CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 1.1 Khái quát về công tác bảo quản tài liệu 1. Khái niệm Khái niệm về bảo quản tài liệu Trong thư viện, định nghĩa về bảo quản tài liệu được xét ở nhiều phương diện và góc độ khác nhau, bảo quản tài liệu được coi là nghiệp vụ trong cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ, theo tác giả Kiều Văn Hốt và Nguyễn Tiến Hiển “Bảo quản tài liệu là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu thư viện”[6], có quan điểm khác lại cho rằng bảo quản tài liệu là những chính sách về bảo quản trong thư viện. Theo Unesco, IFLA, các chuyên gia bảo quản ở Châu Âu, Mỹ, và Thư viện Quốc gia nước Úc cũng đã đề cập rằng rằng “Bảo quản tài liệu bao gồm cả hai hoạt động sửa chữa hoặc xử lý tài liệu hư hỏng và các hoạt động ngăn chặn hoặc trì hoãn tình trạng hư hỏng tài liệu (bảo quản dự phòng)” Xét về nghĩa rộng, định nghĩa bảo quản còn có ý nghĩa rộng hơn, bao quát tất cả mọi vấn đề mật thiết đến công tác bảo quản và duy trì tài liệu, phục chế tài liệu bao gồm cả bảo tồn và lưu trữ.
Ví dụ, theo quan điểm của UNESCO thì “Bảo quản tài liệu bao hàm bảo tồn tài liệu. Bảo tồn tài liệu được xem như những hoạt động gồm các can thiệp về kỹ thuật nhằm đảm bảo ngăn chặn tối thiểu những thiệt hại nhiều hơn nữa đối với tài liệu gốc”, còn theo IFLA khẳng định “Trong khi bảo tồn tài liệu trực tiếp can thiệp vào cấu trúc vật lý làm giảm thiểu hoặc làm chậm lại hư hại của tài liệu thư viện thì bảo quản tài liệu bao 17 gồm cả hai hành động trực tiếp và gián tiếp”, vì vậy bảo quản tài liệu là khái niệm rộng hơn và bao gồm cả bảo tồn tài liệu. Theo Công văn số 111: Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước có nêu khái niệm về bảo quản tài liệu như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Từ đó ta có thể hiểu được tầm vai trò của tài liệu lớn như thế nào đối với đời sống xã hội.
Từ đấy, con người chúng ta cần tìm cách để sao cho có thể bảo quản, bảo tồn được lâu nhất bằng nhiều biện pháp khác nhau từ truyền thống cho tới hiện đại. Theo Luật Lưu trữ, được Quốc Hội ban hành năm 2011 có khái niệm về tài liệu rằng: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.”[10] và “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.Có thể thấy tầm vai trò quan trọng của tài liệu và giá trị của chúng đối với xã hội, cần bảo toàn và bảo tồn.
Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11274:2015 có nêu “Bảo quản là tất cả các biện pháp, bao gồm cả quyết định tài chính và chiến lược, để duy trì tình trạng toàn vẹn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu hoặc các sưu tập”.[15] Bảo quản là công tác coi giữ một sự vật, vật chất tránh khỏi bị hao hụt, mất mát. Bảo tồn là hành động giữ gìn lại sự vật, vật chất không để mất đi. Tài liệu 18 là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất đối với các thư viện, nên cần được bảo quản. Khái niệm bảo quản dự phòng Theo TCVN 11274 “bảo quản dự phòng là công tác nhằm làm giảm thiểu, làm chậm tốc độ hư hỏng và ngăn chặn sự hủy hoại toàn bộ sưu tập”.[15] Bảo quản dự phòng là nghiệp vụ đầu tiên trong hoạt động công tác bảo quản tài liệu nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Các công việc nhằm phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu bao gồm: khử trùng tài liệu trước khi nhập kho lưu trữ và phục vụ bạn đọc, chống ẩm, chống các vi sinh vật tấn công và gây hại, sắp xếp và bố trí kho lưu trữ một cách hợp lý, sắp xếp tài liệu lên giá, kệ sách… các công việc này khi được thực hiện tốt sẽ góp phần là bước tiến trong việc xây dụng và phát triển trong công tác bảo quản cho thư viện. Bảo quản phục chế Theo thư viện Quốc gia Úc “Bảo quản phục chế là việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu bằng cách làm ổn định hoặc sửa chữa khi vốn tài liệu bị hư hỏng” bảo quản phục chế là các hoạt động kỹ thuật xử lý tài liệu bị hư hại nặng hoặc sử dụng biện pháp chuyển dạng tài liệu bằng cách chụp vi phim, số hóa tài liệu… cần đảm bảo các quy trình xử lý một cách chuyên nghiệp. Bảo quản phục chế được coi là một hoạt động đòi hỏi có tính chuyên môn cao, khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu và làm tăng tính thẩm mỹ một cách tối đa. Bảo quản phục chế bao gồm các nghiệp vụ như đóng bìa, đóng gáy, chế tác hộp bảo quản tài liệu, đóng vá bìa, làm phẳng, xử lý tài liệu bị ẩm mốc, vi sinh vật tấn công, dính chất hóa học, tài liệu cũ lâu dài không thể khôi phục về trạng thái ban đầu….
Vai trò của bảo quản tài liệu Ngoài các nghiệp vụ giống như xử lí tài liệu bao gồm sắp xếp, phân loại tài liệu… Xây dựng và phát triển vốn tài liệu thì vai trò của bảo quản tài liệu cũng vô cùng to lớn. Vì hiện nay công tác bảo quản tài liệu và đặc biệt là công tác bảo quản sách ở thư viện đang đứng ở một vị trí được chú ý tới. Khi tài liệu có vai trò quan trọng tới đời sống thì việc bảo quản các tài liệu đó càng quan trọng hơn và họ sẽ nghĩ bằng mọi cách để có thể giữ gìn và bảo quản tài liệu một cách lâu dài. Để có thể phục vụ người dùng tin một cách tốt nhất và hiệu quả nhất thì việc xây dựng và phát triển tài liệu một cách đúng hướng ra thì trong khâu bảo quản tài liệu cần biết công tác làm duy trì được tài liệu và làm tăng giá trị của tài liệu đó.
Vốn tài liệu trong thư viện được tổ chức khai thác, đáp ứng nhu cầu về tài liệu cho người dùng tin. Vì thế lưu trữ lâu dài có thể khiến cho tài liệu có thể bị hư hỏng, rách nát cho nên tài liệu cần được bảo quản lâu dài vì tài liệu nói chung và sách nói riêng chính là kho tàng tri thức của nhân loại, là tài sản văn hóa của nhân loại. Khi đáp ứng kịp thời nhu cầu người dùng, khách hàng, cán bộ sẽ tạo được niềm tin, độ uy tín cao cho kho lưu trữ ấy. Như vậy, ta có thể thấy được vai trò vô cùng quan trọng của bảo quản tài liệu lớn đến mức nào đối với đời sống xã hội, nhất là ở các cơ quan, tổ chức, thư viện nói chung và tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam nói riêng.
Ý nghĩa và mục đích của công tác bảo quản tài liệu 1. Ý nghĩa bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các thư viện và cơ quan lưu trữ, nó là vấn đề cần được các cơ quan nêu cao tầm quan trọng trong công tác bảo quản: 20 - Bảo quản tài liệu được thực hiện nhằm giữ gìn di sản văn hoá thành văn của quốc gia - Bảo toàn nguồn lực thông tin, tạo khả năng thoả mãn nhu cầu người đọc, nâng cao chất lượng phục vụ người đọc - Tiết kiệm ngân sách - Bảo quản giúp tăng tuổi thọ của tài liệu, duy trì lâu dài 1. Mục đích của bảo quản tài liệu Bảo quản vốn tài liệu là đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý tài liệu của các cơ quan thông tin - thư viện. Bảo quản tài liệu bao gồm các chính sách, quy định, nội quy và hoạt động thực tiễn nhằm lưu trữ và bảo vệ tài liệu của thư viện tránh bị làm hư hỏng và gây thiệt hại tài liệu.
Đồng thời, công tác bảo quản bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra với mục đích kéo dài tuổi thọ và lưu trữ tài liệu lâu dài. Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kỹ thuật, nguồn lực thông tin, con người… bảo quản vốn tài liệu có một ý nghĩa quan trọng là nhằm giữ gìn di sản văn hoá nhân loại và của mỗi dân tộc, chất lượng phục vụ bạn đọc được nâng cao, tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước. Vì vậy, mà công tác bảo quản cũng đóng góp một phần không nhỏ trong việc xây dựng và phát triển, nâng cao chất lượng và uy tín trong các hoạt động của thư viện. Nếu công tác bảo quản được triển khai thực hiện tốt, tài liệu sẽ có tuổi thọ lâu, tăng giá trị của tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn ở trạng thái tốt, sẵn sàng phục vụ, vòng quay sử dụng tài liệu sẽ tăng cao.
Như chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của tài liệu cũng như công tác bảo quản tài liệu ở mỗi cơ quan, tổ chức, thư viện. Tuy nhiên những tài liệu này đều không thể tránh khỏi ra những nguyên nhân xâm hại từ nguyên nhân chủ quan cho tới nguyên nhân khách quan làm cho tài liệu dễ dàng hư hại. Từ đó 21 cần xem xét và nghiên cứu rồi đưa ra các biện pháp nhằm ngăn chặn các nguyên nhân trên để tránh làm hư hỏng nặng nề hơn. Vì thế, việc công tác bảo quản tài liệu không chỉ là người làm công tác nghiệp vụ mà cả chính người dùng tin.