Tìm hiểu quá trình hoạt động và đề xuất hệ thống thông tin trong hoạt động của chuỗi cửa hàng thu hương bakery

Tìm hiểu quy trình hoạt động của chuỗi cửa hàng Thu Hương Bakery. Phân tích hệ thống thông tin hiện tại & đề xuất giải pháp tối ưu hiệu quả.

• Tác giả: Phạm Hoàng Dũng
• Người hướng dẫn: Cô Ngô Thùy Linh
• Trường học: Học Viện Ngân Hàng
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Tìm Hiểu Quá Trình Hoạt Động Và Đề Xuất Hệ Thống Thông Tin Trong Hoạt Động Của Chuỗi Cửa Hàng Thu Hương Bakery
• Loại tài liệu: Báo cáo môn học
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
• MỞ ĐẦU
• 1. PHẦN 1: GIAI ĐOẠN KHỞI TẠO
• 1.1. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
• 1.2. Quá trình làm việc nhóm
• 1.2.1. Yêu cầu đối với các thành viên
• 1.2.2. Quyền của nhóm
• 1.2.3. Quá trình làm việc nhóm
• 2. PHẦN 2: GIAI ĐOẠN LÊN KẾ HOẠCH
• 2.1. Những nhiệm vụ cần thực hiện
• 2.2. Liên kết các nhiệm vụ với nhau
• 2.3. Thời gian hoàn thành đề tài
• 3. PHẦN 3: GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN
• 3.1. Phân tích mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter
• 3.1.1. Khách hàng của Thu Hương Bakery
• 3.1.2. Cạnh tranh nội bộ ngành
• 3.1.3. Đối thủ tiềm ẩn đối với Thu Hương Bakery
• 3.1.4. Sản phẩm thay thế
• 3.1.5. Nhà cung cấp nguyên liệu cho Thu Hương Bakery
• 3.2. Chiến lược cạnh tranh của Thu Hương Bakery
• 3.3. Phân tích chuỗi giá trị
• 3.3.1. Các hoạt động chính trong chuỗi giá trị
• 3.3.2. Các hoạt động hỗ trợ
• 3.4. Bảng hỏi phỏng vấn
• 3.5. Cơ cấu tổ chức
• 3.6. Sơ đồ phân rã chức năng
• 3.6.1. Chức năng bán hàng
• 3.6.2. Chức năng sản xuất
• 3.6.3. Chức năng kế toán
• 3.6.4. Chức năng quản lý kho
• 3.6.5. Chức năng quản lý chất lượng sản phẩm
• 3.7. Biểu đồ hoạt động
• 3.7.1. Các tác nhân tham gia vào quy trình
• 3.7.2. Đặc tả tổng quát
• 3.7.3. Quy trình tổng thể các hoạt động cơ bản của cửa hàng
• 3.7.4. Quy trình bán hàng trực tiếp
• 3.7.5. Quy trình bán hàng online (gián tiếp)
• 3.7.6. Quy trình hàng bán trả lại
• 3.7.7. Quy trình nhập kho
• 3.7.8. Quy trình nhập nguyên liệu
• 3.7.9. Quy trình xuất kho
• 3.7.10. Quy trình tiếp nhận phản hồi
• 3.7.11. Quy trình xử lý thành phẩm quá hạn
• 3.7.12. Quy trình sản xuất bánh
• 3.8. Thiết kế hệ thống vật lý
• 3.9. Đề xuất giải pháp công nghệ mới
• 3.10. Đề xuất cải thiện ứng dụng hệ thống thông tin
• 3.10.1. Cải thiện thời gian, giảm tải hệ thống
• 3.10.2. Hiện tượng Silo thông tin
• 4. PHẦN 4: GIAI ĐOẠN ĐÓNG GÓI
• 4.1. Kết quả thực hiện công việc
• 4.2. Đánh giá về quá trình làm việc của nhóm

