Ứng Dụng Phần Mềm MS Project Trong Quản Lý Dự Án Xây Dựng Cửa Hàng Café Sách

Chuyên khảo kỹ thuật phân tích Ứng dựng phần mềm ms project vào việc quản lý dự án xây dựng của hàng café sách, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Lý Dự Án
• Đề tài: Ứng Dụng Phần Mềm MS Project Trong Quản Lý Dự Án Xây Dựng Cửa Hàng Café Sách
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
• 1.1. Giới thiệu về quản lý dự án
• 1.2. PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN
• 1.2.1. Phần mềm quản lý dự án miễn phí
• 1.2.2. Phần mềm quản lí dự án bản quyền
• 2. CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN MS PROJECT 2013
• 2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
• 2.2. GIAO DIỆN PHẦN MỀM
• 2.3. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
• 2.3.1. Tạo một dự án mới
• 2.3.2. Thiết lập thông tin dự án
• 2.3.3. Tạo danh sách công việc
• 2.3.4. Thiết lập quan hệ giữa các công việc
• 2.3.5. Tài nguyên dự án
• 2.3.6. Phân bổ tài nguyên cho các công việc
• 2.3.7. Lập lịch trình cho dự án
• 2.3.8. Tìm đường găng cho dự án
• 2.3.9. Cập nhật tiến độ dự án
• 2.3.10. Cân đối tài nguyên
• 2.3.11. Lập và in dự án
• 3. CHƯƠNG 3: MINH HỌA - ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG VIỆC XÂY DỰNG MÔ HÌNH CỬA HÀNG CAFE SÁCH
• 3.1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
• 3.2. LẬP KẾ HOẠCH CHO DỰ ÁN
• 3.3. ĐIỀU KHIỂN, KIỂM SOÁT
• 3.4. BÁO CÁO TỔNG KẾT
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giải mã cách MS Project tối ưu dự án xây dựng quán cafe sách

Việc khởi tạo một dự án xây dựng cửa hàng café sách đòi hỏi sự phối hợp phức tạp giữa nhiều yếu tố: từ thiết kế, thi công, đến quản lý chi phí và nhân sự. Nếu không có một công cụ mạnh mẽ, dự án rất dễ rơi vào tình trạng chậm tiến độ, vượt ngân sách và không đạt chất lượng kỳ vọng. Đây chính là lúc phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như Microsoft Project thể hiện vai trò không thể thiếu. Khác với các công cụ như Excel vốn chỉ phù hợp cho việc liệt kê công việc đơn giản, MS Project cung cấp một hệ sinh thái toàn diện để lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi và báo cáo. Bằng việc ứng dụng MS Project, nhà quản lý có thể trực quan hóa toàn bộ vòng đời dự án, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Phần mềm này không chỉ là một công cụ lập lịch, mà còn là một trợ lý đắc lực trong việc kiểm soát các ràng buộc cốt lõi của dự án: phạm vi, thời gian và chi phí, đảm bảo việc setup quán cafe sách diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

1.1. Từ Excel đến MS Project Bước tiến trong quản lý dự án xây dựng

Sử dụng bảng tính Excel để quản lý dự án xây dựng là một thói quen phổ biến nhưng tồn tại nhiều hạn chế. Excel thiếu khả năng thiết lập mối quan hệ phụ thuộc tự động giữa các công việc, khiến việc cập nhật tiến độ trở nên thủ công và dễ sai sót. Việc quản lý nguồn lực dự án và theo dõi chi phí trên Excel cũng rất phức tạp, không cung cấp được cái nhìn tổng quan về tình trạng quá tải hay thiếu hụt nhân lực. Ngược lại, MS Project được thiết kế chuyên biệt cho quản lý dự án xây dựng. Phần mềm cho phép tạo ra các mối quan hệ logic (Finish-to-Start, Start-to-Start), tự động tính toán lại toàn bộ lịch trình khi có sự thay đổi. Điều này giúp người quản lý dễ dàng xác định đường găng (critical path) và tập trung vào các công việc trọng yếu, đảm bảo dự án không bị trì hoãn.

