Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và đại dịch Covid-19, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào tổ chức sự kiện tại thành phố Hà Nội đã trở thành một xu hướng tất yếu và cấp thiết. Theo khảo sát với 116 cá nhân và doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại Hà Nội từ năm 2019 đến giữa năm 2022, mức độ ứng dụng CNTT trong các sự kiện ngày càng gia tăng, đặc biệt trong các sự kiện quy mô lớn như "Vũ khúc ánh sáng - Countdown 2020" hay "Du lịch Hà Nội chào 2022". Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức sự kiện tại Hà Nội, xác định các xu hướng công nghệ mới, đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các sự kiện tổ chức tại Hà Nội trong giai đoạn 2019-2022, với đối tượng nghiên cứu là các doanh nghiệp và cá nhân tổ chức sự kiện. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội thông qua việc ứng dụng các công nghệ hiện đại, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp thích nghi với xu hướng chuyển đổi số và các thách thức do dịch bệnh gây ra.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính: lý thuyết quản trị sự kiện và lý thuyết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Lý thuyết quản trị sự kiện tập trung vào các hoạt động thiết kế, triển khai và kiểm soát sự kiện nhằm đạt mục tiêu truyền thông, marketing và nâng cao uy tín thương hiệu. Lý thuyết ứng dụng CNTT nhấn mạnh vai trò của các công nghệ như thực tế ảo (VR/AR), trình chiếu 3D Mapping, Hologram, hệ thống điều khiển âm thanh (Mixer) và ánh sáng (DMX) trong việc tối ưu hóa trải nghiệm người tham dự và hiệu quả vận hành sự kiện. Các khái niệm chính bao gồm: sự kiện (event), tổ chức sự kiện (event management), công nghệ thông tin (Information Technology), thực tế ảo (Virtual Reality), và hệ thống điều khiển kỹ thuật số (Digital Mixer, DMX).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp định tính và định lượng. Nguồn dữ liệu chính gồm khảo sát 116 cá nhân và doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại Hà Nội qua bảng hỏi Google Forms, thu thập thông tin về hình thức tổ chức, mức độ khách mời, nền tảng công nghệ sử dụng, thiết bị âm thanh ánh sáng, cũng như thuận lợi và khó khăn trong ứng dụng CNTT. Phương pháp quan sát được áp dụng để ghi nhận thực tế các sự kiện lớn như "Vũ khúc ánh sáng - Countdown 2020" và "Du lịch Hà Nội chào 2022". Phân tích dữ liệu sử dụng thống kê mô tả và so sánh tỷ lệ phần trăm nhằm đánh giá mức độ ứng dụng và hiệu quả CNTT trong tổ chức sự kiện. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2019 đến tháng 6/2022, tập trung vào các sự kiện tổ chức tại Hà Nội trong giai đoạn này.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Mức độ ứng dụng công nghệ sân khấu 3D, 5D và thực tế ảo: Khoảng 78% sự kiện lớn tại Hà Nội sử dụng công nghệ sân khấu 3D, 5D, tạo hiệu ứng ánh sáng chân thực và chuyển động theo kịch bản. Ví dụ, sự kiện "Lễ ra mắt nhận diện thương hiệu mới Viettel" sử dụng sân khấu 5 chiều lần đầu tiên tại Việt Nam, tạo không gian vô cực ảo diệu. So với giai đoạn trước năm 2019, tỷ lệ này tăng khoảng 45%.

  2. Sử dụng thiết bị điều khiển âm thanh và ánh sáng hiện đại: Hơn 75% doanh nghiệp sử dụng mixer kỹ thuật số (digital mixer) và hơn 57% sử dụng bàn điều khiển ánh sáng DMX 512 trong các sự kiện. Các thiết bị này giúp âm thanh trong hơn, ánh sáng đa dạng và linh hoạt hơn so với các thiết bị analog truyền thống.

  3. Ứng dụng công nghệ không dây trong quản lý sự kiện: Bộ đàm cầm tay và micro không dây được sử dụng phổ biến trong 90% sự kiện khảo sát, giúp tăng hiệu quả liên lạc và điều phối nhân sự. Trong sự kiện FWD tại sân vận động Mỹ Đình năm 2019, bộ đàm được sử dụng để phối hợp an ninh và kỹ thuật, góp phần vận hành trơn tru.

  4. Vai trò của công nghệ thông tin trong tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp: Trong bối cảnh dịch Covid-19, khoảng 65% sự kiện chuyển sang hình thức trực tuyến hoặc kết hợp, sử dụng nền tảng livestream Facebook, Youtube và công nghệ thực tế ảo để duy trì tương tác với khách mời. Điều này giúp sự kiện tiếp cận đông đảo người tham dự mà không bị giới hạn về không gian.

Thảo luận kết quả

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại như sân khấu 5D, mixer kỹ thuật số và hệ thống điều khiển ánh sáng DMX đã nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của các sự kiện tại Hà Nội. Sự gia tăng tỷ lệ sử dụng các thiết bị kỹ thuật số phản ánh xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trong ngành tổ chức sự kiện. So với các nghiên cứu trước đây, kết quả này phù hợp với xu hướng toàn cầu về tích hợp công nghệ cao trong sự kiện nhằm tạo trải nghiệm độc đáo và ấn tượng cho người tham dự.

Công nghệ không dây như bộ đàm và micro không dây đã giải quyết hiệu quả vấn đề liên lạc trong môi trường sự kiện phức tạp, tăng khả năng xử lý tình huống nhanh chóng. Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh, việc chuyển đổi sang tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp đã giúp duy trì hoạt động ngành sự kiện, đồng thời mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng. Các biểu đồ so sánh tỷ lệ ứng dụng công nghệ qua các năm và bảng phân tích mức độ hài lòng khách hàng có thể minh họa rõ nét hiệu quả của các công nghệ này.

