Chương 1: Cơ sở lý thuyết hoạt động phân phối hàng hóa trong doanh nghiệp. – Chương 2: Thực trạng hoạt động phân phối tại Công ty TNHH Cơ Khí Xây Dựng Và Thương Mại HDP-Việt Nam. – Chương 3: Một số đề xuất thúc đẩy hoạt động phân phối của Công ty TNHH Cơ Khí Xây Dựng Và Thương Mại HDP-Việt Nam. CƠ SỞ LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1.
Một số khái niệm 1. Khái niệm chuỗi cung ứng Thuật ngữ “quản lý chuỗi cung ứng” xuất hiện cuối những năm 80 và trở nên phổ biến trong những năm 90. Trước đó, các công ty sử dụng thuật ngữ như ‘hậu cần” (logistics) và “quản lý các hoạt động” (operations management). Dưới đây là một vài định nghĩa về chuỗi cung ứng: “Chuỗi cung ứng là sự liên kết với các công ty nhằm đưa sản phẩm hay dịch vụ vào thị trường” – “Fundaments of Logistics Management” của Lambert, Stock và Elleam (1998, Boston MA: Irwin/McGraw-Hill, c.14) “Chuỗi cung ứng bao gồm mọi công đoạn có liên quan, trực tiếp hay gián tiếp, đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Chuỗi cung ứng không chỉ gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và bản thân khách hàng” – “Supply chain management: strategy, planing and operation” của Chopra Sunil và Pter Meindl, (2001, Upper Saddle Riverm NI: Prentice Hall c.1) “Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, chuyển đổi nguyên liệu thành bán thành phẩm và thành phẩm, và phân phối chúng cho khách hàng” – “An introduction to supply chain management” Ganesham, Ran and Terry P. “Việc kết hợp một cách hệ thống, chiến lược các chức năng kinh doanh truyền thống và sách lược giữa các chức năng kinh doanh đó trong phạm vi một công ty và giữa các công ty trong phạm vi chuỗi cung ứng, nhằm mục đích cải thiện kết quả lâu dài của từng công ty và toàn bộ chuỗi cung ứng” – Mentzer, De Witt, Deebler, Min. Từ các định nghĩa trên có thể rút ra một định nghĩa về chuỗi cung ứng: Chuỗi cung ứng (supply chain) là một tập hợp gồm 3 hay nhiều doanh nghiệp có kết nối trực tiếp hoặc gián tiếp bằng dòng chảy sản phẩm, thông tin, tài chính. nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng.
Mục tiêu của quản trị chuỗi cung ứng là tối đa hóa giá trị tạo ra cho toàn hệ thống. 3 Thư viện ĐH Thăng Long 1. Hoạt động logistics Về bản chất, logistics là quá trình liên kết nhiều hoạt động khác nhau nhằm đạt được sự dịch chuyển và bảo quản hàng hoá, dịch vụ và thông tin liên quan một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, chúng ta có thể xác định được các hoạt động logistics bằng cách bám theo các dòng logistics.
Hàng hoá tạo ra các dòng vật chất bên trong và giữa các tổ chức. Đối với sản phẩm hữu hình, có khoảng cách về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Hàng hoá có thể lưu kho, lưu bãi và vận chuyển từ nơi cung ứng đến nơi có nhu cầu. Do vậy, việc quản lí dòng sản phẩm hữu hình sẽ bao gồm các hoạt động như xử lí đơn hàng, vận tải, lưu kho, bảo quản, xử lí nguyên liệu, bao gói bao bì.
Micheal Porter phân chia hoạt động logistics gồm: - Logistics đầu vào (Inbound logistics) - Logistics đầu ra (Outbound logistics) Theo cách tiếp cận của chuỗi cung ứng thì gồm có: - Inbound logistics: hoạt động đầu vào - Inhouse logistics: hoạt động trong mỗi doanh nghiệp - Outbound logistics: hoạt động phân phối và giao hàng 1. Hoạt động phân phối trong mối liên hệ với chuỗi cung ứng Có nhiều khái niệm về phân phối được đưa ra, như là: - Phân phối là các hoạt động bán buôn, bán lẻ, đại lý bán hàng hóa và nhượng quyền thương mại. - Phân phối là tiến trình đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng thông qua các thành viên trung gian. - Phân phối là cách thức mà doanh nghiệp thực hiện nhằm đưa sản phẩm tới khách hàng mục tiêu của mình bao gồm những hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch lưu chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ.
Những hoạt động này được thực hiện qua một tác nhân là kênh phân phối. - Phân phối bao gồm các hoạt động chuyển dịch sản phẩm trực tiếp hoặc qua các vị tríchuyển tải từ các điểm cung ứng tới các điểm nhu cầu trong mạng lưới chuỗi cung ứng. Như vậy, phân phối có thể hiểu là tập hợp các hoạt động cung cấp, di chuyển và lưu trữ hàng hóa/sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà phân phối hoặc khách hàng trong chuỗi 4 cung ứng. Phân phối liên quan đến các chức năng đa dạng như dịch vụ khách hàng, vận chuyển, kho bãi, kiểm soát hàng tồn kho, đóng gói, tiếp nhận, xử lý vật liệu, lập kế hoạch vị trí cửa hàng và tích hợp thông tin.
Mục tiêu của phân phối là đạt được hiệu quả cuối cùng trong việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa đến đúng địa điểm và thời gian trong điều kiện thích hợp. Hoạt động phân phối là một phần quan trọng trong chu kỳ kinh doanh. Hoạt động phân phối đề cập đến quá trình giám sát sự di chuyển của hàng hóa từ nhà sản xuất đến điểm bán hàng hoặc người mua. Đây là một thuật ngữ bao quát đề cập đến nhiều hoạt động và quy trình như đóng gói, hàng tồn kho, kho bãi, chuỗi cung ứng và hậu cần.
