TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO CUỐI KÌ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY SHOPEE GVHD: ThS. Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm lớp: Nhóm 09 – Ca 1 Thứ 6 Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 11 TP.HCM, THÁNG 01 NĂM 2022 0 0 BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC STT Họ và tên MSSV Công việc được Đánh giá Ký tên giao 4 Đồng Nhật Anh 71901841 1.2 Công tác 5S 100% của doanh nghiệp 1. Công tác quản trị truyền thông 29 Đặng Ngọc Thanh 71901586 III. Nhận xét chung 100% Huyền và kiến nghị (Nhóm trưởng) 38 Đoàn Thị Thúy Linh 71901881 4.
Xây dựng quy 100% trình lưu trữ văn bản 51 Tống Thị Kim Ngân 71901598 3. Xây dựng quy 100% trình xử lý văn bản đến, văn bản đi; thiết kế mẫu sổ văn bản đến, con dấu văn bản đến, sổ văn bản đi 67 Nguyễn Ngọc Tài 71901911 2. Xây dựng biểu 100% mẫu của doanh nghiệp 70 Đỗ Thị Thanh Thảo 71901913 1.1 Cách bố trí nơi 100% làm việc 1. Công tác quản trị thông tin 75 Nguyễn Quốc Thịnh 71901919 I.
Khái quát về 100% thông tin doanh nghiệp 0 0 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 0 0 MỤC LỤC PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP. Thông tin doanh nghiệp:. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:.1 Sơ đồ tổ chức của Shopee:.5 PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI DOANH NGHIỆP. Công tác quản trị hành chính văn phòng.1 Cách bố trí nơi làm việc:.
Công tác 5S của doanh nghiệp:. Công tác quản trị thông tin của doanh nghiệp:. Xây dựng các biểu mẫu văn bản của doanh nghiệp:. Giấy giới thiệu:.
Quyết định khen thưởng:. Quyết định bổ nhiệm:. Quyết định chấm dứt hợp đồng:. Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi; thiết kế mẫu sổ văn bản đến, con dấu văn bản đến, sổ văn bản đi:.
Quy trình xử lý văn bản đến:. Quy trình xử lý văn bản đi:. Mẫu sổ văn bản đến:. Con dấu văn bản đến:.
Mẫu sổ văn bản đi:.38 0 0 4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản:. Quy trình lưu trữ văn bản của Shopee:. Mô tả chi tiết tiến trình:.41 PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ. Tổ chức bộ máy phòng ban:.
Bố trí văn phòng:. Ứng dụng công nghệ 4.0 trong công tác hành chính văn phòng:. Trang bị máy móc, phương tiện, phần mềm hiện đại:. Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng:.47 0 0 1 PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1.
Thông tin doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Shopee Trụ sở chính: 5 Science Park Drive, Shopee Building, Singapore Thị trường của Shopee: Trụ sở tại Việt Nam: Tầng 17, Tòa nhà Saigon Center 2, Số 67 đường Lê Lợi, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Email: cskh@hotro.vn Hotline: 19001221 Lịch sử hình thành: 0 0 2 Shopee là sàn giao dịch thương mại điện tử có trụ sở đặt tại Singapore, trực thuộc công ty Sea trước đây là Garena (chủ sở hữu của các thương hiệu: Garena, Foody, Now, Airpay) được sáng lập bởi ông Forrest Li – người được biết đến là người đối đầu với Alibaba. Shopee được giới thiệu lần đầu tại Singapore vào năm 2015, với định hướng là sàn thương mại điện tử. Công ty được thành lập vào năm 2015 tại Singapore nhưng cho đến tháng 8/2016 Shopee mới chính thức bước chân vào thị trường Việt Nam và khuấy đảo thị trường mua sắm online tại Việt Nam.
