Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext 5 Luan van PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1. Tìm hiểu về một số khái niệm * Khái niệm văn phòng Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn phòng được hiểu như thế nào? Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác nhau.
Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phòng Bộ, văn phòng UBND, văn phòng công trường.[12;2] Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan, tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu c n đảm bảo các diều kiện c n thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1] Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”.
Để đưa ra một định 6 Luan van nghĩa chính xác và đ y đủ về văn phòng chúng ta c n xem xét toàn diện những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Ở đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính.theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin c n thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của công tác văn phòng. Ở đ u ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài, thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu c u của lãnh đạo.
Toàn bộ hoạt động sẽ góp ph n hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ chức.[2;1] Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản c n có những điều kiện sau đây: Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng c n có đ y đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ th bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động của tổ chức.
Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phòng”. Ở các tổ chức lớn có văn phòng, còn các tổ chức vừa và nhỏ có phòng hành chính, còn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có 7 Luan van năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các công việc của văn phòng. Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ quan, tổ chức.[9;1] Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” th văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người.có trong văn phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức.
Nếu quan sát cơ quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm toàn bộ quá tr nh thu thập, xử lý thông tin từ đ u vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.[2;1] *Khái niệm tổ chức Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá tr nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể. Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một h nh thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là thuộc tính bản thân các sự vật”.
Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa 8 Luan van là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát triển nhân loại như ngày nay.
Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc mục tiêu cụ thể.[7;1] Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức” chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân. Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động th sao? Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich th công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2] Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c n thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện công việc được giao.
Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá tr nh hoạt động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đ y đủ, kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn 9 Luan van hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này, có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận.
Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.[10;2] Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức. * Khái niệm chuyến đi công tác Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong nước và kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai. Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác, không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định.