Khóa luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

Luận văn tốt nghiệp kỹ thuật nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Lê Thị Lệ Quyên
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Phú Thành
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Tại Văn Phòng Bộ Khoa Học Và Công Nghệ
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• Lý do chọn đề tài
• Lịch sử nghiên cứu
• Mục tiêu nghiên cứu
• Nhiệm vụ nghiên cứu
• Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• Giả thuyết nghiên cứu
• Phương pháp nghiên cứu
• Cấu trúc đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ
• 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
• 1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
• 1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
• 1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
• 1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
• 2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ
• 2.1.1. Lịch sử hình thành
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
• 2.2.1. Vị trí và chức năng
• 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
• 2.2.3. Cơ cấu tổ chức
• 2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
• 2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất
• 2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư
• 2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản
• 2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản
• 2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu
• 2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
• 3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
• 3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
• 3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
• 3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
• 3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
• 3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số
• 3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên mạng Vb
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã trở thành một xu hướng tất yếu. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý thông tin. Công nghệ thông tin đã tạo ra những thay đổi lớn trong cách thức quản lý văn bản, từ việc soạn thảo đến lưu trữ và tra cứu.

1.1. Khái niệm và vai trò của công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin được hiểu là hệ thống các công cụ và phương pháp hỗ trợ trong việc xử lý và quản lý thông tin. Vai trò của nó trong công tác văn thư là rất quan trọng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót.

1.2. Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc, và cải thiện khả năng truy cập thông tin. Điều này giúp các cán bộ, công chức làm việc hiệu quả hơn trong môi trường hiện đại.

II. Thách thức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Mặc dù có nhiều lợi ích, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư cũng gặp phải không ít thách thức. Những vấn đề này cần được nhận diện và giải quyết để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong công tác văn thư.

2.1. Thiếu hụt nguồn lực và đào tạo

Một trong những thách thức lớn nhất là thiếu hụt nguồn lực và đào tạo cho cán bộ, công chức. Việc này dẫn đến khó khăn trong việc áp dụng công nghệ mới vào thực tiễn công việc.

2.2. Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống

Việc tích hợp các hệ thống công nghệ thông tin hiện có với các phần mềm mới cũng là một thách thức lớn. Điều này đòi hỏi sự đầu tư và thời gian để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.

III. Phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư, cần áp dụng các phương pháp khoa học và thực tiễn. Những phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng công tác văn thư.

3.1. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản giúp tự động hóa quy trình soạn thảo, lưu trữ và tra cứu văn bản. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong công việc.

3.2. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ

Đào tạo cán bộ về công nghệ thông tin là rất cần thiết. Việc này giúp họ nắm vững các công cụ và phương pháp mới, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Những ứng dụng này không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ công.

4.1. Kết quả đạt được từ ứng dụng công nghệ thông tin

Kết quả từ việc ứng dụng công nghệ thông tin cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong quy trình xử lý văn bản. Thời gian xử lý giảm đi đáng kể, và độ chính xác được nâng cao.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn

Từ thực tiễn ứng dụng, nhiều bài học kinh nghiệm đã được rút ra. Điều này giúp các cơ quan khác có thể tham khảo và áp dụng trong công tác văn thư của mình.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của ứng dụng công nghệ thông tin

Tương lai của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Những cải tiến công nghệ mới sẽ mở ra nhiều cơ hội cho việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.

5.1. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin

Xu hướng phát triển công nghệ thông tin trong tương lai sẽ tập trung vào việc cải tiến các phần mềm quản lý và tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn.

5.2. Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin

Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin sẽ tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ công và cải thiện trải nghiệm của người dùng trong công tác văn thư.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, quá trình tự động hóa đã thúc đẩy sự bùng nổ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Đối với các cơ quan hành chính, bộ phận văn thư giữ vai trò như một mắt xích trọng yếu trong chu trình điều hành, đảm nhận việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ các luồng công văn, giấy tờ phục vụ hoạt động quản lý. Tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, việc chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin là yêu cầu khách quan nhằm tăng tốc độ luân chuyển, bảo đảm tính chính xác và an toàn của dữ liệu văn bản. Mặc dù Văn phòng Bộ đã triển khai phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống mạng, song một số khâu nghiệp vụ vẫn còn thực hiện theo phương thức truyền thống, bộc lộ những điểm nghẽn về tính đồng bộ và mức độ tự động hóa.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Lệ Quyên xác định mục tiêu tổng quát là khảo sát toàn diện thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, chỉ rõ những quy trình đã tin học hóa và những khâu còn tồn tại thủ công, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính tại đơn vị.

Nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản phân định thành 03 nhiệm vụ cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở khoa học về công tác văn thư và vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức hiện nay.
2. Khảo sát, phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; xác định rõ các phần mềm, thiết bị kỹ thuật đang vận hành cũng như phân loại những nội dung nghiệp vụ đã áp dụng hoặc chưa áp dụng công nghệ thông tin.
3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp, kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
• Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm nghiên cứu đặt vào khâu quản lý và xử lý văn bản (văn bản đến và văn bản đi). Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát nghiệp vụ tại Văn phòng Bộ (trực tiếp là Phòng Hành chính – Tổ chức), không đi sâu vào cơ cấu tổ chức tổng thể của Bộ hay các lĩnh vực nghiên cứu khoa học chuyên ngành. Số liệu khảo sát thực tế được thu thập trong các giai đoạn năm 2016 và quý I năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các định nghĩa chuẩn hóa trong hệ thống văn bản pháp quy:

• Khái niệm "Công tác văn thư" được trích dẫn theo Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ: là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
• Khái niệm "Công nghệ thông tin" được dẫn chiếu theo Nghị quyết số 49/NQ-CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ, xác định đây là tập hợp các phương pháp khoa học, phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại (chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông) phục vụ tổ chức, khai thác và sử dụng hiệu quả tài nguyên thông tin.

Khung thể chế và căn cứ pháp lý được tác giả tổng hợp bao gồm:

• Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 (đặc biệt là Mục 2 Chương II quy định ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước).
• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều về công tác văn thư.
• Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
• Nghị định số 26/2007/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng.
• Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/03/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
• Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/05/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử và Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 29/11/2007 về chấn chỉnh chế độ thông tin, báo cáo.

Tác giả đã lập bảng đối sánh giữa phương thức quản lý công tác văn thư truyền thống và quản lý hiện đại có ứng dụng công nghệ thông tin:

Tiêu chí	Công tác văn thư truyền thống	Công tác văn thư hiện đại ứng dụng CNTT
Đối tượng quản lý	Văn bản, tài liệu giấy	Văn bản, tài liệu giấy và tài liệu điện tử
Soạn thảo và duyệt	Soạn trên bản giấy, duyệt trực tiếp bằng giấy	Thực hiện trên máy vi tính, duyệt qua môi trường mạng nội bộ
Ký và xác thực	Ký trực tiếp, đóng dấu mực cơ quan	Ký bằng chữ ký số cá nhân/tổ chức qua chứng thư số
Đăng ký văn bản đến/đi	Sử dụng hệ thống sổ sách giấy	Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu trên máy tính
Chuyển giao và theo dõi	Viết tay, giao nhận trực tiếp hoặc qua bưu chính	Luân chuyển qua mạng nội bộ/Internet, đôn đốc qua phần mềm
Lập hồ sơ và lưu trữ	Hồ sơ giấy, nộp lưu thủ công theo năm	Mở hồ sơ điện tử (hồ sơ ảo), lưu tệp số hóa (Word, PDF)
Cơ quan cấp dấu/chứng thực	Con dấu do Bộ Công an cấp	Chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả phối hợp các phương pháp:

• Phương pháp tổng hợp: Thu thập, thống kê số liệu về các luồng văn bản đi, văn bản đến, trang thiết bị và phần mềm tại Văn phòng Bộ.
• Phương pháp phân tích, so sánh: Đánh giá sự khác biệt giữa phương thức xử lý thủ công và xử lý tự động qua phần mềm.
• Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn cán bộ văn thư phụ trách chuyên môn tại Phòng Hành chính – Tổ chức để khảo sát thực tế vận hành và mức độ đáp ứng của trang thiết bị.
• Nguồn dữ liệu: Báo cáo nội bộ, quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ, cổng thông tin điện tử Bộ KH&CN, tài liệu tập huấn phần mềm và kết quả phỏng vấn cán bộ công chức trực tiếp làm công tác văn thư.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng cấp Bộ

Chương này tập trung làm rõ khung lý luận và phân tích 04 nội dung nghiệp vụ căn bản của công tác văn thư gồm: (1) Soạn thảo và ban hành văn bản; (2) Quản lý và giải quyết văn bản (văn bản đến, văn bản đi); (3) Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số; (4) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ. Khi ứng dụng công nghệ thông tin, các thao tác nghiệp vụ được chuyển đổi từ việc ghi chép sổ sách sang nhập liệu cơ sở dữ liệu số, cho phép kiểm soát luồng văn bản thống nhất.

Bên cạnh hệ thống văn bản pháp luật, chương 1 khảo sát thực tiễn tại các cơ quan ngang Bộ, điển hình là mô hình tại Bộ Tài chính. Tại Bộ Tài chính, từ năm 2006, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp với Văn phòng Bộ xây dựng chương trình quản lý văn bản và điều hành eDoc.Tc, đến năm 2011 triển khai diện rộng cho 24 Vụ, Cục. Hệ thống này đã tin học hóa 100% công văn đến chuyển qua Phòng Hành chính luân chuyển điện tử đến Phòng Thư ký hoặc chuyển thẳng đến các đơn vị trực thuộc, tích hợp quản lý lưu trữ, lịch họp và điều xe ô tô. Tác giả chỉ ra rằng hầu hết các Văn phòng Bộ hiện nay sử dụng các phần mềm chuyên biệt như eDoc.Tc, Cloud office, Moffice, Coffice, Qoffice nhằm giải quyết áp lực tiếp nhận hàng trăm văn bản mỗi ngày.

Chương 2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương này trình bày lịch sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ qua 05 giai đoạn phát triển từ tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước (thành lập theo Sắc lệnh số 16-SL ngày 04/03/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa) cho đến cơ cấu tổ chức theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP (gồm 11 Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, 07 Cục và Tổng cục cùng các đơn vị sự nghiệp). Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định tại Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/04/2013. Đơn vị trực tiếp triển khai công tác văn thư là Phòng Hành chính – Tổ chức (thành lập theo Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 14/02/2014) với định biên 07 cán bộ, công chức, trong đó có 04 cán bộ chuyên trách công tác văn thư.

Về cơ sở vật chất, Phòng Hành chính – Tổ chức được bố trí tại tầng 1 trụ sở Bộ theo mô hình văn phòng mở, trang bị cửa giao dịch kính trong suốt. Trang thiết bị gồm có: 08 máy tính kết nối mạng LAN/Internet, 02 máy photocopy, 01 máy fax, 03 máy scan, 01 máy in và 01 máy hủy tài liệu. Kết quả điều tra ghi nhận 89% cán bộ, công chức đồng ý việc trang bị thiết bị hiện đại là điều kiện cần thiết cho nghiệp vụ.

Về ứng dụng phần mềm, khảo sát cho thấy đơn vị sử dụng các công cụ sau:

STT	Tên phần mềm	Chức năng nghiệp vụ	Phân quyền sử dụng	Mức độ sử dụng
1	Microsoft Office Word 2010	Soạn thảo văn bản hành chính	Toàn cơ quan	Thường xuyên
2	Microsoft Office Excel 2010	Tạo lập bảng biểu, thống kê	Toàn cơ quan	Thường xuyên
3	Microsoft Office PowerPoint	Tạo slide báo cáo, trình chiếu	Trưởng các đơn vị, bộ phận	Không thường xuyên
4	Phần mềm gõ chữ UniKey	Gõ tiếng Việt bộ mã Unicode	Toàn cơ quan	Thường xuyên
5	Phần mềm quản lý văn bản Vb.net	Quản lý văn bản đi/đến, hồ sơ	Cán bộ văn thư và Chánh Văn phòng	Thường xuyên
6	Trình duyệt Google Chrome, Firefox	Truy cập cổng thông tin điện tử	Toàn cơ quan	Thường xuyên
7	Phần mềm chat (Yahoo, Messenger)	Trao đổi thông tin nội bộ	Cán bộ, công chức	Không thường xuyên
8	Thư điện tử (Gmail, Email nội bộ)	Gửi và nhận văn bản điện tử	Toàn cơ quan	Thường xuyên

