Chương 1: Cơ sở lý luận và vai trò của tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng tổ chức và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn điện lực Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp và đề suất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Điện lực Việt Nam. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.
Một số khái niệm. Khái niệm về “Tổ chức” - Trong cuốn “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2011 có viết: Bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu có một nhóm người làm việc chung đều phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng. Mối quan hệ giữa họ phải được xác định và thống nhất, nói chung là gắn bó chặt chẽ với nhau. Người nào làm cái gì, báo cáo ai, ai giải quyết sẽ phải làm những gì, đó là những vấn đề cốt lõi của tổ chức [12;77].
Tổ chức với ngữ nghĩa này phản ánh hành động, hành vi của con người và tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Theo quan điểm hệ thống trong cuốn “Tổ chức điều hành hoạt động công sở” của PGS. Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia: “tổ chức là một chỉnh thể gồm các thành phần khác nhau, có phương thức hoạt động riêng để thực hiện một số chức năng nhằm một mục tiêu nhất định. Các thành phần trong tổ chức có mối liên hệ chi phối lẫn nhau theo một số quy tắc nhất định.
Mỗi tổ chức hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu ảnh hưởng của môi trường trong quá trình phát triển của mình”. [13;37] - Trong cuốn "Giáo trình Quản trị Văn Phòng", của PGS. Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội năm 2020 có viết Dưới góc độ triết học: “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung.
Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”. Như vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.[18;49] Quan niệm về tổ chức như vậy bao quát cả tự nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng dồng thời xuất hiện, tổ 7 chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Khái niệm “Kiểm tra” - Trong cuốn “Quản trị hành chánh văn phòng” của Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống kê, Hà Nội năm 2011 có đề cập đến: Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.
- “Giáo trình Quản trị Văn Phòng”, của PGS. Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội, Hà Nội năm 2020 đưa ra theo H.Fayol: Trong kinh doanh kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khuyết điểm, sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động.
[18;223] Như vậy, kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý, đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Khái niệm “Công tác văn thư” - Nghị định 110/2004 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu” [15;01]. - Nghị định 30/2020 NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Như vậy, so với Nghị định 110, Nghị định 30 đã bổ sung quy định về việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật – là một thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của mỗi cơ quan và dùng để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử.
8 - Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[17;14] Nhìn chung, tác giả đã đưa ra khá đầy đủ các công việc về công tác văn thư. Khái niệm “Công tác lưu trữ” - Theo khoản 1Điều 02 Luật số 01/2011/QH13ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội quy định: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.”[10;01] Như vậy, Hoạt động lưu trữ trong Luật Lưu trữ Việt Nam phản ánh 6 loại việc có tính chất nghiệp vụ lưu trữ, có nghĩa là khái niệm này không bao hàm các hoạt động có tính chất quản lý nhà nước về lưu trữ. - Trong cuốn Giáo trình lý luận và công tác lưu trữ, GVC.
Chu Thị Hậucó đưa ra khái niệm: “Công tác lưu trữ là các hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập tài liệu, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”.[4;46] Nội hàm của khái niệm Công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện. Phương diện thứ nhất là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước ban hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học, công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ. Phương diện thứ hai bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo 9 quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Vai trò của tổ chức và kiểm tra.
Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bàn, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ là rất quan trọng. Bởi có tổ chức, kiểm tra tốt thì công tác văn thư, lưu trữ mới phát huy được hết vai trò quan trọng của chính nó: - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật Quốc gia. - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền quản trị của những người Lãnh đạo Văn phòng, cơ quan. Nhờ kiểm tra, các nhà Quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của Văn phòng, cơ quan, tổ chức. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà Quản trị đã bị vô hiệu hóa hoạt động của Văn phòng cơ quan, tổ chức, có thể bị lái theo hướng bất lợi.
Vì vậy, kiểm tra cần có để đưa ra những tác động thích hợp đến hoạt động của Văn phòng cơ quan, tổ chức. - Mỗi cá nhân, tổ chức văn phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được phân công song tất cả đều phục vụ cho bộ phận văn phòng thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của nó. - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, 10 những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ qua, tổ chức.
- Giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra giám sát hoạt động của văn phòng cơ quan để kịp thời phát hiện những ưu điểm, những cách làm hay, đồng thời uốn nắn các sai lệch, khuyết điểm nhằm bổ sung, điều chỉnh cho hoạt động của văn phòng cơ quan đạt kết quả tốt. Từ những điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động quản lý được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản và thúc đẩy nhanh chóng hiệu quả công việc.
Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Nội dung tổ chức, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ.
