chương 1, chương 2 sẽ đi sâu vào tìm hiểu một số hoạt động văn phòng cũng như mô tả và đánh giá thực trạng đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động văn phòng tại Cục An toàn thông tin. Đề xuất giải pháp về công tác đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động văn phòng Sau khi đi sâu vào tìm hiểu thực trạng của công tác đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động văn phòng, trên cơ sở đó chương 3 sẽ đề xuất một số giải pháp cần thực hiện dé hoàn thiện công tác đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động văn phòng tại một số cơ quan hành chính nhà nước trên cơ sở áp dụng tại Cục An toàn thông tin. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE DAM BAO AN TOÀN THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 Những khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 1.1 Văn phòng Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay không còn chỉ được nhìn nhận dưới góc độ là trụ sở làm việc, bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo và là trung tâm thông tin cho các đơn vị trong tô chức, mà văn phòng còn được hiểu theo rất nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc theo góc độ và khía cạnh nhìn nhận. Có thê thấy, vị trí của văn phòng ngày càng được khăng định và đóng vai trò rất lớn không thé thiếu trong mọi hoạt động của cơ quan, tô chức kế cả doanh nghiệp hay cơ quan hành chính nhà nước.
Theo từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Văn Tân chủ biên, định nghĩa văn phòng được khai thác khá đúng nhưng chưa thực sự day đủ: “Van phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan.”! Mặt khác văn phòng được nhìn nhận theo phương diện địa điểm làm việc trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng của Vương Hoàng Tuấn: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan”. Từ góc độ nghiên cứu về khoa học tô chức, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri nhìn nhận văn phòng dưới hai góc độ theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp: Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quan lý của don vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại dé thực hiện mục tiêu chung của tô chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) là văn phòng bao gồm bộ máy trợ giúp nha quản tri những việc trong chức năng được giao là một bộ phận cau thành trong cơ cấu tô chức chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao.
Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. ' Nguyễn Văn Tân, Từ điền tidng việt, NXB Khoa học Xã hội, tr. ? Vương Hoàng Tuan (2001), Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất bản trẻ, tr.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản tri Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội, tr. 10 Cũng nhìn nhận từ nghĩa rộng và nghĩa hẹp, Nguyễn Thành Độ và Cộng sự năm 2012 có đưa ra định nghĩa về văn phòng theo hướng tiếp cận khác.
Văn phòng (nghĩa rộng) là bộ máy làm việc tông hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vi. Ở các cơ quan thầm quyền chung, có quy mô lớn thì thành lập văn phòng như Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ,. còn ở các cơ quan đơn vi có quy mô nhỏ thì văn phòng thường là phòng Hành chính tổng hợp. Đồng thời, theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở làm việc cua một cơ quan, đơn vi, là địa điểm giao tiép đối nội và đối ngoại cua đơn vi đó.
Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia có đưa ra định nghĩa về văn phòng một cách khá đầy đủ và chính xác: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tô chức có trách nhiệm thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức do”. Tuy mỗi định nghĩa văn phòng theo các khía cạnh khác nhau và đươc trình bày dưới nhiều hình thức diễn đạt, định nghĩa về văn phòng trong cuốn Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của Trưởng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã khái quát được rất chính xác và phù hợp với hầu hết các khía cạnh nhìn nhận đã đề được đề cập ở trên: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.”Š Từ những định nghĩa đã được đưa ra ở trên và dựa vào vấn đề khai thác của đề tài thì tác giả xin được trình bày định nghĩa về văn phòng theo cách hiểu Sau: Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh * Khoa văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội, tr.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) và nhóm tác giả (2021), Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr. 11 đạo; thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức tổng hợp hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành; đảm bảo diéu kiện làm việc, cơ sở vật chất và phương tiện cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.2 Hoạt động văn phòng Theo PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm hoạt động của văn phòng hay có thé gọi là công tác văn phòng đã trình bày trong cuốn Quản trị văn phòng — Lý luận và Thực tiễn: “ Nhìn chung, công tác văn phòng ở các cơ quan, tổ chức như thực tế cho thấy, thường bao gồm những công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Công việc này lại liên quan đến hàng loạt các công việc khác trong chương trình làm việc và theo chức năng của từng cơ quan, công sở cụ thể.
