CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Lý luận chung về văn phòng. Khái niệm văn phòng. Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn đều phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của cơ quan được thông suốt.
Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau. Hiện nay, ở Việt Nam có ba loại hình văn phòng: - Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, Văn phòng HĐND – UBND các cấp,… - Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng, Văn phòng các tổ chức hội, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân,… - Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, Văn phòng các nhà máy, xí nghiệp… Khái niệm Văn phòng được hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân; là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, hiểu một cách đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ; chỗ nào có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng.
Còn hiểu một cách toàn diện hơn thì Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý, ở đó có cán bộ nhân viên được đào tạo 5 về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức. Tóm lại, “Văn phòng là một bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. Vị trí, vai trò của văn phòng. • Vị trí của văn phòng.
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị. - Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên. Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ chức.
- Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp các mối quan hệ và có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu quản lý. - Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị của tổ chức. 6 Như vậy, với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. • Vai trò của văn phòng.
Văn phòng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan cho nên văn phòng có những vai trò to lớn sau đây: Một là, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị. Hai là, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức. Ba là, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Bốn là, văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với cá đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức.
Năm là, văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý. Qua những vai trò trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, hiện nay, các nhà quản trị cần quan tâm, xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức theo hướng hiện đại. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng của văn phòng • Chức năng tham mưu, tổng hợp. Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi.
Để có ý kiến tham mưu, 7 văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Tổng hợp:Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo.
Các thông tin đó được xử lý phân tích, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo quy chế hoạt động. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm bắt được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác, hợp lý. => Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu.
Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có những biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. • Chức năng hậu cần. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng là một bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong 8 việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.
Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn,… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. => Nhìn chung, văn phòng chính là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng cơ bản trên đây. Hai chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Nhiệm vụ của văn phòng • Công tác tham mưu, tổng hợp - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi thực hiện thật tốt chương trình đó.
- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơ quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định. - Bảo đảm thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định. - Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức truyền đạt nghị quyết, quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng.