Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào công tác kế toán ngày càng trở nên cấp thiết. Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng, với hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn, bán lẻ xăng dầu và vận tải xăng dầu bằng đường bộ, đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Năm 2017, công ty có 65 xe chuyên dụng với tổng dung tích 1.672 m3, phục vụ thị trường miền Trung và Lào, đồng thời quản lý nhiều chi nhánh và cửa hàng phân tán trên địa bàn rộng lớn. Tuy nhiên, phần mềm kế toán hiện tại đã lạc hậu, không đồng bộ và không đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại, gây ra tình trạng thông tin kế toán không kịp thời, thiếu chính xác và khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận.

Mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP, đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống theo định hướng ERP. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dữ liệu năm 2017 tại công ty, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường đầy biến động. Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo ERP không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định quản lý dựa trên dữ liệu chính xác và đồng bộ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết hệ thống thông tin kế toán và lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là một hệ thống tích hợp các yếu tố như con người, phần mềm, phần cứng, dữ liệu và quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản lý. ERP là hệ thống phần mềm tích hợp nhiều phân hệ chức năng như kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất và nhân sự, sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung để đảm bảo tính liên kết và đồng bộ thông tin trong toàn doanh nghiệp.

Ba khái niệm chính được vận dụng gồm: (1) Chu trình kế toán theo ERP, nhấn mạnh tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính; (2) Tính tích hợp và chia sẻ dữ liệu trong ERP, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận; (3) Mã hóa dữ liệu và tổ chức cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo tính nhất quán và truy xuất thông tin nhanh chóng. Các mô hình nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện tại và xác định nhu cầu thông tin kế toán của các bộ phận chức năng trong công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng. Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu kế toán năm 2017, báo cáo hoạt động kinh doanh qua 3 năm gần nhất, tài liệu nội bộ và phỏng vấn trực tiếp cán bộ công nhân viên các phòng ban như kế toán, kinh doanh, vận tải. Cỡ mẫu phỏng vấn gồm các nhân sự chủ chốt trong phòng kế toán và các bộ phận liên quan nhằm đánh giá thực trạng và nhu cầu thông tin kế toán.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách tổng hợp, so sánh số liệu thực tế với các tiêu chuẩn lý thuyết về ERP và hệ thống thông tin kế toán. Các bảng biểu và sơ đồ tổ chức được sử dụng để minh họa cấu trúc bộ máy quản lý, quy trình luân chuyển chứng từ và tổ chức dữ liệu. Timeline nghiên cứu tập trung vào năm 2017 với các bước khảo sát, phân tích thực trạng, đánh giá nhu cầu và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng phần mềm kế toán và ứng dụng tin học hóa: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán viết trên nền tảng Foxpro đã lạc hậu, không hỗ trợ tiếng Việt, không đồng bộ và không đáp ứng được các quy định kế toán mới. Tại các cửa hàng xăng dầu, việc quản lý nhập xuất tồn và thu chi vẫn còn thủ công, gây ra sai sót và chậm trễ trong báo cáo. Ví dụ, báo cáo tổng hợp phải lập bằng Excel rồi nhập lại vào hệ thống, làm tăng nguy cơ lỗi và mất thời gian.

  2. Cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu chưa thống nhất: Cơ sở dữ liệu hiện tại rời rạc, không tập trung, không cho phép truy cập thông tin kịp thời giữa các chi nhánh và văn phòng công ty. Bộ mã hóa các đối tượng quản lý như khách hàng, hàng hóa, tài sản cố định chưa thống nhất, gây khó khăn trong việc quản lý và đối chiếu dữ liệu. Ví dụ, mã khách hàng không phân biệt rõ ràng giữa các bộ phận, dễ nhầm lẫn và thiếu trường hạn mức tín dụng.

  3. Quy trình luân chuyển chứng từ chưa chuẩn hóa: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chưa được quy định cụ thể, khác biệt giữa các bộ phận kinh doanh xăng dầu và vận tải. Việc xử lý chứng từ chủ yếu thủ công, gây chậm trễ và thiếu chính xác trong việc cập nhật dữ liệu kế toán. Ví dụ, chứng từ vận tải được lái xe mang về nhập liệu cuối tháng, không có hệ thống kiểm soát tự động.

  4. Nhu cầu thông tin kế toán của các bộ phận chưa được đáp ứng đầy đủ: Phòng kinh doanh cần thông tin công nợ khách hàng và hàng tồn kho nhanh chóng để ra quyết định đơn hàng, trong khi phòng kế toán chưa cung cấp kịp thời và chính xác. Điều này làm giảm hiệu quả phối hợp và tăng rủi ro trong quản lý tài chính.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do hệ thống phần mềm kế toán hiện tại không tích hợp, không đồng bộ và không đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này tương đồng với báo cáo của ngành về việc nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc triển khai ERP do chi phí và thời gian đào tạo nhân sự. Việc thiếu cơ sở dữ liệu tập trung và mã hóa thống nhất làm giảm khả năng truy xuất và phân tích dữ liệu, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán.

Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình trong ERP được chứng minh là phương pháp hiệu quả để tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính kịp thời của thông tin. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh mức độ sai sót và thời gian xử lý chứng từ trước và sau khi áp dụng ERP, hoặc bảng tổng hợp nhu cầu thông tin của các phòng ban so với khả năng cung cấp hiện tại.

Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi sang hệ thống ERP tích hợp, đồng thời cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng công nghệ và đào tạo nhân sự để đảm bảo thành công trong triển khai.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai phần mềm ERP tích hợp toàn diện: Áp dụng phần mềm ERP hiện đại có khả năng tích hợp các phân hệ kế toán, bán hàng, mua hàng, kho và vận tải nhằm đảm bảo dữ liệu được cập nhật đồng bộ, chính xác và kịp thời. Mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý chứng từ trong vòng 12 tháng, do phòng IT phối hợp với nhà cung cấp phần mềm thực hiện.

  2. Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung và chuẩn hóa mã hóa đối tượng: Thiết kế lại hệ thống mã hóa khách hàng, hàng hóa, tài sản cố định theo chuẩn thống nhất, đảm bảo dễ dàng truy xuất và phân tích dữ liệu. Mục tiêu hoàn thành trong 6 tháng, do phòng kế toán và phòng IT phối hợp thực hiện.

  3. Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ và đào tạo nhân sự: Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ điện tử theo chuẩn ERP, giảm thiểu thủ công và sai sót. Tổ chức đào tạo nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan về quy trình mới trong vòng 3 tháng đầu triển khai.

  4. Tăng cường hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông nội bộ: Nâng cấp hệ thống mạng, máy chủ và thiết bị đầu cuối để đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và ổn định giữa các chi nhánh và văn phòng công ty. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng, do phòng IT chủ trì.

  5. Thiết lập hệ thống báo cáo đa chiều và phân quyền truy cập: Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán theo chu trình, đáp ứng nhu cầu thông tin của từng bộ phận với phân quyền truy cập phù hợp, đảm bảo bảo mật và hiệu quả quản lý. Thực hiện song song với triển khai ERP, hoàn thành trong 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Nhận diện rõ các vấn đề trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện tại, từ đó có cơ sở quyết định đầu tư triển khai ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh trên thị trường.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Hiểu rõ các yêu cầu về tổ chức thông tin kế toán theo chu trình ERP, áp dụng các giải pháp kỹ thuật và quy trình mới để nâng cao chất lượng báo cáo và kiểm soát tài chính.

  3. Phòng công nghệ thông tin: Nắm bắt các yêu cầu về hạ tầng, cơ sở dữ liệu và phần mềm ERP, từ đó xây dựng kế hoạch triển khai, bảo trì và phát triển hệ thống công nghệ thông tin phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Tham khảo mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo ERP trong doanh nghiệp thương mại và vận tải, làm cơ sở cho các nghiên cứu tiếp theo hoặc ứng dụng thực tiễn.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp cần áp dụng ERP trong kế toán?
    ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp nhiều phân hệ chức năng, giúp đồng bộ dữ liệu và quy trình kinh doanh. Áp dụng ERP trong kế toán giúp tăng tính chính xác, kịp thời và hiệu quả trong quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và nâng cao khả năng ra quyết định.

  2. Những khó khăn phổ biến khi triển khai ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa?
    Chi phí đầu tư cao, thời gian triển khai dài, yêu cầu đào tạo nhân sự và thay đổi quy trình làm việc là những thách thức lớn. Ngoài ra, việc chuẩn hóa dữ liệu và tích hợp hệ thống cũ cũng gây khó khăn trong quá trình chuyển đổi.

  3. Làm thế nào để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình trong ERP?
    Cần phân chia các hoạt động kế toán thành các chu trình cơ bản như doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính. Mỗi chu trình được tổ chức theo quy trình chuẩn, đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cập nhật dữ liệu liên tục, đồng bộ trong hệ thống ERP.

  4. Vai trò của mã hóa dữ liệu trong hệ thống ERP là gì?
    Mã hóa dữ liệu giúp chuẩn hóa thông tin các đối tượng quản lý như khách hàng, hàng hóa, tài sản, đảm bảo tính nhất quán, dễ dàng truy xuất và phân tích dữ liệu, đồng thời hỗ trợ kiểm soát và bảo mật thông tin trong toàn hệ thống.

  5. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của việc triển khai ERP trong kế toán?
    Có thể đánh giá qua các chỉ số như giảm thời gian xử lý chứng từ, tăng độ chính xác báo cáo, cải thiện khả năng phối hợp giữa các bộ phận, giảm chi phí vận hành và nâng cao mức độ hài lòng của người sử dụng hệ thống.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán hiện tại tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng còn nhiều hạn chế về phần mềm, cơ sở dữ liệu và quy trình luân chuyển chứng từ.
  • Ứng dụng ERP là giải pháp tối ưu giúp đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán đa dạng của các bộ phận.
  • Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình trong ERP giúp tăng cường phối hợp, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính kịp thời của thông tin.
  • Đề xuất các giải pháp triển khai ERP bao gồm nâng cấp phần mềm, chuẩn hóa mã hóa dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tăng cường hạ tầng công nghệ thông tin.
  • Các bước tiếp theo cần tập trung vào đào tạo nhân sự, xây dựng quy trình chi tiết và giám sát hiệu quả triển khai để đảm bảo thành công dự án ERP.

Luận văn là tài liệu tham khảo quý giá cho các doanh nghiệp đang có kế hoạch ứng dụng ERP trong công tác kế toán, đồng thời là cơ sở khoa học cho các nghiên cứu tiếp theo về hệ thống thông tin kế toán hiện đại.