Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Chương này nêu một số khái niệm cơ bản, Khái quát sơ lược về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của VHLKH&CNVN, về đặc điểm hoạt động nghiên cứu khoa học và TLNCKH. Với tính chất là dẫn luận, mục đích của chương này giúp chúng ta nắm được một số khái niệm cơ bản và thấy được đặc điểm về tổ chức và hoạt động của VHLKH&CNVN để hình thành lên các nguồn tài liệu về NCKH và giá trị của nó. Chương 2: Thực trạng tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Đây là một trong hai chương chính của Luận văn và cũng là phần trình bày về kết quả nghiên cứu và khảo sát về công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH của VHLKH&CNVN, trên cơ sở đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại. nguyên nhân của những tồn tại của công tác lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH tại đây, là cơ sở để đề xuất các giải pháp trong chương 3.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam Đây là chương quan trọng, là kết quả của đề tài. Với những phân tích từ hai chương trước đó, chương này đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức lưu trữ và khai thác, sử dụng TLNCKH ở VHLKH&CNVN. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ TỔ CHỨC LƢU TRỮ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.
Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm "Khoa học" Theo Khoản 1, Điều 3 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013: "Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy". 1] Khoa học nói chung được coi là một hệ thống tri thức về qui luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những qui luật của tự nhiên, xã hội và tư duy. Hệ thống tri thức này hình thành trong lịch sử và không ngừng phát triển trên cơ sở thực tiễn xã hội.
Phân biệt ra 2 hệ thống tri thức: tri thức kinh nghiệm và tri thức khoa học. Ở đây, Tri thức kinh nghiệm: là những hiểu biết được tích lũy qua hoạt động sống hàng ngày trong mối quan hệ giữa con người với con người và giữa con người với thiên nhiên. Tri thức khoa học: là những hiểu biết được tích lũy một cách có hệ thống nhờ hoạt động NCKH, các hoạt động này có mục tiêu xác định và sử dụng phương pháp khoa học. Khái niệm: "Nghiên cứu khoa học" Theo Khoản 4, Điều 3 của Luật Khoa học và Công nghệ năm 2013: "Nghiên cứu khoa học là hoạt động khám phá, phát hiện, tìm hiểu bản chất, quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn".
1] Theo Luật này, Nghiên cứu khoa học được phân làm hai loại: nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng. Khoản 5 Điều 3 của Luật đã qui định: "Nghiên cứu cơ bản là hoạt động nghiên cứu nhằm khám phá bản chất, quy luật của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy" và Khoản 6 Điều 3 của Luật cũng đã qui định: "Nghiên cứu ứng dụng là hoạt động nghiên cứu vận 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com dụng kết quả nghiên cứu khoa học nhằm tạo ra công nghệ mới, đổi mới công nghệ phục vụ lợi ích của con người và xã hội". Khái niệm: "Tài liệu nghiên cứu khoa học" Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội.1992: Tài liệu nghiên cứu khoa học: ”Tài liệu phản ánh quá trình và kết quả nghiên cứu các đề tài khoa học”. 73] Khái niệm này đã được nêu trong Từ điển thuật ngữ của các nước XHCN, xuất bản bằng tiếng Nga, có sự tham gia của các chuyên gia Việt Nam, trang 38, thuật ngữ số 223: ”Tài liệu khoa học là hệ thống tài liệu ghi lại các bước và kết quả các công trình nghiên cứu khoa học” [49,Tr.
38] Tổng hợp từ hai định nghĩa nêu trên, qua nghiên cứu nhiều khái niệm khác nhau và từ thực tiễn, chúng tôi đề xuất định nghĩa sau đây về khái niệm tài liệu nghiên cứu khoa học: ”Tài liệu nghiên cứu khoa học là những tài liệu ghi chép và phản ánh những thành tựu nghiên cứu khoa học, những phát minh, sáng chế, những cải tiến kỹ thuật trong lao động sản xuất của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”. ”Tài liệu nghiên cứu khoa học là tài liệu phản ánh quá trình và kết quả nghiên cứu các công trình nghiên cứu khoa học”. Khái niệm “Tổ chức lƣu trữ” Khái niệm: “Tổ chức lưu trữ”: Trong luận văn này được chúng tôi hiểu là xác định loại hình cơ cấu tổ chức để thực hiện hoạt động lưu trữ, ví dụ như là: “Lưu trữ cơ quan”, “Lưu trữ lịch sử”. Như vậy khái niệm "Tổ chức lưu trữ" ở đây được hiểu là xác định chủ thể thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Với cách hiểu này, nhiệm vụ của luận văn sẽ là khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức lưu trữ ở VHLKH&CNVN và các đơn vị trực thuộc, bao gồm cả lưu trữ ở Văn phòng Viện. Đồng thời xem xét mối quan hệ giữa các lưu trữ đó trong hệ thống tổ chức lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam với lưu trữ cơ quan Trung tâm Thông tin - Tư liệu là hạt nhân. Qua đó xem xét tới thực trạng mối quan hệ của hệ thống đó với Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan quản lý chuyên ngành, ở đây là Bộ Khoa học và Công nghệ. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Khái niệm “Khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học” Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam của PGS-TS. Dương Văn Khảm, NXB Văn hóa Thông tin, HN. 2011: “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu”, “Sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin tài liệu lưu trữ”. 197] Khai thác, sử dụng TLNCKH là quá trình khai thác, sử dụng thông tin trong TLNCKH phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu.
