Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc nâng cao hiệu quả quản trị. Công ty TNHH Một thành viên Nhà xuất bản Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam (NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam) là một đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, hoạt động trong lĩnh vực biên tập, xuất bản các loại bản đồ và tài liệu chuyên ngành. Giai đoạn 2019-2024, NXB đặt mục tiêu ứng dụng công nghệ mới vào biên tập xuất bản và xin cấp phép xuất bản phẩm điện tử nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Tuy nhiên, phương pháp quản trị truyền thống theo thời gian, thâm niên hay quá trình đang bộc lộ nhiều hạn chế như thiếu tính chủ động, sáng tạo và hiệu quả thấp trong quản trị văn phòng. Do đó, việc vận dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives - MBO) được xem là giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại NXB. Mục tiêu nghiên cứu là phân tích thực trạng vận dụng MBO trong quản trị văn phòng tại NXB, từ đó đề xuất các giải pháp thúc đẩy áp dụng phương pháp này nhằm tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao năng suất lao động và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào bộ máy văn phòng của NXB trong giai đoạn 2019 đến nay, với trọng tâm là các hoạt động quản trị văn phòng theo phương pháp MBO. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho việc đổi mới phương pháp quản trị văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của NXB và các tổ chức tương tự trong bối cảnh đổi mới quản trị nhà nước và doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) được Peter Drucker giới thiệu lần đầu năm 1954, là hệ thống quản lý tập trung vào việc xác lập, đo lường và đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu cụ thể đã thỏa thuận giữa nhà quản trị và cấp dưới. MBO khác biệt với các phương pháp quản trị truyền thống ở chỗ tập trung vào kết quả đầu ra thay vì quá trình hay thời gian thực hiện. Mục tiêu trong MBO phải tuân thủ nguyên tắc SMARTER (Specific - rõ ràng, Measurable - đo lường được, Achievable - khả thi, Realistic - phù hợp, Time-bound - có thời hạn, Engagement - liên kết, Relevant - thích đáng).

Ngoài ra, luận văn còn tham khảo các mô hình quản trị hiện đại như OKR (Objectives and Key Results) và các công cụ đo lường hiệu quả như KPI (Key Performance Indicator) và BSC (Balanced Scorecard). KPI và BSC được sử dụng để thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính, giúp đánh giá khách quan hiệu quả thực hiện mục tiêu trong quản trị văn phòng.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Quản trị theo mục tiêu (MBO): Phương pháp quản trị dựa trên việc xác định và cam kết thực hiện mục tiêu cụ thể giữa các cấp quản lý và nhân viên.
  • Quản trị văn phòng: Hoạt động hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các công việc văn phòng nhằm hỗ trợ hiệu quả cho lãnh đạo và tổ chức.
  • Nguyên tắc SMARTER: Tiêu chuẩn xây dựng mục tiêu hiệu quả trong quản trị theo mục tiêu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng kết hợp các phương pháp nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Cụ thể:

  • Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tổng hợp, hệ thống hóa các tài liệu, sách báo, nghiên cứu liên quan đến MBO và quản trị văn phòng.
  • Phương pháp quan sát: Theo dõi thực tế tổ chức, điều hành và thực hiện công tác văn phòng tại NXB.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu về nhân sự, mức độ vận dụng MBO và hiệu quả quản trị văn phòng trong 5 năm gần đây.
  • Phương pháp so sánh: Đánh giá sự khác biệt giữa MBO và các phương pháp quản trị khác như MBP (quản trị theo quá trình), MBT (quản trị theo thời gian) và OKR.
  • Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích định lượng các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng như độ tuổi, thâm niên, trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên.
  • Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi: Thu thập ý kiến đánh giá mức độ hiểu biết và vận dụng MBO của cán bộ nhân viên văn phòng NXB.
  • Phương pháp chuyên gia: Tham vấn ý kiến các chuyên gia quản trị văn phòng để hoàn thiện phương pháp nghiên cứu và phân tích kết quả.

Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ nhân viên văn phòng NXB, với số liệu thu thập trong giai đoạn 2019-2023. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ nhằm đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy của kết quả. Phân tích dữ liệu sử dụng các công cụ thống kê mô tả và phân tích định lượng để đánh giá mức độ vận dụng MBO và các yếu tố ảnh hưởng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ hiểu biết về MBO của cán bộ nhân viên: Khoảng 85% cán bộ nhân viên văn phòng NXB có nhận thức cơ bản về phương pháp quản trị theo mục tiêu, trong đó 60% đánh giá MBO là phương pháp quản trị phù hợp với đặc thù công việc văn phòng.

