CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ 1.1 Truyền thông nội bộ 1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp. Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải là việc đơn giản. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lược, chiến lược quản lý. Hiểu về truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả.
Truyền thông nội bộ thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó. Công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc. Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là quan hệ nội bộ và kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất. Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên.
Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó cũng có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình. “Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển.” Theo sách: Xây dựng niềm tin và gắn bó nhân viên bằng truyền thông nội bộ. Ngoài ra, Jane Johnston và Clara Zawawi còn đưa ra một khái niệm truyền thông nội bộ khác cô đọng hơn: “Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức”.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ có những đặc điểm khác biệt so với những hình thức truyền thông khác của doanh nghiệp hoặc truyền thông trong các tổ chức chính phủ.
Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau. Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng rất đặc trưng. Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên. Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình.
Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau: o Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp và sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ. Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa. Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận – yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ. o Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung.
Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp. 8 o Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán. Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động. Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn.
o Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo. Nếu hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể.3 Vai trò truyền thông nội bộ Xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp Xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, giúp nhân viên hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, giúp nhân viên cùng hợp tác với mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả. Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên. Doanh nghiệp truyền thông nội bộ sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực hơn.
Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày. 9 Truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tương tác hai chiều. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại nhân viên cần nhiều hơn thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp. Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc).
Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân – điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào để đưa thương hiệu vào cuộc sống. Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc. Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán chiến lược và hình ảnh thương hiệu. Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả doanh nghiệp và dẫn dắt thành công cho kinh doanh. Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty.
10 Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào. Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận được một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan. Chưa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp. Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lương và thu nhập.
Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi và tự hào về tổ chức mà họ làm việc. Văn hóa công ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tổ chức, mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc. PR nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tổ chức. Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ.
Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày.