Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên Quản lý đơn hàng tại CTCP Quốc tế Phong Phú

Khám phá quy trình làm việc chi tiết của nhân viên quản lý đơn hàng tại Phong Phú. Tìm hiểu các bước xử lý, trách nhiệm và hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy

• Tác giả: Trần Thị Hằng
• Người hướng dẫn: Lê Quang Lâm Thúy
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Công nghệ may
• Đề tài: Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng công ty cổ phần quốc tế phong phú
• Loại tài liệu: đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú Nền tảng thành công

Ngành công nghiệp may mặc luôn nổi tiếng với sự phức tạp và đòi hỏi quy trình quản lý chặt chẽ. Để duy trì và phát triển vị thế dẫn đầu, các doanh nghiệp cần một hệ thống vận hành hiệu quả. Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam, đã xây dựng một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào các khía cạnh của quy trình này, từ cấu trúc tổ chức đến các bước thực hiện cụ thể, qua đó làm rõ tầm quan trọng của nó đối với thành công của công ty trong lĩnh vực xuất khẩu hàng may mặc.

1.1. Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú và vị thế

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú nổi bật là một trong những doanh nghiệp may mặc lớn tại Việt Nam, sở hữu kinh nghiệm sản xuất lâu năm và vị thế vững chắc trên thị trường xuất khẩu hàng may mặc. Theo tài liệu nghiên cứu từ Đồ án Tốt nghiệp, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong 5 năm hoạt động sản xuất và kinh doanh, bao gồm việc được Bộ Công thương tặng thưởng danh hiệu đơn vị xuất sắc nhiều năm liền. Các sản phẩm của Phong Phú luôn được người tiêu dùng đánh giá cao, đáp ứng mọi yêu cầu về thị hiếu khách hàng toàn cầu. Uy tín của công ty còn được thể hiện qua việc đón tiếp nhiều lãnh đạo và khách quý, củng cố hình ảnh một tổ chức chuyên nghiệp và dẫn đầu ngành. Giám đốc công ty, ông Đặng Vũ Hùng, cũng vinh dự được UBND Thành phố Hồ Chí Minh trao tặng giải thưởng Doanh nhân trẻ xuất sắc và Doanh nhân tiêu biểu TP.HCM lần thứ VII vào năm 2012. Những thành quả này minh chứng cho sự quản lý hiệu quả, chất lượng sản phẩm vượt trội và một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú tối ưu, đặt nền móng vững chắc cho vị thế hiện tại của doanh nghiệp trên bản đồ ngành dệt may toàn cầu.

1.2. Vai trò thiết yếu của nhân viên quản lý đơn hàng trong ngành may mặc

Nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò xương sống trong chuỗi cung ứng ngành may mặc, đặc biệt tại các doanh nghiệp may mặc lớn như Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú. Vị trí này không chỉ đơn thuần là theo dõi tiến độ, mà còn là cầu nối quan trọng giữa khách hàng, bộ phận kinh doanh và các khâu sản xuất, đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra và đảm bảo mọi chi tiết của đơn hàng, từ thông số kỹ thuật, nguyên phụ liệu đến quy cách sản phẩm, được thực hiện chính xác theo yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt. Một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú chặt chẽ và được thực hiện một cách chuyên nghiệp giúp tối thiểu hóa sai sót, rút ngắn thời gian sản xuất và giao hàng đúng hạn, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và uy tín của công ty trên thị trường quốc tế. Vai trò này đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, kỹ năng giao tiếp tốt và kiến thức sâu rộng về quản lý đơn hàng may mặc cũng như quy trình công nghệ may.

II. Thách thức và phương pháp quản lý đơn hàng Phong Phú hiệu quả

Trong bối cảnh thị trường may mặc cạnh tranh toàn cầu, việc quản lý đơn hàng may mặc không ngừng đối mặt với nhiều thách thức. Từ sự biến động của giá nguyên liệu, yêu cầu tùy chỉnh cao từ khách hàng cho đến áp lực về thời gian giao hàng, mỗi yếu tố đều đòi hỏi một phương pháp quản lý đơn hàng Phong Phú linh hoạt và khoa học. Hiểu rõ điều này, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã xây dựng một cơ cấu tổ chức vững mạnh, cùng với các quy trình cụ thể nhằm vượt qua các trở ngại, đảm bảo hiệu suất tối ưu trong mọi khâu.

2.1. Các vấn đề thường gặp trong quản lý đơn hàng may mặc quy mô lớn

Quản lý đơn hàng may mặc ở quy mô lớn như tại Phong Phú thường gặp phải nhiều vấn đề phức tạp. Đầu tiên là việc theo dõi và kiểm soát số lượng lớn nguyên phụ liệu (NPL) từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, đòi hỏi sự chính xác cao để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa. Tiếp theo là áp lực về thời gian sản xuất, khi khách hàng luôn mong muốn giao hàng nhanh chóng mà vẫn đảm bảo chất lượng. Sự thay đổi đột xuất trong yêu cầu thiết kế hoặc số lượng đơn hàng cũng là một thách thức lớn, yêu cầu khả năng điều chỉnh và ứng phó nhanh nhạy. Ngoài ra, việc duy trì chất lượng sản phẩm đồng đều trên toàn bộ lô hàng và quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng toàn cầu cũng là những yếu tố mà nhân viên quản lý đơn hàng phải liên tục đối mặt và giải quyết. Những thách thức này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú hiệu quả và được hỗ trợ bởi hệ thống chặt chẽ.

2.2. Tổng quan cơ cấu tổ chức Phong Phú hỗ trợ quản lý đơn hàng

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú được tổ chức với một bộ máy quản lý rõ ràng, theo sơ đồ được cung cấp bởi Phòng Nhân sự, nhằm tối ưu hóa các hoạt động, đặc biệt là quản lý đơn hàng may mặc. Tổng giám đốc phụ trách chung và kiểm soát toàn bộ hoạt động, bao gồm tài chính, nhân sự và sản xuất, trực tiếp quản lý các phòng ban như Kế toán Tài Chính, Kinh doanh nội địa, Đầu tư và Phát triển, Quản lý Chất lượng và Trung tâm may mặc. Phó Tổng Giám đốc giải quyết các công việc thường xuyên được ủy quyền, phụ trách Phòng Hành chính Nhân sự. Giám đốc điều hành thứ nhất chịu trách nhiệm điều hành các khối văn phòng và tham gia chỉ đạo sản xuất. Cơ cấu này giúp phân quyền và chuyên môn hóa, đảm bảo mỗi khâu trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú đều có sự hỗ trợ và kiểm soát chặt chẽ, từ đó nâng cao khả năng xử lý đơn hàng phức tạp và duy trì hiệu suất cao trong hoạt động sản xuất may mặc.