Nếu như Inbound Logistics đảm nhận khâu đầu tiên của chuỗi cung ứng thì Outbound Logistics sẽ đảm nhận khâu sau sản xuất để đưa sản phẩm đến người tiêu dùng cuối cùng. Nói cách khác, Outbound Logistics (Logistics đầu ra) là quá trình vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa đến cửa hàng, người tiêu dùng cuối cùng.1: Sơ đồ quy trình Outbound Logistics (Nguồn: VILAS) Outbound Logistics đòi hỏi các doanh nghiệp khi thực hiện phải thật tỉ mỉ, cẩn thận. Bởi lẽ, quá trình này bao gồm nhiều bước khác nhau. Do đó, để đảm bảo được Outbound Logistics luôn diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần đảm bảo được 3 yếu tố sau: Thứ nhất: Lựa chọn kênh phân phối phù hợp.
Các kênh phân phối có vai trò lưu trữ, quảng bá sản phẩm và sắp xếp để bán cho khách hàng thay cho doanh nghiệp. Vì vậy, để tối ưu hóa doanh thu, chi phí thì doanh nghiệp cần chọn kênh phân phối phù hợp, có hệ thống Logistics tốt và phục vụ đúng khách hàng mục tiêu. Thứ hai: Có hệ thống lưu trữ, quản lý hàng tồn kho. Để đảm bảo quá trình Outbound Logistics diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần phải có hệ thống kho lưu trữ và quản lý hàng tồn kho phù hợp để tránh các rủi ro.
Vì vậy, để đảm bảo lượng lưu trữ hàng hóa, các doanh 5 Thư viện ĐH Thăng Long nghiệp có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu và thông báo cho kênh phân phối. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống “just in time” (JIT), luôn sẵn sàng cho các đơn hàng, bắt tay vào sản xuất, đặt hàng nguyên vật liệu và cung cấp sản phẩm đúng, đủ và kịp thời. Thứ ba: Tối ưu hoá hoạt động giao hàng. Vận chuyển, giao hàng là một phần quan trọng của Outbound Logistics.
Vì vậy, việc tối ưu được hoạt động vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thêm nhiều chi phí. Theo đó, doanh nghiệp cần phải lựa chọncách giao hàng phù hợp với sản phẩm và yêu cầu của đơn hàng. Hoạt động vận chuyển đảm bảo tiết kiệm chi phí, giao nhận an toàn và hàng được chuyển đến đúng địa điểm trongthời gian quy định. Có thể thấy hoạt động phân phối là một trong những hoạt động căn bản của Outbound Logistics.
Vai trò, chức năng của hoạt động phân phối Vai trò của hoạt động phân phối: - Phân phối thực hiện công việc luân chuyển hàng hoá từ nhà cung cấp nguyên vật liệuđến nhà sản xuất và đến người tiêu dùng, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Phân phối góp phần trong việc thỏa mãn nhu cầu của thị trường mục tiêu, làm cho sản phẩm sẵn sàng có mặt trên thị trường mục tiêu, làm cho sản phẩm sẵn sàng có mặt trênthị trường, đúng lúc, đúng nơi để đi vào tiêu dùng. - Phân phối giúp doanh nghiệp liên kết hoạt động sản xuất của mình với khách hàng, trung gian và triển khai các hoạt động như: giới thiệu sản phẩm mới, khuyến mãi, dịch vụ hậu mãi.và giúp doanh nghiệp thu hồi vốn tiếp tục đầu tư sản xuất kinh doanh. - Phân phối tăng cường khả năng liên kết và sự hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, phân phối tiêu thụ khác nhau nhưng có chung một mục đích là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng, trên cơ sở đó đạt được các mục tiêu riêng của cá nhân và tổ chức mình.
- Phân phối là động lực chính của lợi nhuận tổng thể của một công ty vì nó ảnh hưởngtrực tiếp đến cả chi phí chuỗi cung ứng và giá trị khách hàng. - Lựa chọn mạng lưới phân phối có thể đạt được mục tiêu của chuỗi cung ứng từ chi phí thấp đến khả năng đáp ứng cao. Các chức năng cơ bản: 6 - Trao đổi, mua bán bao hàm cả việc tìm kiếm, đánh giá giá trị của các hàng hoá và dịch vụ còn chức năng bán liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. - Phân phối vật chất sắp xếp hàng hoá theo chủng loại và số lượng làm cho việc mua bán được dễ dàng hơn vì giảm được nhu cầu kiểm tra và lựa chọn.
- Vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa làm cho hàng hóa luôn luôn đảm bảo chất lượng và đáp ứng đủ nhu cầu của nhà sản xuất và khách hàng. - Hoàn thiện hàng hóa tức là làm cho hàng hóa thỏa mãn những nhu cầu của người mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của nhà sản xuất. - Chuyển giao hàng hóa từ nhà cung cấp nguyên vật liệu đến nhà sản xuất, từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. - Đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra nhịp nhàng và thông suốt.
Nội dung cơ bản trong hoạt động phân phối hàng hóa Phân phối hàng hóa được định nghĩa là tất cả các giai đoạn của sản phẩm từ nơi sản xuất tới tay người tiêu dùng, bao gồm: lên kế hoạch chi tiết, tiến hành, giám sát, vận chuyển hàng hóa từ kho nhà sản xuất tới khách hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của người tiêu dùng.