Về quy trình nghiệp vụ:

• Hoạt động soạn thảo: Tuân thủ quy trình 06 bước (Xác định hình thức/nội dung/độ mật; Thu thập thông tin; Soạn thảo; Lấy ý kiến đơn vị; Trình duyệt dự thảo; Phát hành và lưu). Áp dụng phần mềm Word 2010, phông chữ Times New Roman theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode), tuân thủ hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
• Hoạt động quản lý văn bản đến: Vận hành trên phần mềm Vb.net qua trình duyệt Firefox tại địa chỉ mạng /http://vb. Quy trình gồm 4 bước: (1) Tiếp nhận, phân loại, bóc bì; (2) Đăng ký văn bản vào phần mềm, quét văn bản qua máy scan và gắn tệp đính kèm; (3) Trình Chánh Văn phòng phê duyệt phân phối; (4) Chuyển giao và theo dõi giải quyết. Dữ liệu thực tế ghi nhận riêng tháng 1/2016, Văn phòng Bộ đã tiếp nhận khoảng 7.000 văn bản qua các đường bưu điện, fax và mạng. Bảng trường thông tin bắt buộc khi đăng ký gồm: Số và ký hiệu, Ngày văn bản đến, Số đến, Cơ quan ban hành, Trích yếu, Ngày tháng văn bản, Loại văn bản, Đơn vị nhận, Số lượng bản, Tệp đính kèm. Điểm hạn chế là phần mềm chưa cho phép xem toàn văn trực tiếp trên giao diện duyệt và chưa có chức năng tự động cảnh báo văn bản sắp đến hạn hoặc quá hạn xử lý.
• Hoạt động quản lý văn bản đi: Thực hiện qua quy trình kiểm tra thể thức (theo Thông tư 01/2011/TT-BNV), lấy số, đăng ký kép (vào sổ giấy và phần mềm Vb.net), ký duyệt, đóng dấu, quét tệp đính kèm và phát hành. Khảo sát 03 tháng đầu năm 2017 (từ ngày 01/01 đến 29/03/2017) cho thấy Bộ ban hành 650 Quyết định, trong đó có khoảng 70% văn bản đi được xử lý và luân chuyển qua phần mềm Vb.net. Phần mềm tích hợp các tiêu chí tìm kiếm nhanh gồm: Loại văn bản, Từ khóa có trong văn bản, Số ký hiệu, Từ khóa trích yếu và Năm ban hành.
• Quản lý con dấu và lập hồ sơ: Con dấu được quản lý thủ công theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Quyết định số 4148/BKHCN (Điều 29, 30), giao trực tiếp cho cán bộ văn thư bảo quản trong tủ khóa. Đơn vị đang trong giai đoạn bắt đầu triển khai thử nghiệm phần mềm chữ ký số Vsign-pdf theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP. Khâu lập hồ sơ hiện hành chủ yếu lưu trữ tệp rời rạc trên máy tính (dạng doc, pdf), chưa thực hiện phân loại hồ sơ tự động hóa.

Chương 3. Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả hệ thống hóa các nhóm giải pháp:

• Nhóm giải pháp về nhận thức: Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức về vai trò của văn phòng điện tử; đào tạo kỹ năng tin học chuyên sâu cho đội ngũ làm công tác văn thư.
• Nhóm giải pháp về thể chế: Rà soát, chuẩn hóa quy chế tiếp nhận, luân chuyển văn bản điện tử; ban hành quy định bắt buộc về việc lập và nộp lưu hồ sơ điện tử trong toàn Bộ.
• Nhóm giải pháp về công nghệ: Đầu tư nâng cấp đường truyền, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật an toàn thông tin; đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu văn bản.

