phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chƣơng: C ƣơng 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. C ƣơng 2: Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng. C ƣơng 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng. Tổng quan tài liệu nghiên cứu HTTTKT cung cấp thông tin tài chính về những hoạt động hàng ngày tại đơn vị để hỗ trợ quá trình tác nghiệp và phối hợp công việc trong tổ chức.
Trong điều kiện hội nhập kinh tế hiện nay, nhu cầu thông tin và quy mô hoạt động của doanh nghiệp không ngừng gia tăng. Sự phát triển này cùng với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu quản lý liên tục thay đổi đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho HTTTKT hiện hành chƣa kịp thích ứng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán riêng lẻ, độc lập với các phần mềm quản lý các bộ phận chức năng khác thì chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong bộ phận kế toán, còn khi cung 6 cấp thông tin cho các bộ phận khác thƣờng thực hiện một cách thủ công, dễ sai sót, hiệu quả thông tin không cao. Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra nhịp nhàng, đồng bộ và nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin qua lại giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác thì ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) là rất cần thiết.
ERP là một giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế. Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của ERP đối với hệ thống thông tin kế toán từ việc triển khai hệ thống ERP. Nghiên cứu của Colmeneres, L. (2009) cho rằng lợi ích của ERP đối với hệ thống thông tin kế toán là các báo cáo đƣợc cung cấp chính xác hơn.
Việc triển khai hệ thống ERP thƣờng kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Hơn nữa, ứng dụng ERP cũng sẽ làm tăng độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán thông qua việc bảo mật thông tin theo Alzoubi, A. Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cƣờng chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận này. Cách tiếp cận này hƣớng đến các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác.
Để đảm bảo các hoạt động đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình, khác với việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán. Điều này đã đƣợc phân tích làm rõ trong nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình - Cơ sở để 7 nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011). Nghiên cứu này tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất và chu trình tài chính. Nghiên cứu này là cơ sở để tác giả tổ chức các chu trình trong Công ty, định hƣớng hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình [6].
Trong những năm gần đây, nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán gắn liền với hệ thống ERP đƣợc quan tâm và công bố kết quả nghiên cứu nhiều hơn. Điều này hoàn toàn phù hợp với xu thế ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong hoạt động quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng. Trong nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thanh Thuý (2011), bằng phƣơng pháp định lƣợng tác giả thực hiện khảo sát 300 doanh nghiệp, nhận đƣợc sự phản hồi từ 204 trong đó chỉ có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công và trong các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp triển khai ứng dụng thì phân hệ đƣợc triển khai ở tất cả các doanh nghiệp là phân hệ kế toán - tài chính, tiếp theo đó là phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ lập báo cáo, phân hệ sản xuất, phân hệ nhân sự. Ngoài ra, về mức độ ảnh hƣởng của các yếu tố đối với tổ chức HTTTKT sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP thì kết quả khảo sát cho thấy quy trình làm việc ảnh hƣởng đến tổ chức HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP với mức cao và rất cao (chiếm đến 95%) Do đặc điểm liên kết trong ERP nên việc phân quyền trên hệ thống đƣợc đánh giá rất cao (chiếm 42%), phân chia trách nhiệm (chiếm 26% ở mức rất cao) và tính kiểm soát đối với hệ thống thông tin kế toán chiếm 95% ở mức cao và rất cao.
Thông qua khảo sát này, tác giả cho nhận định rằng phân hệ kế toán tài chính là phân hệ cơ bản có vai trò quan trọng trong ERP, thấy sự tác động mạnh mẽ của ERP đến tổ chức HTTTKT [7]. 8 Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cƣờng hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp [3]. Cũng nhƣ nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) nghiên cứu này phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải đa phƣơng thức và đƣa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hƣớng ERP khá đầy đủ [4].
Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy sự tác động của ERP đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán là rất lớn, đòi hỏi hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ƣu hoá các nguồn lực hiện có. Kế thừa từ những nghiên cứu trƣớc cùng với hạn chế khi chƣa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng trƣớc khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ phần Thƣơng mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo định hƣớng ERP tại Công ty.
9 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Hiện nay, có rất nhiều tài liệu, quan điểm về hệ thống thông tin kế toán. Cụ thể nhƣ sau: Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì nhất định. Nhƣ vậy, hệ thống thông tin kế toán thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức [5].
HTTTKT là một hệ thống tích hợp từ các yếu tố liên quan, phù hợp để tạo ra thông tin kế toán chất lƣợng, đó là những thành phần về phần mềm, phần cứng, con ngƣời, thủ tục, dữ liệu và mạng lƣới truyền thông [9]. Tóm lại, HTTTKT là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lƣu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định [12]. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán 10 Nhƣ các hệ thống thông tin khác, HTTTKT có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và đầu ra nhƣ sau [13]: - Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lƣu chuyển tiền tệ. - Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh… - Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phƣơng pháp kế toán là phƣơng pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản và ghi kép, phƣơng pháp đo lƣờng đối tƣợng kế toán và phƣơng pháp tổng hợp cân đối kế toán.
- Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của ngƣời sử dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.