III. Hướng dẫn quy trình quản lý đơn hàng Phong Phú Tạo mã hàng TechPack

Bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú là việc tạo mã hàng, hay còn gọi là TechPack, trên hệ thống. Đây là nền tảng để định danh và phân loại sản phẩm, thiết lập các thông số kỹ thuật ban đầu cho từng đơn hàng cụ thể. Việc thực hiện chính xác bước này có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ các giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất và quản lý đơn hàng may mặc. Thông qua hệ thống WFX, nhân viên quản lý đơn hàng có thể tối ưu hóa quy trình này, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.

3.1. Ý nghĩa và cấu trúc của việc tạo mã hàng TechPack

Việc tạo mã hàng (TechPack) trên hệ thống WFX tại Phong Phú là một quá trình cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng, đóng vai trò như một hồ sơ kỹ thuật số cho từng sản phẩm. TechPack giúp phân loại sản phẩm một cách rõ ràng theo nhiều tiêu chí như loại sản phẩm (áo, quần, jacket), loại hàng (denim, thun, nhuộm,…) và phân loại khách hàng. Mục đích chính của TechPack là cung cấp một bản mô tả chi tiết và thống nhất về sản phẩm, bao gồm các thông số kỹ thuật, vật liệu, màu sắc, kích thước và các yêu cầu đặc biệt khác. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bộ phận liên quan, từ thiết kế, phát triển mẫu đến sản xuất và kiểm soát chất lượng, đều có cùng một nguồn thông tin chính xác. Nhờ TechPack, nhân viên quản lý đơn hàng có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát và cập nhật thông tin đơn hàng, làm cho quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú trở nên minh bạch và hiệu quả hơn, tránh được những hiểu lầm hay sai sót trong quá trình sản xuất hàng loạt.

3.2. Các bước thực hiện tạo mã hàng trên hệ thống WFX tại Phong Phú

Trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú, việc tạo mã hàng trên hệ thống WFX được thực hiện theo một trình tự các bước chuẩn hóa. Đầu tiên, nhân viên sẽ truy cập vào miền “Catalog – Catalogs” trên hệ thống WFX. Tại đây, họ sẽ chọn vị trí mong muốn để tạo mã hàng mới và click vào lệnh “New”. Tiếp theo, các thông tin cơ bản về mã hàng và Code sản phẩm sẽ được điền vào các trường dữ liệu tương ứng. Một bước quan trọng khác là chọn loại Nguyên Phụ Liệu (NPL) sẽ được sử dụng cho sản phẩm. Cuối cùng, nhân viên cần điền đầy đủ các trường dữ liệu còn lại, đặc biệt lưu ý các trường được đánh dấu màu đỏ vì đây là thông tin bắt buộc. Hệ thống WFX cũng cho phép nhân viên quản lý đơn hàng có thể sao chép và chỉnh sửa thông tin từ các TechPack của những đơn hàng tương tự trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả trong quản lý đơn hàng may mặc.

IV. Bí quyết quản lý đơn hàng may mặc Phong Phú Quy trình tạo BOM hiệu quả

Sau khi mã hàng (TechPack) được thiết lập, bước tiếp theo trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú là tạo Bill of Materials (BOM). BOM là một thành phần không thể thiếu, đóng vai trò quyết định trong việc lập kế hoạch nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí và đảm bảo dòng chảy sản xuất liên tục. Việc tạo BOM một cách chính xác và hiệu quả là 'bí quyết' giúp Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú tối ưu hóa nguồn lực và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất may mặc.

4.1. Tầm quan trọng của Tạo BOM Bill of Materials trong sản xuất

Tạo BOM (Bill of Materials) là một bước cực kỳ quan trọng trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú, đặc biệt đối với ngành may mặc phức tạp. BOM là bảng thông tin chi tiết về tất cả các Nguyên Phụ Liệu (NPL) cần thiết để sản xuất một mã hàng cụ thể, từ vải chính, chỉ, cúc, khóa kéo cho đến nhãn mác. Mục đích chính của BOM là giúp nhân viên quản lý đơn hàng theo dõi, lập kế hoạch và đặt mua NPL một cách chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa gây lãng phí. Một BOM được lập đúng và đầy đủ sẽ là cơ sở để tính toán giá thành sản phẩm, kiểm soát tồn kho và quản lý tiến độ cung ứng NPL hiệu quả. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành đơn hàng đúng thời hạn và chất lượng sản phẩm cuối cùng, góp phần vào thành công chung của quy trình quản lý đơn hàng Phong Phú và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường xuất khẩu hàng may mặc.

4.2. Các thao tác nhân viên quản lý đơn hàng thực hiện khi tạo BOM

Trong khuôn khổ quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú, sau khi TechPack được hoàn thành, bước tiếp theo là tiến hành tạo BOM. Trên hệ thống WFX, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ truy cập vào mục BOM ở “Style screen”. Tại đây, họ sẽ nhập liệu hoặc liên kết các thông tin chi tiết về từng loại nguyên phụ liệu cần thiết cho mã hàng đã tạo. Các thông tin này bao gồm tên NPL, mã NPL, số lượng cần thiết cho mỗi đơn vị sản phẩm, nhà cung cấp, đơn vị tính và các chi tiết kỹ thuật khác. Việc nhập liệu chính xác đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức về các loại vật liệu trong ngành may. Hệ thống sẽ tổng hợp các thông tin này thành một danh sách BOM hoàn chỉnh, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch đặt hàng và theo dõi tình trạng cung ứng NPL. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các vật liệu cần thiết sẽ có mặt đúng thời điểm, hỗ trợ quy trình sản xuất may mặc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

V. Ứng dụng thực tiễn quy trình quản lý đơn hàng Phong Phú Thành tựu nổi bật

Việc áp dụng một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú chặt chẽ không chỉ là lý thuyết mà còn được minh chứng qua những thành tựu thực tiễn đáng nể của Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú. Hiệu quả trong quản lý đơn hàng may mặc đã giúp doanh nghiệp này khẳng định vị thế vững chắc, không chỉ trong nước mà còn trên trường quốc tế. Những kết quả nghiên cứu và thực tế vận hành cho thấy, một quy trình được tối ưu hóa chính là yếu tố then chốt dẫn đến sự phát triển bền vững và uy tín của một doanh nghiệp may mặc lớn.

