CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 1.
Khái niệm công tác văn thư Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế .dùng để ghi chép và truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức. Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ - CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1] Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong công tác văn thư.
Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính. Nội dung Công tác Văn thư Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội dung: 9 - Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức cũng phải thực hiện.
- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi. + Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. + Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. - Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. - Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 1. Khái niệm công nghệ thông tin Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công 10 nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ.
Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ - CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá”.[1] Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.
Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho 11 lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện. Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản.
Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số. Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ quan, tổ chức. 12 Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.
Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin. CTVT hiện đại khi ứng dụng Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống CNTT Là hoạt động bao gồm các Là hoạt động bao gồm các công công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động Khái niệm trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử và bảo quản con dấu. dụng chữ ký số. Văn bản, tài liệu điện tử.
Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy Văn bản, tài liệu giấy. Nội dung Soạn thảo và ban hành Văn bản giấy Máy tính văn bản Đúng thẩm quyền. Yêu cầu chung Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn phong trong sáng Duyệt văn bản Bằng bản giấy Bằng bản điện tử Kiểm tra thể thức Thể thức và nội dung văn bản trước khi ban hành 13 Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư Ký văn bản Ký bằng chữ ký trực tiếp số cấp cho người ký với tư cách cá nhân.
Xác định giá trị Đóng dấu lên văn bản Gắn chữ ký số lên văn bản. Quản lý văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều Tiếp nhận văn bản đến qua Tiếp nhận, đăng ký nguồn khác nhau. văn bản đến Đăng ký văn bản bằng hệ Đăng ký văn bản đến bằng phần thống sổ sách. Trình chuyển giao văn Bằng viết tay Qua mạng bản đến Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải Bằng sổ sách Bằng phần mềm quyết văn bản đến Quản lý văn bản đi Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật Bằng bản giấy.