1.2. Các tính năng cốt lõi của MS Project hỗ trợ thi công quán cafe

MS Project cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích cho các dự án xây dựng. Tính năng Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) giúp trực quan hóa toàn bộ tiến trình, hiển thị rõ ràng thời gian bắt đầu, kết thúc và sự liên kết giữa các hạng mục công việc. Cấu trúc phân rã công việc (WBS) cho phép chia nhỏ dự án thành các gói công việc dễ quản lý hơn, từ khâu thiết kế, thi công móng, dựng tường cho đến hoàn thiện thiết kế nội thất cafe sách. Bên cạnh đó, các công cụ quản lý chi phí xây dựng và quản lý tài nguyên giúp phân bổ ngân sách và nhân lực một cách tối ưu, đồng thời tạo ra các báo cáo tiến độ dự án chuyên nghiệp để trình bày cho các bên liên quan, giúp việc theo dõi dự án trở nên minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.

II. Thách thức trong quản lý dự án cafe sách vai trò MS Project

Quản lý một dự án F&B như cửa hàng café sách không chỉ đơn thuần là xây dựng một công trình vật chất. Nó bao hàm cả những yếu tố đặc thù như thiết kế không gian, trải nghiệm khách hàng và tối ưu vận hành. Các thách thức chính thường gặp bao gồm việc kiểm soát chi phí thi công quán cafe phát sinh, phối hợp nhiều nhà thầu phụ (xây dựng, nội thất, điện nước), và đảm bảo tiến độ khai trương đúng kế hoạch để không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Đặc biệt, quản lý rủi ro dự án là một bài toán khó, khi các yếu tố khách quan như thời tiết hay sự cố nhà cung cấp có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ dự án. MS Project đóng vai trò là một trung tâm chỉ huy, giúp dự báo và giảm thiểu các rủi ro này. Bằng cách lập một kế hoạch chi tiết và thiết lập đường cơ sở (baseline), người quản lý có thể so sánh giữa kế hoạch và thực tế, từ đó sớm phát hiện các sai lệch và đưa ra phương án điều chỉnh kịp thời.

2.1. Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn khi thi công cửa hàng F B

Các dự án xây dựng trong lĩnh vực F&B thường đối mặt với nhiều rủi ro đặc thù. Theo tài liệu nghiên cứu, các rủi ro hàng đầu bao gồm: vốn đầu tư hạn hẹp, thiếu kinh nghiệm thực tế của đội ngũ quản lý, và sự thiếu thống nhất trong làm việc nhóm. Ví dụ, việc "Hạn hẹp về kinh phí" có thể dẫn đến cắt giảm chất lượng vật tư, trong khi "Nguồn lực thiếu kiến thức và kinh nghiệm" có thể gây ra sai sót trong thi công. Thêm vào đó, các yếu tố khách quan như "Điều kiện thời tiết làm chậm tiến độ" cũng là một rủi ro cần được lường trước. Việc không có một hệ thống quản lý rủi ro dự án bài bản sẽ khiến dự án dễ đi chệch hướng và gây ra những thiệt hại không đáng có.

2.2. Cách MS Project giúp dự báo và kiểm soát tiến độ thi công

MS Project là công cụ hiệu quả để kiểm soát rủi ro về mặt tiến độ. Bằng cách xác định đường găng (critical path), phần mềm chỉ ra những công việc không có thời gian dự trữ, buộc phải hoàn thành đúng hạn để không làm ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án. Khi có một công việc trên đường găng bị trễ, MS Project sẽ tự động tính toán và hiển thị tác động lên toàn bộ lịch trình. Hơn nữa, tính năng thiết lập đường cơ sở (Baseline) cho phép ghi lại kế hoạch ban đầu. Trong quá trình thực thi, người quản lý có thể cập nhật tiến độ thực tế và so sánh trực tiếp với baseline trên sơ đồ Gantt. Sự sai khác giữa hai đường này chính là dấu hiệu cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn, giúp đội ngũ chủ động trong việc quản lý tiến độ thi công.

III. Hướng dẫn lập kế hoạch dự án cafe sách chi tiết với MS Project

Giai đoạn lập kế hoạch dự án là nền tảng quyết định đến 80% sự thành công. Việc sử dụng MS Project trong giai đoạn này giúp chuẩn hóa quy trình và đảm bảo mọi khía cạnh của dự án đều được xem xét một cách cẩn trọng. Một bản kế hoạch tốt không chỉ là một danh sách công việc, mà phải bao gồm cả cấu trúc phân rã công việc, ước tính thời gian, xác định mối quan hệ phụ thuộc, và phân bổ nguồn lực. Tài liệu thực hành "Ứng dụng phần mềm MS Project vào dự án mô phỏng xây dựng cửa hàng café sách" đã minh họa rõ ràng các bước này. Quy trình bắt đầu bằng việc thiết lập các thông tin cơ bản cho dự án, tạo lịch làm việc riêng, sau đó tiến hành xây dựng WBS chi tiết cho từng giai đoạn từ thiết kế đến hoàn công. Việc tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo kế hoạch được xây dựng một cách logic, khả thi và toàn diện, tạo cơ sở vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.