Các kiến nghị cụ thể:

1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số (Vsign-pdf) kết hợp chứng thư số của Ban Cơ yếu Chính phủ nhằm từng bước thay thế việc đóng dấu cơ học trên văn bản hành chính điện tử.
2. Nâng cấp và tích hợp thêm tính năng cho phần mềm quản lý văn bản Vb.net: bổ sung phân hệ theo dõi tiến độ, tự động nhắc việc/cảnh báo văn bản quá hạn xử lý, tích hợp chức năng cho phép xem toàn văn tệp đính kèm và số hóa chức năng lập hồ sơ công việc theo chu trình khép kín.
3. Đồng bộ hóa việc theo dõi công việc với cổng điều hành tác nghiệp tại địa chỉ http://vbdh đã được tập huấn thử nghiệm từ ngày 28/11/2016.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đưa ra các số liệu thực tế phản ánh mức độ ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ:

• Đã cơ cấu đồng bộ trang thiết bị tại Phòng Hành chính – Tổ chức với 08 máy tính, 03 máy scan, 02 máy photocopy, 01 máy fax, 01 máy in và 01 máy hủy tài liệu; tỷ lệ cán bộ công chức đồng thuận về sự cần thiết của thiết bị hiện đại đạt 89%.
• Hệ thống phần mềm Vb.net tiếp nhận, xử lý khoảng 7.000 văn bản đến trong tháng 01/2016; quản lý khoảng 70% trên tổng số 650 Quyết định ban hành trong quý I năm 2017.
• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: 100% văn bản hành chính soạn thảo bằng máy vi tính trên phần mềm Word 2010, tuân thủ phông chữ Unicode Times New Roman (TCVN 6909:2001) và thể thức theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc chỉ rõ sự phân mảnh trong quy trình thực tế: khâu soạn thảo và quản lý văn bản đi/đến đã đạt mức độ tin học hóa tương đối cao, nhưng khâu ký số, quản lý con dấu và lập hồ sơ công việc vẫn mang tính cơ học, thủ công. Từ thực tiễn đó, các kiến nghị về việc bổ sung tính năng theo dõi tiến độ trên hệ thống Vb.net và triển khai phần mềm chữ ký số Vsign-pdf mang giá trị thực tiễn đối với yêu cầu cải cách hành chính tại cơ quan.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ giới hạn khảo sát chuyên sâu tại Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, chưa mở rộng điều tra sang văn thư chuyên ngành tại tất cả các Vụ, Cục và Tổng cục trực thuộc. Dữ liệu thực nghiệm về ứng dụng chữ ký số và phân hệ số hóa hồ sơ trên phần mềm Vb.net mới dừng ở mức phân tích mô hình chức năng và thử nghiệm ban đầu, chưa có chuỗi số liệu vận hành dài hạn để đánh giá hiệu quả kinh tế - kỹ thuật.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài là nghiên cứu quy trình tích hợp liên thông văn bản điện tử giữa Văn phòng Bộ với các đơn vị trực thuộc thông qua hệ thống http://vbdh, đánh giá mức độ an toàn dữ liệu khi áp dụng chứng thư số chuyên dùng của Ban Cơ yếu Chính phủ và xây dựng quy chuẩn số hóa hồ sơ lưu trữ điện tử theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu số quốc gia.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư – Lưu trữ, Quản lý nhà nước và cán bộ làm công tác hành chính tại các cơ quan bộ, ban, ngành Trung ương.

Những nội dung có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm:

• Khung đối sánh toàn diện giữa nghiệp vụ văn thư truyền thống và văn thư hiện đại tại Bảng 1.1.
• Danh mục bảng tiêu chí cấu trúc dữ liệu đầu vào và các trường thông tin bắt buộc khi thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản đến, văn bản đi trên phần mềm quản lý.
• Quy trình 06 bước soạn thảo văn bản và quy trình xử lý văn bản đến/đi theo tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng tại văn phòng cấp Bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng văn bản đến và đi được thống kê cụ thể trong khóa luận là bao nhiêu? Trong tháng 01/2016, Văn phòng Bộ tiếp nhận khoảng 7.000 văn bản đến từ các nguồn bưu điện, fax và môi trường mạng. Về văn bản đi, trong 03 tháng đầu năm 2017 (từ ngày 01/01 đến 29/03/2017), riêng loại hình Quyết định đã có 650 văn bản được ban hành, trong đó khoảng 70% văn bản đi được xử lý thông qua phần mềm quản lý văn bản Vb.net.

2. Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN được trang bị những thiết bị CNTT nào? Tại thời điểm nghiên cứu, phòng làm việc được trang bị 08 máy vi tính kết nối mạng LAN/Internet, 03 máy scan, 02 máy photocopy, 01 máy fax, 01 máy in và 01 máy hủy tài liệu. Toàn bộ thiết bị đặt trong không gian làm việc thiết kế theo mô hình văn phòng mở.

3. Phần mềm quản lý văn bản Vb.net tại cơ quan bộc lộ những hạn chế kỹ thuật nào? Tác giả chỉ rõ phần mềm Vb.net chưa hỗ trợ hiển thị toàn văn văn bản trực tiếp trên giao diện xử lý của lãnh đạo/văn thư mà chỉ hiển thị trích yếu và số ký hiệu; chưa có chức năng tự động kiểm soát tiến độ, hạn xử lý hoặc phát cảnh báo khi văn bản quá hạn; hệ thống đôi khi còn phát sinh lỗi kỹ thuật vận hành.

4. Khóa luận ghi nhận những văn bản pháp quy nào quy định về kỹ thuật soạn thảo và quản lý con dấu tại cơ quan? Hoạt động soạn thảo văn bản tuân thủ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và tiêu chuẩn phông chữ Unicode TCVN 6909:2001. Việc quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ cùng Điều 29 và Điều 30 trong Quy chế ban hành kèm Quyết định số 4148/BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ.

5. Cơ cấu nhân sự trực tiếp làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ có đặc điểm gì? Phòng Hành chính – Tổ chức có biên chế 07 cán bộ, công chức nhà nước, trong đó bố trí 04 cán bộ công chức chuyên trách đảm nhận nghiệp vụ văn thư. Toàn bộ nhân sự văn thư đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ phù hợp, sử dụng thành thạo máy vi tính và các phần mềm ứng dụng hành chính.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Lê Thị Lệ Quyên đã hệ thống hóa cơ sở lý luận, căn cứ pháp lý và bài học thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan nhà nước cấp Bộ. Nghiên cứu phản ánh trung thực thực trạng trang thiết bị, quy trình soạn thảo và vận hành phần mềm quản lý văn bản Vb.net tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời nhận diện chính xác các hạn chế ở khâu chữ ký số và lập hồ sơ điện tử. Các kiến nghị nâng cấp tính năng phần mềm và hoàn thiện thể chế được đề xuất có căn cứ xác thực, góp phần cung cấp luận cứ nghiệp vụ cho công tác hiện đại hóa hành chính văn phòng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 1.

Khái niệm công tác văn thư Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế .dùng để ghi chép và truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức. Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ - CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1] Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong công tác văn thư.

Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính. Nội dung Công tác Văn thư Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội dung: 9 - Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức cũng phải thực hiện.

- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi. + Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. + Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. - Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.

Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. - Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 1. Khái niệm công nghệ thông tin Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công 10 nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ.

Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ - CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá”.[1] Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.

Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho 11 lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.

Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến.

Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện. Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản.

Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số. Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ quan, tổ chức. 12 Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.

Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin. CTVT hiện đại khi ứng dụng Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống CNTT Là hoạt động bao gồm các Là hoạt động bao gồm các công công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động Khái niệm trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử và bảo quản con dấu. dụng chữ ký số. Văn bản, tài liệu điện tử.

Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy Văn bản, tài liệu giấy. Nội dung Soạn thảo và ban hành Văn bản giấy Máy tính văn bản Đúng thẩm quyền. Yêu cầu chung Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn phong trong sáng Duyệt văn bản Bằng bản giấy Bằng bản điện tử Kiểm tra thể thức Thể thức và nội dung văn bản trước khi ban hành 13 Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư Ký văn bản Ký bằng chữ ký trực tiếp số cấp cho người ký với tư cách cá nhân.

Xác định giá trị Đóng dấu lên văn bản Gắn chữ ký số lên văn bản. Quản lý văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều Tiếp nhận văn bản đến qua Tiếp nhận, đăng ký nguồn khác nhau. văn bản đến Đăng ký văn bản bằng hệ Đăng ký văn bản đến bằng phần thống sổ sách. Trình chuyển giao văn Bằng viết tay Qua mạng bản đến Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải Bằng sổ sách Bằng phần mềm quyết văn bản đến Quản lý văn bản đi Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật Bằng bản giấy.