Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế thị trường với sự quản lý vĩ mô của Nhà nước, khi các doanh nghiệp Việt Nam vừa có môi trường sản xuất kinh doanh thuận lợi vừa đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt. Tác giả nhận định rằng để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần giải quyết tốt bài toán chi phí — cụ thể là công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, vốn là công cụ giúp nhà quản lý kiểm soát chi tiêu, phát hiện tiềm năng tiết kiệm và ra quyết định tối ưu.
Lý do chọn đề tài xuất phát từ thực tiễn thực tập tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ (trực thuộc Bộ Quốc Phòng). Tác giả nhận thấy đơn vị có đặc thù sản xuất theo đơn đặt hàng — mỗi hợp đồng là một sản phẩm riêng biệt với yêu cầu kỹ thuật và chi phí khác nhau — đặt ra yêu cầu đặc biệt về cách tổ chức kế toán chi phí so với sản xuất hàng loạt thông thường.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Làm rõ đặc điểm sản phẩm, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Xí nghiệp.
- Phân tích thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đang áp dụng tại đơn vị.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành tại Xí nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ.
Phạm vi nghiên cứu: Không gian — Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ, địa chỉ đường Trần Cung, xã Cổ Nhuế, Hà Nội. Thời gian — số liệu thực tế tháng 11 năm 2015, tổng hợp từ quá trình thực tập đầu năm 2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và tài khoản kế toán được áp dụng:
Chuyên đề vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:
| Tài khoản |
Nội dung |
| TK 1521, 1522 |
Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ |
| TK 621 |
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (mở chi tiết theo từng hợp đồng) |
| TK 622 |
Chi phí nhân công trực tiếp |
| TK 627 |
Chi phí sản xuất chung |
| TK 154 |
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tập hợp cuối kỳ) |
| TK 334, 338 |
Phải trả người lao động; các khoản phải trả, phải nộp khác |
| TK 214 |
Hao mòn tài sản cố định |
Các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được đề cập trong phần đặc điểm sản phẩm gồm: QCVN 11:2008/BTNMT (xây dựng lưới độ cao), QCVN 04:2009/BTNMT (xây dựng lưới tọa độ), QCVN 42:2012/BTNMT (chuẩn thông tin địa lý cơ sở), cùng các tiêu chuẩn TCVN 9360:2012, TCVN 9398:2012, TCVN 9399:2012, TCVN 9400:2012, TCVN 9401:2012, TCVN 9434:2012 liên quan đến công tác trắc địa công trình.
Phương pháp nghiên cứu:
Chuyên đề sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu thực tế: thu thập chứng từ gốc (phiếu xuất kho, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao TSCĐ), lập và đối chiếu các bảng phân bổ chi phí, theo dõi quy trình ghi sổ chi tiết và sổ cái cho từng khoản mục chi phí.
Nguồn dữ liệu: Số liệu sơ cấp thu thập trực tiếp từ Phòng Tài chính Kế toán của Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ trong thời gian thực tập, chủ yếu là số liệu tháng 11 năm 2015.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Đặc điểm sản phẩm, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ
Chương này khái quát toàn diện đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp. Danh mục sản phẩm bao gồm: in công nghiệp chế bản điện tử, thành lập bản đồ, đo đạc ngoại nghiệp, khảo sát trắc địa địa chất công trình, nghiên cứu quy hoạch và quản lý tổng hợp môi trường — tài nguyên thiên nhiên. Các công trình tiêu biểu được liệt kê gồm: bay chụp ảnh đo vẽ bản đồ địa hình tỷ lệ 1/10.000 phục vụ khảo sát nhà máy thủy điện, đo vẽ bản đồ tỷ lệ 1/500 và 1/10.000 tại Myanmar, đo đạc xa lộ Bắc–Nam, bay chụp bản đồ biên giới Việt–Trung và Việt–Lào tỷ lệ 1/50.000, dự án phân định Vịnh Bắc Bộ, cùng nhiều hợp đồng quy hoạch địa phương.
Đặc điểm nổi bật là sản xuất theo đơn đặt hàng: mỗi hợp đồng được mở sổ chi tiết riêng để tập hợp chi phí từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, thời gian thi công từ vài ngày đến vài tháng tùy yêu cầu. Xí nghiệp không đánh giá chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ theo phương pháp thông thường, vì toàn bộ chi phí được dồn tích lũy theo từng hợp đồng.