Nó cũng liên quan đến vòng xoay của các hỗ sơ, văn bản từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc mà cơ quan có trách nhiệm giải quyết. Theo nghĩa như vậy, công tác văn phòng không chỉ diễn ra ở văn phòng cơ quan, mà còn trong toàn cơ quan.”° Nhìn chung hoạt động văn phòng nếu được hiểu theo nghĩa rộng đơn giản là các công việc nhiệm vụ, được thực hiện theo sự phân công chỉ đạo của cấp trên hoặc những công việc thực hiện đúng theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, bộ phận trong cùng một cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, dựa trên cơ sở lý thuyết về văn phòng mà tác giả đã trình bày ở trên hoạt động văn phòng có thé được hiéu như sau: Hoạt động văn phòng gom những công việc, nhiệm vu thuộc chức năng, nhiệm vụ cua bộ phận văn phòng nói riêng và của toàn cơ quan, tổ chức nói chung đã được quy định hoặc phân công thực hiện, nhằm đảm bảo nguồn thông tin, văn bản, và cung cấp các phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng có thể phân loại các hoạt động văn phòng như sau: 5 PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Quản tri văn phòng — Lý luận và Thực tiễn, Hà Nội, tr.
12 - Các hoạt động thuộc chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: Thu thập xử lý, cung cấp thông tin; Van thư — lưu trữ; Quản lý hệ thong thông tin xã hội; Xây dung cơ sở dữ liệu. - Các hoạt động thuộc chức năng tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện: Phô biến các quyết định quan lý, hướng dẫn cách làm cách thực hiện; Kiểm tra; Đánh giá; Tìm kiếm nguyên nhân; Đưa ra giải pháp. - Các hoạt động thuộc chức năng đảm bảo phương tiện, điều kiện, môi trường làm việc: Xây dựng, bồ trí trụ sở làm việc; Mua sắm, bảo dưỡng, thanh lý trang thiết bị, phương tiện làm việc; Thiết kế và tổ chức môi trường làm việc, tạo dựng hình ảnh cơ quan. - Các hoạt động thuộc chức năng tham mưu tổng hop: Phân tích đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo.
- Các hoạt động thuộc chức năng trung tâm giao dịch, liên lạc của cơ quan, đối nội, đối ngoại: Hoạt động hội họp; Hoạt động lễ tân; Hoạt động tiếp dân; Hoạt động chăm sóc khách hàng; Hoạt động quan hệ công chúng; Hoạt động đối nội đối ngoại. Thông tin và an toàn thông tin * Thông tin Thông tin là một khái niệm vô cùng rộng và đóng vai trò to lớn đối với mỗi cá nhân, cơ quan, tô chức. Tùy vào mục đích tìm hiểu, khai thác mà thông tin được trình bày, lưu hành dưới các dạng khác nhau và có những nội hàm riêng biệt. Theo giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Đại học Quốc gia, “thông tin” có thể được hiểu là: * - Những tin tức được thông báo; - Sự báo cho biết những tin tức và sự kiện, những hoạt động nào đó đang xay ra; - Điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó, thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu,.
- Tri thức do con người thu nhận được từ thế giới xung quanh và tích lũy 13 được qua kinh nghiệm sống của bản thân.” Có thé nói, thông tin có thé được hiểu theo rất nhiều định nghĩa khác nhau và mỗi định nghĩa đều phù hợp với mỗi hoàn cảnh và vấn đề mà thông tin khai thác. Chính vì vậy, tác giả xin phép sử dụng khái niệm về thông tin theo Khoản 1 Điều 2 của Luật Tiếp cận thông tin năm 2016 để định nghĩa: “Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.