phần mở đầu, kết luận): Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán Chƣơng 2: Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chƣơng Dƣơng E&C Chƣơng 3 Giải pháp củng cố kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chƣơng Dƣơng E&C. 6 CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN 1.1 Những vấn đề chung về kế toán thanh toán 1.1 Khái niệm Thanh toán là việc chi trả để giả quyết xong một khoản nợ. Khoản nợ này bao gồm nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả ngƣời bán. Để thực hiện thanh toán khoản nợ, ta có thể dung nhiều phƣơng thức, chẳng hạn nhƣ: Chi trả bằng tiền mặt, chuyển khoản bằng tiền gửi ngân hàng, ký séc hoặc lập ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi.
Trong giao dịch thƣơng mại, bằng chứng để xác nhận những giao dịch thanh toán đã đƣợc thực hiện hoàn tất hay chƣa, tiền độ hoàn tất bao nhiêu phần trăm đƣợc thể hiện thông qua hợp đồng thƣơng mại, biên bản xác nhận, hóa đơn giá trị gia tăng, đề nghị thanh toán (DNTT), biên bản nghiệm thu (BBNT), giấy báo nợ/giấy báo có,… và nhiều chứng từ kế toán khác. Kế toán thanh toán bao gồm các công việc nhƣ: Quản lý công nợ, trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu, thực hiện xử lý các khoản công nợ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ký séc hoặc lập ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi cho doanh nghiệp. Sau đó, kế toán sẽ lƣu trữ chứng từ của các giao dịch phát sinh, cuối kỳ tổng hợp số liệu và đóng sổ, thực hiện các báo cáo liên quan đến tình hình thực hiện công nợ cho giám đốc hoặc những bộ phận liên quan khác.2 Đặc điểm của kế toán thanh toán Do công việc kế toán thanh toán liên quan nhiều đến việc chi trả nợ cho ngƣời bán, thu hồi các khoản tiền từ khách hàng nên phải đảm bảo các khoản thanh toán công nợ phải đúng hạn, tránh trƣờng hợp chiếm dụng vốn. Để dảm bảo việc thanh toán diễn ra đúng hạn và khách hàng hay nhà cung cấp không phàn nàn về thời hạn thanh toán, ngƣời làm công tác kế toán cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Xây dựng hệ thống quy tắc thanh toán và điều kiện thực hiện công nợ một cách logic và rành mạch trƣớc khi xảy ra giao dịch.
Điều này nhằm thông tin 7 cho khách hàng cũng nhƣ nhà cung cấp những điều kiện để ghi nhận thanh toán và thời gian thực hiện chi trả hoặc thu hồi công nợ. Trong thực tế, có rất nhiều trƣờng hợp nhà cung cấp hoặc khách hàng gửi thiếu chứng từ kế toán hoặc ghi sai thông tin trên chứng từ thanh toán, vì thế giao dịch phát sinh ấy chƣa đủ điều kiện để kế toán ghi nhận thanh toán, điều đó dẫn đến việc đến hạn thanh toán nhƣng kế toán vẫn chƣa thực hiện chi trả tiền, gây ra cự cãi không đáng có giữa các doanh nghiệp. Tóm lại, việc làm rõ thông tin và điều kiện thanh toán ngay từ đầu, trƣớc khi giao dịch phát sinh sẽ khiến công tác thanh toán công nợ đƣợc thực hiện một cách dễ dàng và nhanh gọn hơn. Quản lý tốt các chứng từ đã nhận và nắm rõ những chứng từ kế toán chƣa đƣợc nhận để nhắc nhở khách hàng hoặc nhà cung cấp bổ sung trƣớc kỳ hạn thanh toán.
Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thƣờng xuyên hoặc những khách hàng có số dự nợ lớn, cần chú ý theo dõi tiến trình thực hiện công nợ của khách hàng, trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi nếu đủ điều kiện. Cuối kỳ, kế toán thanh toán nên kiểm tra công nợ, đối chiếu số dƣ nợ và yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản nếu cần thiết. Hệ thống các tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3, cấp 4 một cách có logic và quy tắc. Sổ chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả cần đƣợc trình bày hợp lý và dễ hiểu, dễ tổng hợp số liệu.3 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán Nhiệm vụ của kế toán thanh toán đƣợc mô tả dựa vào 2 quy trình chính của doanh nghiệp: Quy trình mua hàng – trả tiền và quy trình bán hàng - thu tiền.
Đây là quy trình cơ bản trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc theo đặc thù của từng nghành nghề mà 2 quy trình này có thể biểu hiện theo những cách thức khác nhau nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.1 Quy trình mua hàng – thanh toán 9 Sơ đồ trên mô tả rõ về tiến trình thực hiện, công việc thực hiện, bộ phận thực hiện và công việc thực hiện của quy trình mua hàng. Dựa vào sơ đồ trên, ta thấy nhiệm vụ của kế toán mua hàng nằm ở tiến trình 3 – Cân kho, 5 – Thực hiện mua và 6 - Giao nhận, thanh toán và kết thúc. Tiến trình 3 – Cân kho: Kế toán cùng với thủ kho xem xét để cân đối tồn kho và tồn PO (Purchasing order) theo công thức: Tổng lƣợng cần mua = Tổng yêu cầu mua tại các bộ phận – Tồn đầu – Tồn PO.
Lƣu ý các trƣờng hợp bộ phận mua hàng yêu cầu những hàng hóa trùng lắp với hàng hóa đã đƣợc lên danh sách trên PO và đang đợi nhà cung cấp giao hàng. Nếu hàng hóa yêu cầu mua và cung ứng vẫn còn biểu thị trên PO nhƣng nhà cung cấp chƣa giao hàng thì phải đốc thúc tiến trình giao hàng của nhà cung cấp. Tóm lại, trong tiến trình này, kế toán thanh toán cần nắm rõ những hàng hóa nào đã đƣợc lên PO và những hàng hóa nào chƣa đƣợc lên PO để tránh trƣờng hợp các bộ phận đề nghị mua hàng trùng lắp với các mặt hàng đã có sẵn trên PO. Tiến trình 5 – Thực hiện mua: Sau khi nhận xét duyệt chi trả từ giám đốc hoặc ngƣời/bộ phận đƣợc ủy quyền, bộ phận kế toán sẽ lập PO hoặc hợp đồng kinh tế.
Tùy theo nhu cầu và dự định mua hàng của doanh nghiệp mà kế toán sẽ chọn lập PO hay hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế thƣờng sẽ đƣợc lập khi hàng hóa hoặc dịch vụ đƣợc cung cấp có khoản phát sinh giá trị lớn hoặc phát sinh thƣờng xuyên trong doanh nghiệp. Trái ngƣợc với hợp đồng kinh tế, PO đƣợc lập đối với hàng hóa mà doanh nghiệp chỉ dự định nhập một số lƣợng nhất định trong một khoảng thời gian ngắn để thực hiện một dự án hoặc mục đích nào đó. Trong hợp đồng kinh tế có thể chứa nhiều mã số PO mà những mã số PO này giúp phân biệt số lƣợng đơn đặt hàng trong một hợp đồng kinh tế.
Kế toán cũng cần lƣu ý doanh nghiệp có đang ký hợp đồng nguyên tắc về những mặc hàng nào với nhà cung cấp hay không. Vì có những mặc hàng cụ thể mà công ty đã ký hợp đồng nguyên tắc với một nhà cung cấp nào đó để đƣợc hƣởng mức giá ƣu đãi hoặc chiết khấu ƣu đãi cho doanh nghiệp. Bù lại, hợp đồng nguyên 10 tắc sẽ ràng buộc công ty chỉ đƣợc nhập mặt hàng đó đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng, không đƣợc mua hàng từ những nhà cung cấp khác, nếu không sẽ vi phạm hợp đồng nguyên tắc. Trong trƣờng hợp này, kế toán nên kiểm tra lại tên của nhà cung cấp liệu có đƣợc đề cập đến trong hợp đồng nguyên tắc nào hay không.
Nếu hàng hóa mua khác nhà cung cấp đƣợc đề cập đến trong hợp đồng nguyên tắc, kế toán nên thông báo để những bộ phận liên quan đổi lại nhà cung cấp và lập lại đề nghị xác nhận mua hàng. Sau khi đã lập PO hoặc hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ gửi hợp đồng để xin ký duyệt, kiểm tra hạn mức nợ, đối chiếu kế hoạch thanh toán. Nhƣ đã đề cập tại phần “Đặc điểm của kế toán thanh toán”, kế toán cần thông báo và xác nhận rõ với nhà cung cấp về điều kiện giao hàng, thời gian nhận hàng, chất lƣợng sản phẩm, thời gian nhận tiền thanh toán,… Và những điều kiện khác để tránh sự cố phát sinh liên quan đến việc các bên không nắm rõ hoặc hiểu nhầm về thông tin thanh toán. Tiến trình 6 – Giao nhận, thanh toán và kết thúc : Sau khi bộ phận mua hàng hoặc thủ kho nhận đƣợc hàng hóa, các bộ phận này sẽ gửi lại cho bộ phận kế toán những chứng từ thanh toán liên quan đến việc những hàng hóa đã đƣợc mua hoặc thực hiên.
Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đƣợc mua mà những chứng từ thanh toán có thể khác nhau. Kế toán cần lƣu ý đến tính chất của đơn đặt hàng để lƣu trữ chứng từ phù hợp. Đơn đặt hàng có thể bao gồm hàng hóa hoặc dịch vụ. Đối với chứng từ lƣu trữ cho hàng hóa, chứng từ thƣờng thấy là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng (đối với hàng hóa dƣới 20 triệu và đƣợc mua bằng tiền mặt) và phiếu đề nghị thanh toán đã đƣợc ký bởi ngƣời hoặc bộ phận có thẩm quyền xét duyệt, bien bản giao nhận, phiếu nhập kho,.
Đối với chứng từ lƣu trữ cho dịch vụ đã hoàn hiện, ngoài hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu đề nghị thanh toán, kế toán sẽ lƣu thêm những chứng từ liên quan đến thuộc tính của dịch vụ đã đƣợc thực hiện ấy, ví dụ nhƣ: Biên bản 11 nghiệm thu, Phiếu xác nhận kết quả kiểm định (đối với dịch vụ liên quan đến thẩm định chất lƣợng), … Sau khi nhận chứng từ liên quan đến việc nhập hàng, kế toán tiến hàng xử lý dữ liệu và lƣu trữ data trên hệ thống kế toán của công ty. Tuy nhiên, sẽ phát sinh một số trƣờng hợp đặc biệt khi thực hiện tiến trình mà kế toán cần lƣu ý: Đối với hàng hóa không đạt chất lƣợng đã đƣợc nhập vào kho, sau khi nhập tiến hàng, kiểm tra và nhận thấy hàng hóa không đạt chất lƣợng, phải làm thủ tục đổi trả với nhà cung cấp, kế toán phải ghi nhận sô lƣợng trả hàng phát sinh và xuất hóa đơn trả hàng cho nhà cung cấp. Đối với những hàng hóa hoặc dịch vụ nhận mức chiết khấu thƣơng mại, kế toán sẽ tiến hàng tính toán mức chiết khấu thƣơng mại để xác định chi phí thực tế nhập kho của hàng hóa. Sau những quy trình trên, kế toán tiến hành nhập khoản giao dịch trên vào hệ thống kế toán của công ty, định khoản hạch toán các chi phí phát sinh, xuất phiếu nhập kho cho hàng hóa và lƣu trữ chứng từ cần thiết.
12 Quy trình kế toán bán hàng: Hình 1.