Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đại dịch COVID-19 kéo dài, nền kinh tế toàn cầu chịu nhiều tác động tiêu cực, khiến các doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi trong hoạt động và quản lý. Tại Việt Nam, đặc biệt là tại Thành phố Hồ Chí Minh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm từ 97% đến 99% tổng số doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế xã hội. Tuy nhiên, đại dịch đã gây ra nhiều khó khăn, như giảm giờ làm, tăng tỷ lệ thất nghiệp và áp lực quản lý thay đổi trong tổ chức. Theo báo cáo của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), trong quý I và II năm 2021, số giờ làm việc toàn thời gian giảm lần lượt khoảng 140 triệu và 127 triệu giờ, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, việc hiểu rõ thái độ và hành vi của nhân viên đối với sự thay đổi tổ chức là yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ minh bạch được xem là công cụ quan trọng giúp nhân viên thích nghi và đồng hành cùng tổ chức trong giai đoạn khủng hoảng. Nghiên cứu này tập trung khảo sát 310 nhân viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đánh giá tác động của truyền thông nội bộ minh bạch đến sự thích nghi của nhân viên với thay đổi tổ chức trong đại dịch COVID-19. Mục tiêu cụ thể gồm: xác định các yếu tố cấu thành truyền thông nội bộ minh bạch, đánh giá mức độ ảnh hưởng của truyền thông đến thái độ và sự thích nghi của nhân viên, đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ trong bối cảnh khủng hoảng.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc cung cấp cơ sở khoa học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong việc quản lý thay đổi và duy trì sự ổn định hoạt động trong thời kỳ dịch bệnh kéo dài, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

  • Lý thuyết truyền thông nội bộ minh bạch: Truyền thông minh bạch được định nghĩa là việc cung cấp thông tin có trách nhiệm, trung thực, kịp thời và đầy đủ giữa tổ chức và nhân viên, tạo điều kiện cho sự tin tưởng và gắn bó trong tổ chức. Các yếu tố cấu thành gồm: trách nhiệm (accountable), tham gia (participative), đầy đủ (substantial), kiểm soát (control), tin tưởng (trust), và cam kết (commitment).

  • Lý thuyết thái độ nhân viên đối với sự thay đổi tổ chức: Thái độ tích cực hay tiêu cực của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến sự thích nghi và hiệu quả của quá trình thay đổi. Thái độ được phân tích qua các khía cạnh như sự chấp nhận, sự thích nghi và sự cam kết với thay đổi.

  • Lý thuyết quản lý sự không chắc chắn (uncertainty management theory): Trong bối cảnh khủng hoảng, sự không chắc chắn về tương lai và các yếu tố bên ngoài khiến nhân viên có xu hướng phản ứng tiêu cực. Truyền thông minh bạch giúp giảm thiểu sự không chắc chắn này, từ đó cải thiện thái độ và hành vi của nhân viên.

  • Mô hình nghiên cứu của Jo-Yun Li và cộng sự (2021): Mô hình này làm rõ vai trò của truyền thông nội bộ minh bạch trong việc ảnh hưởng đến thái độ chấp nhận và sự thích nghi của nhân viên với thay đổi tổ chức trong đại dịch COVID-19.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: truyền thông nội bộ minh bạch, thái độ nhân viên, sự thích nghi với thay đổi tổ chức, và quản lý sự không chắc chắn.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu được thu thập thông qua khảo sát trực tuyến với 310 nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh, không phân biệt chức vụ và bộ phận.

  • Thiết kế bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên mô hình nghiên cứu và các thang đo chuẩn quốc tế, gồm 45 biến quan sát thuộc các khía cạnh truyền thông minh bạch và thái độ nhân viên. Thang đo Likert 5 điểm được sử dụng để đánh giá mức độ đồng ý của người tham gia.

  • Phương pháp chọn mẫu: Mẫu được chọn theo phương pháp phi xác suất, tập trung vào nhóm nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại địa bàn nghiên cứu, nhằm đảm bảo tính đại diện cho nhóm đối tượng nghiên cứu.

