Tổng quan nghiên cứu

Thương mại quốc tế và hoạt động ngoại thương của Việt Nam trong những năm qua ghi nhận sự phát triển vượt bậc nhờ vào việc tham gia sâu rộng các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới. Trong bối cảnh đó, phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò huyết mạch đối với các mặt hàng có giá trị cao, tính thời vụ khắt khe và yêu cầu bảo quản đặc biệt. Tuy nhiên, tính phức tạp của quy trình thủ tục hải quan cùng áp lực rút ngắn thời gian giải phóng hàng đặt ra thách thức vận hành rất lớn cho các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Nghiên cứu tập trung giải quyết vấn đề tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu kinh doanh bằng đường hàng không, nhận diện các điểm nghẽn tác nghiệp gây phát sinh chi phí lưu kho và chậm trễ thông quan. Mục tiêu cụ thể của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về thủ tục hải quan hàng không, phân tích thực trạng tác nghiệp tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giao nhận Vận tải Ngôi Sao Kim Cương (Diamond Star Logistics - DSL), đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả thông quan. Phạm vi nghiên cứu được xác định tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Ngôi Sao Kim Cương trong khung thời gian 3 năm từ 2018 đến 2020.

Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp hoàn thiện năng lực cung ứng dịch vụ logistics, tối ưu hóa mạng lưới liên kết với gần 6.000 đại lý quốc tế tại 187 quốc gia, đồng thời cung cấp căn cứ thực chứng giúp nâng cao tỷ lệ tờ khai hợp lệ và tiết giảm từ 15% đến 20% chi phí phát sinh cho khách hàng xuất nhập khẩu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp của hai nền tảng lý thuyết cốt lõi trong quản trị hiện đại. Thứ nhất là Lý thuyết Quản lý rủi ro trong quản lý hải quan theo chuẩn mực của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) và Công ước Kyoto sửa đổi năm 1999, nhấn mạnh việc cân bằng giữa tạo thuận lợi thương mại và kiểm soát tính tuân thủ pháp luật thông qua phân luồng kiểm tra tự động. Thứ hai là Lý thuyết Quản trị chuỗi cung ứng dịch vụ logistics (Service Supply Chain Management), tập trung vào tính liền mạch, độ tin cậy và tốc độ xử lý thông tin chứng từ giữa các bên liên quan.

Khung nghiên cứu vận dụng 4 khái niệm nền tảng bao gồm:

  1. Hàng hóa nhập khẩu kinh doanh bằng đường hàng không;
  2. Thủ tục hải quan điện tử qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS;
  3. Đại lý làm thủ tục hải quan và dịch vụ khai thuê hải quan;
  4. Phân loại mã số hàng hóa (HS code), xác định trị giá tính thuế và kiểm tra chuyên ngành. Các khái niệm này tạo nên hệ quy chiếu chuẩn mực để đo lường độ chính xác và tính kịp thời trong toàn bộ chuỗi tác nghiệp hải quan.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, số liệu tờ khai hải quan giai đoạn 2018-2020 của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Ngôi Sao Kim Cương, kết hợp với các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Thông tư 39/2018/TT-BTC. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ 1.250 bộ tờ khai hải quan nhập khẩu đường hàng không được công ty thực hiện trong giai đoạn 3 năm khảo sát. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ có chủ đích kết hợp phân tầng theo 3 phân luồng hải quan (Xanh, Vàng, Đỏ) và theo nhóm ngành hàng kinh doanh.

Phương pháp phân tích số liệu kết hợp thống kê mô tả, phân tích so sánh tuyệt đối - tương đối và tổng hợp quy trình. Lý do lựa chọn hệ phương pháp này là vì tính chất đặc thù của thủ tục hải quan đòi hỏi phải đối chiếu chính xác các chỉ tiêu định lượng về số lượng tờ khai, doanh thu dịch vụ, tỷ lệ sai sót kỹ thuật và biến động chi phí qua từng năm. Sự kết hợp này cho phép bóc tách chi tiết nguyên nhân gốc rễ của các sai lệch dữ liệu trên hệ thống phần mềm ECUS, đồng thời đảm bảo tính khách quan khoa học khi đánh giá hiệu quả vận hành thực tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Ngôi Sao Kim Cương giai đoạn 2018-2020 đã chỉ ra 4 phát hiện trọng tâm:

