản trị kho bãi.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ KHO 1. Tổng quan nghiên cứu về ứng dụng phần mềm trong quản lý kho  Các công trình nghiên cứu nước ngoài Nghiên cứu của Tanner Arsan (2012) về việc thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa lưu kho là một giải pháp quan trọng cho hệ thống quản lý. Trong thời đại máy móc, mọi quy trình bắt đầu được tích hợp vào công nghệ điện tử, hạn chế việc hoạt động thủ công dựa trên giấy tờ do tỷ lệ lỗi của con người cao và tổn thất hàng tồn kho lớn. Việc thiết kế ra phần mềm phục vụ quá trình quản lý cho doanh nghiệp có khả năng kiểm soát hiệu quả tốt nhất và độ chính xác cao.

Theo nghiên cứu của Abby Jenkins (2020) cho biết hiệu quả và tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa lưu kho. Nhà quản lý phải đảm bảo tất cả các quy trình thực hiện theo nguyên tắc, thường xuyên giám sát và báo cáo kho hàng để có thể thay đổi và điều chỉnh kịp thời. Việc quản lý hàng hóa lưu kho tốt sẽ giảm thiểu được thời gian và quản lý với chi phí thấp nhưng chất lượng cao, đóng góp phần lớn vào chuỗi cung ứng, tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp cũng như mối quan hệ đối với khách hàng. Nghiên cứu mới nhất của Oliver Munro (2023) về thực hiện quản lý hàng hóa lưu kho đúng cách liên quan đến việc sử dụng phần mềm quản lý lưu kho và hệ thống tự động để cao tốc độ trong việc xử lý hàng hóa và độ chính xác.

Xác định phần mềm quản lý là một công cụ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Giúp điều chỉnh việc lưu trữ và xử lý hàng hóa lưu kho, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, hợp lý hóa việc xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu tổng thể của kho. Theo Madis Kuuse (2023) – một người quan tâm sâu sắc đến sản xuất và quản lý hàng hóa lưu kho đã nghiên cứu về vấn đề ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý. Điều đó giúp doanh nghiệp có thể biết chính xác được sản phẩm cụ thể có ở trong kho, khi nào cần bổ sung và khi nào xử lý hàng tồn kho.

Phần mềm quản lý hàng hóa lưu kho tự động cập nhật mức tồn kho bất cứ khi nào có sự thay đổi trong việc bán hàng, cho biết được vị trí của các mặt hàng và dữ liệu của các mặt hàng đó. Có khả năng thu thập và xử lý dữ liệu khổng lồ, cung cấp các số liệu hiệu suất để doanh nghiệp dễ quản lý. 7  Các công trình nghiên cứu trong nước Nghiên cứu của Nguyễn Quang (2017) được thực hiện nhằm mục đích tìm ra giải pháp để công ty quản lý hàng hóa lưu kho tối ưu, hiện đại. Chỉ ra việc quản lý hàng hóa với số lượng lớn, nhà sản xuất, cung cấp hàng hóa phải thường xuyên kiểm tra, rà soát số lượng cũng như chất lượng hàng hóa sẵn có trong kho.

Điều đó làm công ty sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí để thực hiện, theo dõi và xử lý các rủi ro có thể xảy ra, số liệu có thể không chính xác đối với một khối lượng công việc lớn. Vì vậy tìm ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý là hết sức cần thiết và quan trọng giảm thất thoát trong quá trình bảo quản, quản lý lưu kho đối với công ty. Theo nghiên cứu của Lê Thị Thu Lan và Nguyễn Chí Phương (2020) đã cho biết vai trò quan trọng của công nghệ khi vận dụng vào quản lý kho.