Tài liệu: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng bột

Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng bột từ tính nguyên container FCL nhập khẩu đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo hiệu quả chuyên nghiệp.

• Tác giả: Trần Thanh Nhi
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Trần Thùy Trang
• Trường học: Trường Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại
• Chuyên ngành: Thương Mại Quốc Tế
• Đề tài: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng bột từ tính nguyên container (FCL/FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Duy Bảo
• Loại tài liệu: Báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của Tổ chức thực hiện nghiệp vụ

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ là quá trình sắp xếp, điều phối các hoạt động và nguồn lực để đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đây là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tài liệu thực hiện nghiệp vụ đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp các công ty giao nhận, tiếp vận hàng hóa hoạt động trôi chảy và chuyên nghiệp. Với sự gia tăng của hoạt động kinh tế quốc tế, nhu cầu tổ chức nghiệp vụ chuyên sâu trở nên bắt buộc để đáp ứng yêu cầu của thị trường. Các công ty phải xây dựng quy trình rõ ràng, từ nhận hàng, kiểm tra, lưu kho cho đến giao hàng cho khách hàng.

1.1. Định nghĩa tổ chức thực hiện nghiệp vụ

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ là hoạt động sắp xếp, bố trí lực lượng lao động, thiết bị, tài chính để thực hiện các công việc kinh doanh. Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, đây là quá trình điều phối các bộ phận khác nhau nhằm đảm bảo hàng hóa được xử lý an toàn, đúng thời gian và đạt chất lượng cao nhất.

1.2. Vai trò của tài liệu trong thực hiện nghiệp vụ

Tài liệu thực hiện nghiệp vụ cung cấp hướng dẫn chi tiết, quy chuẩn làm việc cho toàn bộ nhân viên. Những tài liệu này bao gồm quy trình vận hành, tiêu chuẩn chất lượng, hướng dẫn an toàn lao động. Chúng giúp giảm sai sót, tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu.

II. Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container

Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng FCL/FCL (Full Container Load) là một chuỗi hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Quá trình này bắt đầu từ khi nhận thông tin từ khách hàng, tiếp tục với việc đặt container, vận chuyển bằng đường biển, cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người nhận. Mỗi giai đoạn đều có những tài liệu hỗ trợ cụ thể như: hóa đơn thương mại, bill of lading, tờ khai hải quan. Tổ chức thực hiện tốt đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc kiểm tra tình trạng container đến bảo đảm tính nguyên vẹn của hàng hóa.

2.1. Giai đoạn chuẩn bị và nhận hàng

Giai đoạn chuẩn bị bao gồm việc tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận dung tích container, và lên kế hoạch vận chuyển. Tài liệu quan trọng ở giai đoạn này là: booking confirmation, packing list, invoice. Nhân viên phải kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng cho việc xếp dỡ container.

2.2. Quá trình vận chuyển bằng đường biển

Vận chuyển bằng đường biển là khâu then chốt trong thực hiện nghiệp vụ nguyên container. Công ty phải liên hệ với các hãng tàu, đảm bảo container được xếp an toàn trên tàu. Tài liệu vận chuyển bao gồm Bill of Lading, Master B/L, và những giấy tờ hải quan cần thiết. Trong quá trình này, cần theo dõi vị trí container, dự kiến thời gian cập cảng để sắp xếp công tác giao nhận.

III. Các bộ phận tham gia và chức năng trong tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hiệu quả yêu cầu sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng, thoả thuận hợp đồng với khách hàng. Bộ phận logistics sắp xếp vận chuyển, liên hệ với các đối tác vận tải. Bộ phận hành chính - hải quan xử lý tài liệu hải quan, khai báo, thông quan hàng hóa. Bộ phận kho bãi quản lý việc lưu trữ, bảo quản hàng. Sự tổ chức rõ ràng với chức năng chuyên biệt giúp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý và nâng cao chất lượng dịch vụ.

