CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Qua nghiên cứu về kiểm soát nội bộ(KSNB), các tổ chức đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về KSNB, cụ thể: - 1992 Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận và báo cáo tài chính (COSO) đã đưa ra định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và qui định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả[6] - Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): "Hệ thống kiểm soát nội bộ là các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và những qui định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động" [3, tr.201] - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:" Hệ thống KSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị"[1, tr.234] KSNB được chia thành hai loại: kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. - Kiểm soát quản lý: là quá trình thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý. Luan van 6 - Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác, tin cậy. Việc thiết lập, duy trì và hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm các mục tiêu: - Bảo vệ tài sản của đơn vị: chúng có thể bị mất, bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hỏng nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh(SXKD) của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Như vậy, mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kỳ tổ chức nào thì sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích Luan van 7 chung của tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro đó? Làm thế nào để quản lý một cách có khoa học chứ không dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống KSNB vững mạnh có ý nghĩa như sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh. - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích. Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu, báo cáo kế toán.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật. - Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ Thông thường hệ thống KSNB được chia thành các bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các bộ phận này được thiết kế nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu trên của hệ thống KSNB[4] a) Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB và ảnh hưởng đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, hoạt động và tính hữu hiệu của KSNB.
Thông qua môi trường kiểm soát, bộ phận quản lý đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống KSNB, đồng thời tạo ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các mục tiêu đã đặt ra. Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm: Luan van 8 Đặc thù quản lý Đặc thù về quản lý đề cập tới triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận.
Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Tính chính trực và giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Đảm bảo về năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Luan van 9 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận, các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý nếu cơ cấu đó được tổ chức chặt chẽ và không bị chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm.
Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu còn phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. Chính sách nhân sự Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ các bộ, nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như các chủ thể trực tiếp thực hiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
Vì vậy doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, xắp xếp, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức; đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. b) Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Luan van 10 Xác định mục tiêu của đơn vị Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.
Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị.