CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP Một số khái niệm Khái niệm hội nghị, hội họp Trong các yếu tố cấu thành nên hoạt động của cơ quan, tổ chức; hội nghị, hội họp là một trong những nội dung qua trọng và không thể thiếu. Theo một nghĩa chung nhất, hội nghị, hội họp được gọi chung là họp. Họp được hiểu là một sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo một quy định, tại một địa điểm và thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, thảo luận, bàn bạc, trao đổi các thông tin hoặc đưa ra các biện phát thiết thực nhất về một vấn đề cần được giải quyết, các nhiệm vụ và người họp xem là cần thiết, phục vụ cho công việc của chính mình. Tại Khoản 1 Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định nghĩa về hội nghị, hội họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: Hội nghị, hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó thủ trưởng của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động trong việc thực hiện các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật và theo nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đó.
Khái niệm tổ chức Tổ chức là một từ phổ biến và được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo Từ điển Tiếng Việt [10;1007] thì tổ chức được định nghĩa như sau: 7 Luan van - Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định. - Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có hiệu quả tốt nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ Theo triết học thì tổ chức chính là cơ cấu tồn tại của sự vật.
Mọi sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định của các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy chính là thuộc tính của bản thân các sự vật” Theo nhân loại học, tổ chức là một tập thể của con người được tập hợp nhau lại để cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nào đó.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227]. Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp Từ khái niệm tổ chức và hội nghị, hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp như sau: Tổ chức hội nghị, hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Một số khái niệm khác - Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. - Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi 8 Luan van chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội nghị.
- Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp. Phân loại hội nghị, hội họp Hội họp hay hội nghị là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp và hội nghị theo các tiêu chí sau: 1.
Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội nghị được phân loại như sau: - Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp - Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo. - Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh đạo.
Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp - Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề. - “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt 9 Luan van trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”[2;66]. Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền đạt chủ trương, chính sách. Căn cứ theo nội dung công việc Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại, bo gồm: Họp tham mưu, tư vấn; họp giải quyết công việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp điều phối công việc; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết; họp chuyên đề; họp trực tiếp; họp trực tuyến từ xa.
Theo Điều 3 quyết định số: 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau: - Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. - Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. - Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo. - Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
- Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi 10 Luan van những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc. - Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương. - Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương. - Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.
- Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp.