Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1. Khái niệm hội nghị Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Để hiểu được những cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ các khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị là gì, hội họp là gì, phân biệt hội nghị và hội họp. Khi đi làm sáng tổ được các khái niệm này thì những lý luận có liên 4 quan đến công tác tổ chức hội nghị sẽ trở lên dễ hiểu hơn. Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định.
[2;149] Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.[10] Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung [2;149] Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị và hội họp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mục đích đã đặt ra. Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định còn hội họp thì không. Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. Còn hội nghị thì nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tập hợp mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó, mà kết quả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định được thông qua.
Tức là kết thúc hội nghị thì việc ra một văn bản kết luận hội nghị là một yêu cầu bắt buộc, các văn bản đó có thể là: nghị quyết, quyết định, các thông báo kết luận những nội dung được thống nhất trong hội nghị. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị - Hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội nghị, một số quyết định được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận. - Khi cơ quan, tổ chức mở các Hội nghị sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động.
Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới. 5 - Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. Thông qua các giai đoạn của tổ chức hội nghị các đơn vị, cá nhân tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị sẽ học hỏi được những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành cũng kết thúc hội nghị. Từ đó việc tổ chức hội nghị của các đơn vị được tốt hơn.
- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững. Phân loại tổ chức hội nghị Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau: a. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành: - Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối và chính sách đó.
- Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. - Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai. - Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề: + Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một quyết định tập thể. Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởng hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nội chẳng hạn.
+ Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định. Ví dụ như Hội nghị bàn bạc thảo luận các vấn đề công tác. Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý 6 - Hội nghị bàn bạc ra quyết định - Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến, tổ chức thực hiện. Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đến các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định).
Mặt khác thông qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện các quyết định. Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015. Trong hội nghị này, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong năm cũ và tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm mới. - Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vị thực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện.
Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ quan. Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học trong công tác hành chính, hội nghị đánh giá tiến trình ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2014. - Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau.
Ví dụ hội nghị sơ kết công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014. Căn cứ vào hình thức tổ chức - Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghị được tổ chức nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín. Ví dụ như các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với các cán bộ chủ chốt.
- Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chương trình kế hoạch. Hội nghị này được phổ biến công khai nên số lượng người biết và tham gia vào 7 quá trình tổ chức hội nghị cũng là rất lớn. [2;149-151] Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại sau: - Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. - Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. - Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
