Tổng quan luận án

Đề tài luận án tiến sĩ kinh tế: “Tổ chức Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin” do nghiên cứu sinh Vũ Bá Anh thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của GS. Nguyễn Đình Đỗ, bảo vệ tại Học viện Tài chính vào tháng 9 năm 2015 (Chuyên ngành: Kế toán, Mã số: 62.01).

Tính cấp thiết và khoảng trống nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp là xu thế tất yếu. Quản lý tài chính dựa trên dữ liệu từ hệ thống thông tin kế toán (HTTT KT) là một trong những khâu trọng yếu đầu tiên được triển khai. Tuy nhiên, theo tác giả, tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh (DN SXKD) ở Việt Nam, việc tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT vẫn mang tính tùy tiện, ngẫu hứng và cảm tính do nhận thức chưa đầy đủ. Nhiều doanh nghiệp chỉ đầu tư cục bộ ở một vài khâu hoặc mua sắm phần mềm riêng lẻ mà thiếu một giải pháp tổng thể, chỉnh thể và đồng bộ cho tất cả các thành phần cấu thành hệ thống.

Về mặt lý luận, sự dịch chuyển từ phương thức kế toán thủ công sang kế toán có máy tính trợ giúp và tiến tới ứng dụng CNTT toàn diện làm thay đổi bản chất vận hành của các khâu xử lý thông tin, đòi hỏi phải được nghiên cứu và chuẩn hóa một cách có hệ thống. Về mặt thực tiễn, việc xây dựng mô hình tổ chức HTTT KT thích ứng với điều kiện CNTT là đòi hỏi cấp bách nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, tiết giảm chi phí và chuẩn bị nền tảng kết nối với môi trường Chính phủ điện tử.

Mục tiêu nghiên cứu

Luận án xác định mục đích tổng quát là cung cấp một hệ thống nhận thức đầy đủ, chỉnh thể về việc tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT. Các mục tiêu cụ thể gồm hai nội dung được đánh số như sau:

  1. Tổng quát hóa các vấn đề có tính lý luận và thực tiễn về tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.
  2. Đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức HTTT KT trong DN SXKD ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức HTTT KT trong DN SXKD trong điều kiện ứng dụng CNTT.
  • Phạm vi không gian và loại hình doanh nghiệp: Tập trung vào các DN SXKD chưa sử dụng phần mềm giải pháp tổng thể hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP); không nghiên cứu các loại hình doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán đặc thù như ngân hàng, tổ chức tài chính, tập đoàn bưu chính viễn thông.
  • Phạm vi nội dung chuyên môn: Đi sâu nghiên cứu phân hệ kế toán tài chính, không bao gồm kế toán quản trị; không nghiên cứu các hệ thống kế toán thủ công thuần túy; không đi vào thiết kế các thuật toán hoặc viết mã lệnh chương trình cụ thể cho phần mềm kế toán mà chỉ tập trung vào giải pháp tổ chức hệ thống.
  • Phạm vi thời gian khảo sát: Dữ liệu điều tra sơ cấp được thu thập từ tháng 3 năm 2014 đến tháng 5 năm 2015.

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Các hướng nghiên cứu trong nước

Tác giả đã phân loại và điểm lại các công trình nghiên cứu trong nước theo ba nhóm:

  1. Giáo trình và sách chuyên khảo:

    • Giáo trình HTTT quản lý (2000) của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
    • Giáo trình HTTT Kế toán (2004) của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
    • Hệ thống thông tin quản lý (2007) và Giáo trình Tổ chức công tác kế toán (2013) của Học viện Tài chính.
    • Hệ thống thông tin kế toán (2011) của Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nhà xuất bản Tài chính.
    • Hệ thống thông tin kế toán (2014) của Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng, Nhà xuất bản Thống kê. Các giáo trình này tập trung vào khái niệm HTTT, chu trình vào - xử lý - ra (Input - Processing - Output: I-P-O), các thành phần cấu thành và trình tự phát triển hệ thống gồm 7 bước. Tác giả nhận xét các giáo trình nhìn nhận các yếu tố con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng như điều kiện sẵn có để tập trung vào xây dựng phần mềm, hoặc thiên về quy trình kế toán thủ công.

  2. Các luận án tiến sĩ chuyên ngành:

    • Đinh La Thăng (1996): “Tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện ứng dụng tin học”. Luận án giải quyết công tác kế toán tại DN xây dựng ở cấp độ tin học hóa ban đầu, chưa đưa ra giải pháp chỉnh thể cho 5 thành phần của HTTT KT.
    • Đào Văn Thành (2002): “Tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính”. Công trình xác lập hệ thống nguyên tắc thiết kế báo cáo và lưu trữ dữ liệu, nhưng giới hạn ở phạm vi đơn vị hành chính sự nghiệp và giai đoạn đầu của việc ứng dụng máy vi tính.
    • Hoàng Văn Ninh (2010): “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các tập đoàn kinh tế phục vụ công tác quản lý”. Đề tài tập trung vào việc phục vụ quản lý nhưng chưa phân định rõ dữ liệu (đầu vào) và thông tin (đầu ra), thiếu các giải pháp cho khâu lưu trữ dữ liệu và chưa tiếp cận đủ 5 thành phần cấu thành.
    • Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015): “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện công”. Luận án tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ bệnh viện và phân chia HTTT KT thành 6 thành phần (bao gồm cả kiểm soát nội bộ). Tác giả Vũ Bá Anh phân tích rằng kiểm soát nội bộ là một nội dung của thủ tục kế toán chứ không phải thành phần độc lập, và phạm vi công trình của Huỳnh Thị Hồng Hạnh chỉ tập trung vào phân tích thiết kế phần mềm.
    • Các luận án khác: Hồ Mỹ Hạnh (2014) về HTTT KT quản trị chi phí; Nguyễn Bích Liên (2012) về chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP; Thái Bá Công (2007), Trần Phước (2007), Nguyễn Đăng Huy (2011) về tổ chức kế toán và sử dụng phần mềm tại các DN dược phẩm, xuất nhập khẩu. Hầu hết các công trình này tiếp cận theo từng ngành hẹp hoặc dựa trên nền tảng tin học cũ.

  3. Các bài báo khoa học:

    • Nguyễn Thị Phương Thảo (2014), “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay”, Tạp chí Tài chính số 4-2014: Khảo sát tại 15 công ty niêm yết trên HNX, đưa ra 6 giải pháp chủ yếu tập trung vào hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
    • Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2013), “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí Kinh tế và Phát triển số 192-2013: Đề xuất 6 cách tiếp cận đơn lẻ để xây dựng hướng tiếp cận tổng thể hướng tới ERP.

Các công trình nghiên cứu quốc tế

Tác giả dẫn chiếu các tài liệu chuyên khảo chuẩn mực tại các quốc gia phát triển (Mỹ, Anh, Úc) như:

  • J.L. Boockholdt, Accounting Information Systems (NXB Irwin).
  • Marshall B. Romney và Paul John Steinbart, Accounting Information Systems (NXB Prentice Hall, tái bản lần 8 và lần 12 năm 2012).
  • ACCA - Paper 5 Information Analysis (2001, BPP Publishing) và Business Information Management (2003, Foulks Lynch).
  • Gudarhan Singh Gill và Graham W. Cosserat, Modern Auditing in Australia (2001, Jacaranda Wiley).
  • Jeffrey A. Valacich, Modern Systems Analysis and Design (1999).
  • David Kroenke, Management Information Systems (1994, McGraw-Hill).

Các nghiên cứu quốc tế thống nhất ở các điểm: xem HTTT KT là hệ thống mở vận hành theo chu trình I-P-O; cấu trúc gồm 5 thực thể (con người, thủ tục, dữ liệu, phần cứng, phần mềm); trình tự phát triển phần mềm kế toán gồm 7 bước; hoạt động kế toán chia thành 4 chu trình (doanh thu, chi phí, chuyển đổi, tài chính); và đặc biệt chú trọng đến phân hệ kế toán quản trị.

Khoảng trống nghiên cứu được lựa chọn

Phần lớn các nghiên cứu trong nước hoặc chỉ nghiên cứu tổ chức công tác kế toán truyền thống có hỗ trợ tin học ở mức đơn giản, hoặc nghiên cứu sâu một ngành chuyên biệt, hoặc đi thẳng vào giải pháp ERP phức tạp. Luận án lựa chọn khoảng trống: Nghiên cứu tổ chức HTTT KT một cách đồng bộ theo 5 thành phần (con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng, phần mềm) dành riêng cho các DN SXKD chưa triển khai ERP trong điều kiện ứng dụng CNTT hiện nay tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý thuyết và khung phân tích

Luận án vận dụng các lý thuyết và khung phân tích nền tảng:

  • Lý thuyết hệ thống mở và chu trình I-P-O: Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực, công cụ thực hiện 4 khâu xử lý thông tin: thu nhận, lưu trữ, xử lý và truyền tin. HTTT KT tiếp nhận dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính, biến đổi dữ liệu thành thông tin kế toán thông qua các thủ tục được quy định và cung cấp cho người sử dụng qua các báo cáo kế toán.
  • Thuyết cấu trúc tổ chức của Henry Mintzberg: Phân loại 5 mô hình tổ chức doanh nghiệp gồm: Cấu trúc giản đơn (Simple Structure), Cấu trúc bộ máy quan liêu (Machine Bureaucracy), Cấu trúc quan liêu chuyên nghiệp (Professional Bureaucracy), Cấu trúc phân quyền (Divisionalized Form), và Cấu trúc nhóm dự án (Adhocracy). Mô hình quản lý chi phối trực tiếp luồng thông tin và phương thức thiết lập HTTT KT.
  • Khung phân loại 8 cách tiếp cận HTTT KT:
    1. Dựa trên sự phân loại các nghiệp vụ kế toán (9 phân hệ: kế toán tổng hợp; bán hàng và nợ phải thu; mua hàng và nợ phải trả; vốn bằng tiền; hàng tồn kho; thuế; chi phí và giá thành; tiền lương; tài sản cố định).
    2. Dựa trên giác độ tổ chức công tác kế toán (hình thức tổ chức, chứng từ, tài khoản, sổ, báo cáo, quy trình hạch toán, kiểm tra).
    3. Dựa trên giác độ phạm vi hoạt động (cá nhân, nhóm, doanh nghiệp).
    4. Dựa trên tiến trình xử lý thông tin (thu nhận, lưu trữ, xử lý, cung cấp).
    5. Dựa trên giác độ chu trình nghiệp vụ (chu trình tài chính, sản xuất, tiêu thụ, cung cấp).
    6. Dựa trên cấp quản lý (tác nghiệp, sách lược, chiến lược).
    7. Dựa trên giác độ hệ thống (5 thành phần: con người, phần cứng, dữ liệu, phần mềm, thủ tục).
    8. Tiếp cận đa chiều (kết hợp các hướng trên trong không gian 7 chiều). Tác giả khẳng định cách tiếp cận trên giác độ hệ thống (7) là phù hợp nhất để tổ chức HTTT KT trong điều kiện ứng dụng CNTT.

Phương pháp nghiên cứu

Luận án sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp cụ thể:

  1. Phương pháp nghiên cứu định tính:

    • Sử dụng phương pháp hộp đen, mô hình hóa và phân tích hệ thống.
    • Thu thập tài liệu, phân tích quy trình, mẫu biểu, sơ đồ phần cứng và chứng từ kế toán thực tế tại 4 DN SXKD (dữ liệu thứ cấp):
      • Công ty Cổ phần Ô tô Trường Hải (Biên Hòa, Đồng Nai - DN quy mô lớn).
      • Công ty Cổ phần Công nghiệp Âu - Việt (Hà Nội - DN quy mô vừa, doanh thu trên 500 tỷ đồng, khoảng 200 lao động).
      • Công ty Vật tư Nông nghiệp tỉnh Tuyên Quang (Tuyên Quang - DN quy mô vừa và nhỏ).
      • Công ty Sản xuất và Thương mại Hà Nội HAMATRA (Mê Linh, Hà Nội - DN quy mô vừa và nhỏ).

  2. Phương pháp nghiên cứu định lượng:

    • Xây dựng phiếu điều tra trực tuyến qua trang web Google Form (định dạng ViewForm).
    • Chọn mẫu khảo sát ngẫu nhiên thông qua thư điện tử, mạng lưới đồng nghiệp và cán bộ chuyên quản ngành Thuế.
    • Thời gian thực hiện: Từ tháng 3/2014 đến tháng 5/2015.
    • Quy mô mẫu: Thu thập được phản hồi hoàn chỉnh từ 411 DN SXKD trên toàn quốc (tập trung chủ yếu tại khu vực miền Bắc và miền Trung).
    • Công cụ xử lý: Dữ liệu được ghi nhận tự động vào bảng tính MS-Excel; tác giả lập các hàm thống kê mô tả, tổng hợp và so sánh trên sheet "Phân tích dữ liệu" để trích xuất số liệu phục vụ đánh giá thực trạng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lí luận để tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm căn bản về hệ thống, thông tin, HTTT, thông tin kế toán và vai trò của HTTT KT. Tác giả chỉ ra rằng trong môi trường thủ công, HTTT KT chỉ gồm 3 thành phần (con người, thủ tục, dữ liệu); khi ứng dụng CNTT, hệ thống được bổ sung 2 thành phần công nghệ là phần cứng và phần mềm kế toán. Con người và phần cứng đóng vai trò là các thực thể hành động; thủ tục kế toán và phần mềm kế toán đóng vai trò là các chỉ dẫn; dữ liệu kế toán là cầu nối giữa con người và máy tính.

Chương này phân tích chi tiết nội dung tổ chức 5 thành phần:

  • Con người: Phân định theo 3 cấp độ phạm vi (cá nhân, nhóm, doanh nghiệp) và 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán (tập trung, phân tán, hỗn hợp).
  • Dữ liệu: Phân loại thành tệp từ điển (danh mục tài khoản, chính sách thuế, tỷ giá), tệp danh mục đối tượng quản lý, tệp chứng từ máy và tệp số dư tài khoản. Nguyên tắc cốt lõi là quản lý đối tượng thông qua hệ thống mã số.
  • Thủ tục: Bao gồm hệ thống chứng từ, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi chép, đối chiếu và lập báo cáo.
  • Phần cứng: Các thiết bị máy tính, mạng máy tính (LAN, Internet) và thiết bị ngoại vi.
  • Phần mềm: Bộ chương trình chỉ dẫn máy tính thực hiện các thủ tục thay con người theo chu trình phát triển 7 bước.

Chương 1 cũng tổng kết kinh nghiệm quốc tế tại các nước phát triển về quản trị HTTT kế toán theo 4 chu trình (doanh thu, chi phí, chuyển đổi, tài chính) và rút ra bài học cho Việt Nam.

Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay ở nước ta

Chương 2 phân tích 6 nhóm nhân tố tác động tại Việt Nam: đặc điểm DN, nhận thức và trình độ cán bộ, xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, xu thế sáp nhập doanh nghiệp, mặt bằng ứng dụng CNTT, và yêu cầu quản lý đa tệ, đa ngôn ngữ, đa chính sách.

Thực trạng tổ chức 5 thành phần tại các DN SXKD được minh họa thông qua hệ thống bảng biểu thống kê từ 411 phiếu khảo sát:

Ký hiệu bảng Tên bảng biểu thống kê thực trạng trong luận án Nội dung số liệu khảo sát phản ánh
Bảng 2.1 Kết quả KS trình độ cán bộ KT trong DN Trình độ chuyên môn kế toán và kỹ năng tin học của nhân sự
Bảng 2.3 Kết quả KS quy mô và mô hình kế toán trong DN Tỷ lệ lựa chọn mô hình tập trung, phân tán hay hỗn hợp
Bảng 2.4 Kết quả KS việc lưu trữ dữ liệu (và tình hình đối chiếu) Phương thức lưu trữ dữ liệu máy tính, bảo mật và đối chiếu số liệu
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát về chứng từ kế toán trong DN Tình hình lập, nhập chứng từ vào máy tính và luân chuyển chứng từ
Bảng 2.6 Kết quả KS về hình thức sổ kế toán Các hình thức sổ (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ...) đang sử dụng
Bảng 2.7 Kết quả KS về in sổ kế toán Thực tế và thời điểm in sổ từ phần mềm kế toán ra giấy
Bảng 2.8 Kết quả KS về báo cáo kế toán Việc lập BCTC bắt buộc và lập báo cáo phục vụ quản trị nội bộ
Bảng 2.9 Kết quả KS hệ thống phần cứng máy tính Hiện trạng trang bị máy trạm, máy chủ và hạ tầng mạng LAN/Internet
Bảng 2.10 Kết quả KS về lựa chọn PMKT Tiêu chí doanh nghiệp sử dụng khi mua sắm, lựa chọn phần mềm
Bảng 2.11 Kết quả KS tình hình sử dụng PMKT Tỷ lệ doanh nghiệp dùng phần mềm đóng gói, tự viết hay thuê ngoài
Bảng 2.12 Kết quả KS nguyên nhân triển khai PMKT Các mục đích thúc đẩy doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán

Đánh giá thực trạng cho thấy nhiều tồn tại: tổ chức con người chưa gắn kết giữa chuyên môn kế toán và CNTT; quản lý dữ liệu còn rời rạc, đặt mã đối tượng chưa khoa học; thủ tục kế toán máy còn sao chép máy móc quy trình thủ công (vẫn thực hiện các bước trung gian không cần thiết như ghi nhật ký rồi ghi sổ cái trước khi lên báo cáo); hạ tầng phần cứng phần lớn thiếu máy chủ chuyên dụng; phần mềm kế toán chủ yếu là phần mềm đóng gói đơn lẻ, thiếu khả năng tùy biến và mở rộng.

Chương 3: Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ở Việt Nam trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Chương 3 đề xuất định hướng phát triển HTTT KT theo hai cách tiếp cận: phát triển theo chuẩn (theo vòng đời 7 bước) và phát triển nhanh (áp dụng phương pháp tạo mẫu nhanh - prototyping).

Các giải pháp hoàn thiện cụ thể cho 5 thành phần gồm:

  1. Hoàn thiện tổ chức con người: Tái cấu trúc bộ máy kế toán theo các mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp; thiết lập cơ chế phân quyền truy cập thông qua tên người dùng và mật khẩu; đào tạo chuẩn hóa kiến thức tích hợp giữa nghiệp vụ kế toán và kỹ năng CNTT.
  2. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu kế toán: Chuẩn hóa quy tắc đặt mã đối tượng quản lý (khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, tài sản) theo mô hình mã hóa khoa học; tổ chức lại cấu trúc tệp dữ liệu từ điển, danh mục, tệp chứng từ máy và tệp số dư tài khoản.
  3. Hoàn thiện tổ chức thủ tục kế toán: Cải tiến trình tự kế toán máy (loại bỏ bước ghi sổ nhật ký và ghi sổ cái trung gian để máy tính trực tiếp lấy dữ liệu từ tệp chứng từ máy kết xuất ra báo cáo); thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ điện tử; chuẩn hóa việc in sổ kế toán.
  4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần cứng: Xây dựng mô hình kiến trúc mạng phân tầng, thiết lập hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu độc lập, phân chia các máy trạm theo phân hệ và tăng cường giải pháp an toàn dữ liệu, chống sự cố mạng.
  5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống phần mềm kế toán: Thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm; định chuẩn các phân hệ chức năng tương thích với quy trình nghiệp vụ của DN SXKD.

Luận án tiến hành chuẩn hóa 4 quy trình xử lý kế toán và các chu trình hoạt động:

  • Sơ đồ 3.6: Quy trình tổ chức quản lý sản xuất.
  • Sơ đồ 3.7: Quy trình kế toán tổng hợp.
  • Sơ đồ 3.8: Quy trình ghi sổ và lập báo cáo kế toán cải tiến.
  • Sơ đồ 3.9: Quy trình hợp nhất báo cáo tài chính.
  • Bảng 3.1: Nội dung chi tiết các chu trình kế toán trong DN SXKD (chu trình doanh thu, chi phí, chuyển đổi, tài chính).

Chương 3 kết thúc bằng các nhóm kiến nghị đối với Nhà nước (hoàn thiện hành lang pháp lý về chứng từ điện tử, chuẩn hóa chế độ kế toán trong môi trường CNTT) và đối với bản thân các DN SXKD.

Kết quả và những đóng góp mới

Đóng góp về mặt lý luận

  • Xác lập mô hình 5 thành phần của HTTT KT trong môi trường CNTT: Luận án làm rõ bản chất mối quan hệ giữa 5 thực thể (con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng, phần mềm kế toán). Tác giả chứng minh rằng trong điều kiện CNTT, kiểm soát nội bộ không phải là một thành phần độc lập thứ sáu mà là một nội dung được lồng ghép bên trong thủ tục kế toán (thông qua kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát báo cáo).
  • Hệ thống hóa các cách tiếp cận HTTT KT: Tổng hợp và so sánh 8 cách tiếp cận HTTT KT, chỉ ra ưu nhược điểm của từng cách và khẳng định cách tiếp cận trên giác độ hệ thống là cơ sở vững chắc nhất để tổ chức HTTT KT khi chưa triển khai ERP.
  • Làm rõ các ranh giới dịch chuyển hệ thống: Phân tích sự chuyển biến về chất khi chuyển từ HTTT cá nhân sang HTTT nhóm (chuyển từ một người sang nhiều người sử dụng) và từ HTTT nhóm sang HTTT doanh nghiệp (chuyển từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận dữ liệu).
  • Cải tiến lý luận về quy trình kế toán máy: Luận giải sự thay đổi căn bản của phương pháp kế toán khi có sự tham gia của máy tính: dữ liệu từ chứng từ máy được kết xuất trực tiếp ra báo cáo tài chính; sổ kế toán in ra chỉ mang ý nghĩa là tài liệu tham khảo cho con người chứ không còn đóng vai trò là khâu trung gian bắt buộc để lập báo cáo như trong kế toán thủ công.

Đóng góp về mặt thực tiễn

  • Bộ số liệu thực trạng trên 411 doanh nghiệp: Cung cấp bức tranh toàn diện, định lượng về mức độ ứng dụng CNTT, thực trạng tổ chức con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng và phần mềm tại 411 DN SXKD ở Việt Nam giai đoạn 2014-2015.
  • Quy trình chuẩn hóa chu trình nghiệp vụ: Đưa ra mô hình chuẩn hóa quy trình kế toán máy đã cải tiến, sơ đồ mã hóa đối tượng quản lý, quy trình tổ chức quản lý sản xuất, quy trình kế toán tổng hợp, quy trình ghi sổ và lập báo cáo, cùng quy trình hợp nhất báo cáo tài chính.
  • Hệ thống giải pháp đồng bộ 5 thành phần: Đề xuất giải pháp cụ thể cho từng thành phần của HTTT KT, giúp các DN SXKD xây dựng mới theo chuẩn hoặc cải tạo nhanh hệ thống hiện có mà không bị phân tán nguồn lực.
  • Khuyến nghị chính sách: Đề xuất với cơ quan quản lý nhà nước các giải pháp hoàn thiện thể chế kế toán điện tử và khuyến nghị lộ trình đầu tư CNTT hiệu quả cho các DN SXKD.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của luận án

  • Về phạm vi đối tượng: Luận án chỉ giới hạn ở các DN SXKD chưa áp dụng giải pháp tổng thể ERP; chưa mở rộng nghiên cứu đến các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, viễn thông có chế độ hạch toán đặc thù.
  • Về phạm vi chuyên môn: Luận án tập trung chuyên sâu vào phân hệ kế toán tài chính, chưa nghiên cứu sâu phân hệ kế toán quản trị.
  • Về mặt địa bàn khảo sát: Mẫu khảo sát định lượng gồm 411 DN phân bố chủ yếu ở khu vực miền Bắc và miền Trung, mức độ bao quát doanh nghiệp tại khu vực miền Nam còn hạn chế.
  • Về mặt kỹ thuật công nghệ: Tác giả chỉ dừng lại ở giác độ tổ chức hệ thống, không đi sâu vào việc xây dựng cấu trúc thuật toán hay lập trình chi tiết các mô-đun phần mềm kế toán.

Hướng nghiên cứu tiếp theo

Tác giả xác định hướng nghiên cứu tiếp sau luận án là nghiên cứu tích hợp HTTT KT với các hệ thống thông tin quản lý nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp (như HTTT sản xuất, HTTT nhân lực, HTTT thị trường) nhằm xây dựng một giải pháp quản trị tổng thể trong điều hành doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Luận án là tài liệu chuyên khảo có giá trị ứng dụng cho nhiều nhóm đối tượng:

  • Nghiên cứu sinh, học viên cao học và giảng viên chuyên ngành Kế toán, Hệ thống thông tin quản lý: Cung cấp tài liệu tham khảo về khung lý thuyết 5 thành phần, 8 cách tiếp cận HTTT KT, phương pháp xây dựng bảng hỏi trực tuyến và quy trình phân tích dữ liệu khảo sát trong nghiên cứu kế toán.
  • Kế toán trưởng và cán bộ quản lý tại các DN SXKD vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp xây dựng hệ thống mã hóa đối tượng quản lý, quy trình luân chuyển chứng từ máy, mô hình phân quyền bảo mật và các tiêu chí cụ thể để lựa chọn, triển khai phần mềm kế toán phù hợp.
  • Các chuyên viên phân tích, thiết kế hệ thống và công ty phát triển phần mềm kế toán: Sử dụng các sơ đồ quy trình kế toán máy cải tiến, quy trình kế toán tổng hợp và các chu trình nghiệp vụ (doanh thu, chi phí, chuyển đổi, tài chính) để thiết kế các phân hệ chức năng tương thích với thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam.
  • Các nhà hoạch định chính sách tại Bộ Tài chính: Cung cấp căn cứ thực tiễn từ 411 doanh nghiệp để tiếp tục hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn về kế toán máy và chứng từ điện tử.

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao luận án chỉ xác định HTTT KT gồm 5 thành phần mà không coi kiểm soát nội bộ là thành phần thứ sáu độc lập?

Tác giả luận giải rằng trong HTTT KT, kiểm soát nội bộ không phải là một thành phần thực thể độc lập mà là một nội dung nghiệp vụ trực thuộc thành phần thủ tục kế toán. Trong môi trường CNTT, kiểm soát nội bộ được thực thi thông qua quy trình kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát xử lý - bảo trì và kiểm soát báo cáo. Về mặt phạm vi, đây là loại kiểm soát ứng dụng; về mặt mục tiêu, đây là kiểm soát phát hiện nhằm bảo đảm tính chính xác và an toàn của thông tin kế toán.

2. Dữ liệu khảo sát thực trạng của luận án được thu thập bằng phương pháp nào và đạt quy mô bao nhiêu?

Tác giả thiết kế mẫu phiếu khảo sát trực tuyến dạng ViewForm trên nền tảng web (Google Docs Form) từ tháng 3/2014 đến tháng 5/2015. Thông qua hình thức gửi thư điện tử và kết nối qua cán bộ ngành Thuế, tác giả đã thu thập được dữ liệu phản hồi từ 411 DN SXKD trên toàn quốc (chủ yếu tập trung ở miền Bắc và miền Trung). Dữ liệu sau đó được tổng hợp và phân tích tự động trên bảng tính MS-Excel.

3. Tác giả vận dụng lý thuyết nào để phân tích sự ảnh hưởng của mô hình doanh nghiệp đến HTTT KT?

Tác giả sử dụng Thuyết cấu trúc tổ chức của Henry Mintzberg, bao gồm 5 mô hình: cấu trúc giản đơn, bộ máy quan liêu, quan liêu chuyên nghiệp, cấu trúc phân quyền và cấu trúc nhóm dự án. Mỗi mô hình có mức độ tập trung quyền lực và luồng thông tin khác nhau, từ đó chi phối trực tiếp việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo dạng tập trung, phân tán hay hỗn hợp.

4. Điểm khác biệt cốt lõi giữa quy trình kế toán máy cải tiến và quy trình kế toán thủ công trong luận án là gì?

Trong kế toán thủ công, các bước ghi sổ nhật ký và ghi sổ cái tài khoản là các mắt xích bắt buộc để từ đó tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Trong quy trình kế toán máy cải tiến (Sơ đồ 3.3 và Sơ đồ 3.8), máy tính trực tiếp trích xuất dữ liệu từ các tệp chứng từ máy để tổng hợp và lập ra báo cáo tài chính. Việc ghi chép và in các loại sổ kế toán chỉ đóng vai trò cung cấp tài liệu tra cứu cho con người khi cần thiết, không còn là bước đệm trung gian để tạo lập báo cáo.

5. Hai định hướng phát triển HTTT KT được đề xuất trong Chương 3 là gì?

Tác giả đề xuất hai định hướng phát triển:

  • Phát triển HTTT KT theo chuẩn: Áp dụng vòng đời phát triển hệ thống đầy đủ qua 7 bước (khảo sát, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử, cài đặt, bảo hành - bảo trì), phù hợp khi doanh nghiệp xây dựng mới hệ thống quy mô lớn.
  • Phát triển HTTT KT nhanh: Sử dụng phương pháp tạo mẫu nhanh (prototyping) để nhanh chóng chỉnh sửa, cải tạo các bất cập trên hệ thống phần mềm và thủ tục hiện có, giúp tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian triển khai.

Kết luận

Luận án tiến sĩ của tác giả Vũ Bá Anh đã giải quyết vấn đề tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tại Việt Nam trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Dựa trên khung lý thuyết hệ thống mở và kết quả điều tra thực nghiệm tại 411 doanh nghiệp, công trình đã làm rõ bản chất vận hành của 5 thành phần cấu thành gồm con người, dữ liệu, thủ tục, phần cứng và phần mềm kế toán. Hệ thống giải pháp đồng bộ và các quy trình chu trình kế toán cải tiến được đề xuất cung cấp cơ sở khoa học giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính khi chưa đủ điều kiện triển khai hệ thống ERP tổng thể.