Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Bệnh viện Quân y 175 năm 2023

Luận văn phân tích thực trạng công tác tồn trữ và bảo quản thuốc tại kho dược Bệnh viện Quân y 175 năm 2023, đề xuất các giải pháp cải tiến.

• Tác giả: Quản Trọng Tiến
• Người hướng dẫn: TS. Trần Thị Lan Anh
• Trường học: Trường Đại học Dược Hà Nội
• Chuyên ngành: Tổ chức Quản lý Dược
• Đề tài: Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Bệnh viện Quân y 175 năm 2023
• Loại tài liệu: Luận văn Dược sĩ chuyên khoa cấp I
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của tồn trữ thuốc

Tồn trữ thuốc là một hoạt động quan trọng trong quản lý dược tại các cơ sở y tế. Đây là quá trình bảo quản, duy trì và quản lý lượng thuốc tồn kho nhằm đáp ứng nhu cầu điều trị của bệnh nhân một cách hiệu quả. Tại Bệnh viện Quân y 175, công tác tồn trữ thuốc đóng vai trò thiết yếu trong đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế. Thực trạng tồn trữ thuốc năm 2023 tại bệnh viện này đã được phân tích chi tiết thông qua luận văn chuyên khoa cấp I. Việc duy trì mức tồn kho hợp lý không chỉ giảm chi phí vận hành mà còn đảm bảo có đủ thuốc cấp phát cho bệnh nhân, tránh tình trạng hết thuốc hoặc tồn kho quá cao gây lãng phí.

1.1. Định nghĩa tồn trữ thuốc tại bệnh viện

Tồn trữ thuốc là lượng hàng dược phẩm được lưu giữ tại kho dược tổng của bệnh viện để phục vụ hoạt động điều trị. Tại Bệnh viện Quân y 175, tồn trữ được quản lý theo nguyên tắc xuất nhập kho (FEFO - First Expired First Out, FIFO - First In First Out) nhằm tối ưu hóa giá trị kho và đảm bảo không sử dụng thuốc hết hạn.

1.2. Vai trò của quản lý tồn trữ hiệu quả

Quản lý tồn trữ thuốc hiệu quả giúp giảm chi phí lãng phí, cải thiện dòng tiền, và đảm bảo sẵn sàng cung cấp thuốc. Thực trạng 2023 cho thấy sự cần thiết phải cân bằng giữa việc tránh hết thuốc và kiểm soát tồn kho quá cao, đặc biệt đối với những thuốc có hạn sử dụng.

II. Thực trạng điều kiện bảo quản thuốc theo tiêu chuẩn GSP

Theo Thông tư 36/2018/TT-BYT, điều kiện bảo quản thuốc phải tuân thủ các tiêu chuẩn Good Storage Practice (GSP). Bệnh viện Quân y 175 được trang bị các thiết bị bảo quản hiện đại như tủ lạnh, hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tại kho dược tổng. Đánh giá thực trạng năm 2023 cho thấy bệnh viện duy trì điều kiện bảo quản phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật. Các nhân viên khoa dược được đào tạo về tiêu chuẩn GSP và tuân thủ các quy trình bảo quản. Hồ sơ tài liệu được quản lý một cách chi tiết, bao gồm sổ theo dõi nhiệt độ-độ ẩm hàng ngày. Tuy nhiên, vẫn cần tiếp tục cải thiện quy trình quản lý thuốc hoàn trả và thu hồi để tránh sử dụng lại những lô thuốc không đạt tiêu chuẩn.

2.1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị bảo quản

Kho dược tổng tại Bệnh viện Quân y 175 được thiết kế với diện tích hợp lý, trang bị đầy đủ tủ lạnh bảo quản nhiệt độ 2-8°C và các tủ bảo quản thuốc thông thường. Hệ thống thông gió và kiểm soát độ ẩm được giám sát liên tục theo tiêu chuẩn GSP.

2.2. Hồ sơ tài liệu và quản lý quy trình

Thực trạng 2023 cho thấy bệnh viện duy trì đầy đủ sổ sách hỗ trợ công tác bảo quản, bao gồm sổ theo dõi nhiệt độ-độ ẩm, sổ nhập xuất kho. Các quy trình tối thiểu liên quan đến hoạt động kho dược được lập và tuân thủ.

III. Phân tích dự trữ thuốc theo nhóm tác dụng dược lý

Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Bệnh viện Quân y 175 năm 2023 cho thấy giá trị tồn kho được phân bổ không đều giữa các nhóm dược lý. Các nhóm thuốc như kháng sinh, tim mạch và hệ thần kinh chiếm tỷ lệ tồn kho cao do nhu cầu sử dụng lớn. Giá trị xuất-nhập-tồn kho dược tổng được theo dõi hàng tháng để đánh giá hiệu quả quản lý. Một số nhóm thuốc có tồn kho quá cao, gây lãng phí, trong khi các nhóm khác gặp tình trạng hết thuốc trong năm. Dự trữ thuốc cần được cân bằng dựa trên dữ liệu tiêu thụ thực tế và thời gian cung cấp từ các nhà cung cấp để tối ưu hóa chi phí vận hành và đảm bảo an toàn thuốc cho bệnh nhân.

3.1. Giá trị tồn kho theo nhóm thuốc tác dụng dược lý

Thực trạng năm 2023 cho thấy các nhóm thuốc kháng sinh, các chế phẩm tim mạch và thuốc hệ thần kinh chiếm phần lớn giá trị tồn kho. Dữ liệu từ kho dược tổng chỉ ra nhu cầu cao nhất là thuốc điều trị bệnh truyền nhiễm.

3.2. Tình trạng thuốc hết kho và thiếu hụt

Đánh giá thực trạng năm 2023 ghi nhận một số loại thuốc hết tại kho trong suốt năm, ảnh hưởng đến chất lượng điều trị. Điều này yêu cầu cải thiện dự trữ thuốc dựa trên dữ liệu tiêu thụ lịch sử.

IV. Tuân thủ nguyên tắc xuất thuốc FEFO FIFO tại bệnh viện

Nguyên tắc xuất thuốc FEFO (First Expired First Out) và FIFO (First In First Out) là hai nguyên tắc cơ bản trong quản lý tồn trữ thuốc theo tiêu chuẩn quốc tế. Thực trạng 2023 tại Bệnh viện Quân y 175 cho thấy bệnh viện đã áp dụng nguyên tắc FEFO cho các thuốc có hạn sử dụng và FIFO cho các loại thuốc khác. Tuy nhiên, đánh giá 10 mẫu thuốc ngẫu nhiên cho thấy mức độ tuân thủ chưa tuyệt đối. Một số nhân viên kho dược chưa hoàn toàn thực hiện đúng quy trình, dẫn đến nguy cơ sử dụng thuốc hết hạn. Cải thiện công tác đào tạo và kiểm tra định kỳ sẽ nâng cao mức độ tuân thủ, đảm bảo an toàn dược cho bệnh nhân.

4.1. Nguyên tắc FEFO và áp dụng tại bệnh viện

Nguyên tắc FEFO ưu tiên xuất thuốc sắp hết hạn trước nhằm tránh lãng phí. Đánh giá năm 2023 tại kho dược tổng cho thấy bệnh viện áp dụng nguyên tắc này, nhưng mức độ tuân thủ còn tùy thuộc vào độ chuyên nghiệp của nhân viên.

4.2. Cơ chế kiểm tra và giám sát tuân thủ

Thực trạng quản lý năm 2023 cho thấy cần thiết tăng cường kiểm tra định kỳ về tuân thủ nguyên tắc xuất thuốc. Việc giám sát thường xuyên giúp phát hiện sai sót sớm và nâng cao chất lượng tồn trữ thuốc.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1. Tổng quan về tồn trữ thuốc: 1. Khái niệm về tồn trữ thuốc: Theo tổ chức y tế thế giới (WHO) thì: Tồn trữ (Storage) là sự bảo quản tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho. Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất, nhập hàng hóa từng ngày.

Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó còn là cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kĩ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Công tác tồn trữ là một trong những mắt xích quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc. Tiêu chuẩn GSP là thuật ngữ viết tắt của “Good Storage Practices” hay còn gọi là “Tiêu Chuẩn Thực Hành Tốt Bảo Quản Thuốc”. Tại Việt Nam, Bộ Y tế ban hành Thông tư 36/2018/TT-BYT quy định về GSP[1], trong đó đưa ra các nguyên tắc cơ bản cũng như hướng dẫn chung với 7 điều khoản và 115 yêu cầu.

Tiêu chuẩn này đưa ra các quy định, nguyên tắc và hướng dẫn bảo quản thuốc từ khâu sản xuất, vận chuyển và phân phối đến tay người tiêu dùng. Việc bảo quản thuốc thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc theo tiêu chuẩn GSP sẽ góp phần bảo đảm chất lượng của các sản phẩm, làm cho sản phẩm ổn định trong quá trình lưu trữ, thành phẩm thuốc đạt điều kiện tốt khi đến tay người tiêu dùng. Nguyên tắc bảo quản theo GSP: 1. Nhân sự Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, cấp phát thuốc và các hoạt động 3 khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc.

Đối với thuốc không phải kiểm soát đặc biệt: phải có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý sổ sách, theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc…). Trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học. Đối với thuốc phải kiểm soát đặc biệt: Nhân sự phải đáp ứng quy định tại Thông tư 20/2017/TT-BYT ngày 10/05/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08/05/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt và các quy định khác có liên quan. [1] [2] Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan cho từng cá nhân, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt.

Cá nhân phải hiểu, nắm rõ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao. [1] Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thao tác, các quy định về vệ sinh, an toàn phù hợp với vị trí công việc. Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật. Cơ sở vật chất – trang thiết bị bảo quản Nhà kho: Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

[1] Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc. [1] Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của 4 thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không được có các khe, vết nứt gãy là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng. [1] Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau: +Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc.

+Bảo quản thuốc. +Bảo quản thuốc yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt. +Bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt. +Biệt trữ hàng chờ xử lý.

Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều. [1] Trang thiết bị: Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều. Phải trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản (ví dụ: quạt thông gió, điều hòa không khí, nhiệt kế, xe nâng, ẩm kế, phòng lạnh, tủ lạnh). Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác.

Các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo. Kho phải được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho. Không được để ánh sáng mặt trời 5 chiếu trực tiếp vào thuốc. Có đủ các trang bị, giá, kệ để xếp hàng.

Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa. Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy. Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép. Các điều kiện bảo quản Thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theo đúng quy định của pháp luật.

Các lô thuốc phải được cấp phát theo nguyên tắc “Hết hạn trước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out). [1] Thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao bì, thùng thuốc bên dưới. Bao bì thuốc phải được giữ nguyên vẹn trong suốt quá trình bảo quản Các khu vực giao, nhận hàng phải đảm bảo bảo vệ thuốc tránh khỏi tác động trực tiếp của thời tiết.

Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc phải kiểm soát đặc biệt quy định tại Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định sau: [2] +Khu vực bảo quản thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loại thuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng. + Thuốc độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trong quá trình vận chuyển. Việc bảo quản thuốc có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc có tính nhạy cảm cao (kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa, dễ cháy 6 và các loại khí nén) ở các khu vực riêng biệt, có các biện pháp bảo đảm an toàn và an ninh theo đúng quy định của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.[1] Các thuốc có mùi cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc khác. Các thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánh sáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối.

Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho. Các thuốc được biệt trữ ở các khu vực này phải có biển hiệu rõ ràng đối với từng tình trạng biệt trữ và chỉ những người được giao nhiệm vụ mới được phép tiếp cận khu vực này. Phải chuyển các thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng. Phải thu dọn các sản phẩm bị đổ vỡ, rò rỉ càng sớm càng tốt để tránh khả năng gây ô nhiễm, nhiễm chéo và gây nguy hại tới sản phẩm khác hoặc nhân viên làm việc tại khu vực đó.

Phải có các quy trình bằng văn bản để xử lý các tình huống này. Các điều kiện bảo quản thuốc phải tuân thủ theo đúng thông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định. Hướng dẫn đối với các điều kiện bảo quản: + Bảo quản điều kiện thường: Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%.

Phải thoáng khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm và ánh sáng mạnh. Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường. + Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường. + Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể: Thông tin trên nhãn - Yêu cầu về điều kiện bảo quản: 7 Không bảo quản quá 30 °C - từ +2 °C đến +30 °C.

Không bảo quản quá 25 °C - từ +2 °C đến +25 °C. Không bảo quản quá 15 °C - từ +2 °C đến +15 °C. Không bảo quản quá 8 °C - từ +2 °C đến +8 °C. Không bảo quản dưới 8 °C - từ +8 °C đến +25 °C.

Bảo quản lạnh - từ +2 °C đến +8 °C. Bảo quản mát - từ +8 °C đến +15 °C.