Thứ nhất, kết quả kinh doanh mảng vận tải hàng không có sự biến động lớn về quy mô. Doanh thu vận tải hàng không năm 2018 đạt 5.634,80 triệu đồng, chiếm 33,84% tổng doanh thu, sau đó tăng trưởng bứt phá 168,49% vào năm 2019 để đạt 15.129,29 triệu đồng. Tuy nhiên, sang năm 2020, dưới tác động của gián đoạn vận tải quốc tế, con số này giảm 18,55% xuống còn 12.322,91 triệu đồng nhưng vẫn giữ tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu doanh thu toàn công ty.

Thứ hai, phương thức vận tải hàng không kết hợp đường biển chiếm tỷ trọng áp đảo, lên tới 95% tổng số lượng lô hàng xuất nhập khẩu được công ty thực hiện thủ tục hải quan. Riêng mảng dịch vụ khai thuê hải quan đạt doanh thu 1.208,40 triệu đồng năm 2018 và duy trì tỷ trọng đóng góp khoảng 7,40% vào năm 2020, khẳng định vai trò là dịch vụ giá trị gia tăng nền tảng hỗ trợ các hoạt động logistics khác.

Thứ ba, cơ cấu phân luồng tờ khai hải quan đường hàng không phản ánh mức độ rủi ro tương đối cao của các mặt hàng giá trị lớn. Tỷ lệ tờ khai phân luồng Vàng chiếm khoảng 42% và luồng Đỏ chiếm khoảng 8%, trong khi luồng Xanh chiếm khoảng 50%. Tỷ lệ tờ khai phát sinh lỗi kỹ thuật cần chỉnh sửa, bổ sung dao động từ 6,50% đến 8,20%, tập trung chủ yếu vào các sai lệch về mô tả tên hàng, áp sai mã HS và bất đồng bộ giữa Hóa đơn thương mại với Vận đơn hàng không (Airway Bill).

Thứ tư, sự mất cân đối nghiêm trọng trong phân bổ nhân sự tác nghiệp. Cơ cấu nhân sự công ty có 20 nhân viên thuộc bộ phận Kinh doanh (Sales), trong khi bộ phận Chứng từ (DOC) chỉ có 4 nhân sự và bộ phận Giao nhận (OPS) có 4 nhân sự. Tỷ lệ phân bổ này khiến mỗi nhân viên DOC và OPS phải gánh vác hơn 70% khối lượng tác nghiệp chuyên sâu, tạo áp lực công việc quá tải và gia tăng xác suất sai sót trong khâu nhập liệu tờ khai IDA/IDC.

Thảo luận kết quả

Khi xem xét diễn biến dữ liệu, cơ cấu doanh thu và tỷ lệ phân luồng tờ khai giai đoạn 2018-2020 có thể được mô tả trực quan và sinh động thông qua biểu đồ cột chồng kết hợp đường xu hướng tăng trưởng doanh thu, cùng biểu đồ tròn phân tích cơ cấu sai sót nghiệp vụ. Các bảng phân tích ma trận tần suất rủi ro theo nhóm mặt hàng cũng giúp làm rõ mức độ ảnh hưởng của từng khâu chứng từ đến thời gian thông quan thực tế.

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên xuất phát từ cả yếu tố khách quan lẫn chủ quan. Về khách quan, sự thay đổi liên tục của các danh mục quản lý chuyên ngành và việc áp dụng các biện pháp kiểm dịch nghiêm ngặt trong năm 2020 đã kéo dài thời gian thông quan. Về chủ quan, việc thiếu quy trình kiểm soát chéo tự động giữa bộ phận Sales và bộ phận DOC dẫn đến việc tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng chưa hoàn chỉnh, thiếu các chứng thư kiểm tra chất lượng hoặc Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ trước khi hàng đến sân bay.

So sánh với các nghiên cứu tương đồng trong ngành logistics, thực trạng tại công ty phản ánh đúng bức tranh chung của các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ tại Việt Nam: năng lực tìm kiếm khách hàng phát triển nhanh nhưng hạ tầng quản trị nội bộ và chuyên môn hóa quy trình hải quan chưa theo kịp tốc độ tăng trưởng. Điều này trực tiếp làm tăng chi phí lưu kho bãi sân bay và giảm sức cạnh tranh dịch vụ.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm, hệ thống 5 giải pháp trọng tâm được đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan tại công ty:

Thứ nhất, tái cơ cấu và chuyên môn hóa quy trình tác nghiệp của bộ phận Chứng từ (DOC) và Giao nhận (OPS). Phân định rõ ràng 3 vị trí chuyên trách: chuyên viên kiểm tra chứng từ và mã HS, chuyên viên khai báo hệ thống VNACCS/VCIS và chuyên viên hiện trường xử lý kiểm hóa tại kho sân bay. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót tờ khai xuống dưới 2% trong thời hạn 6 tháng, do Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận DOC trực tiếp chỉ đạo thực hiện.

Thứ hai, thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng hồ sơ hải quan 3 bước nghiêm ngặt. Áp dụng bảng danh mục kiểm tra (Checklist) chuẩn hóa cho 100% lô hàng trước khi truyền tờ khai chính thức IDC, rút ngắn 30% thời gian thông quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Nội Bài và Tân Sơn Nhất trong lộ trình 12 tháng, do Trưởng bộ phận OPS và DOC đồng chủ trì.

Thứ ba, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và đồng bộ hóa phần mềm quản trị logistics. Đầu tư nâng cấp định kỳ phần mềm khai báo hải quan ECUS5-VNACCS, trang bị hệ thống máy chủ bảo mật và tích hợp chữ ký số đám mây nhằm tối ưu hóa 100% tốc độ truyền nhận dữ liệu tờ khai, hoàn thành trong quý 2 năm kế hoạch do Bộ phận CNTT và Kế toán triển khai.

Thứ tư, triển khai chương trình đào tạo nghiệp vụ định kỳ cho đội ngũ nhân sự. Tổ chức tối thiểu 2 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm cho 100% cán bộ nhân viên bộ phận DOC và OPS về cập nhật Biểu thuế xuất nhập khẩu, quy tắc xuất xứ hàng hóa, và quy định xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, do Trưởng phòng Nghiệp vụ hải quan phụ trách.

Thứ năm, kiến nghị cơ quan quản lý Nhà nước và Tổng cục Hải quan tiếp tục đơn giản hóa thủ tục kiểm tra chuyên ngành tại các cảng hàng không quốc tế, nâng cấp đường truyền Cơ chế Một cửa Quốc gia nhằm đảm bảo tính ổn định và liên tục 24/7 cho cộng đồng doanh nghiệp logistics.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Nhóm thứ nhất là Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp logistics, giao nhận vận tải vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp mô hình tái cấu trúc phòng ban thực tế, giúp cân đối tỷ trọng giữa đội ngũ kinh doanh (20 nhân sự) và đội ngũ tác nghiệp chứng từ (8 nhân sự), từ đó nâng cao 15% đến 20% hiệu suất vận hành toàn diện của doanh nghiệp.

Nhóm thứ hai là chuyên viên chứng từ xuất nhập khẩu (DOC) và nhân viên hiện trường (OPS). Luận văn là cẩm nang hướng dẫn chi tiết từng bước tác nghiệp từ khâu rà soát Hóa đơn thương mại, Vận đơn hàng không, Phiếu đóng gói đến kỹ thuật tra cứu mã HS và giải pháp xử lý tờ khai luồng Vàng, luồng Đỏ trên phần mềm ECUS.

Nhóm thứ ba là giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Hải quan, Logistics và Kinh doanh quốc tế. Đề tài là nguồn tư liệu học thuật giá trị, cung cấp bộ dữ liệu thực tế giai đoạn 2018-2020 và phương pháp luận phân tích thực chứng kết hợp giữa khung lý thuyết WCO và thực tiễn thương mại Việt Nam.

Nhóm thứ tư là cán bộ hoạch định chính sách thuộc cơ quan Hải quan và Bộ Tài chính. Báo cáo thực trạng tại doanh nghiệp giúp cơ quan quản lý nắm bắt chính xác những vướng mắc phát sinh từ cơ sở, làm căn cứ hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và đẩy mạnh chuyển đổi số trong thủ tục hải quan.

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không có những điểm đặc thù nào so với đường biển? Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không có tốc độ vận chuyển rất nhanh, thường tính bằng giờ, áp dụng chủ yếu cho hàng giá trị cao hoặc dễ hư hỏng. Do đó, thời gian lưu kho tại sân bay rất ngắn và chi phí lưu kho bãi cao hơn từ 3 đến 5 lần so với cảng biển, đòi hỏi chứng từ phải được chuẩn bị hoàn tất trước khi chuyến bay hạ cánh.

Hệ thống VNACCS/VCIS phân loại tờ khai hải quan thành những luồng nào và ý nghĩa của từng luồng? Hệ thống tự động phân loại thành 3 luồng: Luồng Xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa, thông quan sau khi nộp thuế); Luồng Vàng (công chức hải quan kiểm tra chi tiết bộ chứng từ giấy/điện tử); Luồng Đỏ (kiểm tra chi tiết toàn bộ hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc soi chiếu tại bãi kiểm hóa sân bay).

Nguyên nhân chính dẫn đến việc tờ khai hải quan bị phân luồng Đỏ hoặc chuyển luồng kiểm hóa là gì? Nguyên nhân chủ yếu do doanh nghiệp có lịch sử vi phạm hải quan, mặt hàng thuộc diện rủi ro cao về trị giá tính thuế, áp mã HS nhạy cảm có thuế suất ưu đãi đặc biệt, hoặc hệ thống phát hiện nghi vấn sai lệch thông tin giữa dữ liệu khai báo IDA với chứng từ kiểm tra chuyên ngành đính kèm.

Doanh nghiệp cần lưu ý những chỉ tiêu thông tin trọng yếu nào khi truyền tờ khai hải quan điện tử? Người khai hải quan cần kiểm tra chính xác tuyệt đối 8 chỉ tiêu then chốt: Mã loại hình nhập khẩu, mã số thuế đơn vị xuất nhập khẩu, số vận đơn hàng không (AWB), cảng dỡ hàng, số kiện/trọng lượng tổng (Gross Weight), trị giá tính thuế nguyên tệ, tên hàng hóa chi tiết và mã số HS tương ứng.

Việc khai sai mã HS hoặc khai sai tên hàng hóa nhập khẩu kinh doanh sẽ dẫn đến những chế tài pháp lý nào? Theo quy định tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP, việc khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp sẽ bị xử phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu, đồng thời phải nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Trường hợp gian lận thương mại nghiêm trọng có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Kết luận

Luận văn đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu nghiên cứu đề ra thông qua 5 kết quả nổi bật:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về thủ tục hải quan và vai trò thiết yếu của quản lý rủi ro đối với hàng hóa nhập khẩu kinh doanh bằng đường hàng không.
  • Phân tích sâu sắc kết quả kinh doanh giai đoạn 2018-2020 của Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Ngôi Sao Kim Cương, phản ánh sự biến động mạnh của doanh thu mảng hàng không với mức đỉnh 15.129,29 triệu đồng năm 2019.
  • Xác định rõ tỷ trọng vận tải hàng không và đường biển chiếm trên 95% tổng lượng tờ khai thực hiện tại doanh nghiệp, khẳng định vị thế trụ cột trong chuỗi cung ứng dịch vụ.
  • Đánh giá khách quan thực trạng phân luồng hải quan, chỉ rõ 4 nhóm lỗi sai sót kỹ thuật phổ biến và nguyên nhân quá tải do cơ cấu nhân sự chưa hợp lý giữa phòng Sales và phòng DOC/OPS.
  • Đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ và khả thi với lộ trình triển khai rõ ràng từ 6 đến 12 tháng, kết hợp các kiến nghị thiết thực gửi tới cơ quan quản lý Nhà nước.

Đóng góp lớn nhất của công trình là cung cấp giải pháp chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ và quản trị nhân sự thực tế, giúp các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ nâng cao năng lực cạnh tranh trong chu kỳ kinh tế 2021-2025. Để tối ưu hóa hoạt động thông quan và giảm thiểu chi phí vận hành, các nhà quản lý logistics hãy áp dụng ngay bộ checklist kiểm soát rủi ro và tái cơ cấu phòng nghiệp vụ hải quan theo mô hình đã được kiểm chứng trong luận văn.