3.1. Xây dựng cấu trúc phân rã công việc WBS cho quán cafe

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong lập kế hoạch là xây dựng Cấu trúc phân rã công việc (WBS). Đây là quá trình chia nhỏ toàn bộ dự án thành các hạng mục công việc lớn và các công việc con dễ quản lý hơn. Dựa trên Bảng WBS trong tài liệu tham khảo, dự án xây dựng café sách có thể được chia thành 4 giai đoạn chính: (1) Thiết kế, (2) Xây dựng, (3) Trang trí, và (4) Hoàn thành. Trong mỗi giai đoạn, các công việc cụ thể được liệt kê, ví dụ, giai đoạn 'Xây dựng' bao gồm các task con như 'Thuê mặt bằng', 'Thi công nền móng, tường, vách', và 'Nghiệm thu'. Việc xây dựng một WBS rõ ràng giúp đảm bảo không bỏ sót công việc và là cơ sở để ước tính thời gian, chi phí và phân bổ nguồn lực chính xác.

3.2. Thiết lập quan hệ công việc và xác định đường găng critical path

Sau khi có danh sách công việc từ WBS, bước tiếp theo là thiết lập mối quan hệ phụ thuộc (dependencies) giữa chúng. MS Project hỗ trợ 4 loại quan hệ cơ bản, phổ biến nhất là Finish-to-Start (FS), nghĩa là công việc sau chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước đã kết thúc. Ví dụ, công việc 'Thi công nền móng' (FS) phải hoàn thành trước khi bắt đầu 'Hoàn thiện: dán tường, sơn'. Khi tất cả các mối quan hệ được thiết lập, MS Project sẽ tự động tính toán và vẽ ra đường găng (critical path). Đây là chuỗi công việc dài nhất quyết định thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án. Quản lý chặt chẽ các công việc trên đường găng là bí quyết để đảm bảo quản lý tiến độ thi công hiệu quả.

IV. Phương pháp theo dõi và quản lý nguồn lực dự án với MS Project

Việc lập kế hoạch chỉ là bước khởi đầu. Giá trị thực sự của MS Project nằm ở khả năng theo dõi dự án trong thời gian thực và quản lý nguồn lực dự án một cách hiệu quả. Một dự án xây dựng café sách liên quan đến nhiều loại nguồn lực: nhân công (thợ xây, thợ điện), vật tư (xi măng, sắt thép), và máy móc (máy trộn bê tông). MS Project cho phép khai báo tất cả các nguồn lực này, gán chúng vào từng công việc cụ thể và theo dõi mức độ sử dụng. Phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi có nguồn lực bị phân bổ quá mức (over-allocated), giúp người quản lý có thể thực hiện các biện pháp điều chỉnh như cân bằng tài nguyên (resource leveling). Hơn nữa, tính năng cập nhật tiến độ (% hoàn thành, ngày bắt đầu/kết thúc thực tế) giúp tạo ra các báo cáo tiến độ dự án chính xác, cung cấp cái nhìn minh bạch về tình trạng hiện tại của dự án so với kế hoạch ban đầu.

4.1. Phân bổ và cân bằng nguồn lực để tối ưu chi phí xây dựng

Sau khi khai báo danh sách tài nguyên, bước tiếp theo là phân bổ chúng cho các công việc. Trong MS Project, mỗi công việc có thể được gán một hoặc nhiều nguồn lực. Khi một nguồn lực (ví dụ: một đội thợ xây) được gán cho nhiều công việc diễn ra đồng thời, tình trạng quá tải có thể xảy ra. MS Project sẽ đánh dấu các tài nguyên này bằng màu đỏ trong chế độ xem Resource Sheet. Để giải quyết, người quản lý có thể sử dụng phương pháp cân bằng tài nguyên thủ công (điều chỉnh lịch trình) hoặc tự động (để phần mềm tự dời các công việc không thuộc đường găng). Quá trình này giúp việc sử dụng nhân lực và máy móc hiệu quả hơn, tránh lãng phí và góp phần tối ưu quản lý chi phí xây dựng.

4.2. Kỹ thuật cập nhật và báo cáo tiến độ dự án chuyên nghiệp

Để việc theo dõi dự án có ý nghĩa, việc cập nhật tiến độ phải được thực hiện thường xuyên. MS Project cung cấp hộp thoại Update Project và Update Tasks để người dùng nhập các thông số thực tế như % hoàn thành, thời gian bắt đầu/kết thúc thực tế. Khi dữ liệu được cập nhật, chế độ xem Tracking Gantt sẽ hiển thị song song thanh tiến độ kế hoạch (baseline) và thanh tiến độ thực tế. Sự so sánh trực quan này giúp nhận diện ngay lập tức các công việc đang bị chậm hoặc vượt tiến độ. Từ đó, phần mềm có thể tự động tạo ra nhiều loại báo cáo chuyên nghiệp về tình hình dự án, chi phí, và khối lượng công việc, giúp ban quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

V. Phân tích case study Xây dựng cửa hàng cafe sách với MS Project

Lý thuyết sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được áp dụng vào thực tiễn. Tài liệu nghiên cứu cung cấp một case study minh họa chi tiết về việc ứng dụng MS Project để quản lý dự án xây dựng một cửa hàng café sách thực tế, từ lúc khởi động đến khi báo cáo tổng kết. Dự án này có vốn đầu tư 400.000.000 VNĐ, bắt đầu từ 16/12/2019 và dự kiến kết thúc vào 20/02/2020. Mục tiêu rõ ràng là phục vụ nhu cầu học tập và giải trí của sinh viên khu vực Thủ Đức. Thông qua việc phân tích cách nhóm dự án sử dụng MS Project, chúng ta có thể rút ra những bài học quý giá về cách lập kế hoạch dự án, quản lý rủi ro và điều khiển tiến độ trong một bối cảnh cụ thể. Case study này là một mẫu file MS Project tham khảo hữu ích cho bất kỳ ai đang có ý định triển khai một dự án tương tự.

5.1. Phân tích bảng WBS và sơ đồ Gantt thực tế của dự án

Bảng WBS của dự án (Bảng 3.3) đã chia nhỏ dự án thành các giai đoạn logic: Thiết kế (10 ngày), Xây dựng (43 ngày), Trang trí (4 ngày), và Hoàn thành (6 ngày). Mỗi giai đoạn lại bao gồm các công việc chi tiết với thời gian và mối quan hệ phụ thuộc rõ ràng. Ví dụ, công việc 'Thi công nền móng...' phụ thuộc vào công việc 'Thuê mặt bằng' và 'Lên ý tưởng, bản vẽ'. Toàn bộ kế hoạch này được trực quan hóa trên Sơ đồ Gantt (Hình 3.1), cho thấy một lộ trình thực hiện rõ ràng từ đầu đến cuối. Biểu đồ mạng công việc (Hình 3.2) cũng được tạo ra để phân tích sâu hơn về các mối quan hệ và xác định đường găng của dự án.

5.2. Bài học kinh nghiệm từ quá trình quản lý rủi ro và điều chỉnh

Case study cũng cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro dự án. Nhóm đã xác định các rủi ro tiềm tàng như 'Hạn hẹp về kinh phí' và 'Nguồn lực thiếu kiến thức' (Bảng 3.4), đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục. Trong quá trình triển khai, dự án đã gặp vấn đề thực tế (do sắp xếp nhân lực và điều kiện khí hậu) và cần điều chỉnh kế hoạch. Bảng WPS sau điều chỉnh cho thấy thời gian của một số công việc đã được thay đổi, chẳng hạn giai đoạn 'Xây dựng' tăng từ 43 ngày lên 46 ngày. Việc sử dụng MS Project đã giúp quá trình điều chỉnh này diễn ra nhanh chóng, tự động tính toán lại các mốc thời gian mới mà không cần phải làm lại toàn bộ kế hoạch, thể hiện sự linh hoạt của công cụ trong việc kiểm soát và điều khiển dự án.

Trích đoạn nội dung tài liệu

= =e Kee NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC NGAN HANG TP. HCM KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LY _ a” GAN HA Xe. T % My % “” Ng Univers’ < > + ý Ỳ UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT ụ TRONG DỤ AN XAY DUNG QUAN CA PHE SACH ; Ậ A Môn học: Tin học ứng dụng Giảng viên: Thầy Nguyễn Văn Thọ Lớp: CN03 Nhóm thực hiện: Nhóm 1 TP. Hồ Chí Minh, 2019 ——————>-z>«>*1¿»—=_©=————— DANH SÁCH NHÓM STT HO VA TEN MSSV 1 Hồ Hoàng Minh Tuyết 2 Đào Ngọc Trâm 3 Vòng Ngọc My 4 Huỳnh Thanh Trâm 5 Hồ Thị Thanh Thúy MO DAU Ngày nay, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển ram rộ đã có không ít các phần mềm giúp cho cong người chúng ta có thé giảm thiểu áp lực công viện và thời gian thực hiện, cũng nhự cho chúng ta cái nhìn tổng quan để quản lí những kế hoạch, dự án ngày một hiệu quả hơn.

Một trong những phần mềm được sử dụng phô biến nhất đó là phần mềm Quản lý dự án MS Project được phát triển bởi Microsoft. Giúp chúng ta có thê quả lý dự án về mặt thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. Đề hiểu thêm về giao diện, cách thực hiện việc quản lý trên phần mềm quản lý MS Project nhóm sẽ thực hành ứng dụng phẩm mềm MS Project vào dự án mô phỏng “xây dựng của hàng café sách” để có thê hiểu thêm về quy trình thực hiện thao tác trên phần mềm, ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn giải quyết vấn đề. Từ đó có thêm kinh nghiệm cho cá nhân các thành viên nhóm.

Dự án xây dựng cửa hàng café sách ra đời nhằm giúp cho sinh viên có một nơi thoáng mát, rộng rãi để thưởng thức thức uống ngon và thư giãn bên những cuốn sách mình yêu thích. Đặc biệt với thiết kế của quán dành riêng cho việc teamwork sẽ giúp cho sinh viên có nơi thật thoải mái để có thể làm viêc nhóm một cách hiệu quả hơn. Bài thực hành ứng dựng phần mềm MS Project vào việc quản lý dự án xây dựng của hàng caf sách được thực hiện trong khoản thời gian hạn chế, và thành viên nhóm chưa có được sự trãi nghiệm đủ để thực hiện thật tốt bài này, khó tránh khỏi những sai sót. Hy vọng những sai sót của nhóm trong quá trình thực hiện sẽ được sự thông cảm của các bạn cũng như thây có thể bỏ qua.

Xin trân thành cảm ơn! NHAN XET CUA GIANG VIEN MỤC LỤC 1. Giới thiệu về quản lý dự án:. e eee centre aeeee eee 10 1. PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN:.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí 1. Phần mềm quản lí dự án bản quyền:. 13 CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ ÁN MS PROJECT 2013. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN.Q 0Q HH ng ng ng 15 2.

GIAQ DIEN PHAN MEM. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN. L Q2 ng ng ngưyy 17 2. Tạo một dự án mới.

Thiết lập thông tin dự án.-- cu nh kh, 17 2. ngTK KT nhi 19 2.4 Tạo danh sách công viỆC.5 Thiết lập quan hệ giữa các công viỆC.6 Tài nguyên dự án: .6 Tài nguyên dự án: .7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc 2.8 Lập lịch trình cho dự án.-- cm nh kg - Lịch cho tài nguyên.- cm nh ng ni nà 2.9 Tìm đường găng cho dự án.10_ Cập nhật tiến độ dự án.-- Sun nh kh, 2.11 Cân đối tài nguyên .12 LAp va in dự án. HH ng bi. nae ee tees 0.

wee wee CHUONG 3: MINH HOA- UNG DUNG QUAN LY DU AN TRONG VIEC XAY DUNG MO HINH CUA HANG CAFE SACH,. KHOT DONG DU AN .2 LAP KE HOACH CHO DUAN .cccccccccessececcesseeeceseeeeeeseneesenseneeeeaes 40 czn (con ha a1._ SH KT Ki kh kt 41 3.4 ĐIỀU KHIỂN, KIỂM SOÁT 3. HT ki kg 3. BẢO CÁO TỔNG KẾT.-- - - Q31 S123 SH ng ng re DANH SÁCH HÌNH Hinh 2.

Ms Project 15 Hình 2. Giao điện phần mễn Ms. Error! Bookmark not defined. Giao diện tạo lập du dn moi 17 Hình 2.

Hộp thoai Project information for SP moi. Thiết lập thong tin cơ bản cho it GI cessecssesssesssesssscssssssssssssssscssscssscesscessces 16 Hình 2. Hộp thoại Change Working Time. Error! Bookmark not defined.