Về cơ cấu tổ chức, Xí nghiệp gồm Ban Giám đốc (1 giám đốc và 2 phó giám đốc), bốn phòng ban chức năng (Hành chính, Kế hoạch Kỹ thuật, Tài chính Kế toán, KCS) và ba phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Bản đồ với các tổ GPS, Đo đạc, Vẽ, In; Phân xưởng Máy vi tính; Phân xưởng Hàng Trắc). Quy trình sản xuất gồm hai nhánh chính: đo đạc bằng thiết bị vệ tinh/thực địa, và số hóa — biên vẽ — in ấn bản đồ hoàn chỉnh.
Chương II: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ
Đây là chương trọng tâm, trình bày chi tiết quy trình hạch toán ba khoản mục chi phí:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621): Vật liệu mua về thường dùng ngay cho sản xuất, định giá theo phương pháp giá thực tế đích danh; trường hợp vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho thì tính theo giá bình quân gia quyền. Chi phí NVL được dồn tích lũy theo từng hợp đồng. Chứng từ minh họa tháng 11/2015 gồm: Phiếu xuất kho số 01 (hợp đồng 200) và số 02 (hợp đồng 201) với các vật tư như giấy in Trung Quốc, giấy in bản đồ, mực in, màu in. Bảng tổng hợp vật tư xuất tháng 11/2015 ghi nhận tổng giá trị 205.000 đồng, được kết chuyển sang TK 154 theo chứng từ ghi sổ số 351.
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622): Bao gồm lương thời gian, lương sản phẩm và các khoản trích theo lương. Xí nghiệp trích BHXH 26% (trong đó 18% tính vào chi phí), BHYT 4,5% (3% tính vào chi phí), KPCĐ 2%, BHTN 2% (1% tính vào chi phí) — tổng cộng 22% các khoản trích trên lương được hạch toán vào giá thành sản xuất, 10,5% người lao động tự nộp. Tiêu thức phân bổ lương CNTT vào từng hợp đồng dựa trên tỷ lệ giá trị hợp đồng/tổng giá trị hợp đồng trong tháng. Bảng thanh toán lương phân xưởng Bản đồ tháng 11/2015 cho thấy tổng lương chi trả 14.246.280 đồng, các khoản trích theo lương 1.176.509 đồng, thực lĩnh 13.069.771 đồng. Toàn bộ được kết chuyển sang TK 154 qua chứng từ ghi sổ số 373 với số tiền 64.852 đồng.
Chi phí sản xuất chung (TK 627): Chiếm từ 20% đến 27% tổng giá thành sản phẩm, bao gồm bốn nhóm: (1) Chi phí nhân viên phân xưởng, (2) Chi phí khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao bình quân đường thẳng, (3) Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại mua lại từ Công ty Trắc Địa Bản Đồ — không có hóa đơn GTGT được khấu trừ), (4) Chi phí khác bằng tiền (quét ảnh, photo, đi lấy tài liệu). Tất cả các khoản mục này đều phân bổ theo cùng tiêu thức: tỷ lệ giá trị từng hợp đồng/tổng giá trị hợp đồng trong tháng. Tháng 11/2015, tổng giá trị hợp đồng sản xuất của toàn Xí nghiệp là 400.000 đồng; chi phí dịch vụ mua ngoài 22.870 đồng; chi phí khác bằng tiền 28.200 đồng.
Chương III: Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ — Bộ Quốc Phòng
Chương này đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các tồn tại phát hiện được ở Chương II, hướng tới hoàn thiện hệ thống kế toán chi phí và giá thành theo yêu cầu quản trị của đơn vị. Nội dung cụ thể của chương này không được trình bày đầy đủ trong phần văn bản cung cấp.
Kết quả và đóng góp
Chuyên đề ghi nhận và hệ thống hóa toàn bộ quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán cho ba khoản mục chi phí tại Xí nghiệp, với các số liệu thực tế tháng 11/2015:
| Khoản mục chi phí |
Giá trị phát sinh (tháng 11/2015) |
| Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) |
205.000 đồng |
| Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) |
64.852 đồng |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài (thuộc TK 627) |
22.870 đồng |
| Chi phí khác bằng tiền (thuộc TK 627) |
28.200 đồng |
Phương pháp phân bổ chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung theo tỷ lệ giá trị hợp đồng được làm rõ với minh họa cụ thể cho hợp đồng 200 (giá trị 200.000 đồng) và hợp đồng 201 (giá trị 50.000 đồng) trong tổng giá trị 400.000 đồng toàn xí nghiệp.
Đóng góp chính của chuyên đề là mô tả hệ thống kế toán chi phí theo đơn đặt hàng trong ngành trắc địa — bản đồ, một lĩnh vực ít được khảo sát trong nghiên cứu kế toán ứng dụng tại doanh nghiệp Việt Nam. Tác giả làm rõ cách xử lý đặc thù của loại hình sản xuất này: không đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ, mở sổ chi tiết riêng theo từng hợp đồng, và tích lũy chi phí đến khi hợp đồng hoàn thành mới tổng kết giá thành.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Tác giả tự nhận định chuyên đề còn thiếu sót do điều kiện thời gian có hạn và kiến thức bản thân còn hạn chế. Phạm vi khảo sát giới hạn trong một đơn vị thuộc Bộ Quốc Phòng với cơ chế đặc thù (mua dịch vụ điện, nước nội bộ, không có hóa đơn GTGT khấu trừ), nên khả năng khái quát hóa sang các doanh nghiệp trắc địa – bản đồ dân sự cần được kiểm chứng thêm. Số liệu chỉ phản ánh một tháng (tháng 11/2015), chưa đủ để đánh giá biến động chi phí theo mùa vụ hay theo loại hợp đồng quy mô lớn/nhỏ khác nhau. Chương III về hoàn thiện chưa được trình bày đầy đủ trong phạm vi văn bản khảo sát.
Giá trị tham khảo
Chuyên đề phù hợp để tham khảo với các đối tượng sau:
- Sinh viên ngành Kế toán đang thực tập hoặc làm khóa luận tại doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, đặc biệt các doanh nghiệp trong ngành đo đạc, bản đồ, xây dựng công trình kỹ thuật.
- Kế toán viên thực hành cần hình dung quy trình tập hợp chi phí theo phương pháp đơn đặt hàng (job-order costing), với minh họa cụ thể về phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu, bảng thanh toán lương và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Người nghiên cứu kế toán quản trị quan tâm đến phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức giá trị hợp đồng trong doanh nghiệp Việt Nam.
Phần đáng tham khảo nhất là Chương II, nơi tác giả trình bày hệ thống chứng từ, sổ sách và định khoản kế toán theo trình tự thực tế, bao gồm cả mẫu chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và sổ cái TK 621, TK 622.
Câu hỏi thường gặp
1. Xí nghiệp sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho nào?
Xí nghiệp áp dụng hai phương pháp: giá thực tế đích danh cho vật liệu mua về và dùng ngay trong sản xuất; giá bình quân gia quyền cho vật liệu sử dụng không hết phải nhập lại kho.
2. Tỷ lệ các khoản trích theo lương tính vào giá thành sản xuất là bao nhiêu?
Tổng cộng 22% trên lương được hạch toán vào chi phí sản xuất, gồm: BHXH 18%, BHYT 3%, KPCĐ 2%, BHTN 1%. Người lao động tự nộp thêm 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
3. Tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng hợp đồng là gì?
Cả ba khoản mục chi phí sản xuất chung (lương nhân viên phân xưởng, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền) đều được phân bổ theo cùng một tiêu thức: tỷ lệ giá trị từng hợp đồng trên tổng giá trị các hợp đồng sản xuất trong tháng của toàn Xí nghiệp.
4. Xí nghiệp có đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ không?
Không. Do sản xuất theo đơn đặt hàng, kế toán Xí nghiệp không đánh giá chi phí sản xuất còn dở dang cuối kỳ theo phương pháp thông thường. Thay vào đó, mỗi hợp đồng được mở sổ chi tiết riêng và toàn bộ chi phí tích lũy đến khi hoàn thành hợp đồng mới tổng hợp tính giá thành.
5. Chi phí dịch vụ mua ngoài tại Xí nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không. Chi phí điện, nước, điện thoại được mua lại từ Công ty Trắc Địa Bản Đồ (Bộ Quốc Phòng) — đơn vị nội bộ — nên không có hóa đơn GTGT để khấu trừ. Toàn bộ chi phí này được hạch toán trực tiếp vào TK 627 và phân bổ cho các hợp đồng.
Kết luận
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Diệu Thảo, thực hiện tại Xí nghiệp Phát Triển Công Nghệ Trắc Địa Bản Đồ năm 2016, ghi chép có hệ thống quy trình kế toán chi phí theo phương pháp đơn đặt hàng trong một doanh nghiệp sản xuất kỹ thuật chuyên ngành thuộc Bộ Quốc Phòng. Tài liệu cung cấp bộ chứng từ, sổ sách và định khoản minh họa cụ thể cho tháng 11/2015, phản ánh rõ cách hạch toán ba khoản mục chi phí chính: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong một đơn vị và một kỳ kế toán, phù hợp làm tài liệu tham chiếu thực hành cho sinh viên kế toán ở giai đoạn học nghề hơn là làm căn cứ lý thuyết học thuật.
