CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra.22] Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin.
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tạo ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán. Ta có thể hiểu “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành các thông tin kế toán”, được minh họa qua Hình 1. Thông Phần Phần tin kế Dữ liệu cứng mềm toán kế toán (Báo cáo (Chứng Con tài chính, từ, từ)sổ người Báo cáo sách) kế toán Cơ sở Quy quản trị) dữ liệu trình Hình 1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 8 1.
Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế toán và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước như ở Hình 1. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán chi tiết Ghi nhận Chứng từ kế toán Sổ nhật ký Các sổ chi tiết Sổ cái Các bảng Xử lý tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo Báo cáo tài chính Kế toán tổng hợp Hình 1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 1. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức 9 tạp với nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
[8, tr 25] Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cung ứng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và các hệ thống thông tin khác được thể hiện qua sơ đồ ở Hình 1. Hệ thống MIS thông tin sản xuất Hệ thống Hệ thống thông tin thông tin cung ứng bán hàng Hệ thống thông tin Kế toán Hệ thống Hệ thống thông tin thông tin Maketing tài chính Hệ thống thông tin nhân sự Hình 1. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp 10 1.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình a. Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định. Mỗi phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập. Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm… b.
Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.60] Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính.
Chức năng và hoạt động chủ yếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1. Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu trình Chu trình Chức năng Hoạt động chính 1. Chu trình - Bán hàng - Nhận ĐĐH và trả lời khách hàng doanh thu - Thu tiền - Kiểm tra tín dụng và tồn kho - Lập lệnh bán hàng - Chuẩn bị hàng và giao hàng - Xuất hóa đơn cho khách hàng - Theo dõi công nợ phải thu - Nhận tiền thanh toán - Ghi sổ và lập báo cáo 2. Chu trình - Mua hàng - Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa, cung ứng - Thanh toán tiền dịch vụ - Đặt hàng - Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng - Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi công nợ phải trả - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp - Xử lý các nghiệp vụ bất thường - Ghi sổ và lập báo cáo 3.
Chu trình - Biến đổi các - Lập kế hoạch sản xuất chuyển yếu tố đầu vào - Cung ứng và quản lý nguyên vật đổi thành các yếu tố liệu đầu ra - Tổ chức sản xuất - Kiểm soát quá trình sản xuất - Hạch toán và phân bổ chi phí - Chuẩn bị BCTC và BCQTCP 4. Chu trình - Huy động vốn - Dự báo nhu cầu vốn tài chính - Sử dụng vốn - Phát hành cổ phiếu, trái phiếu - Vay ngân hàng, tổ chức thương mại - Đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ - Lập BCTC 12 1. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi a.
Đặc điểm Chu trình chuyển đổi (còn được gọi là chu trình sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất) là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị… thành sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, nhằm ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục tiêu Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm mục tiêu: - Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất. - Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất.
- Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ. - Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể. - Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Chức năng của chu trình chuyển đổi Chức năng trung tâm của thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Các chức năng chính của chu trình chuyển đổi được thể hiện qua Hình 1. 13 Kế Cung Tổ Kiểm Nhập Báo hoạch ứng và chức soát quá kho cáo sản quản lý sản trình sản thành xuất NVL xuất xuất phẩm Đặt hàng Hạch toán của KH CPSX và và Dự tính giá đoán tiêu thành thụ Hình 1. Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi - Lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất được xây dụng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng hoặc trên cơ sở tình hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong kỳ hiện tại. Nội dung của kế hoạch sản xuất bao gồm số lượng hàng hóa mỗi loại cần phải sản xuất, các nguồn lực cần thiết cho quá trình sản xuất thời gian cụ thể triển khai việc sản xuất tại các công đoạn.
- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch sản xuất là xác định nhu cầu nguyên vật liệu. Yêu cầu đặt ra là nguyên vật liệu mua về nhập kho phải đảm bảo duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành bình thường. Điều đó đòi hỏi cẩn phải tăng cường kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. - Tổ chức sản xuất Mục tiêu của tổ chức sản xuất là bố trí các công đoạn, các khâu trong sản 14 xuất nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanh hơn, huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm giá thành sản phẩm dịch vụ.
Do đó, quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo chức năng hay tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị là tùy thuộc vào ngành nghề và đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm. - Kiểm soát quá trình sản xuất Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất. - Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trự tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu chi phí.