3.1. Bộ phận kinh doanh và vai trò

Bộ phận kinh doanh là đầu tàu trong quá trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ. Họ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đàm phán giá cả, điều khoản vận chuyển. Họ tạo ra các tài liệu hợp đồng và đảm bảo tất cả các điều khoản được ghi rõ ràng để các bộ phận khác thực hiện dễ dàng hơn.

3.2. Bộ phận hành chính hải quan

Bộ phận hành chính - hải quan đảm nhận công việc xử lý tài liệu nhập khẩu phức tạp. Họ chuẩn bị tờ khai hải quan, xin cấp phép nhập khẩu, thương thảo với cơ quan hải quan. Chức năng này yêu cầu kiến thức sâu về quy định xuất nhập khẩu và các quy trình hành chính liên quan.

IV. Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ

Để nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ, các công ty cần áp dụng các biện pháp cải tiến. Thứ nhất, số hóa tài liệu - chuyển đổi từ tài liệu giấy sang hệ thống quản lý điện tử để giảm thời gian xử lý. Thứ hai, đào tạo nhân viên thường xuyên về các quy trình mới, quy định pháp luật thay đổi. Thứ ba, chuẩn hóa quy trình với các biểu mẫu, hướng dẫn chi tiết giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen. Thứ tư, đầu tư công nghệ theo dõi container real-time, giúp khách hàng yên tâm. Những biện pháp này sẽ giúp tổ chức thực hiện trở nên chuyên nghiệp, nhanh chóng và đáng tin cậy hơn.

4.1. Số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin

Số hóa tài liệu là xu hướng tất yếu trong tổ chức thực hiện nghiệp vụ hiện đại. Các công ty nên áp dụng hệ thống ERP, TMS (Transportation Management System) để quản lý tài liệu vận chuyển hiệu quả. Điều này giúp giảm chi phí, tăng tốc độ xử lý và hạn chế sai sót do con người.

4.2. Xây dựng quy chuẩn và đào tạo

Cần xây dựng các quy chuẩn hoạt động chi tiết, tài liệu hướng dẫn cụ thể cho từng công việc. Định kỳ đào tạo nhân viên về quy trình, kỹ năng chuyên môn, kiến thức pháp luật. Điều này đảm bảo chất lượng dịch vụ nhất quán, giảm sai sót và nâng cao sự hài lòng khách hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: TONG QUAN VECONG TY TRACH NHIEM HUU HAN TIEP VAN DUY BAO Chương 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHÂN HÀNG NGUYEN CONTAINER NHAP KHAU BANG DUONG BIEN TẠI CÔNG TY TRACH NHIEM HUU HẠN TIẾP VẬN DUY BẢO Chương 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VAN DUY BAO MUC LUC CHUONG 1: GIOT THIEU TONG QUAN VE CONG TY TNHH TIEP VAN Z2.1 Thông tin chung v êcông ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo.3 Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo.1 Sơ đ ôtổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Duy Bảo.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.5 Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo.- --- HH HH HH HH HH HH rkrt 5 Insn096 v00.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo. 9 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYEN CONTAINER(FCL/FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TIÊP VẬN DUY BẢO.1 Sơ đồmối quan hệ giữa các bên tham g1a.2 Sơ đồtóm tắt lô hàng nguyên container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo. Q5 TH HH TH HH HH HH grkt 10 2.3 Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container(FCL/FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận IM)m: 1 .1 Ký kết hợp đồng giao nhận.-- - -- 5c ng ng ng ng 11 2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ tỪ. Khai hai quam Gién n6.4 Lấy lệnh giao hàng D/OÖ và cược COnfAIT€T.1 Lấy lệnh giao hàng ID/O.-- - - s gng ng ng ngg 29 VY ,V0®¡o vi 0n.5 Chuẩn bị chứng từ hải quan.6 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng .1 Làm thủ tục hải qUuaH.- -ó- << 6 123 93 3 91 1 9v vn gu nh nh 30 2.2 Nhan hang tai Cang .7 Giao hàng cho khách hàng và quyết toán.1 Giao hàng cho khách hàằng.

- -- - «s1 9 ng ng ng ngư.-- - LH HH HH nh HH 33 2.4 Nhận xét quy trình tổ chức thực hiện hợp đằng nhập khẩu hàng nguyên contaner(FCL/FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo. 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN DUY BẢO.1 Đối với CÔng Éy. -- HH HT HT HH HT TH HH TH HH ch 36 °a52)›90.3 Đối với cơ quan Hải quaI. - 5 + [phone] 11x re 36 “#Yc 0 nh.

Biện pháp đầi tư cơ sở vật chất, cải tiến trang thiết bị. Biện pháp đào tạo và phát triển ngu Gh nhân lực. Biện pháp cải thiện hoạt động Marketing.4 Đối với việc khai báo hải quaH. 39 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO.- -- 2 esx+Eezerxerxeree 40 PHẦN PHỤ LỤC DANH MUC CAC TU VIET TAT Từ viết tắt Nội dung B/L BiII of ladins( Vận đơn đường biển) AIN Arrival Notice ( Giấy thông báo hàng đến) C/I Commerical Invoice( Héa don throng mai) D/O Delivery Orders( Lénh giao hang) EIR Equipment Interchange Receipt- Phiétu giao nhận container khi xuất/nhập bãi FCL Full Container Load(Hang nguyén container) TNHH Lmited( Trách nhiệm hữu hạn) Co.Ltd Company Limited( Céng ty trach nhiệm hữu hạn) DVT Don vi tinh CONT Container VAT Value Added Tax( Thué gia tri gia tang) HS Harmonized System( Ma phan loại hàng hóa) CIF Đi ân kién Incoterms WCO World Customs Organization(Tổ chức hải quan thế giới) DANH MỤC BẢNG STT TEN BANG BIEU TRANG 1 Bang 1.1 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH 5 Tiếp vận Duy Bảo giai đoạn 2017-2019 2 Bảng 1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp vận 7 Duy Bảo giai đoạn 2017-2019 DANH MỤC HÌNH STT TEN HINH TRANG 1 Hình 1.1Logo céng ty TNHH Tiép van Duy Bao 1 2 Hình 1.2 Sơ đ `ôcơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp vận Duy 3 Bảo 3 Hình 1.3 Biểu đ ôthể hiện cơ cấu dịch vụ chính của Công ty 6 TNHH Tiếp vận Duy Bảo giai đoạn 2017-2019 4 Hình 1.4 Biểu đ ôthể hiện kết quả kinh doanh của Công ty 7 TNHH Tiép van Duy Bao giai doan 2017-2019 5 Hinh 2.1 So d Gquy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Công 10 ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo 6 Hình 2.2 Phần mần khai báo hải quan điện tử ECUSŠS 17 Hình 2.3 Đăng nhập phần m`ần khai báo hải quan điện tử 17 7 ECUSS-VNACCS 8 Hình 2.4 Thiết lập Danh sách khách hàng 18 9 Hình 2.5 Thêm mới thông tin khách hàng 19 10 Hình 2.6 Chọn doanh nghiệp khai báo 20 11 Hình 2.7 Dang ký tờ khai nhập khẩu (IDA) 20 12 Hình 2.8a Thông tin chung 21 13 Hình 2.8b Thông tin chung 23 14 Hình 2.9 Thông tin chung 2 23 15 Hình 2.10 Danh sách hàng 24 16 | Hình 2.1ITra cứu biểu thuế nhập khẩu tổng hợp 26 17 Hình 2.12 Nhập thông tin in ban kê mã vạch 31 CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN VE CONG TY TNHH TIEP VAN DUY BAO 1.1 Théng tin chung v €c6ng ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo DBE Hinh 1.1 Logo công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Neu &n: Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Tên đ% đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TIẾP VẬN DUY BẢO Tên giao dich : DUY BAO LOGISTICS COMPANY LIMITED Tén viét tat: DUY BAO LOGISTICS COMPANY LIMITED Địa chỉ: Số 80/1, Đường Lái Thiêu 108, Phường Lái Thiêu, Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Một Thành Viên Đại diện pháp luật: Vũ Thị Hải Mã số thuế: 3702511314 Đăng ký & quản lý bởi Chi cục Thuế TX Thuận An Ngày cấp giấy phép: 01/11/2016 Ngày hoạt động: 31/10/2016 (Đã hoạt động hơn 3 năm) Điện thoại: [phone] Email: [e-mail] Website: www.com Ngành ngh`ềchính: Hoạt động hỗ trợ dịch vụ khác liên quan đến vận tải Chi tiết: Giao nhận hàng hóa, hoạt động của các đại lý làm thủ tục hải quan (chỉ hoạt động khi đáp ứng quy định v` điâi kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan).; gửi hàng; sắp xếp hoặc tổ chức các hoạt động vận tải đưởng sắt, đường bộ, đường biển; thu phát các chứng từ vận tải, vận đơn; hoạt động của các đại lý vận tải hàng hóa đương biển; môi giới thuê tàu biển; hoạt động liên quan như: bao gói hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ hàng hóa trên đưởng vận chuyển, dỡ hàng, lấy mẫu hàng hóa.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Công ty trách nhiệm hữu hạn Tiếp vận Duy Bảo được thành lập và đi vào hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3702511314 do sở Kế Hoạch và Đâi Tư Thành Phố H ồ6Chí Minh cấp ngày 01/11/2016.

Vì là một Công ty dịch vụ mới thành lập nên ngu 3n nhân lực khởi đầ¡ của công ty rất ít. Tuy nhiên với đội ngũ lãnh đạo có nhi âI năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, được đào tạo chuyên nghiệp, có kiến thức chuyên mồn. Vì vậy, tuy chỉ mới trải qua g3 4 năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải nhưng đã tạo được sự tin tưởng cho nhi`êâi đối tác trong nước và ngày càng mở rộng phạm vi hoạt động với lĩnh vực công ty đang thực hiện. Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đã và đang hoạt động hiệu quả trong việc chuyển phát và giao nhận hàng hóa đến khấp nơi trên thế giới đặc biệt là ở Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Á.

Hiện Công ty đã mở rộng phạm vi cung ứng dịch vụ ra khoảng hơn 200 quốc gia trên thế giới. Công ty rất tự hào là nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát quốc tế và quốc nội v ềtài liệu và hàng hóa, các dich vu v ékho bai, môi giới hải quan, phân phối hàng hóa và các dịch vụ v` xuất nhập khẩu. Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo đang phát triển lớn mạnh trong việc cung cấp các dịch vụ tốt nhất v`êchuyển phát và giao nhận hàng hóa đi quốc tế và quốc nội cho các công ty trong lĩnh vực bán lẻ trên toàn thế giới.3 Lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Trong giấy phép kinh doanh công ty đăng ký hoạt động theo các lĩnh vực dịch vụ sau: Pham vi của dịch vụ: Vận tải biển và hàng không. Dịch vụ xuất khẩu và nhập khau.

ñnnnn Dịch vụ vận tải nội địa. Dịch vụ khai thuê hải quan. Dịch vụ giao hàng tận nơi. Giao nhận vận tải đa phương tiện.

O Lưu kho và phân phốt Nhưng hiện tại Công ty chỉ mới khai thác các dịch vụ sau: O Tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải và các vấn đề khác có liên quan. O Tư vấn pháp lý 1 Tổ chức thực hiện các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận tải như thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan các thủ tục giao nhận tại cảng, giám định kiểm dịch đóng gói nhãn hiệu hàng hóa, trực tiếp trả tỉ cước bốc dỡ, vận tải vận chuyển tại cảng, bến bãi 1 Các thủ tục giao nhận đường hàng không, đường biển, trưc tiếp trả hộ ti cước bốc dỡ, vận tải, vận chuyển tại cảng, bến bãi. O Khai thué Hải quan.4 Cơ cấu tổ chức 1.1 Sơ đ ôtổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Duy Bảo GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC no DOANH nO PHAN KẾ TOÁN no ˆ NHẬN Hình 1.2 Sơ đ `ôcơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo Ngu &n: Công ty TNHH Tiếp vận Duy Bảo 1.