Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, truyền thông nội bộ trở thành một yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tập đoàn SCI, một trong những tập đoàn đa ngành hàng đầu Việt Nam với hơn 11 năm hoạt động trong lĩnh vực thẩm mỹ và chăm sóc sức khỏe, đã nhận thức rõ vai trò quan trọng của quản trị hoạt động truyền thông nội bộ trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu tập trung khảo sát thực trạng quản trị truyền thông nội bộ tại Tập đoàn SCI trong giai đoạn từ tháng 1/2020 đến tháng 12/2021, nhằm đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng quản trị truyền thông nội bộ.

Mục tiêu nghiên cứu là làm rõ các vấn đề lý luận về quản trị truyền thông nội bộ, khảo sát thực trạng tại Tập đoàn SCI, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hoạt động truyền thông nội bộ tại các khối ngành và phòng ban của Tập đoàn SCI trên toàn quốc với quy mô hơn 1300 cán bộ nhân viên. Ý nghĩa nghiên cứu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ tại SCI mà còn đóng góp vào kho tàng lý luận quản trị truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý và nghiên cứu trong lĩnh vực quan hệ công chúng và truyền thông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị truyền thông nội bộ, kết hợp với các mô hình truyền thông và quản trị hiện đại. Hai mô hình chính được áp dụng gồm:

  • Mô hình Logic của Đại học Wisconsin Extension Program (UWEX): Mô hình này phân chia quá trình truyền thông thành các giai đoạn chuẩn bị, thực thi và tác động, giúp đánh giá mối quan hệ giữa đầu tư và kết quả truyền thông nội bộ một cách hệ thống.

  • Mô hình Chuẩn bị, Thực thi, Tác động (PII) của Cutlip, Center & Broom (1985): Mô hình này tập trung vào các tiêu chí đánh giá từng giai đoạn truyền thông, từ chuẩn bị nội dung đến tác động thay đổi hành vi và văn hóa trong tổ chức.

Ngoài ra, luận văn còn tham khảo mô hình truyền thông mới của PGS.TS Nguyễn Văn Dững, nhấn mạnh vai trò của hiệu lực và hiệu quả truyền thông trong quá trình truyền thông nội bộ. Các khái niệm chính bao gồm: truyền thông nội bộ, quản trị truyền thông, quản trị hoạt động truyền thông nội bộ, văn hóa doanh nghiệp, và các kênh truyền thông nội bộ (offline và online).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp kết hợp cả định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu sơ cấp qua khảo sát bằng bảng hỏi (anket) với hơn 300 cán bộ nhân viên thuộc các khối ngành của Tập đoàn SCI, phỏng vấn sâu 1 lãnh đạo, 2 quản lý và 5 nhân viên để thu thập quan điểm và đánh giá thực tế. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ tài liệu nội bộ, báo cáo hoạt động truyền thông, các ấn phẩm nội bộ và tài liệu nghiên cứu liên quan.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá mức độ hiệu quả truyền thông nội bộ qua các chỉ số như tỷ lệ nhân viên tiếp nhận thông tin, mức độ tương tác, sự hài lòng với các kênh truyền thông. Phân tích nội dung được áp dụng cho các cuộc phỏng vấn sâu nhằm làm rõ các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ tháng 1/2020 đến tháng 12/2021, phản ánh thực trạng và hiệu quả quản trị truyền thông nội bộ trong bối cảnh dịch bệnh và thay đổi môi trường kinh doanh.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả truyền thông nội bộ còn hạn chế: Khoảng 68% cán bộ nhân viên đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ tại SCI đạt mức trung bình đến khá, trong khi chỉ 22% cho rằng rất hiệu quả. Tỷ lệ nhân viên tiếp nhận đầy đủ thông tin qua các kênh truyền thông nội bộ đạt khoảng 75%.

  2. Kênh truyền thông đa dạng nhưng chưa đồng bộ: Tập đoàn sử dụng nhiều kênh truyền thông như email, website nội bộ, bản tin, sự kiện nội bộ và mạng xã hội. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 60% nhân viên cảm thấy các kênh này được quản lý và vận hành hiệu quả, còn lại gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin kịp thời.

  3. Thiếu sự tương tác hai chiều hiệu quả: Phản hồi từ nhân viên về các hoạt động truyền thông nội bộ chỉ đạt khoảng 55%, cho thấy sự hạn chế trong việc xây dựng cơ chế truyền thông hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên.

  4. Văn hóa doanh nghiệp và tinh thần đoàn kết được củng cố qua truyền thông nội bộ: Khoảng 80% nhân viên đồng ý rằng truyền thông nội bộ góp phần tăng cường sự gắn bó và hiểu biết lẫn nhau trong tập thể, tạo động lực làm việc tích cực.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của những hạn chế trên xuất phát từ việc quản trị truyền thông nội bộ chưa được chuyên nghiệp và bài bản, đặc biệt là trong việc xây dựng quy trình, cẩm nang và công cụ truyền thông đồng bộ. So với các nghiên cứu trong ngành truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp lớn khác, SCI còn thiếu sự đầu tư vào đào tạo nhân sự truyền thông và chưa phát huy tối đa vai trò của các kênh truyền thông số.

Việc thiếu tương tác hai chiều làm giảm hiệu quả truyền tải thông điệp và khả năng phản hồi kịp thời từ nhân viên, ảnh hưởng đến sự minh bạch và đồng thuận trong tổ chức. Tuy nhiên, điểm mạnh của SCI là đã xây dựng được văn hóa doanh nghiệp tích cực thông qua các sự kiện nội bộ và hoạt động gắn kết, góp phần nâng cao tinh thần đoàn kết và sự hài lòng của nhân viên.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ theo từng kênh, biểu đồ tròn phân bổ mức độ hài lòng của nhân viên, và bảng tổng hợp số liệu phản hồi từ các nhóm đối tượng khác nhau trong tập đoàn.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình quản trị truyền thông nội bộ chuyên nghiệp: Thiết lập bộ cẩm nang, quy trình chuẩn cho các hoạt động truyền thông nội bộ, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong toàn tập đoàn. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Truyền thông phối hợp Ban Lãnh đạo.

  2. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự truyền thông nội bộ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng truyền thông, quản trị nội dung và tương tác hai chiều cho đội ngũ nhân viên truyền thông. Mục tiêu tăng tỷ lệ phản hồi tích cực lên 75% trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và Phòng Truyền thông.

  3. Tăng cường ứng dụng công nghệ số trong truyền thông nội bộ: Phát triển và tối ưu hóa nền tảng website nội bộ, ứng dụng di động để nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi, nâng cao tỷ lệ tiếp nhận thông tin lên trên 90%. Thời gian: 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Khối CNTT phối hợp Phòng Truyền thông.

  4. Xây dựng cơ chế phản hồi và tương tác hai chiều hiệu quả: Thiết lập các kênh phản hồi trực tiếp, diễn đàn trao đổi ý kiến, khảo sát định kỳ để thu thập ý kiến nhân viên và điều chỉnh kịp thời các hoạt động truyền thông. Mục tiêu tăng sự hài lòng của nhân viên lên 85% trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Lãnh đạo và Phòng Truyền thông.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của quản trị truyền thông nội bộ trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Nhân viên truyền thông nội bộ và quan hệ công chúng: Cung cấp kiến thức chuyên sâu, phương pháp và công cụ quản trị truyền thông nội bộ hiệu quả, hỗ trợ phát triển nghề nghiệp.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành truyền thông, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá cho các nghiên cứu về truyền thông nội bộ, quản trị doanh nghiệp và phát triển tổ chức.

  4. Các chuyên gia tư vấn và nhà hoạch định chính sách doanh nghiệp: Hỗ trợ xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị truyền thông nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng?
    Quản trị truyền thông nội bộ là quá trình thiết lập, duy trì và phát triển các hoạt động truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp nhằm tăng cường sự hiểu biết, gắn kết và đồng thuận giữa các thành viên. Nó quan trọng vì giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả làm việc và giữ chân nhân tài.

  2. Những kênh truyền thông nội bộ phổ biến hiện nay là gì?
    Các kênh phổ biến gồm email nội bộ, website và ứng dụng nội bộ, bản tin, sự kiện nội bộ, mạng xã hội doanh nghiệp, bảng tin và các cuộc họp trực tiếp. Việc lựa chọn kênh phù hợp giúp tăng khả năng tiếp nhận và tương tác của nhân viên.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ?
    Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số định lượng như tỷ lệ tiếp nhận thông tin, mức độ tương tác, phản hồi của nhân viên và các chỉ số định tính như sự hài lòng, thay đổi nhận thức và hành vi. Các mô hình như Mô hình Logic và PII hỗ trợ đánh giá toàn diện.

  4. Những thách thức thường gặp trong quản trị truyền thông nội bộ là gì?
    Thách thức bao gồm thiếu quy trình bài bản, kênh truyền thông chưa đồng bộ, hạn chế tương tác hai chiều, nhân sự truyền thông thiếu kinh nghiệm và khó khăn trong việc đo lường hiệu quả.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao chất lượng truyền thông nội bộ?
    Giải pháp gồm xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân sự, ứng dụng công nghệ số, thiết lập cơ chế phản hồi hiệu quả và tăng cường sự tham gia của lãnh đạo trong các hoạt động truyền thông.

Kết luận

  • Quản trị hoạt động truyền thông nội bộ tại Tập đoàn SCI đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động.
  • Thực trạng cho thấy hiệu quả truyền thông nội bộ còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong quản lý kênh truyền thông và tương tác hai chiều.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể như xây dựng quy trình chuyên nghiệp, đào tạo nhân sự, ứng dụng công nghệ và thiết lập cơ chế phản hồi.
  • Các giải pháp này cần được triển khai trong vòng 6-12 tháng để đạt hiệu quả rõ rệt.
  • Luận văn là tài liệu tham khảo quan trọng cho nhà quản lý, nhân viên truyền thông, sinh viên và chuyên gia tư vấn trong lĩnh vực quản trị truyền thông nội bộ.

Để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, các nhà quản lý và chuyên gia truyền thông tại doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu và điều chỉnh phù hợp với thực tiễn phát triển của tổ chức.