  2. Mức độ vận dụng MBO trong quản trị văn phòng: Kết quả khảo sát cho thấy khoảng 70% các phòng ban tại NXB đã áp dụng MBO trong việc xây dựng và thực hiện mục tiêu công việc. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 55% cán bộ nhân viên cảm nhận hiệu quả rõ rệt từ việc áp dụng MBO, đặc biệt trong việc nâng cao trách nhiệm và sáng tạo cá nhân.

  3. Hiệu quả quản trị văn phòng: So sánh hiệu quả quản trị trước và sau khi áp dụng MBO, năng suất lao động tăng khoảng 15%, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu đúng hạn tăng từ 65% lên 80%. Thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên cũng tăng khoảng 10% trong giai đoạn nghiên cứu.

  4. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc vận dụng MBO: Năng lực cán bộ nhân viên, nhận thức của lãnh đạo cấp cao và môi trường bên ngoài (chính sách pháp luật, công nghệ, kinh tế) là những yếu tố quyết định đến hiệu quả vận dụng MBO. Ví dụ, khi có sự thay đổi về luật đấu thầu, văn phòng đã kịp thời điều chỉnh mục tiêu đào tạo nghiệp vụ đấu thầu qua mạng cho nhân viên chuyên trách.

Thảo luận kết quả

Việc áp dụng MBO tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam đã góp phần nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng thông qua việc xác định mục tiêu rõ ràng, đo lường được và có sự cam kết thực hiện giữa các cấp quản lý và nhân viên. Kết quả khảo sát và số liệu thống kê cho thấy sự tăng trưởng tích cực về năng suất lao động và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, phù hợp với các nghiên cứu trong lĩnh vực quản trị nhân sự và quản trị doanh nghiệp nhà nước.

Tuy nhiên, hiệu quả vận dụng MBO còn hạn chế do một số nguyên nhân như năng lực quản trị của cán bộ chưa đồng đều, nhận thức chưa đồng bộ giữa các cấp lãnh đạo, và sự thay đổi nhanh chóng của môi trường bên ngoài đòi hỏi phải có sự điều chỉnh linh hoạt trong mục tiêu. So với các phương pháp quản trị khác như MBP, MBT hay OKR, MBO phù hợp hơn với đặc thù quản trị văn phòng của NXB do tính ổn định và khả năng đo lường cụ thể, tuy nhiên cần bổ sung các công cụ đo lường như KPI và BSC để nâng cao tính khách quan và minh bạch.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ hoàn thành mục tiêu theo từng phòng ban, bảng so sánh năng suất lao động trước và sau khi áp dụng MBO, cũng như biểu đồ phân bố thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên qua các năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực và nhận thức của lãnh đạo và cán bộ nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phương pháp MBO và kỹ năng quản trị mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER, nhằm đảm bảo sự hiểu biết đồng bộ và áp dụng hiệu quả trong toàn bộ bộ máy văn phòng. Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo NXB phối hợp với phòng Đào tạo.

  2. Cụ thể hóa mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER: Xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân, phòng ban rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường và phù hợp với chiến lược phát triển của NXB. Thời gian: triển khai ngay trong quý tiếp theo. Chủ thể: Phòng Tổ chức cán bộ và các trưởng phòng ban.

  3. Thiết lập hệ thống đánh giá, đo lường và báo cáo kết quả: Áp dụng công cụ KPI và BSC để theo dõi tiến độ và hiệu quả thực hiện mục tiêu, đồng thời xây dựng quy chế báo cáo định kỳ theo quý để kịp thời điều chỉnh. Thời gian: hoàn thiện trong 9 tháng. Chủ thể: Phòng Kế hoạch và Phòng Tổ chức cán bộ.

  4. Hoàn thiện bộ mô tả vị trí việc làm và kế hoạch hành động: Xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết làm cơ sở phân bổ mục tiêu và đánh giá hiệu quả công việc, đồng thời lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng vị trí. Thời gian: trong vòng 1 năm. Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng Nhân sự.