Thiết lập lại lịch cho dự án 20 Hình 2. Tạo danh sách công việc 20 Hình 2. Hộp thoại Task IHÍOPIHHGĂÍOHH. Sàn HH KH Hàn 21 Hinh 2.

Error! Bookmark not defined. Phân bô tai nguyén bang cita 86 Assign Ñ©€SOUFC€S. Phan bé tài nguyên bằng cửa số Task IH[OFHAFÏOH. Biểu đ tài nguyên sắt 25 Hình 2.

Ghỉ chú cho tài nguyên 25 Hình 2. Lập lịch trình cho du dn 26 Hình 2. Ldap lich cua dv dn trong hép hoai Change Working TimeError! Bookmark not defi Hình 2. Lap lich cho tai nguyén trong hép thoai Change Working Time.

Cách hiển thị đường găng (Critical path) trong Ms Project cscs 28 Hình 2. Hộp thoại GanttChartWIzard 28 Hình 2. Hộp thoại Update PFOj€C. co Sen HH HH ng ry 29 Hình 2.

Cách thể hiện tiến độ của Ì công tÁC. Hộp thoại Update Tasks 30 Hình 2. Sơ đồ GanH của dự án 44 Hình 3. Sơ đề mạng công việc của dự án 45 DANH SÁCH BẢNG Bang 3.

Bang dang kí dự án 38 Bảng 3. Mô hình cho điểm có trọng số cho các thanh vién trong nhém du dn — Weighted Scoring Model 40 Bảng 3. Bảng WPS đự án 43 Bang 3. Bang rui ro du án 46 Bảng 3.

Bảng WPS của die dn sau điều chỉnh 49 GIGI THIEU TONG QUAT CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN 1. KHAI NIEM DU AN VA QUY TRINH QUAN LY DU AN: 1. Khái niệm, đặc điểm của dự án: a) Du dn là gì? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. b) Đặc điểm của dự án: Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ Tràng.

Thông thường người ta cé gang lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thé. Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiễn trình thì kết quả đó không được gọi là dự án. Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.

Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tô chức nay sé giải tán hay thay đôi cơ cầu tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới.Nghĩa là môi dự án đêu có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gôm nhiêu giai đoạn khác nhau: - _ Khởi đầu dự án - — Triển khai dự án -_ Kết thúc dự án Giai đoạn khởi dau (Initiation phase) - Khai niém (Conception): - Dinh nghia dy 4n 1A gi ? (Definition) - Thiết kế (Design) - Tham dinh (Appraisal) - Lya chon (Selection) - Bat dau triển khai Triển khai (Implementation phase) - Hoach dinh (Planning) - _ Lập tiễn d6 (Scheduling) - Tổ chức công việc (Organizing)+ Giám sát (Monitoring) - Kiểm soát (Controlling) - Kếtthúc (Termination phase) - _ Chuyến giao (Handover) - Đánh gia (Evaluation) GIGI THIEU TONG QUAT Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiễn trình chậm — nhanh — chậm Nễ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và định nghĩa. Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyên sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn cuối sẽ không bằng không.

Chi phi cua dy An (Cost of project) Ở giai đoạn khởi đầu —> chí phí thấp Ở giai đoạn triển khai —> chỉ phí tăng Càng về sau thì chỉ phí càng tăng -_ Việc rút ngăn tiễn độ làm chỉ phí tăng lên rất nhiều. - Theo thời gian tính chat bất định của chi phí sẽ tăng dần lên Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách. Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn.

Bất kỳ một dự án nao cting tồn tại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mau thuan 6 dau ra? - Gitta cdc b6 phận trong dự án - GIữa các dự án trong tô chức mẹ - Gitta dự án và khách hàng Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án. Giới thiệu về quản lý dự án: a) Khái niệm: Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiêm tra (Controlling) các công việc và nguôn lực đê hoàn thành các mục tiêu đã định. Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án, kết thúc đự án.

Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc. Quy trình giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ họ phải. tiền hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý có thể giám sát tiễn độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện. b) Quy trinh quan li du án: - Thiet lap dy 4n Gồm 2 hoạt động chính: + Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tô chức dự án, quyền hạn, vai trò — trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,.

ở mức độ tổng quát. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án. GIGI THIEU TONG QUAT + Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án.

Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan. - _ Lập kế hoạch dự án Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hang, thời gian, chi phi, chat lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đầu thâu, tích hợp.