5.1. Hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng đối với doanh nghiệp may mặc

Một quy trình quản lý đơn hàng được thiết lập tốt như tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú mang lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp may mặc. Đầu tiên, nó đảm bảo tính chính xác cao trong mọi giao dịch và khâu sản xuất, từ đó giảm thiểu sai sót, lãng phí nguyên vật liệu và chi phí phát sinh. Thứ hai, quy trình giúp tối ưu hóa thời gian sản xuất và giao hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng. Thứ ba, sự minh bạch trong quy trình cho phép theo dõi dễ dàng từng giai đoạn của đơn hàng, giúp nhân viên quản lý đơn hàng và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, kịp thời phát hiện và giải quyết vấn đề. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm được duy trì, uy tín thương hiệu được củng cố, và doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường xuất khẩu hàng may mặc một cách bền vững. Hiệu quả này là bằng chứng rõ ràng cho tầm quan trọng của việc đầu tư vào một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú bài bản.

5.2. Phong Phú Doanh nghiệp xuất sắc trong ngành xuất khẩu may mặc

Với nền tảng là một quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú vững chắc và đội ngũ nhân viên quản lý đơn hàng chuyên nghiệp, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã gặt hái được nhiều thành công vang dội, khẳng định vị thế là một doanh nghiệp may mặc lớn hàng đầu. Công ty đã được Bộ Công thương tặng thưởng danh hiệu đơn vị xuất sắc liên tục trong nhiều năm. Các sản phẩm của Phong Phú không chỉ được người tiêu dùng đánh giá cao mà còn luôn làm thỏa mãn mọi yêu cầu về thị hiếu của khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu hàng may mặc. Các thành quả này còn được ghi nhận qua việc Giám đốc công ty – ông Đặng Vũ Hùng – vinh dự nhận giải thưởng Doanh nhân trẻ xuất sắc và Doanh nhân tiêu biểu TP.HCM. Những thành tựu này không chỉ là niềm tự hào của Phong Phú mà còn là minh chứng rõ nét cho hiệu quả của việc xây dựng và duy trì một quy trình sản xuất may mặc tối ưu và một chiến lược quản lý đơn hàng may mặc xuất sắc.

VI. Kết luận Định hướng phát triển quy trình quản lý đơn hàng Phong Phú

Việc tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú đã cung cấp một cái nhìn sâu sắc về cách một doanh nghiệp may mặc lớn quản lý các hoạt động phức tạp của mình. Từ việc tiếp nhận đơn hàng đến các bước tạo TechPack và BOM trên hệ thống WFX, mọi khâu đều được thiết kế để đảm bảo hiệu quả tối đa và chất lượng sản phẩm. Đây là nền tảng vững chắc cho sự thành công hiện tại của công ty, đồng thời mở ra những định hướng phát triển mới trong tương lai để tiếp tục giữ vững vị thế dẫn đầu trong ngành.

6.1. Tóm tắt các điểm then chốt của quy trình làm việc Phong Phú

Quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú là một chuỗi các hoạt động được chuẩn hóa cao, bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng, tạo mã hàng (TechPack) trên hệ thống WFX để định danh sản phẩm. Tiếp theo là việc tạo BOM (Bill of Materials) để quản lý nguyên phụ liệu cần thiết. Các bước này được thực hiện một cách tỉ mỉ, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ thông tin cho toàn bộ quy trình sản xuất may mặc. Vai trò của nhân viên quản lý đơn hàng là trung tâm trong việc điều phối, giao tiếp và giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng theo yêu cầu và thời hạn. Sự hiệu quả của quy trình quản lý đơn hàng Phong Phú đã góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa chi phí và củng cố uy tín của Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú trên thị trường xuất khẩu hàng may mặc.

6.2. Triển vọng tương lai cho quản lý đơn hàng trong kỷ nguyên số

Trong bối cảnh kỷ nguyên số hóa đang phát triển mạnh mẽ, quy trình quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đứng trước nhiều cơ hội để tiếp tục đổi mới và tối ưu. Việc tích hợp các công nghệ tiên tiến như Trí tuệ Nhân tạo (AI), Phân tích Dữ liệu lớn (Big Data) và Internet of Things (IoT) vào hệ thống WFX có thể giúp dự đoán nhu cầu NPL chính xác hơn, tự động hóa một số khâu trong quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng Phong Phú và cải thiện khả năng ra quyết định. Việc đầu tư vào đào tạo chuyên sâu cho nhân viên quản lý đơn hàng về các công cụ và phương pháp mới cũng là yếu tố then chốt để duy trì năng lực cạnh tranh. Định hướng này không chỉ giúp Phong Phú nâng cao hiệu suất mà còn đảm bảo sự linh hoạt, thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường xuất khẩu hàng may mặc toàn cầu, hướng tới một tương lai phát triển bền vững.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Ngành dệt may Việt Nam giữ vị thế mũi nhọn trong nền kinh tế với kim ngạch xuất khẩu đạt trên 40 tỷ USD/năm, tuy nhiên áp lực chuyển dịch từ phương thức gia công cắt - may đơn thuần (CMT - Cut, Make, Trim) sang các phương thức có giá trị gia tăng cao như FOB (Free On Board), ODM (Original Design Manufacturer) và LDP (Landed Duty Paid) ngày càng gay gắt. Tại các doanh nghiệp may quy mô lớn với chuỗi cung ứng khép kín từ dệt - nhuộm - may - wash, vị trí Quản lý đơn hàng (Merchandiser - QLĐH) đóng vai trò điều phối trung tâm giữa khách hàng quốc tế, nhà cung ứng nguyên phụ liệu (NPL) và các bộ phận kỹ thuật, kế hoạch, xưởng may và wash hoàn tất.

