Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác lưu trữ truyền thống trong nhiều thập niên chủ yếu tập trung vào nhiệm vụ bảo quản an toàn và xử lý, sắp xếp khoa học tài liệu. Trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin theo tinh thần Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị và các định hướng cải cách của Bộ Nội vụ về tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 đối với công tác văn thư - lưu trữ (năm 2018), yêu cầu chuyển dịch từ bảo quản đơn thuần sang chủ động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng trở nên cấp thiết. Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của quốc gia, chỉ phát huy trọn vẹn giá trị khi được đưa vào thực tiễn đời sống xã hội nhằm phục vụ nghiên cứu, quản lý kinh tế, chính trị, văn hóa và giáo dục.

Tuy nhiên, tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đặc biệt là Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, số lượng công chúng biết đến và khai thác tài liệu còn hạn chế so với khối lượng thông tin quý giá đang bảo quản. Để khắc phục tình trạng này, việc tiếp cận các lý thuyết quản trị hiện đại, tiêu biểu là Marketing phi lợi nhuận và Marketing số (Digital Marketing) lấy người dùng làm trung tâm, là đòi hỏi tất yếu nhằm đổi mới phương thức công bố, giới thiệu tài liệu, mở rộng đối tượng độc giả và khẳng định vị thế của cơ quan lưu trữ.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Bổ sung và hoàn thiện khung lý thuyết về Marketing số trong lĩnh vực lưu trữ học; cung cấp cơ sở khoa học để Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đa dạng hóa các hình thức và tổ chức hoạt động truyền thông, quảng bá tài liệu.
  2. Đề xuất các biện pháp cụ thể, mang tính khả thi nhằm giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vận dụng hiệu quả Marketing số trong điều kiện thực tiễn của đơn vị.

Câu hỏi nghiên cứu:

  1. Marketing số có cần thiết đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hay không, mang lại lợi ích gì và nếu không áp dụng sẽ gặp những khó khăn gì?
  2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã nhận thức và vận dụng Marketing số hay chưa, ở mức độ nào và nguyên nhân do đâu?
  3. Để xây dựng chiến lược Marketing số hiệu quả, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần tiến hành những nội dung và quy trình công việc nào?

Giả thuyết nghiên cứu:

  1. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn thông tin phong phú và có giá trị lớn, nhưng chưa được công chúng biết đến rộng rãi do các sản phẩm lưu trữ hiện có chưa đáp ứng đúng nhu cầu của người sử dụng; việc áp dụng chiến lược Marketing số sẽ giúp tạo lập sản phẩm phù hợp, tối ưu nguồn lực và đưa Trung tâm trở thành một địa điểm văn hóa hấp dẫn.
  2. Dù Trung tâm đã có nhiều nỗ lực công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, số lượng độc giả vẫn chưa có sự biến chuyển lớn và mức độ hài lòng chưa cao do các biện pháp tuyên truyền chưa thực sự tương thích với hành vi tiếp cận thông tin của công chúng hiện đại.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Tổng hợp lý luận về Marketing, Marketing số và Marketing lưu trữ; xác định nội hàm của chiến lược Marketing số áp dụng cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
  2. Đánh giá bối cảnh thực tiễn, phân tích những thuận lợi và khó khăn (nhân tố vi mô, vĩ mô) của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong việc triển khai Marketing số.
  3. Phân tích đặc điểm, nhu cầu và hành vi của công chúng đối với các sản phẩm, dịch vụ lưu trữ.
  4. Đề xuất quy trình và giải pháp cụ thể giúp Trung tâm tổ chức hoạt động Marketing số đạt hiệu quả thiết thực.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược Marketing số trong cơ quan lưu trữ lịch sử.
  • Phạm vi nội dung: Phân tích thực trạng truyền thông và đề xuất các bước xây dựng chiến lược Marketing số dựa trên nguồn lực hiện có và dữ liệu người dùng.
  • Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34, đường Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và xử lý số liệu thực tế trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được triển khai dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp các lý thuyết quản trị và nghiệp vụ lưu trữ học chuyên ngành.

