CHƯƠNG 1 - MỘT SỐ VẤN ðỀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ Trong chương này tác giả trình bầy một số nội dung cơ bản về phương pháp luận tin học hoá quản lý, tình hình tin học hoá quản lý trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, các phương pháp tin học hoá quản lý và quy trình xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá quản lý. TỔNG QUAN VỀ VẤN ðỀ TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM Ngày nay, tin học hóa quản lý ñã thành thước ño trình ñộ phát triển của công tác quản lý và cả nền sản xuất của mỗi quốc gia trong quá trình hội nhập, nên hơn bao giờ hết CNTT ñang ñóng một vai trò vô cùng quan trọng trong ñịnh hướng phát triển nền kinh tế của mỗi quốc gia. Vậy “Tin học hoá quản lý ” là gì? 1. Khái niệm tin học hoá quản lý Khái niệm Theo Từ ñiển Bách khoa Toàn thư Việt Nam: Tin học hoá (computerization) là việc ñưa máy tính và tin học vào sử dụng trong các ứng dụng thực tế [38].
Theo quan ñiểm của tác giả: Tin học hoá là quá trình ứng dụng CNTT trong các hoạt ñộng của nền kinh tế - xã hội. Tin học hoá quản lý là việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và ñiều hành tổ chức. Tin học hóa quản lý là một giải pháp cũng như xu hướng tất yếu của một doanh nghiệp khi muốn phát triển, mở rộng trong tương lai. Lợi ích và thách thức của việc tiến hành tin học hóa quản lý Thực hiện tin học hóa quản lý sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như: - Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho các nhà quản lý ñể hỗ trợ việc ra quyết ñịnh và kiểm tra việc thi hành quyết ñịnh.
- Giúp người quản lý có khả năng cùng một lúc làm ñược nhiều tác vụ, tự ñộng hoá ñược nhiều khâu. 11 - Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê nhân công và hơn cả là công việc tiến hành nhanh gọn, chính xác, dễ quản lý. - Giúp doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận những ứng dụng hiện ñại của CNTT như: tham gia thương mại ñiện tử, mở rộng phạm vi giao dịch vượt ra khỏi biên giới, tận dụng thời gian (có thể tiến hành 24giờ/ngày và 7ngày/tuần)…. Tuy ñây thực sự là một cuộc cách mạng, nó mang lại rất nhiều lợi ích cho DN và làm thay ñổi quy trình tác nghiệp, nâng cao trình ñộ cán bộ làm công tác quản lý nhằm mục ñích ñạt hiệu quả cao hơn trong hoạt ñộng và ñạt tới các mục tiêu ñề ra.
Nhưng tin học hóa cũng mang lại không ít thách thức cho các DN như: - ðòi hỏi chi phí khá lớn cho việc trang bị máy móc thiết bị tin học và xây dựng các HTTT phục vụ quản lý. - ðòi hỏi cán bộ trong tổ chức phải có một nền tảng kiến thức về tin học và ngoại ngữ ñể vận hành và khai thác hệ thống có hiệu quả. - ðòi hỏi người quản lý phải ñề ra các mục ñích cụ thể cho quá trình tin học hoá. Nếu không, sẽ dẫn ñến tình trạng các thiết bị ñược sử dụng sai mục ñích, làm giảm hiệu suất làm việc và lãng phí các nguồn tài nguyên.
- ðòi hỏi doanh nghiệp phải có chính sách ñúng mức cho việc bảo mật thông tin, nếu không, sẽ dẫn ñến những hậu quả không thể lường trước. Ba cấp tin học hóa quản lý: Tin học hoá quản lý diễn ra ở 3 cấp sau: - Cấp lãnh ñạo chiến lược có tầm nhìn bao quát cả tổ chức và môi trường kinh doanh bên ngoài xã hội, và nhìn theo hướng lâu dài ñể thực hiện mục tiêu phát triển và xây dựng nguồn lực cho tổ chức. Do ñó, yêu cầu xử lý thông tin mang tính tổng hợp, dự phòng, không có cơ cấu cố ñịnh, có khi ñược ñòi hỏi bất thường nhưng lại cần câu trả lời ngay lập tức. Cấp này có HTTT ñiều hành EIS (Excutive Information System), hệ trợ giúp quyết ñịnh DSS (Decision Support System), và hệ xử lý phân tích trực tuyến OLAP (Online Analytical Processing).
