Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, chuyển đổi số và tự động hóa quy trình quản trị trở thành yêu cầu tất yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là giải pháp công nghệ tích hợp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, chuẩn hóa quy trình vận hành và hạn chế lãng phí phát sinh từ các tác nghiệp thủ công. Tại Việt Nam, xu hướng ứng dụng ERP đang mở rộng trong nhiều ngành công nghiệp chế biến và sản xuất, tạo nên sự cạnh tranh giữa các giải pháp công nghệ trong nước và quốc tế.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong nước vẫn gặp nhiều trở ngại khi tiếp cận ERP do hạn chế về năng lực tài chính, thiếu hụt nhân sự am hiểu công nghệ và lo ngại rủi ro thất bại trong quá trình triển khai. Trường hợp thực tế tại Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương – một doanh nghiệp quy mô vừa hoạt động hơn 10 năm trong lĩnh vực chế biến, xuất nhập khẩu thủy hải sản tại Nha Trang – cho thấy sự thiếu vắng hệ thống ERP đã dẫn đến tình trạng quản trị dữ liệu phân tán, thông tin giữa các phòng ban bị chậm trễ và quy trình tác nghiệp thủ công tốn nhiều thời gian. Để giải quyết các điểm nghẽn này, công ty đã ký hợp đồng tiếp nhận giải pháp ERP do Công ty TNHH True Skill Center cung cấp và xây dựng. Nhằm phân tích thực trạng và rút ra các giải pháp hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ, tác giả Nguyễn Kiên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị Kinh doanh tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế với đề tài: "Nghiên cứu hoạt động triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương do Công ty TNHH True Skill Center cung cấp".

Mục tiêu nghiên cứu

  1. Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu thực trạng quy trình triển khai hệ thống ERP do Công ty TNHH True Skill Center cung cấp cho khách hàng, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống ERP của đơn vị cung cấp giải pháp.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống ERP và quy trình triển khai ERP trong doanh nghiệp.
    • Phân tích quy trình nghiệp vụ thực tế của Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương trước khi ứng dụng ERP.
    • Đánh giá thực trạng quy trình triển khai hệ thống ERP do Công ty TNHH True Skill Center thực hiện tại dự án Cá Ngừ Đại Dương thông qua các chỉ tiêu KPI cụ thể.
    • Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống ERP cho True Skill Center và kiến nghị các bên liên quan.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) do Công ty TNHH True Skill Center cung cấp.
  • Phạm vi không gian:
    • Đơn vị cung cấp giải pháp: Công ty TNHH True Skill Center (39L Miếu Nổi, Phường 3, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh).
    • Đơn vị thụ hưởng: Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương (78 Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hòa, TP. Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và tiến trình triển khai dự án ERP được thu thập và phân tích trong giai đoạn từ tháng 09/2021 đến tháng 03/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình áp dụng

Khóa luận vận dụng hệ thống lý thuyết quản trị và công nghệ thông tin chuyên ngành:

