Chương 1: Lý luận chung về hoạt động tổ chức sự kiện và khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Chương 2: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty 4 Luan van Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG 1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện 1. Một số khái niệm cơ bản - Sự kiện: Theo từ điển tiếng Việt, “Sự kiện” đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội [14]. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì “sự kiện” là một hiện tƣợng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện [12].
Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam “sự kiện” đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ: thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ thông xe cầu đƣờng, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ cất nóc công bố các dự án bất động sản .[16] Tổ chức sự kiện: hay còn đƣợc gọi là tổ chức Event là các hoạt động đƣợc tổ chức thông qua các hội nghị hội thảo trong lĩnh vực kinh doanh, thƣơng mại, giải trí, xã hội, văn hóa. Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tƣởng, sáng tạo mới mẻ và lên kế hoạch chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra một cách chu toàn nhất từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tƣởng cho đến khi nó kết thúc, nhằm truyền đạt những thông điệp mà ngƣời tổ chức sự kiện muốn truyền đến khách hàng của họ [15]. - Công ty trách nhiệm hữu hạn: là loại hình doanh nghiệp có tƣ cách pháp nhân, đƣợc thành lập và tồn tại độc lập đối với những chủ thể sở hữu nó. Trên phƣơng diện pháp luật công ty là pháp nhân, chủ sở hữu công ty là thể nhân với các nghĩa vụ và quyền tƣơng ứng với quyền sở hữu công ty [7].
Có 2 loại công ty TNHH: Công ty TNHH 1 thành viên và Công ty 5 Luan van TNHH 2 thành viên trở lên. + Công ty TNHH 1 thành viên là: 1 hình thức đặc biệt của công ty tnhh do một tổ chức hay một cá nhân là chủ sở hữu chịu toàn bộ trách nghiệp trƣớc pháp luật + Công ty TNHH 2 thành viên là: có 2 thành viên trở lên và không vƣợt quá 50 thành viên chịu toàn bộ trách nghiệm trƣớc pháp luật 1. Quy trình về tổ chức sự kiện Tác giả Nguyễn Thị Mỹ Thanh [9] đã xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đƣợc thành các giai đoạn cụ thể nhƣ sau: Thứ nhất, Lập kế hoạch cho sự kiện Tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của rất nhiều các yếu tố ảnh hƣởng. Do vậy công tác tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có một hệ thống kế hoạch đầy đủ, chi tiết và thống nhất cho toàn bộ các quá trình, các hoạt động có liên quan.
Nhƣ vậy, đối với mọi sự kiện từ lớn đến nhỏ, nhất thiết đều cần đến việc lập kế hoạch. Nghiên cứu về tổ chức sự kiện không thể không nghiên cứu các nội dung liên quan đến lập kế hoạch. Để lập đƣợc kế hoạch cho sự kiện trƣớc hết phải xác định mục đích của hoạt động cần tổ chức là gì mới có thể lên ý tƣởng đúng chủ đề và chính xác từ khâu sáng tạo ý tƣởng cho đến khi hoàn thành. Sau đó, cần đề ra những mục tiêu mong muốn của hoạt động nhƣ: Tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, gia tăng doanh số, truyền bá thƣơng hiệu, mở rộng mối quan hệ, mở rộng thị trƣờng,…; Xây dựng thông điệp; Xác định thời gian tổ chức và địa điểm phù hợp với hoạt động; Dự tính ngân sách phù hợp với ngân sách tránh tình trạng lãng phí mà lại không mang đến hiệu quả cho hoạt động; Thiết lập hệ thống thời gian phân bỏ công việc theo từng hạng mục, và thời lƣợng chƣơng trình.
Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót chậm trễ kế hoạch dẫn đến những hậu quả không may…. từ đó sẽ xây dựng đƣợc kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Thứ hai, Xây dựng chiến lược marketing cho sự kiện 6 Luan van Marketing cho sự kiện là một phƣơng thức quảng bá thƣơng hiệu của doanh nghiệp thông qua các sự kiện. Tại đây khách hàng có thể nhìn, ngắm, nghe, sờ, nếm thử, trải nghiệm… sản phẩm/dịch vụ của công ty.
Mục tiêu là tăng độ nhận diện của các nhãn hàng, phủ sóng thƣơng hiệu và tạo mối liên kết với khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách hàng trung thành của thƣơng hiệu. Philip Kotler đã viết rằng: “Trong thế giới phức tạp ngày nay, tất cả chúng ta đều phải am hiểu marketing. Khi bán một chiếc máy bay, tìm kiếm việc làm, quyên góp tiền cho mục đích từ thiện hay tuyên truyền một ý tƣởng, chúng ta đã làm marketing… Marketing liên quan đến lợi ích của mỗi ngƣời chúng ta trong suốt cả cuộc đời”. Theo đó, phạm vi sử dụng của marketing rất rộng rãi, marketing liên quan đến nhiều lĩnh vực.
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, marketing là cơ sở giúp cho nhà tiếp thị có khả năng thuyết phục các nhà tài trợ rằng sự kiện là sự đầu tƣ marketing xứng đáng, hơn nữa khách hàng – đối tƣợng chính mà các sự kiện hƣớng đến họ có vô vàn những hoạt động giải trí cho họ lựa chọn. Điều này có nghĩa rằng, sự kiện phải thật đặc biệt, mang cho khách hàng sự hài lòng và đáp ứng nhu cầu giải trí của họ [11]. Thứ ba, Quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức đƣợc xem là một dự án và phải quản trị theo trình tự tiến trình, gồm các giai đoạn nhƣ: khởi động, lập kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, tổ chức sự kiện và kết thúc sự kiện. Một dự án sự kiện chứa đựng chuỗi những nhiệm vụ và công việc phức tạp có liên quan chặt chẽ với nhau.
Quản trị sự kiện nói cách khác chính là hệ thống chi tiết trình tự những công việc cần phải làm theo thời gian, kể từ giai đoạn đầu nhƣ lên ý tƣởng cho sự kiện đến khi kết thúc sự kiện. Mỗi công việc trong quản trị dự án sự kiện luôn có liên quan chặt chẽ với nhau trong vòng đời của một dự án sự kiện hoàn chỉnh. Trong quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện phải có kế hoạch đối phó với những rủi ro trong khi tổ chức sự kiện để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh nhƣ: Xác định sai về đối tƣợng, khách hàng mục tiêu của buổi sự 7 Luan van kiện; Thiết kế, bài trí không gian không phù hợp với phong cách và không khí của buổi sự kiện; Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ; Thiết kế cơ cấu nhân sự không hiệu quả; Không gian tổ chức không phù hợp với lƣợng ngƣời tham gia; Rủi ro do các yếu tố môi trƣờng: gồm môi trƣờng tự nhiên: mƣa, gió, bão, động đất, … và môi trƣờng văn hóa - xã hội: thói quen, cách ứng xử của ngƣời tham gia sự kiện - Môi trƣờng chính trị - pháp luật: thủ tục, giấy tờ cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,… Thứ tư, triển khai thực hiện dự án sự kiện Triển khai thực hiện dự án sự kiện là toàn bộ các khâu nhƣ: chủ đề, thiết kế sự kiện, kịch bản sự kiện, tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện; quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch; Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chƣơng trình giải trí, giao lƣu ví dụ nhƣ giao lƣu văn nghệ, bốc thăm trúng thƣởng; Tổ chức phục vụ lƣu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu đƣợc yêu cầu… Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu đƣợc đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện… Tất cả các hoạt động đều sẽ đƣợc ngƣời tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng khách mời Hoạt động hậu cần trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là những công việc nhỏ nhặt phía sau hậu trƣờng. Theo các nhà tổ chức sự kiện, hậu cần không chỉ là những công việc nhỏ làm trƣớc khi bắt đầu sự kiện mà còn bao gồm các hạng mục phức tạp khác diễn ra xuyên suốt sự kiện mà từ đó giúp chƣơng trình thành công.
Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên kết trong khi sự kiện đƣợc triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các yếu tổ chức, nguồn lực đƣợc đảm bảo để chƣơng trình sự kiện đƣợc tiến hành theo đúng mục tiêu đặt ra. Thứ năm, Kết thúc và đánh giá sự kiện Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình ban tổ chức sự 8 Luan van kiện chỉ ra đƣợc những thiếu sót, những sai lầm mà chƣơng trình mắc phải và từ đó đúc kết đƣợc kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác. Đánh giá tổ chức sự kiện nên đƣợc thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ. Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi chƣơng trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trƣớc.
Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.