ðối tượng hưởng lợi từ các HTTT này là những người quản lý cấp cao (người chủ) của tổ chức: Ban giám ñốc, Hội ñồng quản trị… 12 - Cấp chiến thuật thực hiện chỉ ñạo và quản lý có tầm chiến thuật bao quát ñơn vị, các chi nhánh nội bộ nhưng ít chú ý ñến môi trường bên ngoài và thường nhìn tương ñối lâu dài. Yêu cầu xử lý thông tin mang tính nửa tổng hợp, nửa cấu trúc. Nhìn chung, cấp này thường làm việc theo kế hoạch, theo sự phối hợp ñã ñược ñặt ra từ trước và bám theo sự vận hành của tổ chức. Cấp này gồm có HTTT quản lý MIS (Management Information System), hệ quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management).
ðối tượng hưởng lợi từ các HTTT này là những người quản lý cấp trung của tổ chức như trưởng phó các ñơn vị, phòng ban, trung tâm… - Cấp tác nghiệp thực hiện các công việc sự vụ hàng ngày, có tầm nhìn ngắn hạn và trực tiếp. Yêu cầu xử lý thông tin là thường xuyên, có quy trình rõ ràng có phạm vi hoạt ñộng hẹp và chi tiết. Cấp tác nghiệp phản ánh rất nhanh với mọi tác ñộng từ bên ngoài. Cấp này thường gồm hệ thống xử lý giao tác trực tuyến OLTP (Online Transaction Processing), hệ quản lý luồng công việc WMS (Workflow Management System), hệ tự ñộng hoá văn phòng OAS (Office Automation System).
ðối tượng hưởng lợi từ các HTTT này là những người quản lý cấp thấp trong tổ chức như ñội trưởng, tổ trưởng, nhóm trưởng, ñốc công… Hình 1.1: Sơ ñồ các HTTT tin học hoá phục vụ quản lý [5, tr.55] Riêng hệ lập kế hoạch nguồn lực công ty ERP (Enterprise Resource Planning) phục vụ cả 3 cấp quản lý và tích hợp cả 3 tầng xử lý giao tác trực tuyến OLTP, 13 HTTT quản lý MIS và hệ hỗ trợ ñiều hành DSS; hệ thống tự ñộng hoá văn phòng (OAS) cũng trợ giúp cả 3 cấp quản lý. HTTT quản lý MIS lại ñược phân thành các phân hệ ñộc lập như: hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM); hệ thống quản lý dây chuyền cung cấp (SCM – Supply Chain Management); hệ thống thông tin tài chính (FNIS – Financial Information System) và hệ quản lý nguồn lực con người (HRM – Human Resource Planning). Tin học hóa quản lý là một bài toán thuộc lĩnh vực HTTT, vì vậy cách triển khai thực hiện nó cũng phải tuân thủ các chuẩn mực của HTTT. Tình hình tin học hoá trên thế giới Vai trò ngày càng tăng của CNTT và thông tin ñối với sự phát triển Nhân loại ñang bước vào thời ñại của xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức trong ñó kết cấu hạ tầng thông tin, tri thức ñược coi là tài nguyên có ý nghĩa quyết ñịnh, là nền tảng phát triển.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của CNTT, sự hội tụ của các công nghệ máy tính và truyền thông, cuộc cách mạng thông tin ñang diễn ra vô cùng mạnh mẽ trên phạm vi toàn cầu ñã và ñang làm biến ñổi sâu sắc ñời sống kinh tế, văn hoá xã hội của thế giới hiện ñại. Công nghệ thông tin ñang ñóng vai trò trung tâm trong việc tạo ra một nền kinh tế và xã hội dựa trên tri thức toàn cầu - có thể so sánh với vai trò của ñộng cơ hơi nước và ñộng cơ ñiện trong thời kỳ ñầu của cách mạng công nghiệp trước ñây. CNTT dường như làm cho thời gian, không gian và khoảng cách ngắn lại. Chúng ảnh hưởng tới sự phân công lao ñộng quốc tế, mang lại những mẫu hình mới phát triển kinh tế và liên kết xã hội, quyết ñịnh sức cạnh tranh của các nền kinh tế và các doanh nghiệp, tạo ra các mẫu hình tăng trưởng mới và ñem lại các sản phẩm, việc làm và sinh kế chưa từng biết tới cho ñến nay.