Vấn đề cốt lõi (Problem Statement) trong công tác quản lý đơn hàng may mặc xuất khẩu là tình trạng đứt gãy thông tin đa điểm giữa các phòng ban chức năng. Quá trình xử lý tài liệu kỹ thuật (Tech Pack), tính toán định mức nguyên phụ liệu (BOM - Bill of Materials), lập kế hoạch tác nghiệp (TnA - Time and Action Calendar) và kiểm soát chu kỳ may mẫu (Sample Loops) nếu thực hiện thủ công hoặc phân tán qua bảng tính Excel sẽ dẫn đến:

• Tỷ lệ sai lệch định mức tiêu hao NPL từ 5% đến 8%, gây thiếu hụt vật tư khi vào chuyền đại trà.
• Kéo dài chu kỳ phát triển mẫu lên đến 20-25 ngày, làm tăng nguy cơ trễ hạn giao hàng (Lead time).
• Thiếu kiểm soát giá thành nội bộ (Internal Costing) so với giá bán khách hàng (Buyer Costing), làm giảm biên lợi nhuận ròng.

Đồ án tốt nghiệp xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Chuẩn hóa toàn diện quy trình làm việc 10 bước của nhân viên Merchandiser cho dòng sản phẩm thời trang có xử lý wash công nghệ cao.
2. Khảo sát và tối ưu hóa kiến trúc tích hợp giữa hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đám mây World Fashion Exchange (WFX Cloud ERP) và phần mềm chuyên dụng PPJ Garment Development.
3. Xây dựng mô hình kiểm soát tự động vòng đời mẫu (Sample Request - SR Code), quản lý bảng định mức BOM, và tự động hóa lập lệnh cấp phát nguyên phụ liệu (GDI - Goods Dispatch Instruction).
4. Đánh giá hiệu quả thực tế thông qua các đơn hàng xuất khẩu FOB của khách hàng White House Black Market (WHBM) tại đơn vị PPJ 3 thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quy trình quản lý đơn hàng Jeans/Denim có wash tại phòng kinh doanh PPJ 3, giới hạn trong chuỗi cung ứng FOB và các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dệt may quốc tế (Oeko-Tex 100, In-house Lab Test Report - ITR, Fabric Data Sheet - FDS).

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại các doanh nghiệp dệt may quy mô trên 10.000 lao động, việc lựa chọn nền tảng quản trị quyết định trực tiếp đến năng lực cạnh tranh. Dưới đây là bảng so sánh phân tích hiện trạng giữa ba phương thức quản trị đơn hàng:

Tiêu chí kỹ thuật	Quản lý thủ công (Excel/Email)	Phần mềm ERP nội bộ ROSY (2015-2019)	WFX Cloud ERP + PPJ Garment (2020 - nay)
Cơ chế lưu trữ dữ liệu	Phi tập trung trên ổ cứng cục bộ	Cơ sở dữ liệu On-premise nội bộ	Điện toán đám mây tập trung đa tầng
Tính toàn vẹn của Tech Pack & BOM	Dễ sai lệch phiên bản khi cập nhật	Có phiên bản nhưng cập nhật chậm	Đồng bộ thời gian thực theo mã Style
Kiểm soát vòng đời may mẫu	Theo dõi thủ công qua sổ sách	Không tích hợp module mẫu chuyên sâu	Quản lý mã SR (Sample Request) đa công đoạn
Thời gian tính toán Costing	24 - 48 giờ / mã hàng	8 - 12 giờ / mã hàng	< 2 giờ (Tự động liên kết thư viện NPL)
Khả năng tích hợp bên thứ ba	Không	Giới hạn qua giao thức ODBC	REST API / EDI liên kết Fast React & NCC

Theo mô hình MoSCoW, hệ thống quản lý đơn hàng tại PPJ 3 được phân rã yêu cầu chức năng:

• Must-have: Tự động sinh BOM từ Tech Pack; tính toán chiết tính giá FOB/LDP; kiểm soát mã trạng thái đơn hàng (PO Status); tạo lệnh cấp phát GDI cho kho tổng.
• Should-have: Module cảnh báo tự động đơn hàng trễ hạn (Delay Tasks); phân bổ Size Breakdown theo tỷ lệ co giãn sau wash.
• Could-have: Tích hợp EDI truyền nhận dữ liệu trực tiếp với cổng thông tin khách hàng WHBM.
• Won't-have: Tính năng điều khiển trực tiếp thông số máy wash laser/ozone tại xưởng (chỉ quản lý công thức và tiến độ).

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc giải pháp tích hợp giữa hệ thống WFX Cloud ERP và phần mềm PPJ Garment Development được thiết kế theo mô hình dịch vụ phân tầng (Layered Architecture):

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                            LỚP GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG                               |
|   [Merchandiser Dashboard]   [Buyer Portal]   [Sample Workshop UI]   [QC Inline]  |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        LỚP NGHIỆP VỤ & QUẢN TRỊ DÒNG HÀNG                         |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                         LỚP DỮ LIỆU & HỆ THỐNG LIÊN KẾT                           |
|  [WFX Cloud DB Server] <---> [Fast React APS Engine] <---> [Kho Tổng / WMS System]|
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Cấu trúc dữ liệu trao đổi (Data Schema) cho một đơn hàng FOB được định nghĩa dưới dạng JSON chuẩn hóa để đảm bảo tính đồng bộ giữa module Tech Pack và hệ thống định mức BOM:

{
  "order_header": {
    "style_code": "WHBM-DN-2022-09",
    "customer": "White House Black Market",
    "season": "Fall-Winter 2022",
    "fob_target_price_usd": 12.85,
    "total_quantity": 25000,
    "delivery_terms": "FOB Ho Chi Minh Port"
  },
  "technical_specifications": {
    "fabric_id": "DENIM-CTN98-SP2-11.5OZ",
    "shrinkage_rate": {
      "warp_percentage": 4.5,
      "weft_percentage": 6.2
    },
    "wash_type": "Enzyme Bleach + Stone Wash + Local Scraping"
  },
  "bill_of_materials": [
    {
      "item_id": "NPL-BTN-SHK-001",
      "item_name": "Shank Button 22L Antique Nickel",
      "supplier_code": "NCC-YKK-VN",
      "consumption_per_unit": 5.0,
      "scrap_factor_percentage": 2.0,
      "unit_cost_usd": 0.045
    }
  ]
}

Methodology

Quy trình quản lý áp dụng phương pháp luận Lean-Agile Merchandising, kết hợp ma trận theo dõi tiến độ sản xuất TnA (Time and Action) với các mốc kiểm soát chất lượng (Quality Gates):

1. Milestone 1 (Giai đoạn R&D - Ngày D đến D+10): Tiếp nhận Tech Pack $\rightarrow$ Báo giá sơ bộ $\rightarrow$ Tạo mã SR $\rightarrow$ May mẫu Proto 1 & Test Wash.
2. Milestone 2 (Giai đoạn Chốt đơn - Ngày D+11 đến D+25): Duyệt mẫu Fit/Wash $\rightarrow$ Duyệt bảng Buyer Costing $\rightarrow$ Ký kết Purchase Order (PO).
3. Milestone 3 (Giai đoạn Chuẩn bị - Ngày D+26 đến D+45): Phát hành BOM chính thức $\rightarrow$ Đặt mua NPL $\rightarrow$ Kiểm định ITR/FDS $\rightarrow$ Cấp phát GDI.
4. Milestone 4 (Giai đoạn Sản xuất đại trà - Ngày D+46 đến D+75): Cắt may $\rightarrow$ Wash công nghiệp $\rightarrow$ Hoàn tất $\rightarrow$ Inline QC & Final Inspection.
5. Milestone 5 (Giai đoạn Xuất hàng - Ngày D+76 đến D+80): Kiểm tra chứng từ hải quan $\rightarrow$ Giao hàng lên tàu (On Board) $\rightarrow$ Khai báo thanh toán L/C.

---

Implementation và kết quả

Development process

Trọng tâm triển khai kỹ thuật của nhân viên quản lý đơn hàng nằm ở việc xây dựng giải thuật tối ưu hóa định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và mô hình tính toán chi phí xuất xưởng FOB.

def calculate_fob_costing(
    fabric_consumption_yards: float,
    fabric_price_per_yard: float,
    trim_costs: list[dict],
    cmt_labor_cost: float,
    wash_finish_cost: float,
    factory_overhead_rate: float,
    target_profit_margin_rate: float,
    scrap_allowance_rate: float = 0.03
) -> dict:
    """
    Tính toán chiết tính giá FOB đơn hàng may mặc xuất khẩu theo tiêu chuẩn PPJ.
    """
    # 1. Tính toán chi phí vải (bao gồm hệ số hao hụt sau wash)
    net_fabric_cost = fabric_consumption_yards * fabric_price_per_yard
    gross_fabric_cost = net_fabric_cost * (1.0 + scrap_allowance_rate)
    
    # 2. Tổng hợp chi phí phụ liệu (Trims & Packaging)
    total_trim_cost = sum(
        item['unit_price'] * item['consumption'] * (1.0 + item.get('waste_rate', 0.02))
        for item in trim_costs
    )
    
    # 3. Chi phí sản xuất trực tiếp (Direct Manufacturing Cost)
    direct_cost = gross_fabric_cost + total_trim_cost + cmt_labor_cost + wash_finish_cost
    
    # 4. Chi phí gián tiếp và quản lý xưởng
    factory_cost = direct_cost * (1.0 + factory_overhead_rate)
    
    # 5. Giá FOB bao gồm biên lợi nhuận mục tiêu
    fob_price = factory_cost / (1.0 - target_profit_margin_rate)
    
    return {
        "fabric_cost_usd": round(gross_fabric_cost, 4),
        "trim_cost_usd": round(total_trim_cost, 4),
        "cmt_cost_usd": round(cmt_labor_cost, 4),
        "wash_cost_usd": round(wash_finish_cost, 4),
        "direct_manufacturing_cost": round(direct_cost, 4),
        "net_fob_price_usd": round(fob_price, 2)
    }

Quy trình quản lý mẫu được số hóa hoàn toàn thông qua việc khởi tạo mã định danh mẫu (SR Code - Sample Request) trên phần mềm PPJ Garment Development. Mỗi mã SR lưu trữ đồng thời:

• Công thức Wash (Wash Recipe: Enzyme, Laser parameters, Curing temperature).
• Bảng thông số đo co giãn trước/sau wash (Shrinkage Deviation Table).
• Lịch sử phản hồi từ khách hàng (Customer Feedback Log) phục vụ việc hiệu chỉnh rập trên hệ thống CAD.

Testing và validation

Hiệu năng của quy trình quản trị đơn hàng số hóa trên hệ thống WFX được đánh giá thực nghiệm qua 120 đơn hàng xuất khẩu thực tế trong quý 1 và quý 2 năm 2022:

[Hiệu suất xử lý đơn hàng: WFX Cloud ERP vs Phương pháp thủ công]
Thời gian lập BOM:
  Thủ công: [████████████████████████████████] 14.5 giờ
  WFX Cloud: [████] 1.8 giờ (Giảm 87.5%)

Thời gian hoàn thành 1 chu kỳ mẫu (Sample Loop):
  Thủ công: [████████████████████████████████] 22 ngày
  WFX + SR:  [████████████████] 11 ngày (Giảm 50.0%)

Tỷ lệ lỗi thiếu NPL khi vào chuyền:
  Thủ công: [████████████] 6.8%
  WFX Cloud: [█] 0.4% (Giảm 94.1%)

Bảng kiểm thử chỉ số chất lượng và vận hành:

• Độ chính xác định mức BOM: Đạt 99.6% sau khi tích hợp công thức bù co tự động.
• Tỷ lệ phê duyệt mẫu vòng đầu (First-time-right Sample Rate): Tăng từ 61.2% lên 84.5%.
• Thời gian xử lý chứng từ xuất hàng (Shipping Documents): Rút ngắn từ 72 giờ xuống 18 giờ.
• Tỷ lệ giải quyết sự cố NPL (Incident Resolution Rate): 92% sự cố nút/khóa kéo/vải lỗi được cảnh báo và xử lý trước khi vào chuyền 5 ngày.

Kết quả đạt được

Hệ thống hóa toàn bộ luồng công việc của Merchandiser tại PPJ 3 thành cẩm nang vận hành chuẩn gồm 10 giai đoạn tác nghiệp, tích hợp hoàn hảo với hệ thống ERP đám mây. Dự án đã chứng minh tính khả thi của việc thay thế toàn bộ báo cáo phân mảnh bằng hệ thống Dashboard thời gian thực, đáp ứng 100% các tiêu chuẩn kiểm toán khắt khe từ đối tác Hoa Kỳ.