  • Phân tích dữ liệu: Dữ liệu được làm sạch và phân tích bằng phần mềm SPSS và AMOS. Các kỹ thuật phân tích bao gồm thống kê mô tả, kiểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích nhân tố khẳng định (CFA), và mô hình cấu trúc tuyến tính SEM. Phương pháp Bootstrap được áp dụng để kiểm định độ tin cậy mô hình.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện từ tháng 5 đến tháng 11 năm 2021, trong đó thu thập dữ liệu khảo sát trực tuyến diễn ra trong tháng 8 năm 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Yếu tố cấu thành truyền thông nội bộ minh bạch: Kết quả phân tích EFA và CFA xác nhận 6 yếu tố cấu thành truyền thông minh bạch gồm: trách nhiệm, tham gia, đầy đủ, kiểm soát, tin tưởng và cam kết. Trong đó, yếu tố "đầy đủ thông tin" có mức trung bình đánh giá cao nhất (4.2/5), trong khi "kiểm soát thông tin" có mức thấp hơn (3.7/5).

  2. Ảnh hưởng của truyền thông minh bạch đến thái độ nhân viên: Mô hình SEM cho thấy truyền thông nội bộ minh bạch có ảnh hưởng tích cực và có ý nghĩa thống kê đến thái độ chấp nhận thay đổi của nhân viên với hệ số 0.68 (p < 0.01), đồng thời giảm thiểu sự không chắc chắn và cảm giác bất an trong tổ chức.

  3. Thái độ nhân viên và sự thích nghi với thay đổi tổ chức: Thái độ tích cực của nhân viên được xác định là nhân tố trung gian quan trọng, ảnh hưởng đến sự thích nghi với thay đổi tổ chức. Khoảng 72% nhân viên thể hiện thái độ tích cực và sẵn sàng thích nghi với các thay đổi do đại dịch gây ra.

  4. Mối quan hệ giữa sự không chắc chắn và thái độ tiêu cực: Khoảng 28% nhân viên vẫn còn cảm giác không chắc chắn và lo lắng về tương lai công việc, điều này làm giảm hiệu quả của quá trình thay đổi tổ chức nếu không được truyền thông nội bộ minh bạch giải quyết kịp thời.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu khẳng định vai trò quan trọng của truyền thông nội bộ minh bạch trong việc hỗ trợ nhân viên thích nghi với thay đổi tổ chức trong bối cảnh đại dịch COVID-19. Việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và có trách nhiệm giúp giảm thiểu sự không chắc chắn, từ đó nâng cao thái độ tích cực và sự cam kết của nhân viên. So sánh với các nghiên cứu quốc tế, kết quả tương đồng với nghiên cứu của Jo-Yun Li và cộng sự (2021) tại Mỹ, cũng như Julia Stranzl và cộng sự (2021) tại Áo, cho thấy tính phổ quát của mô hình truyền thông minh bạch trong quản lý thay đổi.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ đánh giá các yếu tố truyền thông minh bạch, biểu đồ đường mô tả mối quan hệ giữa truyền thông và thái độ nhân viên, cũng như bảng phân tích mô hình SEM với các hệ số tương quan và mức ý nghĩa.

Ngoài ra, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam cần chú trọng hơn đến việc xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đặc biệt trong giai đoạn khủng hoảng kéo dài, nhằm duy trì sự ổn định và phát triển bền vững.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường minh bạch thông tin: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình truyền thông rõ ràng, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời về các chính sách, thay đổi và tình hình dịch bệnh cho nhân viên. Mục tiêu nâng mức độ hài lòng về thông tin lên trên 4.0/5 trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và phòng truyền thông nội bộ.

  2. Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Tổ chức các buổi họp trực tuyến, khảo sát ý kiến và tạo diễn đàn để nhân viên có thể đóng góp ý kiến và phản hồi về các thay đổi. Mục tiêu tăng tỷ lệ tham gia ý kiến lên 60% trong quý tiếp theo. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự và quản lý cấp trung.

  3. Đào tạo kỹ năng quản lý thay đổi cho quản lý: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, quản lý sự không chắc chắn và hỗ trợ nhân viên thích nghi với thay đổi. Mục tiêu 100% quản lý cấp trung được đào tạo trong 3 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban nhân sự phối hợp với các đơn vị đào tạo.

  4. Xây dựng hệ thống hỗ trợ tâm lý cho nhân viên: Cung cấp dịch vụ tư vấn tâm lý, hỗ trợ giảm căng thẳng và lo lắng cho nhân viên trong giai đoạn dịch bệnh. Mục tiêu giảm tỷ lệ nhân viên có cảm giác không chắc chắn xuống dưới 15% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với chuyên gia tâm lý.

  5. Đánh giá và cải tiến liên tục: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ và thái độ nhân viên định kỳ hàng quý để điều chỉnh kịp thời các chính sách và phương thức truyền thông. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và phòng truyền thông.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ: Giúp hiểu rõ vai trò của truyền thông nội bộ minh bạch trong quản lý thay đổi, từ đó xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp nhằm nâng cao sự gắn bó và hiệu quả làm việc của nhân viên.

  2. Phòng nhân sự và truyền thông nội bộ: Cung cấp cơ sở khoa học và các giải pháp thực tiễn để thiết kế và triển khai các chương trình truyền thông nội bộ hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh khủng hoảng.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, quản lý tổ chức: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và phương pháp nghiên cứu liên quan đến truyền thông nội bộ, thái độ nhân viên và quản lý thay đổi trong bối cảnh đại dịch.

  4. Chuyên gia tư vấn quản lý và phát triển tổ chức: Hỗ trợ trong việc tư vấn các doanh nghiệp vừa và nhỏ về cách thức nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự thích nghi của nhân viên với thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

  1. Truyền thông nội bộ minh bạch là gì và tại sao nó quan trọng trong đại dịch?
    Truyền thông nội bộ minh bạch là việc cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và kịp thời giữa tổ chức và nhân viên. Trong đại dịch, nó giúp giảm sự không chắc chắn, tăng sự tin tưởng và hỗ trợ nhân viên thích nghi với thay đổi, từ đó duy trì hiệu quả hoạt động.

  2. Các yếu tố cấu thành truyền thông nội bộ minh bạch gồm những gì?
    Bao gồm trách nhiệm (accountable), tham gia (participative), đầy đủ (substantial), kiểm soát (control), tin tưởng (trust), và cam kết (commitment). Mỗi yếu tố đóng vai trò tạo nên sự minh bạch và hiệu quả trong giao tiếp nội bộ.

  3. Làm thế nào để đo lường thái độ nhân viên đối với thay đổi tổ chức?
    Thái độ được đo qua các thang đo Likert về mức độ chấp nhận, thích nghi, cam kết và cảm nhận về sự không chắc chắn. Các công cụ khảo sát và phân tích nhân tố giúp đánh giá chính xác thái độ này.

  4. Tại sao sự không chắc chắn lại ảnh hưởng tiêu cực đến sự thích nghi của nhân viên?
    Sự không chắc chắn tạo ra lo lắng, bất an và giảm động lực làm việc, khiến nhân viên khó chấp nhận và thích nghi với thay đổi. Truyền thông minh bạch giúp giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực này.

  5. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng kết quả nghiên cứu này như thế nào?
    Có thể xây dựng quy trình truyền thông nội bộ minh bạch, tăng cường sự tham gia của nhân viên, đào tạo quản lý về kỹ năng giao tiếp và hỗ trợ tâm lý nhân viên để nâng cao hiệu quả quản lý thay đổi trong bối cảnh dịch bệnh.

Kết luận

  • Truyền thông nội bộ minh bạch đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ nhân viên thích nghi với thay đổi tổ chức trong đại dịch COVID-19.
  • Nghiên cứu xác định 6 yếu tố cấu thành truyền thông minh bạch và mối quan hệ tích cực giữa truyền thông và thái độ nhân viên.
  • Thái độ tích cực của nhân viên là nhân tố trung gian quan trọng ảnh hưởng đến sự thích nghi với thay đổi.
  • Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thành phố Hồ Chí Minh cần áp dụng các giải pháp truyền thông minh bạch để nâng cao hiệu quả quản lý thay đổi.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, đánh giá định kỳ và mở rộng nghiên cứu sang các khu vực và ngành nghề khác.

Hành động ngay hôm nay: Các doanh nghiệp và nhà quản lý hãy xem xét áp dụng truyền thông nội bộ minh bạch như một chiến lược trọng tâm để vượt qua khủng hoảng và phát triển bền vững trong tương lai.