Tóm tắt

I. Hướng dẫn phân tích hệ thống thông tin tại Thu Hương Bakery

Chuỗi cửa hàng Thu Hương Bakery là một thương hiệu quen thuộc trên thị trường bánh ngọt Việt Nam, hướng đến phân khúc khách hàng có thu nhập trung bình. Để duy trì vị thế và phát triển trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc tối ưu hóa vận hành là yếu-tố-sống-còn. Bài viết này tập trung phân tích mô hình hoạt động của doanh nghiệp F&B này, từ đó đề xuất một hệ thống thông tin quản lý toàn diện. Việc áp dụng công nghệ không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp chiến lược giúp giải quyết các bài toán về quản lý, vận hành và tăng trưởng. Theo báo cáo nghiên cứu, Thu Hương Bakery đang tìm kiếm một giải pháp để các luồng thông tin trong tổ chức được lưu thông hiệu quả, kết nối các phòng ban và cửa hàng. Điều này cho thấy sự cần thiết của một hệ thống thông tin được thiết kế riêng, đáp ứng các nhu cầu đặc thù của quy trình vận hành cửa hàng bánh. Việc phân tích sâu vào chuỗi giá trị và các quy trình hiện tại sẽ là cơ sở vững chắc để xây dựng một giải pháp công nghệ cho bán lẻ hiệu quả, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cả nghiệp vụ F&B và các công nghệ quản trị hiện đại như ERP, POS và CRM.

1.1. Phân tích mô hình kinh doanh và chuỗi giá trị hiện tại

Thu Hương Bakery vận hành theo mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ, trực tiếp sản xuất và phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Phân tích mô hình kinh doanh cho thấy chuỗi giá trị của công ty bao gồm các hoạt động chính như: mua sắm nguyên vật liệu, quản lý sản xuất bánh ngọt, bán hàng tại cửa hàng (offline) và trực tuyến (online), marketing và dịch vụ sau bán hàng. Các hoạt động hỗ trợ bao gồm quản trị nhân sự, kế toán, và quản lý cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, theo tài liệu nghiên cứu, sự liên kết giữa các hoạt động này còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc thông tin không được chia sẻ kịp thời. Ví dụ, bộ phận sản xuất có thể không nắm bắt chính xác nhu cầu từ các cửa hàng, gây ra tình trạng thừa hoặc thiếu sản phẩm. Việc phân tích SWOT Thu Hương Bakery sẽ chỉ rõ những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục trong chuỗi giá trị này, đặc biệt là ở khâu quản lý thông tin.

1.2. Tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp bán lẻ

Ngành bán lẻ, đặc biệt là F&B, đang chứng kiến một cuộc cách mạng với chuyển đổi số trong doanh nghiệp bán lẻ. Việc áp dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót do con người, và cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định. Đối với Thu Hương Bakery, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý không chỉ giúp cải thiện hiệu quả vận hành nội bộ mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một hệ thống tích hợp cho phép quản lý đồng bộ dữ liệu từ bán hàng, kho, sản xuất đến chăm sóc khách hàng. Đây là nền tảng để xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững, đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao của người tiêu dùng trong thời đại công nghệ 4.0. Lợi ích của hệ thống thông tin là không thể phủ nhận, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

II. Thách thức trong quy trình vận hành chuỗi Thu Hương Bakery

Mặc dù có nền tảng thương hiệu vững chắc, Thu Hương Bakery vẫn đối mặt với nhiều thách thức trong vận hành. Tài liệu phân tích chỉ ra rằng các quy trình hiện tại còn mang tính thủ công, thiếu sự liên kết và đồng bộ giữa các bộ phận. Một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất là "hiện tượng Silo thông tin", khi mỗi phòng ban, mỗi cửa hàng hoạt động như một ốc đảo riêng lẻ, gây khó khăn cho việc quản lý tổng thể. Vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng trong ngành thực phẩm, từ việc đặt hàng nguyên liệu đến điều phối sản phẩm. Việc thiếu một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tập trung khiến ban lãnh đạo khó có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh theo thời gian thực. Những báo cáo quản trị thường bị trễ và thiếu chính xác, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định chiến lược. Việc giải quyết các thách thức này là bước đi cấp thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tạo đà cho sự phát triển trong tương lai.