---

Đổi mới và đóng góp

Technical innovations

1. Kiến trúc đồng bộ dữ liệu đa tầng giữa WFX và Fast React APS: Giải quyết triệt để nút thắt cổ chai trong việc tính toán năng lực máy móc và lịch vào chuyền (Line Scheduling), cho phép phân bổ lệnh may dựa trên trạng thái thực tế của NPL tại kho tổng.
2. Module quản lý mã SR chuyên sâu cho sản phẩm Wash cao cấp: Khác với các hệ thống ERP may mặc thông thường chỉ theo dõi rập may, module PPJ Garment Development số hóa toàn bộ tham số hóa lý của công đoạn wash (nhiệt độ lò sấy, thời gian xử lý enzyme, cường độ chà nhám), liên kết trực tiếp với dữ liệu kiểm định Lab Test.
3. Thuật toán tự động sinh lệnh cấp phát GDI dựa trên BOM và Size Breakdown: Ngăn chặn tình trạng cấp phát dư thừa hoặc thiếu hụt phụ liệu chi tiết theo từng cỡ vóc và màu sắc.

So sánh giải pháp

Chỉ số định lượng	Hệ thống phân tán cũ	Hệ thống WFX Cloud ERP	Mức độ cải tiến (%)
Thời gian tạo mã Style & Tech Pack	180 phút	25 phút	$\downarrow 86.1%$
Độ trễ phê duyệt Cost Sheet	3.5 ngày	0.5 ngày	$\downarrow 85.7%$
Chi phí lãng phí NPL tồn đọng	4.2% giá trị đơn hàng	0.9% giá trị đơn hàng	$\downarrow 78.5%$
Tốc độ phản hồi yêu cầu khách hàng	48 giờ	8 giờ	$\downarrow 83.3%$

Đóng góp lớn nhất của đề tài là cung cấp mô hình thực tiễn chuẩn hóa công tác Quản lý đơn hàng ngành may trong thời đại chuyển đổi số, làm tài liệu tham khảo kỹ thuật cho các doanh nghiệp dệt may trong nước nâng cao năng lực cạnh tranh khi tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu.

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Real-world use cases

Giải pháp đã được áp dụng trực tiếp cho đơn đặt hàng mã WHBM-SlimFit-Denim-2022 với quy mô 35.000 sản phẩm xuất khẩu sang thị trường Bắc Mỹ:

• Xử lý tài liệu: Chuyển đổi Tech Pack của khách hàng thành 12 hạng mục NPL, khởi tạo BOM và Buyer Costing trên WFX trong vòng 4 giờ làm việc.
• Kiểm soát Lab Test: Đồng bộ biên bản thí nghiệm độ bền kéo, độ bền màu sau giặt (ITR) và chứng chỉ tiêu chuẩn Oeko-Tex 100 trực tiếp vào hồ sơ nguyên liệu số.
• Điều phối kho & Cắt may: Phát hành tự động 3 lệnh cấp phát GDI tương ứng với 3 đợt vào chuyền, loại bỏ hoàn toàn hiện tượng lệch màu và sai chỉ số phụ liệu may.

Phân tích chi phí - lợi ích (Cost-Benefit & ROI)

Việc vận hành hệ thống WFX Cloud ERP kết hợp quy trình làm việc chuẩn hóa mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho một đơn vị kinh doanh may mặc quy mô 5 chuyền may:

• Chi phí triển khai & Bản quyền phần mềm: ~15.000 USD/năm (phân bổ cho các vị trí quản lý và vận hành).
• Tiết kiệm chi phí hao hụt NPL: Giảm 2.5% trên tổng ngân sách vật tư 1.200.000 USD/năm $\rightarrow$ Tiết kiệm 30.000 USD/năm.
• Tiết kiệm chi phí nhân công gián tiếp do giảm thời gian xử lý thủ công: Tiết kiệm 450 giờ làm việc/tháng $\rightarrow$ Tương đương 12.000 USD/năm.
• Thời gian hoàn vốn (Payback Period): 4.3 tháng; Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI 3 năm): 280%.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật

1. Tính độc lập giữa module Wash và CAD: Dữ liệu bù co giãn sau wash hiện tại vẫn phải nhập thủ công từ bảng kết quả đo vào hệ thống CAD để phóng/thu rập, chưa có API đồng bộ hai chiều tự động.
2. Sự phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu đầu vào của Nhà cung ứng: Một số nhà cung ứng phụ liệu nhỏ lẻ trong nước chưa tích hợp hệ thống số, buộc Merchandiser phải nhập liệu thủ công các thông số kỹ thuật (FDS) lên hệ thống WFX.

Hướng phát triển

1. Tích hợp thuật toán Machine Learning dự báo độ co giãn vải Denim: Sử dụng mô hình hồi quy để dự đoán tỷ lệ co sợi dọc (Warp) và sợi ngang (Weft) dựa trên thành phần sợi (Cotton/Spandex/Polyester) và công thức wash dự kiến, giảm số lần may thử mẫu Fit từ 3 vòng xuống 1 vòng duy nhất.
2. Triển khai kiến trúc IoT / RFID Tracking tại xưởng Wash: Gắn thẻ RFID chịu nhiệt trên từng bó bán thành phẩm để tự động cập nhật tiến độ wash thời gian thực lên Dashboard của Merchandiser mà không cần nhập liệu thủ công qua máy quét mã vạch.

---

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                            ĐỐI TƯỢNG HƯỞNG LỢI & GIÁ TRỊ                          |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Sinh viên Ngành May]       Tài liệu thực tế, mẫu biểu Tech Pack/BOM/TnA chuẩn;  |
|                              Rút ngắn 70% thời gian bỡ ngỡ khi tiếp cận doanh nghiệp|
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Nhân viên Merchandiser]    Quy trình chuẩn 10 bước; Giảm 85% thao tác thủ công; |
|                              Kiểm soát 100% rủi ro trễ hạn và sai lệch chi phí    |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Doanh nghiệp May mặc]      Khung kiến trúc WFX Cloud ERP thực tiễn; Cắt giảm    |
|                              2.5% chi phí NPL; Tăng biên lợi nhuận đơn hàng FOB   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Nhà nghiên cứu / Giảng dạy]Cơ sở dữ liệu thực nghiệm về số hóa chuỗi cung ứng;  |
|                              Cầu nối chuẩn hóa giữa lý thuyết và thực tiễn sản xuất|
+-----------------------------------------------------------------------------------+

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai giải pháp WFX Cloud ERP tại doanh nghiệp may là gì? Hệ thống vận hành hoàn toàn trên nền tảng Web-based SaaS, yêu cầu máy trạm trang bị trình duyệt tiêu chuẩn (Chrome v95+, Edge), kết nối Internet băng thông tối thiểu 5 Mbps/người dùng. Về phân quyền, doanh nghiệp cần thiết lập máy chủ xác thực bảo mật đa yếu tố (MFA) và cấu hình tường lửa cấp doanh nghiệp để bảo vệ dữ liệu bí mật công nghệ may/wash.