CNTT cũng có khả năng hỗ trợ ñắc lực cho công cuộc cải cách quản lý. Thông tin và tri thức sẽ ñóng vai trò quan trọng hàng ñầu trong nền kinh tế thế giới tương lai - xã hội hậu công nghiệp hay công nghiệp tiên tiến. Ngày nay, khối lượng thông tin ñang tăng trưởng với nhịp ñộ ngày càng cao. CNTT là băng chuyền ñể tạo ra, truy cập, phổ biến và chia sẻ dữ liệu, thông tin, tri thức và các giao tiếp trong xã hội.
14 Sự tiến hoá của tổ chức với việc tăng thành phần tri thức - công nghệ [5] Trong nửa sau của thế kỷ 20, việc áp dụng hệ thống tri thức vào các quy trình quản lý sản xuất và dịch vụ, cũng như những ñổi mới, ñã ñưa tới việc phát triển chức năng quản lý trở thành bản chất cho sự tiến bộ kinh tế. Việc quản lý ñã ñược hỗ trợ ngày càng nhiều bởi tiến bộ công nghệ mới, cả trong lĩnh vực tạo ra công cụ xử lý trao ñổi thông tin, lẫn trong lĩnh vực sử dụng công cụ mới cho việc quản lý của thời ñại mới. Tiến bộ khoa học hiện ñại ñưa tới việc chế tạo ra máy móc tự ñộng hoá lao ñộng trí óc, từ ñó công cụ xử lý thông tin ñi vào phục vụ cho bộ phận lãnh ñạo quản lý của mọi tổ chức. Các tổ chức dần ñược biến ñổi ñể phối hợp lao ñộng của con người thông qua trao ñổi thông tin giữa các máy móc và mở rộng diện quản lý, bao quát.
Tổ chức ngày nay chứng kiến quá trình liên kết và tái cấu trúc ñể trở thành nhất thể vượt qua giới hạn không gian và thời gian. Con người trong mọi tổ chức ñược biến ñổi ñể tăng cường phần tri thức và sáng tạo bên cạnh phần ñã ñược máy móc tự ñộng hoá. Trong những năm vừa qua, ý tưởng, tri thức và công nghệ ñã làm tăng thêm phần quan trọng cho nền kinh tế. Một trong các lý do chính cho ñiều này là phát triển nhanh chóng cho CNTT và truyền thông, cung cấp các tiện nghi có chi phí thấp ñể thao tác cất giữ, phân phát và truy nhập thông tin, do ñó dẫn tới việc tăng tri thức mạnh mẽ cho các hoạt ñộng kinh tế.
Các lý do khác còn có tốc ñộ ngày càng tăng của tiến bộ khoa học và công nghệ ñã dẫn tới sự tăng trưởng tri thức, tăng tính cạnh tranh toàn cầu.2 cho thấy sự phát triển của tổ chức với việc công nghệ và tri thức ñược ñưa dần vào trong nó. Ban ñầu, tổ chức về cơ bản chỉ là một tập hợp người có cùng mục ñích ñược thiết lập với các quy ñịnh rõ rệt về quy trình làm việc phối hợp ñể ñạt mục tiêu của tổ chức.