Phân tích và làm rõ các khái niệm cơ bản trên để chúng ta hiểu và thống nhất, từ đó giúp tác giả nghiên cứu và giải quyết mục tiêu, nhiệm vụ mà đề tài Luận văn đề ra. Đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lƣu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học 1. Đặc điểm TLNCKH có giá trị lâu dài, không phụ thuộc vào thời đại, phản ánh qui luật khách quan, nó phản ánh hoàn chỉnh một vấn đề được nghiên cứu ở một giai đoạn nhất định. Đối với TL hành chính sau thời gian bảo quản ở lưu trữ hiện hành phải nộp vào lưu trữ lịch sử, còn đối với TLNCKH có tính đặc thù chuyên ngành phục vụ lâu dài nhu cầu thực tiễn, do đó TLNCKH nói riêng và TL chuyên ngành nói chung phải để lại ở lưu trữ hiện hành của cơ quan để tiếp tục khai thác, sử dụng phục vụ cho nghiên cứu khoa học và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử.
Vấn đề này đã được khẳng định tại Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 14/2014/TT-BKHCN ngày 11 tháng 6 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ Quy định về việc thu thập, đăng ký, lưu giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ: ”Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đã đăng ký là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cần thiết cho hoạt động khoa học và công nghệ, được lưu trữ lâu dài và không phải chuyển vào lưu trữ lịch sử theo qui định của Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ qui định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ”. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Về nội dung TLNCKH rất phong phú, hình thức rất đa dạng, được thể hiện trên nhiều vật mang tin như: trên giấy, trên đĩa CD, băng, tài liệu ảnh, mẫu vật, tài liệu điện tử. Phương thức lập ra TLNCKH phải dùng các phương tiện máy móc để đo vẽ, chụp ảnh, thực nghiệm.Thời gian tạo ra TL rất lâu dài, đầu tư nhiều kinh phí. Chỉ người có kiến thức chuyên ngành đó mới tổ chức khoa học được TLNCKH.
Nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lƣu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Thứ nhất, TLNCKH phải được tổ chức theo nguyên tắc logic, nghĩa là theo qui luật của tự nhiên, ở đây TLNCKH được tổ chức theo bộ tài liệu (theo chuyên đề, theo đối tượng khảo sát,. Thứ hai, phải đảm bảo mối liên kết giữa quyết định hành chính với kết quả nghiên cứu: TLNCKH có mối liên kết chặt chẽ với tài liệu quản lý hành chính nhà nước, tài liệu này chỉ có giá trị khi có quyết định hành chính (Đề tài phải được xét chọn, giao, nghiệm thu, phải được một Hội đồng thông qua). Thứ ba, phải đảm bảo phương tiện kỹ thuật, phương thức tạo lập, bảo quản và sử dụng: Như chúng ta biết rằng TLNCKH rất đa dạng về vật mang tin (trên giấy, trên đĩa CD, băng, tài liệu ảnh, mẫu vật, bản đồ, biểu đồ, tài liệu điện tử…) do đó việc sản sinh, bảo quản, sử dụng về cơ bản đều phải gắn chặt với các phương tiện, kỹ thuật và phương thức chế tác (đo đạc, đo vẽ, chụp ảnh, thử nghiệm.) Đối với tổ chức khai thác và sử dụng TLNCKH, như chúng ta biết rằng TLNCKH có tính chuyên môn sâu, chỉ những người có kiến thức và kỹ năng tương ứng, phải hiểu biết về lĩnh vực chuyên ngành mới có thể tổ chức khoa học và khai thác được TLNCKH, Yêu cầu ngoài kiến thức chung về lưu trữ học cần được đào tạo đại cương về ngành khoa học tương ứng. 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam 1.