Chương 1: Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chương 3: Một số giải pháp để tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam. Những đóng góp của đề tài: Về mặt lý luận: ERP là một khái niệm liên quan đến nhiều ngành học và môn học. Tuy nhiên, cho đến nay, tại Việt Nam chưa có một giáo trình nào đề cập sâu về vấn đề này dưới góc độ tiếp cận hệ thống thông tin kế toán. Điều này làm cản trở đến khả năng tiếp cận một công cụ quản lý tiên tiến mang lại nhiều lợi ích và thay đổi đối với những người làm công tác kế toán.
Với mục đích làm rõ những vấn đề vừa nêu trên, đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức nền tảng và có căn cứ về ERP, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán để bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành kế toán và doanh nghiệp quan tâm. Về mặt thực tiễn: Thứ nhất, đề tài đã cung cấp một cái nhìn khái quát về tình hình ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam trên nhiều phương diện: doanh nghiệp ứng dụng, giải pháp cung cấp và nhà tư vấn triển khai. Thứ hai, từ kết quả khảo sát và các nghiên cứu thực tế kết hợp với nhận định của các chuyên gia, đề tài giải thích các yếu tố có ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công qua đó làm rõ sự tác động của nó đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Thứ ba, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng ERP thành công phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp Việt Nam từ đó nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán.
Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số kiến nghị mang tính chiến lược cho cả doanh nghiệp và nhà tư vấn - triển khai. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com --- Trang 1 --- CHƢƠNG 1 Cơ sở lý luận về ERP và tổ chức hệ thống thông tin kế toán 1. Giới thiệu tổng quát về ERP: 1.1 Khái niệm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004) [15].
ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts, R., Boom, van der, T. và Pijl, van der, G.2 Quá trình hình thành ERP: Vào những năm 50, các khái niệm liên quan đến chức năng của quá trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện như: số lượng đặt hàng kinh tế, lượng tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOM), quản lý lệnh sản xuất. Đến giữa những năm 60, hệ thống MRP (Material Requirement Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu) được cấu thành dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản nêu trên. Vào năm 1975, trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS (The Association for Operations Management - Hiệp hội quản lý hoạt động) đã đưa ra định nghĩa: MRP là một công nghệ dựa trên cấu trúc BOM, thông tin kho TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com --- Trang 2 --- và lịch sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu.
Nó đưa ra yêu cầu hủy bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết và các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm cần số hàng đó cho sản xuất. Để có thể thực hiện được điều này, cần xác định số lượng các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng cũng như thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRPII (Manufacturing Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) là kết quả mở rộng của MRP. Nếu MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất thì MRPII lại chú trọng đến quản lý lao động và chi phí Đến những năm 90, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII.
ERP không ch giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng. Cho đến nay, ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như: SCM (Supply Chain Management - quản lý chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), BI (Business Intelligence – Kinh doanh thông minh).3 Cấu trúc của ERP: Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp chứng ch CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning - chứng ch chuyên viên triển khai ERP), một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ: Kế toán tài chính Hậu cần Sản xuất Quản lý dự án Dịch vụ Dự đoán và lập kế hoạch Công cụ lập báo cáo TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com --- Trang 3 --- Theo Zeng et al. (2003) [24], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau: Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính … Tính liên kết: ERP không ch liên kết các chức năng/bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP 1.4 Lợi ích của ERP: Theo Poston và Grabski (2001) [17], các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường Theo Shang và Seddon (2002) [18], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm: Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin. Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com --- Trang 4 --- Dưới góc độ công tác kế toán, hệ thống ERP mang lại các lợi ích sau: Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và đáng tin cậy Phân chia trách nhiệm cụ thể Cải tiến quản lý hàng tồn kho Kiểm soát chi phí hiệu quả Hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng Quy trình kế toán được xác định rõ ràng 1. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán: 1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông thông tin kế toán (Accounting Information Systems - viết tắt là AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định.
[13] Hệ thống thông tin kế toán có các chức năng chủ yếu: chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định và chức năng kiểm soát.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thông tin kế toán XỬ LÝ Thu thập dữ liệu Thông tin Ra quyết TỔNG HỢP Đầu vào Đầu ra định LƢU TRỮ HỆ THỐNG 1. Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh: 1.1 Các chu trình kinh doanh: Chu trình kinh doanh gồm có 5 chu trình cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất, chu trình tài chính. Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com --- Trang 5 --- Bảng 1.