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

  • Marketing căn bản và Marketing phi lợi nhuận: Vận dụng định nghĩa của Philip Kotler (Marketing là quá trình quản lý mang tính xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu thông qua trao đổi sản phẩm có giá trị) và Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ - AMA (các định nghĩa năm 1960 và 1985 về hoạch định, định giá, chiêu thị và phân phối). Đồng thời, kế thừa quan điểm của Kotler & Levy, Sara Dolnicar & Katie Lazarevski về Marketing trong các tổ chức phi lợi nhuận (Nonprofit Marketing) nhằm phục vụ lợi ích công cộng mà không vì mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận tài chính.
  • Marketing lưu trữ: Tiếp thu khung lý thuyết từ công trình luận án tiến sĩ của TS. Trần Phương Hoa (2018), xác định Marketing lưu trữ là chuỗi hoạt động đáp ứng nhu cầu độc giả, thực hiện mục tiêu phát huy giá trị di sản và hướng đến sự hài lòng của xã hội dựa trên nguyên tắc "phi lợi nhuận nhưng không phi lợi ích".
  • Marketing số (Digital Marketing): Khái niệm tiếp thị dựa trên nền tảng kỹ thuật số, mạng Internet và các thiết bị điện tử viễn thông (Social Media, SEO, SEM, Email Marketing, thực tế ảo AR, màn hình LED) theo định nghĩa của Hiệp hội Marketing Kỹ thuật số Châu Á (ADMA).
  • Cơ sở dữ liệu độc giả (Customer Data): Vận dụng nghiên cứu của Trần Phương Hoa (2019) về việc quản trị thông tin định danh, lịch sử tra cứu, phông tài liệu khai thác và nhu cầu sao chụp để xây dựng chân dung độc giả mục tiêu.
  • Nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ: Đảm bảo tính tương thích với Luật Lưu trữ năm 2011, tuân thủ nghiêm ngặt 03 nguyên tắc chuyên môn:
    1. Nguyên tắc chính trị: Đảm bảo an toàn thông tin, bảo vệ bí mật Nhà nước, thực hiện quy định giải mật và phục vụ đúng định hướng của Đảng, Nhà nước.
    2. Nguyên tắc lịch sử: Tôn trọng tính toàn vẹn, hoàn cảnh hình thành của các phông tài liệu khi xây dựng thông điệp quảng bá.
    3. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp: Đánh giá đầy đủ các yếu tố nội lực và ngoại cảnh của từng cơ quan lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể.
  • Mô hình thiết lập mục tiêu SMART: Ứng dụng 5 tiêu chí (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Actionable - Khả thi, Relevant - Thích hợp, Time-bound - Giới hạn thời gian) vào hoạch định chiến lược tiếp thị công.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, đối chiếu các văn bản quy phạm pháp luật (Luật Lưu trữ 2011, Quyết định số 118/TCCP-TC, Công văn số 1329/VTLTNN-TC), các báo cáo chuyên ngành và tài liệu học thuật về Marketing để đúc kết hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu.
  • Phương pháp tìm kiếm tài liệu đa nguồn: Khai thác các công trình nghiên cứu, bài báo chuyên san và tài liệu trực tuyến về công nghệ số hóa và quản trị thông tin.
  • Phương pháp quan sát và khảo sát thực tế: Trực tiếp ghi nhận quy trình phục vụ độc giả, phương thức quản trị nội dung fanpage Facebook, kênh YouTube và cơ sở vật chất tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian thực tập tốt nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CHIẾN LƯỢC MARKETING SỐ

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về Marketing, làm rõ sự chuyển biến từ Marketing thương mại sang Marketing phi lợi nhuận và Marketing lưu trữ. Tác giả phân tích tiến trình phát triển của Marketing số qua 4 giai đoạn lịch sử gắn liền với các bước nhảy vọt về công nghệ thông tin:

Giai đoạn Đặc trưng công nghệ và quản trị Dấu mốc tiêu biểu
Giai đoạn sơ khởi (Thập niên 1980) Xuất hiện máy tính cá nhân; lưu trữ dữ liệu khách hàng chuyển từ thủ công sang tự động hóa ban đầu. IBM ra mắt máy tính cá nhân (1981); phần mềm cơ sở dữ liệu marketing ACT (1986); mô hình của Robert Kestenbaum & Robert Shaw.
Giai đoạn kế tiếp (Thập niên 1990) Bùng nổ công cụ CRM (Customer Relationship Management) và Sales Force Automation (SFA); Internet bắt đầu ứng dụng vào thương mại. Các nhà cung cấp SAP, Oracle xuất hiện; Google ra đời (1998); Salesforce giới thiệu mô hình SaaS/điện toán đám mây (1999).
Giai đoạn thứ ba (Thập niên 2000) Hậu bong bóng dotcom; chuyển dịch sang mô hình tự động hóa marketing đa kênh; sự xuất hiện của mạng xã hội. Công ty tự động hóa (Marketo, Pardot); sự phát triển của công cụ tìm kiếm và mạng xã hội kết nối trực tuyến.
Giai đoạn thứ tư (2010 đến nay) Người tiêu dùng phụ thuộc vào công nghệ; chiến lược đa kênh (Omnichannel); ứng dụng công nghệ chuyên sâu. Bổ nhiệm Giám đốc công nghệ tiếp thị (CMT); ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), Neuro-Marketing, Thực tế ảo (VR/AR), Blockchain.

Chương này cũng chỉ rõ những ưu điểm nổi bật của Marketing số (tiết kiệm ngân sách, phân khúc đối tượng chuẩn xác, đo lường dữ liệu theo thời gian thực qua Google Analytics hay Facebook Ads, gia tăng tương tác hai chiều) cùng các rủi ro, nhược điểm đi kèm (tính nhiễu thông tin do mật độ quảng cáo dày đặc, nguy cơ khủng hoảng truyền thông do tốc độ lan truyền nhanh, phụ thuộc hạ tầng thiết bị và thách thức an ninh mạng, bảo mật dữ liệu cá nhân).


CHƯƠNG 2. SỰ CẦN THIẾT CÙNG MỘT SỐ KẾT QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC CHIẾN LƯỢC MARKETING TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức và thực trạng hoạt động truyền thông, giới thiệu tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ). Trung tâm có cơ cấu tổ chức gồm Ban Lãnh đạo (Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc) cùng 05 phòng chức năng: Phòng Thu thập và Chỉnh lý; Phòng Bảo quản; Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Phòng Tài liệu nghe nhìn; Phòng Hành chính – Tổng hợp.

Nghiên cứu thống kê chi tiết quy mô các khối tài liệu có giá trị đặc biệt đang được bảo quản tại đơn vị:

Khối tài liệu Quy mô và khối lượng bảo quản Đặc điểm nội dung chính
Tài liệu hành chính Gần 10.000 mét giá (gần 300 phông) Phản ánh quá trình đấu tranh giải phóng dân tộc, xây dựng đất nước từ năm 1945 đến nay (tiêu biểu như phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng...).
Tài liệu khoa học kỹ thuật Hơn 3.000 mét giá (hơn 50 công trình) Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình trọng điểm quốc gia: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thủy điện Hòa Bình, Thủy điện Sông Đà, Đường dây 500kV Bắc - Nam, cầu Thăng Long, Chương Dương, Sân bay Nội Bài...
Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Hơn 100 văn nghệ sĩ và nhà hoạt động xã hội tiêu biểu Văn bằng, thư từ, nhật ký, bản thảo công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác văn học nghệ thuật.
Tài liệu nghe nhìn Hơn 300 bộ phim (20 phim nước ngoài); ~100.000 ảnh; 52.000 cuộn băng (~3.000 giờ); gần 300 đĩa/băng video Ghi lại các sự kiện chính trị, lịch sử, quân sự, ngoại giao và đời sống xã hội của Việt Nam từ năm 1945 đến nay.

Về thực trạng triển khai Marketing số, Trung tâm đã bước đầu khai thác mạng xã hội theo định hướng tại Công văn số 1329/VTLTNN-TC ngày 04/12/2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

  • Fanpage Facebook: Tập trung đăng tải các tin bài giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân các ngày lễ kỷ niệm lịch sử lớn của đất nước, thu hút sự chú ý của độc giả quan tâm đến sử liệu.
  • Kênh YouTube: Đăng tải các video phóng sự, clip ngắn công bố tài liệu, bước đầu mang lại hiệu ứng xã hội tích cực.

Tuy nhiên, hoạt động quản trị truyền thông mạng xã hội tại đơn vị vẫn tồn tại các hạn chế:

  1. Chưa xây dựng được chiến lược phát triển công chúng tiêu chuẩn và thiếu kế hoạch truyền thông tổng thể, dài hạn.
  2. Tần suất cập nhật nội dung chưa đều đặn, số lượng bài viết chuyên sâu còn hạn chế.
  3. Cơ cấu chủ đề mất cân đối, phần lớn tập trung vào lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - lịch sử, trong khi mảng khoa học kỹ thuật, thể thao chưa được khai thác tương xứng.
  4. Trung tâm chưa có trang thông tin điện tử (website) độc lập để tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO/SEM); giao diện các kênh mạng xã hội còn đơn giản, thiếu tính năng tương tác chuyên sâu.
  5. Cán bộ phụ trách truyền thông chủ yếu làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản về kỹ năng Marketing số chuyên nghiệp.

CHƯƠNG 3. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC MARKETING SỐ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Chương 3 đề xuất khung quy trình xây dựng chiến lược Marketing số đồng bộ cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, bao gồm các mắt xích cốt lõi:

  1. Xây dựng chân dung khách hàng dựa trên Cơ sở dữ liệu độc giả (Customer Data): Phân loại rõ giữa người dùng trực tiếp (nghiên cứu tại phòng đọc) và người sử dụng gián tiếp (tham quan triển lãm, truy cập không gian mạng, mua ấn phẩm). Thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu độc giả nhằm ghi nhận thông tin nhân khẩu học, lịch sử tra cứu, tần suất đọc, loại hình tài liệu quan tâm (văn bản giấy, ảnh, phim, bản vẽ kỹ thuật) và nhu cầu cấp bản sao chứng thực. Cơ sở dữ liệu này đóng vai trò phân loại chính xác 3 nhóm công chúng: nhóm thường xuyên, nhóm ưu tiên (nhà khoa học, cơ quan Nhà nước) và nhóm tiềm năng (học sinh, sinh viên).

  2. Xác định lợi ích và trách nhiệm của các bên liên quan: Thực thi Marketing số giúp nâng cao mức độ thỏa mãn của công chúng, gia tăng nguồn thu hợp pháp phục vụ tái đầu tư cơ sở vật chất, đồng thời hình thành thói quen tiếp cận và nghiên cứu dựa trên bằng chứng sử liệu xác thực trong cộng đồng khoa học.

  3. Xác lập bộ công cụ định hướng và mục tiêu theo mô hình SMART:

    • Tầm nhìn: Xây dựng Trung tâm thành địa điểm văn hóa tiêu biểu, trung tâm thông tin tư liệu tin cậy của xã hội.
    • Sứ mệnh: Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ chuẩn xác, phục vụ sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và nhu cầu tiếp cận thông tin của nhân dân.
    • Mục tiêu: Gắn liền với các chỉ tiêu của Quy hoạch ngành Văn thư và Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (hướng tới 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, số hóa tài liệu, đạt chỉ tiêu 10% hồ sơ được khai thác, 20% hồ sơ được công bố rộng rãi và phục vụ khoảng 10.000 lượt độc giả/năm).
  4. Nhận diện thách thức trong môi trường chuyển đổi số: Sự phân hóa đa dạng về lứa tuổi, nghề nghiệp và trình độ công nghệ của độc giả đặt ra yêu cầu cơ quan lưu trữ phải đa dạng hóa kênh tiếp cận và phương thức thể hiện thông tin, tránh tình trạng đơn điệu hóa nội dung công bố.


Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khảo sát và khái quát hóa toàn diện hiện trạng khối tài liệu quy mô lớn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III với gần 10.000 mét giá tài liệu hành chính, hơn 3.000 mét giá tài liệu kỹ thuật, hơn 100 phông cá nhân và khối tài liệu nghe nhìn phong phú (300 phim, 100.000 ảnh, 52.000 cuộn băng).
  • Đánh giá khách quan thực trạng ứng dụng mạng xã hội (Facebook, YouTube) của Trung tâm từ sau Công văn 1329/VTLTNN-TC năm 2017, chỉ ra khoảng trống về việc thiếu website riêng, thiếu công cụ SEO/SEM và nhân sự chuyên trách.

Hệ thống giải pháp đề xuất

  • Thiết lập quy trình thu thập và khai thác dữ liệu độc giả làm căn cứ hoạch định kế hoạch truyền thông cho từng phân khúc người dùng.
  • Vận dụng mô hình SMART để cụ thể hóa các mục tiêu phát huy giá trị tài liệu, bảo đảm bám sát các chỉ tiêu của Quy hoạch ngành đến năm 2020, tầm nhìn 2030.
  • Đa dạng hóa nội dung số: Mở rộng các chủ đề khoa học kỹ thuật, nghệ thuật, thể thao bên cạnh chủ đề lịch sử - chính trị; từng bước nghiên cứu đưa công nghệ tương tác hiện đại vào hoạt động triển lãm, công bố tài liệu.
  • Chuẩn hóa bộ máy nhân sự: Đào tạo kỹ năng truyền thông, quản trị nội dung số cho đội ngũ viên chức lưu trữ nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của các kênh thông tin.

Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn

  • Về lý luận: Góp phần cụ thể hóa lý thuyết Marketing phi lợi nhuận vào chuyên ngành Lưu trữ học tại Việt Nam, làm rõ mối quan hệ giữa Marketing lưu trữ với Marketing thông tin, Marketing di sản và Marketing văn hóa.
  • Về thực tiễn: Cung cấp cơ sở khoa học và khung định hướng hành động giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từng bước đổi mới mô hình tiếp cận độc giả, chuyển từ phương thức phục vụ thụ động sang chủ động tương tác trên không gian mạng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Tác giả là sinh viên năm thứ ba thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp, kinh nghiệm thực tiễn và khả năng tiếp cận một số tài liệu chuyên sâu còn những hạn chế nhất định; phạm vi số liệu thực tế chủ yếu tập trung trong giai đoạn 2018 - 2020 tại một đơn vị duy nhất là Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    1. Mở rộng phạm vi nghiên cứu, đối chiếu, so sánh mô hình Marketing số giữa cả 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
    2. Đi sâu thiết kế chi tiết các giải pháp kỹ thuật công nghệ cụ thể, như việc xây dựng ứng dụng thực tế tăng cường (AR) trong không gian trưng bày ảo và tích hợp hệ thống quản trị quan hệ độc giả (eCRM) chuyên biệt cho ngành Lưu trữ.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành: Là tài liệu tham khảo cho người học các ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện và Quản lý văn hóa khi nghiên cứu đề tài ứng dụng Marketing phi lợi nhuận trong khối cơ quan hành chính sự nghiệp.
  • Cán bộ, chuyên viên nghiệp vụ: Cung cấp tài liệu tham khảo cho viên chức đang công tác tại các cơ quan lưu trữ lịch sử, trung tâm lưu trữ chuyên dụng trong việc lập kế hoạch quản trị fanpage, xây dựng cơ sở dữ liệu độc giả và triển khai các chiến dịch giới thiệu tài liệu ra công chúng.
  • Nội dung nổi bật đáng tham khảo: Phần hệ thống hóa dữ liệu khối tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và khung 5 tiêu chí SMART gắn với các chỉ tiêu nghiệp vụ ngành văn thư - lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hiện đang quản lý những khối tài liệu cơ bản nào và quy mô ra sao?

Trung tâm đang bảo quản 4 khối tài liệu chính: (1) Khối hành chính với gần 10.000 mét giá thuộc gần 300 phông tài liệu từ năm 1945 đến nay; (2) Khối khoa học kỹ thuật với hơn 3.000 mét giá của trên 50 công trình trọng điểm quốc gia; (3) Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ của hơn 100 văn nghệ sĩ và nhà hoạt động xã hội tiêu biểu; (4) Khối tài liệu nghe nhìn gồm hơn 300 bộ phim, khoảng 100.000 bức ảnh, 52.000 cuộn băng ghi âm (~3.000 giờ) và gần 300 đĩa/băng video.

2. Marketing lưu trữ được định nghĩa và mang những đặc điểm bản chất nào?

Marketing lưu trữ là chuỗi các hoạt động của cơ quan lưu trữ nhằm tìm hiểu, thỏa mãn nhu cầu tiếp cận thông tin của khách hàng, giúp đạt được mục tiêu phát huy giá trị tài liệu và hướng tới sự hài lòng của xã hội. Bản chất của Marketing lưu trữ là "phi lợi nhuận nhưng không phi lợi ích", hoạt động dựa trên lợi thế về tính xác thực, độc bản của tài liệu, đồng thời phải phục vụ lợi ích cộng đồng và tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc chính trị, lịch sử của công tác lưu trữ.

3. Hoạt động truyền thông qua mạng xã hội tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang gặp phải những hạn chế gì?

Theo khảo sát giai đoạn 2018 - 2020, hạn chế gồm: chưa xác định được chiến lược phát triển công chúng tiêu chuẩn; việc đăng tải bài viết chưa đều đặn; nội dung chủ yếu nghiêng về mảng lịch sử - chính trị mà chưa đầu tư đúng mức cho khoa học, thể thao; đơn vị chưa có website riêng để tích hợp SEO/SEM; giao diện trang còn đơn giản và đội ngũ quản trị viên chủ yếu hoạt động kiêm nhiệm, chưa qua đào tạo Marketing số chuyên sâu.

4. Cơ sở dữ liệu độc giả (Customer Data) đóng vai trò gì trong việc xây dựng chiến lược Marketing số của cơ quan lưu trữ?

Cơ sở dữ liệu độc giả giúp ghi nhận thông tin nhân khẩu học, lịch sử và tần suất tra cứu, nhu cầu sao chụp và loại hình tài liệu ưa thích. Nguồn dữ liệu này là căn cứ để Trung tâm phân loại chính xác các nhóm độc giả (nhóm thường xuyên, nhóm ưu tiên, nhóm tiềm năng), từ đó thiết kế sản phẩm thông tin và thông điệp truyền thông đúng với nhu cầu thực tế của từng đối tượng.


Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Đinh Trung Hiếu đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về Marketing số và Marketing phi lợi nhuận trong mối quan hệ gắn kết với nghiệp vụ lưu trữ học. Nghiên cứu phân tích rõ thực trạng công tác công bố, giới thiệu tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chỉ ra tiềm năng to lớn của các khối tài liệu cùng những hạn chế trong quản trị mạng xã hội hiện nay. Khung giải pháp xây dựng chiến lược Marketing số dựa trên cơ sở dữ liệu độc giả và mô hình SMART được đề xuất là tài liệu tham khảo hữu ích cho việc đổi mới phương thức phát huy giá trị di sản tài liệu lưu trữ trong giai đoạn chuyển đổi số.