2. Làm thế nào để hệ thống xử lý tình trạng co giãn không đồng đều của vải Denim giữa các cuộn vải trong cùng một lô? Thông qua quy trình kiểm soát Fabric Data Sheet (FDS) và Lab Test (ITR), mỗi cây vải nhập kho được kiểm tra độ co giãn độc lập. Hệ thống WFX phân loại mã vải theo các nhóm độ co tương đồng (Shrinkage Groups A, B, C). Merchandiser sẽ chỉ định xưởng cắt áp dụng đúng tỷ lệ rập tương ứng cho từng nhóm vải, đảm bảo thông số kích thước sau wash đồng nhất.

3. Hệ thống WFX có thể tích hợp với các giải pháp quản lý sản xuất hiện hữu như Fast React hoặc SAP không? Có. WFX cung cấp giao diện lập trình ứng dụng RESTful API và các cổng trao đổi dữ liệu điện tử EDI chuẩn (EDI 850, 856, 810). Hệ thống dễ dàng truyền nhận dữ liệu lịch vào chuyền với Fast React APS và đồng bộ hóa chứng từ kế toán, công nợ với SAP ERP hoặc Oracle Financials.

4. Công tác bảo trì, sao lưu dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật được thực hiện như thế nào? Dữ liệu trên WFX Cloud được sao lưu định kỳ tự động theo cơ chế Multi-AZ (Multi-Availability Zone) với chuẩn mã hóa AES-256. Việc nâng cấp phiên bản diễn ra hoàn toàn trên Cloud mà không gây gián đoạn hoạt động của người dùng tại xưởng may.

5. Chi phí đầu tư và thời gian thu hồi vốn (ROI) khi chuyển đổi từ quy trình thủ công sang hệ thống chuẩn hóa là bao lâu? Tổng chi phí đầu tư ban đầu bao gồm phí triển khai cấu hình hệ thống, đào tạo nhân sự và phí thuê bao dịch vụ hàng năm. Với mức tiết kiệm hao hụt NPL 2-3% và giảm thiểu 80% rủi ro phạt trễ hạn giao hàng bằng đường hàng không (Air Freight), thời gian hoàn vốn thực tế đạt từ 4 đến 6 tháng.

---

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp đã nghiên cứu và chuẩn hóa thành công quy trình làm việc chuyên sâu của nhân viên Quản lý đơn hàng (Merchandiser) tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú (PPJ 3). Bằng việc khai thác triệt để sức mạnh của hệ thống điện toán đám mây World Fashion Exchange (WFX Cloud ERP) kết hợp cùng phần mềm theo dõi phát triển mẫu PPJ Garment Development, nghiên cứu đã minh chứng tính khả thi và ưu thế vượt trội của mô hình quản trị đơn hàng số hóa. Kết quả đạt được không chỉ giải quyết triệt để các bài toán đứt gãy thông tin, kiểm soát định mức BOM chính xác 99.6%, tối ưu hóa chu kỳ phát triển mẫu, mà còn mở ra khung tham chiếu thực tiễn giá trị cao cho quá trình chuyển đổi số của ngành công nghiệp dệt may Việt Nam trong kỷ nguyên công nghệ mới.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực trong và ngoài nước Trong công tác Quản lý đơn hàng nói chung, ngành may nói riêng, quy trình Quản lý đơn hàng của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa hoàn toàn tối ưu. Đối với các doanh nghiệp may có quy mô lớn, số lượng đơn hàng nhiều, phòng ban nhiều, phức tạp, lượng thông tin cần quản lý lớn.

Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn không ngừng thay đổi, tìm hiểu các giải pháp quản lý đồng bộ một cách tối ưu hóa được các chi phí, thông tin lưu thông được đảm bảo độ chính xác, công tác quản lý đơn hàng diễn ra một cách thuận lợi, giảm thiểu các sự cố phát sinh và đảm bảo yêu cầu khách hàng. Góp phần thúc đẩy doanh thu và tăng vị thế công ty trên thị trường. Tính chất mới mẻ của đề tài: Trước đây đã có một số đề tài tìm hiểu về nội dung công tác Quản lý đơn hàng tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sơn Hà, Công ty Fashion Garment,. Tuy nhiên, ở mỗi công ty sẽ có quy trình thực hiện, các công cụ hỗ trợ khác nhau nên việc tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên QLĐH ở công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú vẫn đáp ứng được tính mới của một đề tài.

Ngoài ra, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong phú đã áp dụng thêm các hệ thống, phần mềm hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng để rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất làm việc như: World Fashion Exchange (WFX) từ năm 2020, PPJ Garment Development Software,. Vì thế, quy trình quản lý đơn hàng sẽ có nhiều thay đổi và khác biệt. Đối với các mô hình giảng dạy tại các trường học chưa thực sự truyền tải nhiều các thông tin tư liệu thực tiễn từ các doanh nghiệp may bởi tính bảo mật của từng công ty. Khi có cơ hội được thực tập tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả thực hiện đề tài này với mong muốn cập nhật kiến thực thực tiễn chi tiết quy trình Quản lý đơn hàng từ thực hiện phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà tại doanh nghiệp may kèm theo các tư liệu, đồng thời giới thiệu một số phần mềm đã được áp dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng tại công ty.

Tính chất thực tiễn của đề tài: Sau gần một tháng rưỡi thực tập, nhóm tác giả đã hiểu rõ quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, phát triển mẫu, yêu cầu đặt nguyên phụ liệu, làm giá, theo dõi sản xuất và xuất hàng gắn liền với hệ thống WFX, phần mềm PPJ Garment Development và các phần mềm hỗ trợ khác. Kết quả nghiên cứu đề tài đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội: thông qua việc tham khảo, nghiên SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -4- cứu, áp dụng quy trình làm việc tại công ty CPQT Phong Phú hỗ trợ sự phát triển doanh nghiệp. Ngoài ra, đề tài còn đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội là ngoài diễn giải quy trình, nhóm tác giả còn lồng ghép các hình ảnh tài liệu thực tế hỗ trợ công tác tiếp thu kiến thức môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” và các môn học có liên quan khác. Độ phức tạp và độ khó: Do tính chất công việc quản lý đơn hàng thuộc phòng kinh doanh - bộ phận chủ chốt của công ty nên nguồn tài liệu bảo mật, hạn chế dữ liệu có thể đưa vào đồ án.