Lĩnh vực hoạt động: Shopee là một trong những công ty Thương Mại Điện Tử đầu tiên tại Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ mua bán hàng hoá trực tuyến qua ứng dụng trên điện thoại di động. Tầm nhìn: Shopee sẽ dẫn đầu xu hướng thương mại điện tử thông qua ba xu hướng trong tương lai. Mục tiêu: với sức mạnh triển khai và phát triển của công nghệ. Shopee đặt mục tiêu của mình là góp phần làm cho thế giới trở nên tốt đẹp hơn bằng việc kết nối cộng đồng người mua và người bán thông qua việc cung cấp một nền tảng thương mại điện tử.
Nâng cao ứng dụng liên tục để đem lại sự liền mạch trong trải nghiệm mua sắm, đem đến sự thú vị cho người tiêu dùng bằng cách tạo ra các sự tương tác như trang mạng xã hội. Sứ mệnh: Shopee được xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng những trải nghiệm dễ dàng, an toàn và nhanh chóng khi mua sắm trực tuyến thông qua hệ thống hỗ trợ thanh toán và vận hành vững mạnh. Tạo cho người sử dụng một niềm tin mạnh mẽ việc trải nghiệm mua sắm trực tuyến là một việc vô cùng đơn giản, dễ dàng và mang đến cho họ cảm xúc vui thích. Giám đốc điều hành của Shopee nói rằng: “Hiểu người khác chính là chìa khoá để lãnh đạo thành công.
Tại Shopee, điều quan trọng với chúng tôi là làm thế nào để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên, đối tác và người dùng”. Tình hình phát triển: 0 0 3 Năm 2015, Shopee đã có sự “chào sân” tại 7 thị trường ở khu vực châu Á gồm: Singapore, Indonesia, Malaysia, Thái Lan, Đài Loan, Việt Nam và Philippines. Cũng trong năm 2015, Shopee đã chính thức ra mắt tại 7 thị trường trên toàn khu vực. Shopee đã tổ chức khóa học đầu tiên với chương trình mang tên “Shopee University”.
Vào tháng 12 năm 2015, sự kiện lần đầu tiên được tổ chức tại Đài Loan. Hiện tại, có khoảng 70.000 nhà bán hàng trên tất cả các thị trường đem lại lợi ích từ khoá học trong sự kiện này. Giới thiệu Shopee Mall trên toàn khu vực. Đến tháng 6 năm 2017, Shopee Mall đã được ra mắt tại Đài Loan.
Đến hiện tại, đã có hơn 11.000 người bán trên Shopee Mall tại 7 thị trường. Đến năm 2018, tổng giá trị hàng hoá (GMV) của Shopee đã đạt mức 10 tỷ đô la Mỹ với hơn 600 triệu giao dịch trên nền tảng. Vào tháng 5/2018, Shopee đã hợp tác cùng P&G để giới thiệu Super Brand Day (Ngày Hội Siêu Thương Hiệu) đầu tiên tại Indonesia. Kể từ đó, Shopee tiếp tục tổ chức 70 Super Brand Day trên toàn khu vực.
Năm 2018, Shopee công bố BlackPink là Đại sứ thương hiệu đầu tiên của khu vực trước thềm sự kiện Shopee 12.12 – Siêu sale sinh nhật. Năm 2019, Shopee tiếp tục công bố Cristiano Ronaldo là Đại sứ thương hiệu của Shopee trước sự kiện 9.9 – Ngày Siêu Mua Sắm. Đến tháng 12 năm 2019, Shopee đã bán được 80 triệu mặt hàng trong một ngày duy nhất 12.12 – Siêu sale sinh nhật. Năm 2019, Shopee Live và Trò chơi ứng dụng đã đạt tổng cộng 500 triệu lượt xem trên Shopee Live và hơn 1 tỷ lượt tham gia các trò chơi trên ứng dụng của Shopee.
Các thành tựu, kết quả doanh nghiệp đã đạt được: Tính đến năm 2017, nền tảng này đã ghi nhận 80 triệu lượt tải ứng dụng, tại Việt Nam là hơn 5 triệu lượt. Sàn này hiện đang làm việc với hơn bốn triệu nhà cung cấp với hơn 180 triệu sản phẩm. 0 0 4 Trong quý 4 năm 2017, tổng giá trị hàng hoá của Shopee được báo cáo đạt 1,6 tỷ đô la Mỹ, tăng 206% so với năm trước. Kể từ khi được thành lập, Shopee đã đạt được sự tăng trưởng theo cấp số nhân.