2.1. Hiện tượng Silo thông tin và rủi ro trong vận hành

Hiện tượng Silo thông tin được đề cập rõ trong báo cáo gốc, là tình trạng dữ liệu bị phân mảnh và không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, sản xuất, kế toán và kho. Ví dụ, thông tin về lượng hàng tồn kho tại một cửa hàng không được cập nhật tức thì cho bộ phận sản xuất, dẫn đến việc lập kế hoạch sản xuất thiếu chính xác. Tương tự, dữ liệu khách hàng từ kênh online và offline không được hợp nhất, gây khó khăn cho việc triển khai các chiến dịch marketing và chăm sóc khách hàng cá nhân hóa. Tình trạng này làm giảm hiệu quả hoạt động, tăng chi phí và tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót trong quy trình vận hành cửa hàng bánh.

2.2. Khó khăn trong quản lý kho nguyên vật liệu và sản xuất

Công tác quản lý kho nguyên vật liệu là một mắt xích quan trọng nhưng lại gặp nhiều khó khăn tại Thu Hương Bakery. Việc kiểm soát hạn sử dụng, định mức nguyên liệu cho từng loại bánh và dự báo nhu cầu đặt hàng vẫn còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân thay vì dữ liệu chính xác. Báo cáo cho thấy các quy trình nhập, xuất kho được thực hiện thủ công qua phiếu giấy, dễ gây thất thoát và sai sót. Trong khâu quản lý sản xuất bánh ngọt, việc lập kế hoạch sản xuất hàng ngày chưa được tối ưu, chưa bám sát vào dữ liệu bán hàng thực tế, dẫn đến nguy cơ tồn đọng sản phẩm hoặc không đủ hàng cung cấp vào giờ cao điểm.

III. Giải pháp hệ thống thông tin quản lý tích hợp cho Thu Hương

Để giải quyết các thách thức đã nêu, giải pháp tối ưu là triển khai một hệ thống thông tin quản lý tích hợp. Hệ thống này sẽ đóng vai trò là xương sống công nghệ, kết nối mọi hoạt động của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất. Trọng tâm của giải pháp là một hệ thống ERP cho ngành F&B, được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của Thu Hương Bakery. Hệ thống ERP sẽ tích hợp các phân hệ quan trọng như quản lý bán hàng (POS), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý kho, quản lý sản xuất, kế toán và nhân sự. Việc triển khai một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hiện đại sẽ phá vỡ "hiện tượng Silo thông tin", đảm bảo dữ liệu được lưu chuyển thông suốt và nhất quán. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể truy cập báo cáo quản trị chính xác theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đây là bước đi nền tảng cho việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh một cách toàn diện.

3.1. Triển khai phần mềm quản lý bán hàng POS cho các cửa hàng

Tại mỗi điểm bán, việc trang bị phần mềm quản lý bán hàng POS là yêu cầu bắt buộc. Hệ thống POS hiện đại không chỉ giúp ghi nhận đơn hàng và thanh toán nhanh chóng mà còn tự động cập nhật dữ liệu về doanh thu, hàng tồn kho về hệ thống trung tâm. Dữ liệu từ POS là đầu vào quan trọng cho các bộ phận khác. Bộ phận sản xuất dựa vào đó để lên kế hoạch, bộ phận kho biết được khi nào cần bổ sung hàng, và bộ phận marketing có thể phân tích hành vi mua sắm của khách hàng. Việc tích hợp POS với các chương trình khuyến mãi, quản lý thẻ thành viên cũng sẽ nâng cao trải nghiệm của khách hàng tại cửa hàng.

3.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng với phần mềm CRM

Một phần mềm CRM cho chuỗi F&B sẽ giúp Thu Hương Bakery xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng một cách chuyên nghiệp. Hệ thống sẽ thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh (mua tại cửa hàng, đặt hàng online, phản hồi qua mạng xã hội) và hợp nhất vào một hồ sơ duy nhất. Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng, hiểu rõ sở thích, tần suất mua hàng của họ. Từ đó, các chương trình marketing, chăm sóc khách hàng sẽ được cá nhân hóa, giúp tăng cường lòng trung thành và thúc đẩy doanh số bán hàng. CRM cũng là công cụ hiệu quả để quản lý các phản hồi, khiếu nại, cải thiện chất lượng dịch vụ.

IV. Phương pháp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng công nghệ

Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm, mà còn là cơ hội để rà soát và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Dựa trên phân tích trong báo cáo, các quy trình từ sản xuất, nhập kho, bán hàng đến xử lý phản hồi cần được chuẩn hóa và tự động hóa. Công nghệ sẽ là công cụ để thực thi các quy trình đã được cải tiến một cách nhất quán trên toàn chuỗi. Ví dụ, quy trình đặt hàng nguyên liệu có thể được tự động hóa dựa trên định mức tồn kho an toàn và dự báo bán hàng. Quy trình sản xuất được lập kế hoạch chi tiết trên phần mềm, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nhân công và máy móc. Việc chuẩn hóa này đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ đồng đều tại tất cả các chi nhánh, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và đảm bảo an ninh thông tin doanh nghiệp.

4.1. Tự động hóa quy trình quản lý sản xuất và quản lý kho

Đối với quy trình vận hành cửa hàng bánh, việc tự động hóa khâu sản xuất và kho là cực kỳ quan trọng. Hệ thống có thể tự động tạo lệnh sản xuất hàng ngày dựa trên dữ liệu bán hàng của ngày hôm trước và các đơn đặt hàng trước. Đồng thời, khi xuất nguyên liệu cho sản xuất, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ tự động trừ tồn kho, giúp việc quản lý kho nguyên vật liệu luôn chính xác. Quy trình nhập kho từ nhà cung cấp và nhập thành phẩm từ xưởng sản xuất cũng được số hóa, sử dụng mã vạch để tăng tốc độ và giảm sai sót. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và đảm bảo luôn có đủ sản phẩm tươi mới để phục vụ khách hàng.

4.2. Chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự và báo cáo quản trị

Hệ thống thông tin mới cũng cần có phân hệ quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng. Phân hệ này giúp quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, và đánh giá hiệu quả công việc (KPI) một cách tự động và minh bạch. Dữ liệu nhân sự được liên kết với dữ liệu bán hàng để đánh giá hiệu suất của từng nhân viên, từng cửa hàng. Về báo cáo quản trị, hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ mọi hoạt động và tạo ra các báo cáo trực quan (dashboard) theo thời gian thực. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tồn kho, hiệu quả marketing... mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược một cách kịp thời.

V. Lợi ích và kết quả kỳ vọng khi áp dụng hệ thống thông tin

Việc đầu tư và triển khai thành công hệ thống thông tin quản lý sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho Thu Hương Bakery. Lợi ích của hệ thống thông tin không chỉ thể hiện qua các con số tài chính mà còn ở việc nâng cao năng lực vận hành và cạnh tranh. Trước hết, việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh sẽ giúp cắt giảm chi phí vận hành, giảm thiểu thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm. Thời gian xử lý các tác nghiệp từ bán hàng, sản xuất đến báo cáo sẽ được rút ngắn đáng kể, giúp tăng năng suất lao động. Quan trọng hơn, hệ thống cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn 360 độ về doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Việc cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua POS và CRM sẽ giúp giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới, tạo ra nguồn doanh thu bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

5.1. Cải thiện hiệu quả vận hành và giảm thiểu chi phí

Kết quả rõ ràng nhất là sự cải thiện về hiệu quả hoạt động. Quản lý kho nguyên vật liệu chính xác giúp giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết và tránh lãng phí do hết hạn. Lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu giúp cân đối cung cầu, giảm tỷ lệ hủy bánh cuối ngày. Các quy trình kế toán, nhân sự được tự động hóa giúp giảm tải công việc giấy tờ, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Theo các mô hình tương tự, doanh nghiệp có thể kỳ vọng giảm chi phí vận hành từ 10-15% sau khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định.

5.2. Nâng cao năng lực ra quyết định và trải nghiệm khách hàng

Với hệ thống báo cáo quản trị thông minh, các nhà quản lý không còn phải chờ đợi số liệu tổng hợp cuối kỳ. Họ có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh hàng ngày, phát hiện các xu hướng hoặc vấn đề bất thường để có hành động kịp thời. Dữ liệu từ cơ sở dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về thị hiếu người dùng, từ đó phát triển sản phẩm mới và các chiến dịch marketing trúng đích. Việc thanh toán nhanh hơn, các chương trình khách hàng thân thiết hấp dẫn hơn và dịch vụ chăm sóc cá nhân hóa sẽ tạo ra một trải nghiệm mua sắm vượt trội, xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và hiện đại cho Thu Hương Bakery.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Phần mở đầu, những phần nội dung chính và phần kết luận, cụ thể như sau: Phần 1: Giai đoạn khởi tạo. Phần 2: Giai đoạn lên kế hoạch. Phần 3: Giai đoạn thực hiện. Phần 4: Giai đoạn đóng gói.

7 PHẦN 1: GIAI ĐOẠN KHỞI TẠO 1. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Giúp các thành viên của nhóm nắm rõ được 3 vấn đề chính là: Sự cần thiết và vai trò của hệ thống thông tin, hệ thống thông tin cộng tác, lợi ích của hệ thống thông tin để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4. Từ đó có thể triển khai và xây dựng thiết kế hệ thống tại doanh nghiệp Thu Hương Bakery. Tìm hiểu các hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp, các quy trình làm việc của doanh nghiệp, khả năng điều phối và vận hành của doanh nghiệp Thu Hương Bakery.

Phân tích được những yếu tố mang lại khả năng cạnh tranh, cơ sở cho khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường, các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của tiệm bánh. Nhận ra được những thiếu sót trong quy trình của doanh nghiệp, thực hiện tự động hóa quy trình cho nhân viên, chuẩn hóa quy trình của doanh nghiệp, đề xuất công nghệ mới giúp tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Quá trình làm việc nhóm 2. Yêu cầu đối với các thành viên Các thành viên trong nhóm có ý thức nắm rỡ được công việc mà mình được phân công, có trách nhiệm và đảm bảo được phần công việc mình đã nhận.

Tăng cường việc cộng tác, trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện, ngoài ra có thể cộng tác với các nhóm khác nhằm tăng hiệu quả làm việc, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình làm việc. Tích cực đóng góp ý kiến xây dựng đề tài. Có ý thức trong việc thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn các chỉ tiêu deadline trong kế hoạch được phân bổ rõ ràng. Quyền của nhóm Khi nhận nhóm và cùng tham gia vào đề tài này, các thành viên trong nhóm đều được đóng góp ý kiến cá nhân của mình một cách công bằng và bình đẳng trên cơ sở xây dựng cho đề tài được thực hiện đầy đủ hơn, tăng tính hiệu quả trong công việc hiện tại và tăng kinh nghiệm cho triển khai các nhiệm vụ kế tiếp trong tương lai, đảm bảo được các phần công việc mình đã được nhận.

Khi khởi tạo nhóm trong hệ thống thông tin cộng tác, các thành viên trong nhóm đều có quyền, upload file, thêm, sửa, xóa, comment các file. Các thành viên đều được quyền góp ý, và nếu khuyết điểm của các thành viên trong nhóm. Trong nhóm ai cũng có thể tạo ra cuộc hợp khẩn cấp Meeting up. Tự do trong việc tìm hiểu và tham khảo mọi nguồn thông tin, trừ các thông tin có trong bài báo cáo của các nhóm khác, phải tham khảo những nguồn thông tin chính thống, có cơ sở khoa học chứng minh cụ thể.

Mỗi khi lấy dẫn chứng và tri thức từ những tài liệu thu thập được ở trên mạng cần có trích xuất nguồn cụ thể, tên tác giả, ngày tháng năm công bố tài liệu. Cuối cùng là quyền lợi về điểm số đúng với công đóng góp, số giờ làm việc đã bỏ ra để thực hiện. Mọi nỗ lực đóng góp đều được ghi nhận. Quá trình làm việc nhóm Nhóm đã sử dụng một hệ thống thông tin cộng tác là Microsoft Teams để tạo một workspace gồm trao đổi thông tin, quản lý quá trình làm việc của các thành viên trong nhóm.

Microsoft Teams là một ứng dụng của công ty Microsoft tích hợp các chức năng của Skype Business hỗ trợ khả năng làm việc nhóm hiệu quả và tối ưu. Công cụ giúp nhóm có thể làm việc một cách hợp lý, nhanh chóng, tương tác với nhau thời gian thực. Mọi tài liệu và thông tin tham khảo cho nhóm đều được đăng tải lên, nhóm có thể mở ra và đọc, quản lý mọi tài liệu một cách hiệu quả nhất. Cách quản lý thư mục đăng tải mô phỏng lại hệ điều hành với các folder và tài liệu bên trong hỗ trợ tham khảo và tra cứu thông tin.

Ngoài ra hệ thống hỗ trợ các khả năng như đối thoại trò chuyện, tạo ra các Meeting up – chức năng mà được kế thừa từ Skype Bussiness, tra cứu các thông tin có trong nhóm làm việc cũng như đóng góp ý kiến cá nhân của mình lên từng dòng đối thoại của các thành viên trong nhóm. Teams hỗ trợ chế độ nhắc nhở qua Email, thông báo nhắc nhở công việc trễ tiến độ, công việc phải ưu tiên hoàn thành. Ngoài ra Teams có thể kết 9 nối được với điện thoại và nhiều thiết bị điện tử khác nhau giúp nhóm thuận tiện trong các công việc làm việc và có thể kết nối ở bất cứ chỗ nào có kết nối mạng. Mọi thư mục tài liệu cũng như các tài khoản trong nhóm và cuộc hội thoại đều được Microsoft bảo mật, tính riêng tư cao.

Hình ảnh khởi tạo thông tin cộng tác Microsoft Teams. Quá trình cộng tác của nhóm được thể hiện qua các cuộc trao đổi xây dựng đề tài, các ý kiến xây dựng được các thành viên phụ trách công việc đó tiếp nhận một cách bình đẳng và xem xét thực hiện có tiếp nhận ý kiến đó hay không và cuối cùng cập nhật lại quá trình làm việc của mình. Quá trình cộng tác của nhóm làm việc. Quá trình cộng tác của nhóm làm việc.

Quá trình cộng tác của nhóm làm việc. Chức năng Meeting up của Microsoft Teams. 12 Chức năng meeting up của Microsoft Teams hỗ trợ các cuộc trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Phần mềm hỗ trợ cả webcam nếu có để tăng sự tương tác giữa các thành viên trao đổi trong nhóm.

Nếu nhóm cần hỗ trợ của một người khác nhóm thì đều có thể được thêm mới bởi người tạo cuộc gọi hoặc hỏi sự cho phép của người khởi tạo meeting up. Chức năng quản lý các thư mục và tài liệu. Giống như hệ thống thông tin Drop Box, các thành viên tham gia hệ thống thông tin cộng tác này đều có thể đăng tải những tài liệu, quá trình làm việc của mình lên trên hệ thống. Các thông tin được lưu trữ cùng tài liệu bao gồm: Ngày cuối cùng được sửa và người sửa nó.

Các chức năng khác của hệ thống thông tin cộng tác này bao gồm thiết lập chế độ read-only cho các thành viên khác, bảo mật và thiết lập password cho các file, tải tài liệu về,… Tuy nhiên, lợi ích mà Microsoft Teams mang lại không chỉ như vậy. Do Microsoft Teams được phát triển bởi công ty Microsoft nên phần mềm được tích hợp Office 365, cho phép mở file tài liệu dựa trên Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, Visio Online,… Lợi ích của các tài liệu online này là cho phép mọi người sửa văn bản hoặc thay đổi thời gian thực thông qua internet. Thực hiện mở một tài liệu. Các lựa chọn tùy biến trên tài liệu.

Mở chức năng Word Online. Tài liệu có thể được tùy chỉnh với hầu hết chức năng của phần mềm Word hiện hành. Mọi sự thay đổi sẽ được công bố công khai trên danh mục quản lý tài liệu của Microsoft Teams. 15 PHẦN 2: GIAI ĐOẠN LÊN KẾ HOẠCH 1.

Những nhiệm vụ cần thực hiện Sau những buổi gặp mặt, trao đổi và đối thoại với nhau, nhóm đã thống nhất và đưa ra một lộ trình thực hiện kế hoạch một cách hợp lý, nhất quán nhất. Dưới đây là kế hoạch thực hiện đề tài mà nhóm đã đề ra: - Đọc và phân tích các câu hỏi, các yêu cầu được đưa ra. - Tìm hiểu các thông tin về đơn vị, doanh nghiệp mà đề bài yêu cầu, các thông tin liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, quy mô hoạt động, phạm vi kinh doanh, đánh giá sơ bộ về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường,… - Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức đang được vận hành trong doanh nghiệp, khảo sát thực tế những quy trình trong doanh nghiệp, các vấn đề còn tồn đọng và cần phải xử lý bên trong doanh nghiệp, ghi nhận lại các thông tin cần thiết, bảo mật các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. - Thiết lập các quy trình cần thiết trong cửa hàng, thực hiện những yêu cầu của đề tài bằng những thông tin đã có được.

- Tổng hợp lại các tài liệu được xây dựng từ các thành viên trong nhóm, xuất ra file word, thể hiện những nội dung trọng yếu ra Powerpoint. - Thuyết trình và báo cáo bài tập. Liên kết các nhiệm vụ với nhau Để các công việc được thực hiện chỉnh chu và thống nhất, nhóm đã lên kế hoạch các buổi làm việc nhóm và gặp mặt trực tiếp để trao đổi các công việc cũng như các vướng mắc mà thành viên trong nhóm đang gặp phải. Ngoài ra trong tiến trình làm việc, các thành viên trong nhóm phải báo cáo công việc của mình đầy đủ để đáp ứng thời gian làm việc cụ thể.

Tại đây, nhóm đã sử dụng phần mềm Excel Online để đánh giá công khai công việc của các thành viên, tài liệu được để chế độ Read-Only, chỉ có nhóm trưởng mới được điều chỉnh, các thành viên phải báo cáo công việc cho nhóm trưởng hàng ngày để cập nhật liên tục các chỉ tiêu đánh giá. Nhóm phân chia các công việc cho từng thành viên theo từng nhiệm vụ nhỏ mà thành viên đó có thể chịu trách nhiệm. 16 Mốc thời gian làm việc được công bố rõ ràng để thành viên có thể lấy làm căn cứ nộp bài và chất vấn nhóm trưởng khi có sự vụ xảy ra. Phần trăm hoàn thành được tính dựa trên số tương đối hoàn thành kế hoạch: Y1 K TK = ×100 Y KH Trong đó : Y1 là lượng đo lường của hoàn thành kế hoạch.

YKH là lượng đo lường của chỉ tiêu kế hoạch. KTK là số tương đối hoàn thành kế hoạch. KPI Nhiệm vụ - kế hoạch. Thời gian hoàn thành đề tài Nhóm đăng kí đề tài, thực hiện đề tài, hoàn thành và nộp báo cáo trong vòng 2 tuần từ ngày công bố yêu cầu đề tài tới ngày báo cáo đề tài 16/11/2018 – 27/11/2018.

Đề tài được xây dựng trên cơ sở bảo gồm 4 giai đoạn của việc cộng tác bao gồm: Giai đoạn khởi tạo, giai đoạn lên kế hoạch, giai đoạn thực hiện và giai đoạn đóng gói. Nhóm trưởng đã cập nhật các khoảng thời gian mà thành viên trong nhóm cần phải làm. Ước lượng khoảng thời gian cần thiết để thành viên trong nhóm có thể làm và ước 17 7. Chức năng sản xuất Hình 23.

Chức năng sản xuất.