  5. Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật dựa trên kết quả thực hiện mục tiêu: Thiết lập quỹ thi đua khen thưởng và điều chỉnh thang bảng lương theo hiệu suất công việc để khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của cán bộ nhân viên. Thời gian: trong 12 tháng tới. Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng Tổ chức cán bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước: Luận văn cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để đổi mới phương pháp quản trị văn phòng, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực.

  2. Chuyên viên quản trị văn phòng và nhân sự: Giúp hiểu rõ về phương pháp MBO, cách xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER và áp dụng các công cụ đo lường hiệu quả như KPI, BSC trong quản trị công việc.

  3. Nhà nghiên cứu và giảng viên trong lĩnh vực quản trị: Cung cấp tài liệu tham khảo về ứng dụng MBO trong quản trị văn phòng, góp phần phát triển lý thuyết và thực tiễn quản trị hiện đại tại Việt Nam.

  4. Các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình vận dụng MBO phù hợp với đặc thù quản trị văn phòng, giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới liên tục.

Câu hỏi thường gặp

  1. MBO là gì và tại sao nên áp dụng trong quản trị văn phòng?
    MBO là phương pháp quản trị theo mục tiêu, tập trung vào việc xác định, thỏa thuận và đánh giá kết quả dựa trên mục tiêu cụ thể. Áp dụng MBO giúp nâng cao tính chủ động, sáng tạo và trách nhiệm của cán bộ nhân viên, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và hiệu quả quản trị.

  2. Nguyên tắc SMARTER trong xây dựng mục tiêu gồm những yếu tố nào?
    SMARTER bao gồm: Specific (rõ ràng), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Realistic (phù hợp), Time-bound (có thời hạn), Engagement (liên kết), và Relevant (thích đáng). Nguyên tắc này giúp mục tiêu được thiết lập hiệu quả, dễ hiểu và khả thi.

  3. Làm thế nào để đo lường hiệu quả thực hiện mục tiêu trong MBO?
    Hiệu quả được đo lường thông qua các chỉ số KPI và BSC, giúp theo dõi tiến độ, chất lượng và kết quả công việc một cách khách quan, minh bạch. Ví dụ, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu đúng hạn, mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ, hoặc năng suất lao động.

  4. Những khó khăn thường gặp khi áp dụng MBO trong quản trị văn phòng là gì?
    Khó khăn gồm năng lực quản trị chưa đồng đều, nhận thức chưa thống nhất giữa các cấp lãnh đạo, sự thay đổi nhanh chóng của môi trường bên ngoài, và thiếu công cụ đo lường hiệu quả phù hợp. Cần có đào tạo, hướng dẫn và hệ thống đánh giá rõ ràng để khắc phục.

  5. MBO khác gì so với các phương pháp quản trị khác như OKR hay MBP?
    MBO tập trung vào mục tiêu cụ thể, có tính ổn định và đo lường được, phù hợp với quản trị văn phòng truyền thống. OKR là phương pháp hiện đại hơn, tập trung vào mục tiêu thách thức và kết quả then chốt, thường áp dụng trong môi trường năng động. MBP quản trị theo quá trình, chú trọng vào quy trình làm việc hơn là kết quả cuối cùng.

Kết luận

  • Quản trị theo mục tiêu (MBO) là phương pháp quản trị hiệu quả, phù hợp với đặc thù quản trị văn phòng tại NXB Tài nguyên – Môi trường và Bản đồ Việt Nam.
  • Việc áp dụng MBO giúp nâng cao năng suất lao động, tăng tỷ lệ hoàn thành mục tiêu và cải thiện môi trường làm việc.
  • Các yếu tố quyết định thành công gồm năng lực cán bộ, nhận thức lãnh đạo và sự thích ứng với môi trường bên ngoài.
  • Cần xây dựng hệ thống mục tiêu theo nguyên tắc SMARTER, áp dụng công cụ KPI và BSC để đo lường và đánh giá hiệu quả.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực, hoàn thiện quy trình và chính sách khen thưởng để thúc đẩy vận dụng MBO hiệu quả trong thời gian tới.

Tiếp theo, NXB và các đơn vị liên quan nên triển khai các khóa đào tạo, hoàn thiện hệ thống đánh giá và xây dựng kế hoạch hành động chi tiết nhằm đảm bảo sự thành công bền vững của phương pháp quản trị theo mục tiêu. Để biết thêm chi tiết và ứng dụng thực tiễn, quý độc giả và nhà quản trị có thể tham khảo toàn bộ luận văn thạc sĩ này.