Nền tảng này đã được hơn 160 triệu danh sách đang hoạt động với hơn 6 triệu người bán, bao gồm hơn 7.000 thương hiệu và nhà phân phối hàng đầu. Vào năm 2015, Shopee đã được trao giải thưởng “Khởi Nghiệp của năm tại Singapore” trong ấn bản thứ hai của tạp chí “Giải thưởng Vulcan”. Đến năm 2021, Shopee được vinh danh tại top 3 “Thương hiệu tốt nhất Việt Nam năm 2021” và là nền tảng Thương mại điện tử (TMĐT) duy nhất góp mặt bảng xếp hạng này, theo báo cáo “Bảng xếp hạng thương hiệu tốt nhất toàn cầu” (Global Best Brand Rankings 2021) vừa được YouGov công bố. Shopee đồng thời giữ vị trí thứ 6 tại bảng xếp hạng toàn cầu.
Cơ sở vật chất – công nghệ: + Ứng dụng kinh doanh trên thiết bị di động: Hiện nay, tình hình sử dụng điện thoại và số lượng điện thoại được sở hữu ở mỗi người là một con số tương đối lớn. Shopee đã nhận thấy được sự tiện dụng đó và đã đặt cược vào làn sóng di động, họ tin rằng việc mua và bán trên di động sẽ là xu thế tất yếu. Vì thế, Shopee đã thâm nhập vào các thị trường khác đều thông qua ứng dụng di động. + Ứng dụng trên trang web: Mặc dù sự xuất hiện của Shopee trên thiết bị di động rất phổ biến.
Tuy nhiên đến năm 2016, đơn vị này mới có phiên bản trên máy tính. + Nhà kho lưu trữ: Shopee đã phát triển dự trên mô hình C2C Marketplace – Trung gian trong quy trình mua bán giữa các cá nhân với nhau (khách hàng với khách hàng), chỉ xây dựng một hệ thống công nghệ để kết nối người bán, người mua, người giao hàng,.Tuy nhiên, Shopee hiện nay đã có thêm mô hình lai là B2C (doanh nghiệp với khách hàng), tức doanh nghiệp nhập hàng. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: 2.1 Sơ đồ tổ chức của Shopee: 2.2 Công việc của các phòng ban: Engineering and Technology (Bộ phận kỹ thuật và công nghệ): xây dựng nền tảng hệ thống tốt nhất với những công nghệ phù hợp. Giải quyết và chịu trách nhiệm với mọi vấn đề liên quan đến công nghệ cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Xây dựng một nền móng công nghệ vững chắc đảm bảo cho tương lai. Business Development and Partnerships (Bộ phận hợp tác và phát triển kinh doanh): tìm kiếm những cơ hội mở rộng thị trường để đưa Shopee trở thành nền tảng thương mại điện tử hàng đầu khu vực Đông Nam Á và Đài Loan. Cung cấp cho người mua hàng của Shopee sự lựa chọn hàng hoá đa dạng với mức chi phí tốt nhất. Product Management (Bộ phận vận hành ứng dụng): là cầu nối giữa các lập trình viên, phòng kinh doanh và bộ phận thiết kế sáng tạo tại Shopee.
Bên cạnh đó, họ còn chịu trách nhiệm trong việc thực hiện chiến lược, vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu kinh doanh và hỗ trợ cho mọi phòng ban khác như thanh toán, chuỗi cung ứng, marketing,… 0 0 6 Cross Border eCommerce (Bộ phận hợp tác xuyên quốc gia): giúp người bán giới thiệu sản phẩm của họ xuyên suốt 7 thị trường thương mại và cung cấp cho họ những dịch vụ về việc vận chuyển hàng hoá, vận hành, thanh toán xuyên quốc gia và hỗ trợ lưu kho nước ngoài.