  • Khái niệm và lịch sử phát triển ERP: Tổng hợp các định nghĩa học thuật từ Giáo trình Hệ thống Thông tin Kinh tế (Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, 2010), Rosemann (1999), Marnewick & Labuschagne (2005), Gable (1998). Tiến trình tiến hóa của ERP được tham chiếu theo Shadrack Katuu (2020), từ hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thập niên 1960, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP thập niên 1970), hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP-II thập niên 1980), ERP mở rộng sang hành chính - tài chính (thập niên 1990) đến ERP đám mây tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) hiện nay.
  • Đặc điểm và cấu trúc ERP: Phân tích 5 đặc điểm cốt lõi của hệ thống ERP theo Marcelino Tito Torres (2012) và cấu trúc phân hệ chuẩn theo CIBRES (2010) cùng Giáo trình Hệ thống Thông tin (Trường Đại học Công nghệ TP.HCM, 2010).
  • Quy trình triển khai ERP: Tham chiếu mô hình triển khai chuẩn 6 giai đoạn của Lisa Schwarz (2017), bao gồm: Lập kế hoạch (Planning), Thiết kế (Design), Phát triển (Development), Kiểm tra và sửa chữa (Testing & Repair), Triển khai (Deployment), Hỗ trợ và cập nhật (Support & Updates).
  • Chỉ tiêu KPI đánh giá triển khai: Vận dụng khung đánh giá của Mirosław & Saumyendu (2009) gồm 4 chỉ số: Hiệu suất thời gian thực hiện dự án, Kế hoạch sử dụng ngân sách, Tỷ lệ xuất hiện mã lỗi, và Độ hài lòng của người dùng hệ thống.
  • Tổng quan nghiên cứu: Tham khảo các nghiên cứu trong nước của Vũ Quốc Thông (2017), Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012) và nghiên cứu quốc tế của Shadrack Katuu (2020), Alaskari (2021).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập tài liệu nội bộ về cơ cấu tổ chức, quy chế vận hành, báo cáo quy trình nghiệp vụ của True Skill Center và Cá Ngừ Đại Dương; kết hợp dữ liệu ngành từ sách báo, tài liệu Internet và số liệu khảo sát 1.613 doanh nghiệp vừa và nhỏ của B2B Technology (2021).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện phỏng vấn sâu bằng bảng hỏi mở trực tiếp với 5 nhân sự chủ chốt đại diện cho 5 phòng ban chuyên môn tại True Skill Center (Phòng Phân tích nghiệp vụ, Phòng Phát triển hệ thống, Phòng Kiểm thử hệ thống, Phòng Triển khai hệ thống và Phòng Nhân sự). Tiêu chí lựa chọn là nhân sự có từ 1 năm kinh nghiệm làm việc tại công ty, trực tiếp tham gia dự án ERP Cá Ngừ Đại Dương và từng tham gia ít nhất một dự án ERP tương tự.
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp phân tích – tổng hợp để bóc tách quy trình tổng thể thành các mắt xích tác nghiệp độc lập, đánh giá điểm nghẽn và tổng hợp thành hệ thống giải pháp hoàn thiện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết nền tảng về ERP. Tác giả làm rõ thị trường giải pháp ERP tại Việt Nam qua sự phân chia giữa nhóm phần mềm quốc tế (chiếm thị phần lớn toàn cầu theo SoftwareConnect 2022: Microsoft Dynamics 365 Business Central với 31,5%, SAP Business One với 11,8%, Deltek với 8,1%, Sage với 6,1%) và nhóm phần mềm nội địa (tiêu biểu như MISA AMIS của MISA Group và Fast Business Online của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST).

Nhóm giải pháp Sản phẩm tiêu biểu Thị phần / Quy mô áp dụng (theo văn bản) Đặc điểm chính
Phần mềm quốc tế Microsoft Dynamics 365 Business Central 31,5% thị phần toàn cầu Tích hợp ERP và CRM, tiếp cận dựa trên đám mây, liên kết hệ sinh thái Office 365.
SAP Business One 11,8% thị phần toàn cầu Phù hợp doanh nghiệp đang phát triển, kiểm soát quản lý và tài chính thời gian thực.
Deltek 8,1% thị phần toàn cầu Chuyên sâu về ERP và tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) cho doanh nghiệp nhỏ.
Sage 6,1% thị phần toàn cầu Phục vụ hơn 6,1 triệu khách hàng doanh nghiệp nhỏ, mạnh về kế toán và vận hành.
Phần mềm nội địa MISA AMIS Hơn 10.000 khách hàng Phù hợp chuẩn mực kế toán Việt Nam, trung tâm dữ liệu Tier 3, bảo mật ISO 27000.
Fast Business Online Hơn 1.800 khách hàng sử dụng ERP Bao quát đa tác nghiệp, giao diện tiếng Việt, chi phí triển khai phù hợp doanh nghiệp trong nước.

Bên cạnh lý thuyết quy trình 6 bước của Lisa Schwarz (2017) và 4 nhóm KPI của Mirosław & Saumyendu (2009), chương 1 dẫn chứng thực trạng ứng dụng CNTT từ khảo sát 1.613 doanh nghiệp nhỏ và vừa tại 6 tỉnh thành của B2B Technology (2021): 87,875% doanh nghiệp chưa hoặc không sử dụng dịch vụ CNTT (trong đó 45,39% không có nhu cầu, 36,43% dự định sử dụng, 18,13% đang sử dụng thực tế và 40,67% chưa có thói quen ứng dụng).

Chương 2: Thực trạng quy trình triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp TNHH Cá Ngừ Đại Dương do công ty TNHH True Skill Center cung cấp

Chương này đi sâu vào nghiên cứu tình huống thực nghiệm giữa hai đơn vị:

  • Hồ sơ hai doanh nghiệp: True Skill Center thành lập năm 2019, quy mô 40 nhân sự, do ông Nguyễn Lê Thanh Quý làm đại diện pháp luật, hoạt động trong mảng lập trình vi tính và đào tạo CNTT. Cá Ngừ Đại Dương thành lập năm 2011, quy mô 400 nhân sự, là công ty con của Tập đoàn Yutaka Chiba (Nhật Bản, hơn 40 năm hoạt động).
  • Phân tích quy trình nghiệp vụ trước chuyển đổi: Tác giả lập sơ đồ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPM) của Cá Ngừ Đại Dương qua các phòng ban: Ban Giám đốc (CEO, CFO, Giám sát nhà máy), Kinh doanh, Mua hàng, Sản xuất (nhà máy, kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng QA/QC), Kho và Kế toán. Tác giả chỉ ra các điểm nghẽn tác nghiệp tốn thời gian nhất (Bảng 1 trong văn bản) do ghi chép thủ công và luân chuyển chứng từ giấy tờ rời rạc.
  • Quy trình triển khai 12 bước thực tế của True Skill Center: Khóa luận đối chiếu quy trình chuẩn vào dự án cụ thể với 12 giai đoạn có phân bổ thời gian thực tế:
STT Tên bước triển khai Thời gian thực hiện Nội dung trọng tâm
1 Tiếp cận doanh nghiệp và khơi gợi khách hàng 2 tuần Khảo sát sơ bộ nhu cầu, nhận diện bài toán quản trị của doanh nghiệp.
2 Phân tích quy trình & nghiên cứu giải pháp 1 tuần Bóc tách dòng công việc giữa các phòng ban nghiệp vụ tại Cá Ngừ Đại Dương.
3 Trình bày giải pháp 1 tuần Đề xuất mô hình kiến trúc phân hệ phù hợp với đặc thù sản xuất cá ngừ.
4 Xác định phạm vi dự án 2 tuần Thiết lập ranh giới các phân hệ chức năng sẽ số hóa.
5 Demo Giao diện hệ thống cho đối tác 2 tuần Trình diễn giao diện mẫu (UI/UX) và luồng thao tác mẫu cho ban lãnh đạo.
6 Ký kết hợp đồng và thỏa thuận 3 ngày Thống nhất điều khoản thương mại, tiến độ và cam kết kỹ thuật.
7 Viết tài liệu yêu cầu chức năng (FRD) 2 tuần Chuẩn hóa tài liệu Functional Requirements Document cho toàn hệ thống.
8 Phát triển hệ thống 2 tháng Lập trình cấu hình các phân hệ theo tài liệu FRD.
9 Kiểm thử nội bộ 2 tháng Đội ngũ QA/QC của True Skill Center rà soát lỗi chức năng và logic nghiệp vụ.
10 Người dùng kiểm thử hệ thống (UAT) 2 tuần Nhân sự các phòng ban tại Cá Ngừ Đại Dương thao tác kiểm thử trực tiếp.
11 Đào tạo và triển khai hệ thống 1 tháng Hướng dẫn vận hành, chuyển đổi dữ liệu và đưa hệ thống vào chạy chính thức.
12 Hỗ trợ sau triển khai và cập nhật phiên bản Liên tục Tiếp nhận phản hồi, khắc phục sự cố phát sinh và nâng cấp định kỳ.
  • Phạm vi 8 phân hệ dự án đã triển khai (Bảng 2 đến Bảng 9): Hệ thống bao gồm Phân hệ Tài khoản, Bán hàng, Mua hàng, Kho hàng, Sản xuất, Kế toán, Hành chính và Phê duyệt.
  • Đánh giá hiệu quả dự án qua KPI (Bảng 10 đến Bảng 15): Phân tích độ lệch tiến độ thực tế so với kế hoạch (Bảng 10), cơ cấu phân bổ ngân sách dự án (Bảng 11), thống kê tỷ lệ mã lỗi phát sinh trên từng phân hệ (Bảng 12), và khảo sát mức độ hài lòng của người dùng cuối tại Cá Ngừ Đại Dương sau khi ứng dụng hệ thống (Bảng 13, 14, 15).

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống ERP của công ty TNHH True Skill Center

Dựa trên định hướng phát triển của True Skill Center giai đoạn 2023–2025 nhằm mở rộng thị trường trong nước và khu vực Đông Nam Á, tác giả đề xuất 2 nhóm giải pháp kỹ thuật và quản trị cụ thể:

  1. Giải pháp 1 - Tối thiểu hóa chi phí: Hoàn thiện khâu chuẩn hóa tài liệu FRD và nâng cao năng lực kiểm thử nội bộ nhằm giảm tỷ lệ mã lỗi trong giai đoạn phát triển; rút ngắn thời gian chênh lệch tiến độ; tối ưu hóa chi phí đào tạo người dùng bằng các bộ tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa, từ đó giảm tỷ trọng chi phí nhân công phát sinh ngoài dự kiến.
  2. Giải pháp 2 - Tăng cường bảo mật cho hệ thống ERP: Thiết lập cơ chế phân quyền dữ liệu đa tầng theo vai trò người dùng; tăng cường bảo vệ an toàn hệ thống mạng và cơ sở dữ liệu dùng chung; lưu trữ phân tán trên máy chủ để ngăn chặn nguy cơ tấn công mạng, rò rỉ thông tin sản xuất - kinh doanh cho đối thủ cạnh tranh và tránh tình trạng nghẽn băng thông truy cập.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khóa luận đã phản ánh chi tiết toàn bộ tiến trình chuyển đổi số từ nghiệp vụ thủ công sang hệ thống ERP tích hợp tại một doanh nghiệp chế biến thủy sản quy mô 400 lao động (Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương).
  • Mô hình hóa thành công quy trình nghiệp vụ tổng quan (BPM) và quy trình nghiệp vụ chi tiết của từng bộ phận: Kinh doanh, Mua hàng, Kế toán, Kho, Sản xuất (nhà máy, kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng).
  • Hệ thống hóa chi tiết phạm vi triển khai của 8 phân hệ ERP lõi (Tài khoản, Bán hàng, Mua hàng, Kho hàng, Sản xuất, Kế toán, Hành chính, Phê duyệt).
  • Tổng kết quy trình triển khai dịch vụ của True Skill Center thành 12 bước rõ ràng với định mức thời gian cho từng giai đoạn, giúp đơn vị cung cấp kiểm soát tiến độ chuyển đổi.
  • Thu thập và đo lường thành công 4 chỉ tiêu KPI thực nghiệm: độ lệch thời gian triển khai, biến động ngân sách dự án, tỷ lệ phát sinh mã lỗi tại các phân hệ và tỷ lệ hài lòng của nhân viên thụ hưởng hệ thống.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Đối với đơn vị cung cấp giải pháp (True Skill Center): Cung cấp bức tranh thực tế về các điểm nghẽn quy trình (đặc biệt là khâu viết tài liệu FRD, kiểm thử nội bộ và quản trị ngân sách dự án), làm căn cứ hoàn thiện quy trình cung cấp dịch vụ ERP cho các khách hàng doanh nghiệp sản xuất tiếp theo trong giai đoạn 2023–2025.
  • Đối với doanh nghiệp thụ hưởng (Cá Ngừ Đại Dương): Chuẩn hóa dòng thông tin luân chuyển giữa các phòng ban, loại bỏ các tác vụ trung gian dư thừa và xác lập cơ chế giám sát thời gian thực cho Ban Giám đốc (CEO, CFO, Giám sát nhà máy).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Khóa luận tập trung nghiên cứu điển hình (case study) trên một dự án cụ thể giữa Công ty TNHH True Skill Center và Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương trong khung thời gian từ tháng 09/2021 đến tháng 03/2022. Cỡ mẫu phỏng vấn chuyên sâu thu thập dữ liệu sơ cấp còn giới hạn (5 nhân sự phụ trách 5 phòng ban tại đơn vị cung cấp giải pháp), do đó một số phát hiện mang tính đặc thù cao theo quy mô và mô hình hoạt động của hai doanh nghiệp khảo sát.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát đa dạng hơn về quy mô mẫu, tiếp cận thêm ý kiến đánh giá từ các nhóm người dùng cuối ở nhiều bộ phận của doanh nghiệp thụ hưởng; đồng thời theo dõi hiệu quả vận hành của hệ thống ERP trong giai đoạn dài hạn sau triển khai (sau 1–3 năm vận hành chính thức).

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên và học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Hệ thống Thông tin Quản lý, Quản lý Công nghiệp; chuyên viên tư vấn triển khai ERP, chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst - BA), và các nhà quản trị doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ đang chuẩn bị triển khai chuyển đổi số.
  • Nội dung giá trị: Khung phân tích quy trình nghiệp vụ BPM trong ngành chế biến thủy sản; bảng mô tả phạm vi chức năng 8 phân hệ ERP; và quy trình triển khai dịch vụ 12 bước gắn liền với các công thức đo lường KPI thực tế của dự án.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu việc triển khai ERP giữa hai doanh nghiệp cụ thể nào?
Đề tài nghiên cứu dự án do Công ty TNHH True Skill Center (đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ có trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh) triển khai cho khách hàng là Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương (doanh nghiệp xuất nhập khẩu thủy hải sản có trụ sở tại TP. Nha Trang, Khánh Hòa, trực thuộc Tập đoàn Yutaka Chiba - Nhật Bản).

2. Quy trình triển khai ERP thực tế của True Skill Center gồm mấy bước và kéo dài trong bao lâu?
Quy trình triển khai thực tế gồm 12 bước: Tiếp cận doanh nghiệp (2 tuần), Phân tích quy trình (1 tuần), Trình bày giải pháp (1 tuần), Xác định phạm vi (2 tuần), Demo giao diện (2 tuần), Ký hợp đồng (3 ngày), Viết tài liệu FRD (2 tuần), Phát triển hệ thống (2 tháng), Kiểm thử nội bộ (2 tháng), Người dùng kiểm thử UAT (2 tuần), Đào tạo và triển khai (1 tháng), Hỗ trợ sau triển khai (liên tục). Dự án được khảo sát từ tháng 09/2021 đến tháng 03/2022.

3. Hệ thống ERP xây dựng cho Cá Ngừ Đại Dương bao gồm những phân hệ chức năng nào?
Dự án xác định phạm vi triển khai gồm 8 phân hệ: Phân hệ Tài khoản, Phân hệ Bán hàng, Phân hệ Mua hàng, Phân hệ Kho hàng, Phân hệ Sản xuất, Phân hệ Kế toán, Phân hệ Hành chính và Phân hệ Phê duyệt.

4. Khóa luận sử dụng những tiêu chí KPI nào để đánh giá hiệu quả dự án triển khai ERP?
Tác giả áp dụng khung đánh giá của Mirosław & Saumyendu (2009) với 4 chỉ tiêu: Hiệu suất thời gian thực hiện dự án (đo lường độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế), Kế hoạch sử dụng ngân sách dự án, Tỷ lệ xuất hiện mã lỗi (tính theo tỷ lệ chức năng lỗi trên tổng số chức năng của phân hệ), và Độ hài lòng của người dùng hệ thống.

5. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp trong khóa luận được thực hiện như thế nào?
Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn sâu với bảng hỏi mở dành cho 5 cá nhân đại diện 5 phòng ban thuộc khối công nghệ và nhân sự của True Skill Center (Phòng Phân tích nghiệp vụ, Phát triển hệ thống, Kiểm thử hệ thống, Triển khai hệ thống và Nhân sự). Các nhân sự này đều có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm và trực tiếp tham gia dự án ERP Cá Ngừ Đại Dương.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Kiên đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về ERP và phân tích chi tiết quy trình triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công ty TNHH Cá Ngừ Đại Dương do Công ty TNHH True Skill Center thực hiện. Thông qua việc mô hình hóa dòng nghiệp vụ sản xuất - kinh doanh và đo lường các chỉ số KPI về thời gian, ngân sách, mã lỗi và độ hài lòng, công trình đã làm rõ thực trạng triển khai phần mềm quản trị tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành thủy sản. Các giải pháp đề xuất về tối ưu hóa chi phí và tăng cường an toàn dữ liệu mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp cơ sở dữ liệu hữu ích cho việc hoàn thiện quy trình triển khai ERP của các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ thông tin trong nước.