Tuy nhiên, một số hạn chế như chi phí đầu tư cao cho thiết bị hiện đại và yêu cầu nhân sự có trình độ CNTT vẫn là thách thức cần giải quyết để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức sự kiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự CNTT trong ngành tổ chức sự kiện: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về công nghệ thực tế ảo, điều khiển âm thanh ánh sáng kỹ thuật số cho nhân viên sự kiện nhằm nâng cao kỹ năng vận hành thiết bị hiện đại. Mục tiêu đạt 80% nhân sự được đào tạo trong vòng 2 năm, do các trường đại học và doanh nghiệp phối hợp thực hiện.

  2. Đầu tư nâng cấp trang thiết bị công nghệ hiện đại: Khuyến khích doanh nghiệp tổ chức sự kiện đầu tư vào mixer kỹ thuật số, hệ thống DMX và công nghệ VR/AR để nâng cao chất lượng sự kiện. Ưu tiên hỗ trợ tài chính và chính sách thuế trong vòng 3 năm tới nhằm giảm gánh nặng chi phí đầu tư.

  3. Phát triển nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến và kết hợp: Xây dựng và hoàn thiện các nền tảng livestream, hội nghị trực tuyến tích hợp công nghệ thực tế ảo để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện trong và sau đại dịch. Mục tiêu tăng 50% số lượng sự kiện trực tuyến trong 1 năm tới, do các công ty công nghệ và tổ chức sự kiện phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường quản lý và kiểm soát chất lượng công nghệ sử dụng: Thiết lập tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình kiểm tra thiết bị CNTT trong tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo an toàn, ổn định và hiệu quả vận hành. Các cơ quan quản lý nhà nước và hiệp hội ngành nghề cần phối hợp xây dựng và giám sát thực hiện trong vòng 2 năm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện: Nghiên cứu cung cấp các giải pháp công nghệ và xu hướng mới giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa chi phí và tăng trải nghiệm khách hàng.

  2. Sinh viên và giảng viên ngành quản trị sự kiện, công nghệ thông tin: Tài liệu giúp hiểu rõ mối quan hệ giữa CNTT và tổ chức sự kiện, đồng thời cập nhật các công nghệ hiện đại và phương pháp ứng dụng thực tiễn.

  3. Nhà quản lý và cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp cơ sở khoa học để xây dựng chính sách hỗ trợ phát triển ngành tổ chức sự kiện gắn liền với chuyển đổi số và phát triển kinh tế số.

  4. Các nhà cung cấp thiết bị công nghệ sự kiện: Giúp hiểu nhu cầu thực tế của thị trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội, từ đó phát triển sản phẩm phù hợp và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công nghệ thông tin đóng vai trò gì trong tổ chức sự kiện?
    CNTT giúp nâng cao chất lượng âm thanh, ánh sáng, tạo hiệu ứng sân khấu 3D, 5D và thực tế ảo, đồng thời hỗ trợ quản lý nhân sự và truyền thông sự kiện hiệu quả. Ví dụ, mixer kỹ thuật số và hệ thống DMX giúp âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp hơn.

  2. Các công nghệ phổ biến nhất hiện nay trong tổ chức sự kiện là gì?
    Bao gồm công nghệ thực tế ảo (VR/AR), trình chiếu 3D Mapping, Hologram, mixer kỹ thuật số, bàn điều khiển ánh sáng DMX và thiết bị không dây như bộ đàm, micro không dây.

  3. Ứng dụng CNTT giúp tổ chức sự kiện trong thời kỳ dịch bệnh như thế nào?
    CNTT cho phép tổ chức sự kiện trực tuyến qua livestream, hội nghị video, sử dụng nền tảng số để duy trì tương tác và mở rộng phạm vi khách mời, giảm thiểu rủi ro lây nhiễm.

  4. Những khó khăn khi ứng dụng CNTT trong tổ chức sự kiện là gì?
    Chi phí đầu tư thiết bị hiện đại cao, yêu cầu nhân sự có trình độ CNTT, rủi ro kỹ thuật và sự phụ thuộc vào hạ tầng mạng, cũng như thách thức trong việc cập nhật công nghệ mới liên tục.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức sự kiện?
    Đào tạo nhân sự chuyên môn, đầu tư thiết bị hiện đại, phát triển nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến, đồng thời xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình kiểm soát chất lượng thiết bị.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức sự kiện tại Hà Nội giai đoạn 2019-2022, với tỷ lệ ứng dụng các công nghệ hiện đại như sân khấu 5D, mixer kỹ thuật số và công nghệ thực tế ảo ngày càng tăng.
  • Công nghệ thông tin đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao chất lượng sự kiện, đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19 thúc đẩy chuyển đổi số và tổ chức sự kiện trực tuyến.
  • Các thiết bị không dây như bộ đàm và micro không dây góp phần cải thiện hiệu quả quản lý và vận hành sự kiện.
  • Đề xuất các giải pháp đào tạo nhân sự, đầu tư thiết bị, phát triển nền tảng trực tuyến và quản lý chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức sự kiện.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho các doanh nghiệp, nhà quản lý và các bên liên quan trong việc phát triển ngành tổ chức sự kiện hiện đại, chuyên nghiệp và thích ứng với xu thế công nghệ số.

Hành động tiếp theo: Các doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 2-3 năm tới để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững ngành tổ chức sự kiện tại Hà Nội.