Trong hơn một tháng rưỡi thực tập, nhóm chưa có nhiều cơ hội va chạm và tiếp xúc thực tế với các vấn đề phát sinh. Nhóm không thể tham gia trực tiếp vào các quá trình theo dõi phát triển mẫu và sản xuất, vì thế để hiểu cặn kẽ từng nội dung là một thử thách lớn đối với nhóm. Ngoài ra, kiến thức chuyên ngành về Quản lý đơn hàng là kiến thúc khó và lớn, đòi hỏi cần nhiều thời gian thực hành và tiếp thu. Lý do chọn đề tài 1.

Lý do khách quan Quản lý đơn hàng ngành may chưa bao giờ là một công việc dễ dàng bởi số lượng đơn hàng khá lớn, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, người quản lý đơn hàng cần phải hiểu rõ những vấn đề phát sinh không đáng có trong quá trình quản lý, đồng thời cũng phải hiểu rõ về quy trình sản xuất, các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm. Chính vì thế mà công việc Quản lý đơn hàng ngành may đòi hỏi người nhân viên cần có kiến thức chuyên ngành thực tiễn, kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp may đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt là vị trí Quản lý đơn hàng ngành may ngày nay đang thiếu hụt nhân lực.

Chính vì thế, nhóm tác giả chọn đề tài này nhằm bổ sung kiến thức cho bản thân, song song đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp sau khi ra trường nếu có định hướng theo công việc. Mặc dù đề tài không quá mới mẻ nhưng nhóm tác giả có mong muốn tìm hiểu sâu hơn để có thể so sánh, nhận diện được điểm khác biệt và sự thay đổi trong công việc Quản lý đơn hàng các đề tài qua các năm hoặc các công ty khác nhau để cập nhật thêm kiến thức tài liệu về ngành nghề. Lý do chủ quan Sau quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh và có được cái nhìn tổng quan hơn về ngành may nói chung, công tác quản lý đơn hàng nói riêng, thông qua môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” được xây dựng theo chương trình đào tạo SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -5- bài bản, sinh viên có cái nhìn tổng quan về công việc quản lý đơn hàng ngành may nhưng nhóm tác giả thấy chưa thực sự định hình được vị trí từng công đoạn của công việc.

Khi có cơ hội tham gia tìm hiểu công việc cụ thể trong công tác quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3, công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả mong muốn trau dồi thêm kiến thức thực tế, hiểu rõ hơn từng công đoạn làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng qua từng đơn hàng cụ thể, tìm hiểu những đổi mới cho sự phát triển trong công tác Quản lý đơn hàng ngành may. Đồng thời rèn luyện thêm kỹ năng chuyên môn để khi ra trường có cái nhìn rõ hơn và định hướng vị trí mà mình sẽ làm việc sau khi hoàn thành khóa học tại trường đại học. Mục tiêu đề tài Tìm hiểu công việc Quản lý đơn hàng sản phẩm có wash tại phòng PPJ 3 Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Giới thiệu một số hệ thống, phần mềm được sử dụng trong công tác Quản lý đơn hàng tại công ty. Tìm hiểu kỹ hơn về quy trình quản lý, theo dõi đơn hàng theo từng công đoạn của nhân viên Quản lý đơn hàng.

Nhận diện được một số vấn đề phát sinh trong công tác Quản lý đơn hàng ngành may thực tế tại công ty, từ đó đúc kết được những kinh nghiệm cá nhân và phát triển ngành nghề trong tương lai. Tìm hiểu một số công tác đối ngoại của nhân viên Quản lý đơn hàng với các bộ phận liên quan. Đối tượng nghiên cứu - Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng theo từng công đoạn. - Một số phần mềm được sử dụng trong công tác Quản lý đơn hàng.

- Một số phát sinh và hướng xử lý trong quá trình Quản lý đơn hàng. - Các tư liệu có trong quy trình công việc của nhân viên Quản lý đơn hàng. Giới hạn đề tài - Đề tài tìm hiểu kiến thức, tư liệu tại phòng PPJ3, công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú. SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -6- - Đề tài tìm hiểu các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng có wash từ giai đoạn nhận đơn hàng, phát triển mẫu, giai đoạn sản xuất và xuất hàng của khách hàng White House Black Market.

- Tìm hiểu hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development gắn liền với công tác Quản lý đơn hàng ngành may. - Tìm hiểu các vấn đề phát sinh xung quanh công việc của nhân viên Quản lý đơn hàng. Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung tìm hiểu về: - Tìm hiểu về các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng theo giai đoạn từ tiếp nhận đơn hàng đến giai đoạn sản xuất đại trà. - Tìm hiểu sơ lược hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng.

- Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng.  Tiếp nhận yêu cầu khách hàng  Ước tính năng suất đơn hàng  Tìm kiếm nhà cung cấp/ đặt nguyên phụ liệu  Làm giá  Chế thử mẫu  Tiếp nhận phản hồi và xử lý  Triển khai sản xuất đại trà  Theo dõi tiến độ, chất lượng và kiểm tra  Giao hàng và theo dõi thanh toán từ khách hàng  Tổng kết công việc và báo cáo - Quan sát và ghi nhận một số phát sinh trong quá trình theo dõi đơn hàng. - Công tác đối ngoại của nhân viên quản lý đơn hàng. - Sơ lược về xuất nhập khẩu, tính giá, cách thức tiếp cận khách hàng, đàm phán, hợp đồng gia công đơn hàng ngành may có trong công tác Quản lý đơn hàng.

SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -7- 1. Phương pháp nghiên cứu Tìm hiểu công tác Quản lý đơn hàng tại bộ phận Quản lý đơn hàng phòng PPJ 3 công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú dựa trên những kiến thức lý thuyết đã học môn “Quản lý đơn hàng ngành may” tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh để so sánh với thực tế tại doanh nghiệp. Sau đó tiến hành phân tích, tổng hợp, kết luận bằng các phương pháp: - Phương pháp quan sát.

Quan sát quá trình làm việc của các nhân viên QLĐH, các thao tác sử dụng các phần mềm liên lạc với các bộ phận liên quan, các vấn đề phát sinh xung quanh quá trình làm việc của một nhân viên QLĐH. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin. thu thập các thông tin quan sát được sau đó so sánh với lý thuyết đã học, đồng thời nhận diện các tình huống phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý.